Государственное управление: новый взгляд на HR-подразделение

3608
 Сырятов Николай
начальник отдела HR-консалтинга, компания «БОСС. Кадровые системы», г. Москва
Кризисная ситуация в России показала, что аппарат системы государственного управления на разных уровнях, к сожалению, был не вполне готов к экономическому спаду, не всегда мог принимать оптимальные решения по ситуации. Посткризисные явления в том или ином виде продолжаются, и задача антикризисного управления, заключающаяся в минимизации их воздействия на социально-экономическое развитие России, остается по-прежнему актуальной.

Текущий период экономического развития характеризуется тем, что государство наращивает свое влияние на экономику, переводя ее на инновационные пути развития, определяя приоритетные направления и организовывая научно-техническое обеспечение хозяйственной деятельности. Все это, не снимая задач антикризисного управления, в свою очередь, ставит перед аппаратом государственного управления новые задачи в области менеджмента развития. Инновационная перестройка происходит в посткризисный период, характеризующийся дефицитом финансовых ресурсов как у бизнес-субъектов, так и у государства в целом, что обусловливает, с одной стороны, потребность в повышении эффективности расходования средств, выделяемых для достижения поставленных целей, а с другой - поиск таких решений, которые могли бы обеспечить максимальный эффект при минимальных затратах.

Как следствие - растет роль менеджмента процесса модернизации экономики. Обновленной экономикой управлять «по-старому» будет невозможно. Задачи выхода из кризиса и задачи развития должны решаться с учетом их взаимовлияния и взаимозависимости. Их выполнение в такой непростой ситуации во многом зависит от кадрового обеспечения. Повышаются, а во многом кардинально изменяются, требования к работникам аппарата государственного управления на всех уровнях - от федерального до муниципального. В связи с этим проблема построения эффективной системы управления персоналом государственной и муниципальной службы в ближайшее время будет обостряться.

Система государственного и муниципального управления имеет разветвленную многоуровневую и географически распределенную структуру. На нижних «пластах» ее находятся унитарные предприятия и прочие подчиненные организации, осуществляющие разные управленческие и социальные функции. Верхнее звено системы представляет собой управленческий аппарат федерального уровня. Эффективность координации работы такой структуры в значительной степени зависит от информационного обеспечения деятельности, в том числе и кадровой. В свое время, в концепцию реформирования системы государственной службы - как один из инструментов повышения эффективности деятельности аппарата - была заложена группа задач по организации использования современных информационных технологий. На практике оказалось, что применение этого важного ресурса повышения эффективности управления серьезно «пробуксовывает». Внедрение современных технологий имеет целью не столько обучение чиновников общению с компьютером, сколько, прежде всего, серьезную ломку стиля и стереотипов их работы, имеющих чуть ли не вековые традиции.

Все это в полной мере относится к деятельности кадровых служб аппарата государственных и муниципальных органов. В настоящее время Федеральными законами «О государственной гражданской службе Российской Федерации (№79-ФЗ от 27.07.04 г.)» и «О муниципальной службе в Российской Федерации (№ 25-ФЗ от 02.03.07 г.)» четко определены задачи организации кадрового обеспечения этих учреждений. Они вполне сопоставимы по объему с задачами служб управления персоналом крупных холдингов, но отличаются большей, чем в бизнес-структурах, нормативной регламентацией. Например, кадровые службы органов государственного и муниципального управления в соответствии с законодательными требованиями обязаны заниматься повышением квалификации сотрудников, формировать кадровый резерв, проводить конкурсы на замещение вакантных должностей и т.п. При этом нормативно закреплены не только данные функции, но и обеспечивающие их выполнение кадровые процедуры.

При решении задач кадрового обеспечения отделы персонала государственных и муниципальных органов сталкиваются с целым рядом проблем, которые условно можно разделить на три группы.

Сложности, связанные с информационным обеспечением деятельности. Поскольку кадровым службам вышестоящих органов управления необходимо периодически получать «снизу» кадровые и персональные данные, а они предоставляются в основном на бумажных носителях и слабо унифицированы, то возникают проблемы с обработкой и анализом большого массива информации, требуются крупные трудозатраты на своевременную актуализацию сведений. Кроме того, приходится вести несколько баз данных по персоналу (как правило, в существующей информационной системе и на бумажных носителях). В связи с этим осложнен быстрый поиск и доступ к информации - как текущей, так и архивной.

Исполнительские проблемы проявляются в задержках при предоставлении и поступлении требуемой информации вследствие географической распределенности управленческих структур. При этом затруднительно обеспечить полноту, достоверность и актуальность требуемых данных.

Организационные проблемы возникают из-за отсутствия единых форматов отображения, анализа и интерпретации данных, а также отсутствия стандартов информационного обеспечения кадровой работы в органах государственной и муниципальной службы. В настоящее время используется разное ПО (1С, «Парус», «БОСС-Кадровик» и др.), что требует дополнительных ресурсов для достижения совместимости форматов при агрегировании данных, а также специалистов - администраторов систем с разной квалификацией.

Описанный комплекс проблем препятствует эффективному использованию современных информационных технологий в работе кадровых служб органов государственного и муниципального управления и в организации эффективного управления человеческими ресурсами.

Практически эти и многие другие вопросы решаются путем создания центров обработки кадровых данных (ЦОКД). Это автоматизированные системы на платформе ПО «БОСС-Кадровик», которые обеспечивают ведение единой базы данных по персоналу органов государственного и/или муниципального управления, а также государственных или муниципальных предприятий, объединенных по территориальному признаку или по признаку подчиненности.

Базой для создания ЦОКД первичного уровня служит федеральное или муниципальное формирование, т.е. область или крупный город. Установив у себя соответствующее ПО для функционирования ЦОКД, оно обеспечит работу в нем всех подчиненных органов и организаций (см. рис. 1).

Государственное управление: новый взгляд на HR-подразделение

Таким образом, создание центра обработки кадровых данных может решить проблему автоматизации работы с персоналом практически во всех, даже в мелких организациях, входящих в систему управления данного формирования, которым самостоятельно сложно и дорого решать подобные вопросы. Такой центр обеспечивает выполнение целого ряда актуальных задач и дает следующие преимущества:

  • централизованное планирование и управление мероприятиями, связанными с проведением конкурсов на замещение вакантных должностей государственной/муниципальной службы, аттестацией и развитием сотрудников;
  • обеспечение возможности сбора данных о работнике за весь период его государственной и муниципальной службы;
  • оптимизация должностных функций специалистов HR-служб.

Однако главными для ЦОКД представляются задачи централизации управления кадровой работой государственных и муниципальных органов:

  • создание единой постоянно обновляемой базы данных по всем сотрудникам органов управления государственным или муниципальным формированием;
  • автоматическое поддержание в актуальном состоянии реестра государственных и/или муниципальных служащих;
  • оперативный доступ соответствующих руководителей и работников HR-служб к кадровым данным без получения первичных отчетов «с мест» для формирования сводных или аналитических документов;
  • введение стандартов кадрового управления по всей «вертикали власти», а также применение единых документальных и отчетных форм, в том числе нормативно установленных для кадрового делопроизводства;
  • решение вопросов централизованного управления организационно-штатным развитием органов государственного и муниципального управления.

С применением ЦОКД оптимизируется использование информационных ресурсов в области кадровой деятельности:

  • вводятся стандарты работы в информационных системах и системах администрирования;
  • обеспечивается централизованная системная защита персональных данных;
  • осуществляется подготовка пользователей и администраторов системы.

Данные по персоналу, формируемые или актуализируемые в базах организаций, включенных в ЦОКД, поступают в онлайн-режиме или с заданной периодичностью и в определенных объемах «наверх» - в централизованную БД. Этим, собственно, и достигается формирование единой актуальной базы по всем сотрудникам органов управления. Таким образом, устраняется дублирование информации. Единожды введенные в систему данные будут доступны всем ее пользователям, кому это необходимо в пределах предоставленных прав. Время получения требуемых сведений составляет от нескольких минут до нескольких секунд, сохраняется их полная достоверность.

Вместе с тем, настройки базы, произведенные в централизованном порядке, могут быть автоматически реплицированы «вниз» -в БД организаций. Это и обеспечивает применение единых стандартов в кадровой работе.

Создание ЦОКД на основе ПО «БОСС-Кадровик» дает возможность автоматизировать следующие основные кадровые функции в системе государственной и муниципальной службы:

  • выполнение требований трудового законодательства;
  • подготовка проектов актов государственного или муниципального органа, связанных с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта, назначением на должность, освобождением от нее, увольнением служащего, выходом его на пенсию, оформление соответствующих решений;
  • автоматическое ведение реестра государственных и муниципальных служащих;
  • оценка результативности выполнения сотрудником функциональных обязанностей и служебных заданий по измеряемым показателям;
  • оценка квалификации персонала и проведение конкурсов на замещение вакантных мест;
  • проведение аттестации служащих;
  • формирование и актуализация квалификационных требований к сотрудникам на должностях государственной или муниципальной службы;
  • подготовка и обновление должностных (служебных) регламентов;
  • формирование и развитие кадрового резерва;
  • повышение квалификации персонала;
  • управление данными о внешних соискателях для проведения конкурсов на замещение вакантных мест;
  • оперативный контроль показателей, отражающих состояние кадровой системы управления государственной или муниципальной службой. Аналогичные ЦОКД могут создаваться и на верхних уровнях государственного управления -от территориального (субъекта федерации) и выше. Вариант построения сети ЦОКД и их взаимодействия показан на рисунке 2.

Государственное управление: новый взгляд на HR-подразделение

ЦОКД верхних уровней иерархии выполняют функции автоматизации HR-работы и консолидации персональной и прочей кадровой информации в своей «зоне ответственности». Одновременно они могут получать в централизованную БД, минуя стадиюбумажного документооборота, информацию о работниках государственных и муниципальных органов нижестоящих уровней управления непосредственно от ЦОКД этих уровней с установленной периодичностью и в требуемом объеме. Такой механизм позволяет вышестоящему органу получать практически полный набор данных для анализа, оценки и контроля состояния кадрового обеспечения во всех подчиненных организациях.

Как показывает практика, применение автоматизированных систем, таких как ЦОКД, вдвое, а по отдельным операциям - вчетверо, сокращает трудоемкость большинства кадровых функций. Освобождающиеся при этом ресурсы могут быть направлены на решение других актуальных задач, стоящих перед органами государственного и муниципального управления.

В заключение отметим, что, используя обмен данными, сеть ЦОКД может удовлетворить потребность в получении и анализе актуальной кадровой информации руководством и кадровыми подразделениями органов государственного управления практически во всей системе государственной и муниципальной службы. А повышение профессионализма кадровых специалистов при сокращении трудоемкости рутинных операций также улучшит работу всей структуры государственных и муниципальных органов управления.

Опыт внедрения концепции ЦОКД

Если для органов государственного и муниципального управления создание центров обработки данных - новая задача, то отечественный бизнес успешно применяет эти технологии уже много лет. В качестве примера можно привести компанию «Росгосстрах», деятельность которой охватывает все регионы Российской Федерации. Масштаб бизнеса и территориальной распределенности крупнейшей страховой группы аналогичен масштабам Почты России и Сбербанка РФ.

Государственное управление: новый взгляд на HR-подразделение

Одним из важнейших элементов системы управления персоналом в группе «Росгосстрах» стал Единый расчетный центр (ЕРЦ). Эта технология была выбрана в качестве унифицированной системы расчета заработной платы и учета персонала.

В Рязани создание ЕРЦ было технически и организационно сложным проектом, предполагавшим формирование единой базы данных по кадрам и зарплате всего «Росгосстраха» с обслуживанием ее специалистами центрального офиса и расчетного центра.

Благодаря такому подходу сотрудники региональных служб ведут кадровый учет самостоятельно: они имеют возможность подключаться непосредственно к базе данных для получения всей необходимой информации. С передачей центру функции расчета зарплаты для большинства региональных подразделений этот процесс максимально упростился, и сегодня его можно сравнить с отправкой или получением электронной почты. Регионы теперь уделяют больше внимания вопросам, которые действительно важны для развития бизнеса.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль