Как оформить дубликат трудовой книжки

57234
Как сделать дубликат трудовой книжки? Это является частым запросом в поисковиках. Часто необходимо выдать дубликат трудовой книжки при увольнении. Такая обязанность может возникнуть у организации, если суд признал увольнение сотрудника незаконным, а сам работник требует не просто изменить уже внесенную формулировку увольнения. В настоящей статье подробно рассмотрим алгоритм действий работодателя в подобных ситуациях.

Когда необходимо выдать дубликат трудовой книжки при увольнении

В случае признания увольнения незаконным суд может по заявлению гражданина принять решение об изменении формулировки основания увольнения на прекращение договора  по собственному желанию (ч. 4 ст. 394 Трудового кодекса РФ, далее - ТК РФ.).

Если запись об увольнении или переводе на другую работу, признана недействительной, сотруднику по его письменному заявлению выдается новая книжка с пометкой “дубликат”. В нее переносятся все произведенные записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Таким образом, по общему правилу, наниматель издает приказ об изменении формулировки расторжения договора. И выдает по требованию сотрудника дубликат тогда, когда решение вступит в силу, т. е. по истечении 10 дней после его вынесения.

В какую организацию обращаться для выдачи дубликата трудовой книжки при увольнении

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки незаконно уволенному работнику

Оформлять такую трудовую должен не обязательно тот наниматель, который внес запись, признанную незаконной и недействительной. Но и тот, который является последним местом работы сотрудника. А это, как говорят в Одессе, «две большие разницы».

Человек к устроился на новую работу. И в то же время суд признал его увольнение с предыдущего места работы незаконным, выполнение решения суда будут «головной болью» нового нанимателя. Да-да, бывает и такое - приходится исправлять ошибки своих «предшественников».

Если же сотрудник все свое время посвятил судебному разбирательству и на другое место не устроился, то и со своим заявлением он придет на свое последнее место. Именно к тому, который незаконно прекратил с ним отношения. Сегодня мы остановимся именно на этом варианте развития событий.

Итак, первое, что вам необходимо, - это проверить, является ли ваша организация последним местом трудовой деятельности Вашего бывшего сотрудника. Если выяснится, что он успел где-то поработать, то за оформлением дубликата Вы можете его смело отправить именно туда - по последнему месту трудоустройства.

Процедура выдачи дубликата трудовой книжки

Такая процедура замены трудовых книжек состоит из нескольких этапов.

Этап 1 Подготовка

Если вы выяснили, что после увольнения из вашей компании сотрудник нигде не работал, то одного решения суда о признании увольнения незаконным будет недостаточно.

Вам необходимо получить от бывшего сотрудника письменное заявление на выдачу дубликата трудовой. Такое заявление, поступившее от гражданина, не являющегося сотрудником компании, регистрируется в день его поступления.

Читайте также:

Заявление работника о выдаче дубликата трудовой книжки

Срок оформления дубликата трудовой книжки

Прямого ответа на вопрос, в какой срок нужно оформить дубликат при расторжении договора в законодательстве не содержится. В Правилах, например, установлен срок только для случая утери - он составляет 15 дней (п. 31 Правил).

Полагаем, что в рассматриваемой нами ситуации, учитывая все обстоятельства, нужно постараться оформить документы в кратчайшие сроки. Это и должно найти отражение в резолюции руководителя или иного уполномоченного должностного лица на заявлении гражданина. Резолюция включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

После того как вы получите от сотрудника соответствующее заявление,  внимательно изучите содержание решения суда. От Вас ведь требуется, прежде всего,  исполнить решение суда, изменив формулировку основания расторжения договора.

Читайте также:

Документооборот при выдаче дубликата трудовой книжки при увольнении

«Новая» формулировка основания увольнения может быть только такой: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»

Обратите внимание!

Расторжение договора решением суда признано незаконным. Сотрудник при этом потребовал только изменить основание увольнения, продолжать же трудовые отношения он не намерен. Как быть в такой ситуации?

Полагаем, что в этом случае следует издать приказ об изменении формулировки основания расторжения договора (которая могла быть любой) на увольнение «по собственному желанию». Более того, этим приказом следует признать недействительным «старый» приказ. Приказ издается в свободной текстовой форме на бланке приказа по личному составу.

Приказ об изменении формулировки основания увольнения

При этом необходимо помнить. Если после признания увольнения незаконным суд выносит решение не о восстановлении сотрудника на работе, а об изменении формулировки, то дата увольнения должна быть изменена. Новая дата будет дата вынесения решения судом (ч. 7 ст. 394 ТК РФ).

Изменение даты при выдаче дубликата трудовой книжки при увольнении

Необходимо изменить не только формулировку основания расторжения договора, но и дату увольнения.

Здесь отметим еще один интересный момент. Немедленному исполнению, напомним, подлежат решения о восстановлении на работе (ст. 211 Гражданского процессуального кодекса РФ, далее - ГПК РФ). Решения же об изменении формулировки основания расторжения договора и оплате времени вынужденного прогула исполняются после того, как вступят в силу.

Таким образом, по общему правилу наниматель издает приказ об изменении формулировки расторжения договора. И выдает по требованию сотрудника дубликат книжки тогда, когда решение вступит в силу, т. е. по истечении 10 дней после его вынесения.

А вот дата увольнения «по собственному желанию», которая меняется на основании такого решения, является датой принятия судом решения. Получается, что измененная дата расторжения договора и дата приказа работодателя не совпадают - это обусловлено указанными выше особенностями.

Читайте также:

Главные ошибки при выдаче дубликата трудовой книжки

Пожалуй, главная особенность оформления дубликата трудовой незаконно уволенному - это то, что записи переносятся не из документов с прежних мест работы, а из самих трудовых (из оригинала). Трудовая находится у сотрудника, а значит, вам как лицу, ответственному за ведение трудовых, необходимо его получить от бывшего работника.

Нельзя принимать книжку у бывшего сотрудника для оформления дубликата без внесения записи об этом в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В графе 9 Журнала учета необходимо записывать основание получения книжек. Эта графа называется «Дата и № приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника».

Но в нашем случае получение документа не связано с приемом сотрудника на работу, а значит, представляется возможным сослаться здесь на приказ работодателя об изменении формулировки основания увольнения. В графе 10 лицо, ответственное за ведение трудовых и принявшее ее у, ставит личную подпись.

Читайте также:

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Итак, книжку от бывшего сотрудника получили, надлежащим образом это задокументировали - самое время приступить к оформлению ее дубликата.

Этап 2 Оформление дубликата трудовой книжки

Для оформления дубликата Вам потребуется бланк “Трудовая книжка”.

Чистые бланки - бланки строгой отчетности, хранятся в бухгалтерии и выдаются только лицу, ответственному за их заполнения, по его заявке. Форма заявки разрабатывается работодателем самостоятельно. Хорошо, если ее типовая форма включена в Альбом форм документов кадровой службы.

Не забудьте по окончании месяца представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовых и вкладышей. В нем необходимо отразить количество полученных и израсходованных бланков. Унифицированной формы такого отчета также нет, поэтому вы можете ее разработать применительно к своей организации и внести эту форму в Альбом форм документов кадровой службы.

Читайте также:

Важные нюансы при оформлении дубликата трудовой книжки

Дубликаты трудовых оформляются за счет работодателя. Пример заполнения приведен ниже. На титульном листе трудовых книжек записывается: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера и расписаться.

Первая страница дубликата (титульный лист) оформляется по общим правилам, предусмотренным для заполнения книжек. При этом в правом верхнем углу делается надпись «Дубликат».

В связи с тем, что в книжке бывшего сотрудника имеется запись о расторжении договора, которое признано незаконным, при оформлении дубликата в него необходимо перенести все записи из оригинала (из всех разделов). При этом запись об увольнении, признанном незаконным не переносится.

Дубликат трудовой книжки по образцу

Если бывший работник до поступления в вашу организацию уже работал, то в дубликате вносится запись об общем и (или) непрерывном трудовом стаже до поступления в данную организацию (к данному работодателю).

Читайте также:

Общий стаж работы записывается суммарно. Т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

5 шагов, которые нужно сделать при оформлении дубликата трудовой книжки

Удостовериться, что именно Ваша компания является последним местом работы Вашего бывшего работника, обратившегося к Вам с заявлением об оформлении дубликата трудовой книжки.

Издать приказ об изменении формулировки основания увольнения на “увольнение по собственному желанию”.

Получить оригинал трудовой книжки и внести запись об этом в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Оформить дубликат трудовой книжки.

Внести в оригинал трудовой книжки запись о том, что запись об увольнении не действительна, указав измененное основание увольнения, после чего выдать оригинал трудовой книжки и ее дубликат бывшему работнику.

    Вместо записи об увольнении, признанном незаконным, в новой книжке делается запись об увольнении по собственному желанию. Необходимо указывать в графе 2 даты увольнения - даты вынесения решения суда. В графе 4 необходимо сделать ссылку на изданный работодателем приказ об изменении формулировки основания увольнения.

    Все записи, внесенные в дубликаты трудовых книжек, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек. А также печатью работодателя и подписью бывшего работника.

    Читайте также:

    Этап 3 Заключение

    Дубликат трудовой книжки оформлен. Но не забывайте о том, что даже при оформлении дубликата трудовая должна быть оформлена в установленном порядке и возвращена ее владельцу (п. 33 Правил). А значит, вам необходимо закончить оформление трудовой книжки бывшего работника, в которую была внесена запись об увольнении по основанию, признанному судом незаконным. Для этого сделаем запись о признании недействительной записи об увольнении и указать измененное основание увольнения (пример 5).

    Трудовая книжка

    Трудовая книжка

    Увеличить изображение

    После завершения оформления и оригинал, и дубликат трудовой книжки передаются бывшему работнику. Он расписывается в их получении в графе 13 Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

    Читайте также:

    Автор: Андреева Валентина Ивановна Кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской Академии Правосудия.

    Читайте в этом месяце
      Узнать подробнее >>>


      Ваша персональная подборка

        Подписка на статьи

        Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

        Рекомендации по теме

        Самое выгодное предложение

        Самое выгодное предложение

        Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

        Живое общение с редакцией

        Актуально





        PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

        Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

        Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

        
        • Мы в соцсетях
        Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение статьи

        У меня есть пароль
        напомнить
        Пароль отправлен на почту
        Ввести
        Я тут впервые
        И читать продолжение
        Введите эл. почту или логин
        Неверный логин или пароль
        Неверный пароль
        Введите пароль
        Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

        Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

        У меня есть пароль
        напомнить
        Пароль отправлен на почту
        Ввести
        Я тут впервые
        Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
        Введите эл. почту или логин
        Неверный логин или пароль
        Неверный пароль
        Введите пароль