Максимальная скидка на подписку! Узнать подробнее по телефону 8 (800) 511 9864 или на сайте

PRO-персонал

Отпуск без сохранения заработной платы: как оформить

  • 17 мая 2019
  • 34146

Нередко дополнительный отдых нужен тому, кто свой отпуск уже полностью отгулял. Для таких случаев в трудовом законодательстве предусмотрена возможность получения отпуска за свой счет. Как его предоставлять, оформлять и рассчитывать — рассмотрим в этой статье.

Что значит отпуск без сохранения заработной платы: ТК РФ

В Трудовом Кодексе РФ отпуск без сохранения зарплаты (его еще называют без содержания или административным) регламентирует 128-я статья. В ней сказано, что:

  • Отпуск без сохранения заработной платы предоставляется работнику, если у него возникли семейные обстоятельства или есть другие уважительные причины.
  • Для предоставления необходимо письменное заявление работника.
  • Длительность этого периода зависит от взаимных договоренностей между работодателем и сотрудником.

Поскольку четкого списка уважительных причин в статье нет, каждый руководитель сам принимает решение о том, насколько обоснована просьба о дополнительном неоплачиваемом отпуске. Фактически это означает, что сотрудник вправе попросить свободные дни без оплаты, но он должен быть готов к возможному отказу. Если в интересах производства человек нужен на рабочем месте, работодатель имеет право его не отпустить. Правда, не всегда.

В той же 128-й статье перечислены случаи, когда руководитель обязан предоставить отдых:

Категория работников

Календарных дней в году

(суммарно, максимум)

Участники ВОВ

35

Работающие пенсионеры (по возрасту)

14

Родители и супруги военных или служащих ряда силовых структур, которые погибли, были ранены или получили заболевания на службе (подробный список — в статье 128 ТК)

14

Работающие инвалиды

60

Сотрудники, которые вступают в брак, а также при рождении ребенка или смерти близких

5

Также в статье говорится, что при предоставлении неоплачиваемого отдыха следует учитывать другие случаи, предусмотренные Трудовым Кодексом, федеральными законами и коллективным договором. Такие случаи действительно описаны в нескольких нормативных актах. Мы рассмотрим их подробно далее в статье.

Главная особенность отпуска без содержания — внезапность. Если расписание обычных отпусков известно заранее, то в случае с отдыхом за свой счет все, как правило, зависит от обстоятельств. Полезно заранее изучить все нюансы процедуры, чтобы в нужный момент оформить все правильно и четко.

Работник "копит" отгулы: в чем опасность и что с этим делать

Девять дней отгулов сможет накопить сотрудник только за майские праздники, если вместо повышенной оплаты потребует за работу другой день отдыха. То, что отгул нужно использовать в том же месяце, ТК не говорит. Стоит ли беспокоиться, если сотрудники "копят" отгулы, и где в этой ситуации реальная опасность, — узнаете из статьи журнала "Справочник кадровика".

Порядок предоставления

В законе сказано, что отпуск без предоставления заработной платы дается работнику, который письменно заявил о такой необходимости. Это означает, что инициатором неоплачиваемого отдыха выступает сам сотрудник. И все же время от времени и у работников, и у кадровых специалистов возникают вопросы, связанные с отпуском без содержания по инициативе работодателя. Возможен ли такой расклад? Попробуем разобраться.

Отпуск без содержания по инициативе работника

Чтобы заявление соответствовало требованиям законодательства, в нем надо указать причину, по которой человеку понадобился внеплановый отпуск. Обобщенная формулировка «по семейным обстоятельствам» допустима, но лучше, чтобы эти обстоятельства были описаны детально. Это обеспечит руководителя информацией, необходимой для принятия решения и снизит вероятность вопросов со стороны контролирующих органов.

Согласно статье 128 ТК, стороны должны договориться о продолжительности неоплачиваемого отпуска. При этом на практике это соглашение также следует зафиксировать письменно. Обычно это оформляется так: сотрудник пишет в заявлении «Прошу дать отпуск без сохранения з/п на срок 5 календарных дней…», а работодатель ставит на нем резолюцию «Не возражаю».

Что будет, если работодатель отказал, но все равно сотрудник не вышел на работу? С точки зрения отдела кадров это будет неявкой без уважительной причины и может стать поводом для дисциплинарного взыскания вплоть до увольнения. При этом важно учитывать действующее законодательство — в заявлении указано обоснование, по которому админотпуск давать обязательно, отказ и последующее взыскание будут признаны неправомерными.

Более того, есть случаи, когда суд отменял увольнения работников, которые даже не писали заявление, а лишь устно уведомляли своих руководителей о причине своего отсутствия. Например, человеку нужно было срочно явиться для выполнения обязанностей помощника кандидата, и он, не успев написать заявление, но предупредив руководство по телефону, отсутствовал на месте в течение одного рабочего дня. По возвращении написал объяснительную и предоставил свидетельство (удостоверение доверенного и справку с места выполнения полномочий). Увольнять такого сотрудника за прогул — опрометчиво. Суд может счесть основания для неявки на работу вескими, отменить меру, да еще и наложить на компанию штраф.

18 популярных отмазок прогульщика: когда наказывать нельзя

По инициативе работодателя

Скажем сразу, что формулировка «отпуск без содержания по инициативе работодателя» недопустима. Закон в этом вопросе строг: работодатель не имеет права настаивать на том, чтобы человек отправился в неоплачиваемый административный отпуск. Даже если дела в компании идут совсем плохо и простой продиктован производственной необходимостью.

Как сделать правильно? Чтобы в точности соблюсти закон, время простоя (то есть период, когда сотрудник не выполняет свои обязанности по вине работодателя) оплачивается в размере не меньше двух третей средней зарплаты. Причем, согласно статье 401 ГК РФ, вина работодателя может быть признана, в том числе при:

  • недостаточном финансировании;
  • кардинальных изменениях на рынке (например, резком падении спроса на основную продукцию компании);
  • внезапных скачках цен;
  • сбоями со стороны контрагентов;
  • наступлении других рисков предпринимательской деятельности, за которые ответственен работодатель.

Каким бы сложным ни было финансовое положение предприятия, отправлять работников в вынужденный отпуск без зарплаты крайне не желательно. У них появится повод для обращения в ГИТ, и если это произойдет, проверок не избежать. Причем руководству и ответственным лицам будет грозить ответственность по одному из пунктов статьи 5.27 КоАП.

Иногда с сотрудниками можно договориться: объяснить им ситуацию и попросить написать заявление за свой счет. Лояльные работники, заинтересованные в дальнейшем сотрудничестве и сохранении рабочего места, могут согласиться. В этом случае процедура будет соблюдена и проверка не выявит нарушений.

Когда закон не требует, но все равно придется оплатить работнику дорогу в отпуск

Особенности отпуска без сохранения заработной платы

За этот период не начисляется зарплата и не делаются страховые отчисления. То есть нет прироста пенсии. Сотруднику, который болел во время отпуска без содержания, не оплачивают больничный. У работодателя есть право прервать отдых, если это не нарушает установленные законом сроки.

Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации

Документационное обеспечение работы с персоналом

  • Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
  • За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
  • Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов 
  • Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

Продолжительность

Еще один важный вопрос — насколько долгим может быть отпуск без содержания? Однозначно максимальный срок законом не ограничен — все по согласию сторон трудового договора. Но, как видно из таблицы в начале статьи, для категорий работников, которым нельзя отказывать, ограничения есть.

Также продолжительность админотпуска часто зависит от причины, по которой он предоставляется. Вот что указано в законодательных актах:

Кто может взять

По какой причине

На какой срок (максимально)

Нормативный акт

Сотрудники, которые поступают или уже учатся в вузе

Для сдачи госэкзаменов

30 дней

Статья 173 ТК

Для итоговой аттестации подготовительном отделении, вступительных экзаменов, промежуточной сессии

15 дней

Для подготовки и защиты дипломного проекта

4 месяца

Поступающие или учащиеся среднепрофессиональных заведений

Для вступительных экзаменов или промежуточных сессий

10 дней

Статья 174 ТК

Для выпускных экзаменов

60 дней

Сотрудники, которые воспитывают детей до 14 лет, если это предусмотрено коллективным договором

Для ухода за детьми

14 дней

Статья 263 ТК

Совместители, у которых на основной работе отпуск короче, чем на совмещении

Для компенсации разницы в длительности отдыха

Период равен разнице

Статья 286 ТК

Супруги военнослужащих

Для одновременного отдыха, если их отпуск короче, чем у супруга

Период равен разнице

ФЗ №76 от 27.05.1998

Герои СССР и РФ, полные кавалеры ордена Славы

По личным обстоятельствам или другой уважительной причине

21 день

ФЗ №4301-1 от 15.01.1993

Муниципальные и государственные служащие

1 год

ФЗ №79 от 27.07.04,

ФЗ № 25 от 02.03.07

Добровольные пожарные

10 дней

ФЗ №100 от 06.05.11

Ветераны боевых действий

30 дней

ФЗ №5 от 12.01.1995

Доверенные кандидатов и политических партий

Для выполнения полномочий

На весь период политических полномочий

ФЗ №20 от 22.02.14,

ФЗ №67 от 12.06.02

Если административный отпуск превышает 14 дней

Длительность такого отдыха может повлиять на ежегодный оплачиваемый отпуск. В статье 121 Трудового Кодекса указано, что если человек отгулял без оплаты больше двух календарных недель, его рабочий год удлиняется на период превышения двухнедельного лимита. Это надо учитывать при составлении графика отпусков.

Пример

Диспетчер Свиридов Н. был принят на работу 17.04.2018, работал без прогулов, время для ухода за ребенком до 3-х лет не брал. Расчетный рабочий год должен продлиться до 16.04.2019. Но за это время диспетчер дважды брал «за свой счет»: сначала 5 дней, а потом еще 15. В сумме это 20 дней, то есть превышение установленного законом лимита составило 6 дней. Это значит, что рабочий год Свиридова заканчивается 22.04.19, планировать очередной отпуск можно только после этой даты.

Как оформить

Оформление отпуска без сохранения заработной платы похоже на процедуру предоставления планового оплачиваемого отпуска, исключаются только этапы расчета и выплаты отпускных. Последовательность действий такова:

1. Сотрудник пишет заявление. Форма не регламентирована законом, поэтому надо руководствоваться внутренними стандартами компании. Можно писать от руки или распечатать набранный документ. Заявление адресуют руководителю компании. В текстовой части должен быть указан период, на который надо получить освобождение от работы, а также обоснование. Причину лучше описать подробно, в идеале — со ссылкой на законодательный акт. Нельзя принимать заявления, датированные после того, как отлучка фактически произошла — это нарушение.

2. Отдел кадров издает приказ. Обязательной унифицированной формы приказа нет, но есть рекомендованная форма Т-6, которая утверждена Госкомстатом. Основанием для издания приказа является заявление работника. Также в документе следует указать даты начала и окончания неоплачиваемого отпуска. Период, за который предоставлен отдых, не указывается. Документ подписывает руководитель или сотрудник с соответствующими полномочиями (статья 20 ТК), после чего сотрудника надо ознакомить с ним под подпись. С дистанционными работниками возможен электронный документооборот.

Сроки издания приказа законодательством не ограничены. С одной стороны, спешки нет, ведь нет необходимости успеть начислить и выдать отпускные. С другой, если работник не выйдет на работу до того, как оформлен и подписан приказ, при проверке это могут расценить как нарушение.

Оформить подписку

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или зарегистрируйтесь через социальные сети
Зарегистрироваться
Пройдите простую регистрацию за одну минуту и получите бесплатный доступ к прочтению статьи прямо сейчас

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или зарегистрируйтесь через социальные сети.
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.