Простой: оформляем документы

42550
Так же как и прием на работу, увольнение сотрудника или направление его в командировку, простой необходимо оформить, т.е. подготовить полный пакет необходимых документов. Каких? Давайте разбираться.

Вы пользуетесь профессиональной информацией!

Статья предназначена только для специалистов по кадрам и управлению персоналом.

Зарегистрируйтесь, чтобы читать материал бесплатно.

Из этой статьи вы узнаете: 

  • почему важно подробно документировать ситуацию простоя
  • нужно ли уведомлять органы службы занятости при возникновении простоя
  • как правильно оформить документы во время простоя
  • как отразить в документах окончание простоя

Каждый случай простоя должен быть оформлен документально с установлением причин. Это необходимо для признания затрат на оплату времени простоя в налоговом учете (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", п. 1 ст. 252, абз. 9 ст. 313 НК РФ). Кроме того, документы по простою пригодятся в случае возникновения трудового спора и при проверке ГИТ. Напомним, что размер оплаты периода простоя зависит от причины его возникновения (ст. 157 ТК РФ).

Совет
Подробно документируйте ситуацию простоя - это поможет избежать проблем в дальнейшем

Номер журнала в подарок!

СКАЧАТЬ НОМЕР

Трудовое законодательство не содержит обязательных требований к оформляемой при простое документации. Поэтому работодатель должен сам решить, как лучше ее оформить с учетом принятых в его организации правил документооборота.

В правоприменительной практике также нет единства мнений по поводу документов, которыми оформляется простой. К тому же и фактические обстоятельства в каждом случае разные.

Более подробное разъяснение смотрите в видео:

ДЕЙСТВИЯ РАБОТНИКА

Главное, что нужно сделать работнику, - это уведомить работодателя о начале простоя.

При поломке оборудования и в других случаях, когда работник не может продолжить выполнение своей трудовой функции, он обязан сообщить о начале простоя своему непосредственному руководителю или иному представителю работодателя (ч. 4 ст. 157 ТК РФ).

Хотя ТК РФ не требует от работника составлять письменное уведомление, мы рекомендуем это сделать, чтобы в дальнейшем избежать споров при расчете оплаты времени простоя. При этом от работника требуется только сообщить о простое. Обратите внимание: работник не обязан устанавливать его причину и виновника - это дело работодателя.

Как правило, работник уведомляет о времени начала простоя заявлением. Неисполнение этой обязанности является нарушением трудовой дисциплины, которое может послужить основанием для наложения дисциплинарного взыскания в соответствии со ст. 192 ТК РФ.

Пример оформления заявления работника о простое (фрагмент)

Простой: оформляем документы

Увеличить изображение

В любом случае, даже если работник не сообщит о невозможности продолжать работу, нельзя лишить его положенной за время простоя оплаты.

Если работодатель не будет уведомлен о простое и вследствие этого ему будет причинен имущественный ущерб (например, в период простоя заработная плата будет начислена как за отработанное время), работник может быть привлечен к материальной ответственности.

ДОКУМЕНТИРУЕМ НАЧАЛО ПРОСТОЯ

Процедура объявления простоя может включать следующие действия работодателя.

Этап 1.
Сообщить руководителю организации о простое.

Чаще всего документирование ситуации простоя начинается с докладной записки должностного лица, ответственного за организацию работ и получившего информацию о начале простоя в структурном подразделении или организации в целом. Такая записка направляется на рассмотрение руководителю организации и является основанием для издания приказа об объявлении простоя.

Пример оформления докладной записки о простое (фрагмент)

Простой: оформляем документы

Увеличить изображение

Этап 2.
Определить местонахождение работников во время простоя.

Период простоя относится к рабочему времени. Поэтому при простое (по общему правилу) работники должны находиться на своих рабочих местах, ожидая его окончания. И если в приказе об объявлении простоя ничего не сказано о разрешении «простаивающим» работникам не выходить на работу, то в свое рабочее время они должны присутствовать на рабочих местах.

В то же время, принимая во внимание производственные обстоятельства и оценив возможную длительность простоя, работодатель может выбрать один из нескольких возможных вариантов действий.

Вариант 1. Разрешить работникам отсутствовать на рабочих местах на период приостановки работы (простоя).

Вариант 2. Перевести сотрудников без их согласия на срок до одного месяца на работу, не обусловленную трудовым договором, если простой вызван чрезвычайными обстоятельствами, при которых под угрозу ставится жизнь или жизнеобеспечение населения. При этом перевод на работу более низкой квалификации возможен только с письменного согласия работника (ч. 3 ст. 72 ТК РФ). Отказ от перевода в данном случае расценивается как нарушение трудовой дисциплины, а неявка регистрируется как прогул.

Словарь кадровика

Рабочее время – время, в течение которого работник согласно правилам внутреннего трудового распорядка и условиям трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ относятся к рабочему времени.

Статья 91 ТК РФ

Оплачивать труд временно переведенного при простое работника нужно по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе (ст. 72 ТК РФ).

Вариант 3. Перевести работников временно с их письменного согласия на другую работу, которая не противопоказана им по состоянию здоровья (ч. 4 ст. 72, ч. 1 ст. 72 ТК РФ).

Вариант 4. Перевести работников с их письменного согласия на другую постоянную работу (ч. 4 ст. 72, ч. 1 ст. 72 ТК РФ).

Перевод при простое, как и во всех других случаях перевода на другую работу у того же работодателя, оформляется приказом о переводе. Его форма разрабатывается работодателем и утверждается в составе учетной политики организации.

С приказом о переводе работника нужно ознакомить под роспись.

Этап 3. Издать приказ о простое.

Совет
Несмотря на то, что ТК РФ не устанавливает обязанности работодателя издать приказ о начале простоя, такой документ желательно все же издать

Трудовой кодекс РФ не обязывает работодателя издавать приказ по поводу простоя. Однако он необходим для решения организационных вопросов (в т. ч. о порядке оплаты времени простоя) и, кроме того, чтобы известить работников о простое.

Пример оформления приказа о простое (фрагмент)

Простой: оформляем документы

Увеличить изображение

Данный документ составляется в произвольной форме. В приказе необходимо указать:
• время начала и окончания простоя (либо с открытой датой, если дату окончания простоя невозможно определить на момент издания приказа);
• причину простоя (рекомендуем ее указывать в точном соответствии с формулировками ст. 72 ТК РФ);
• по чьей вине он произошел, если на момент издания приказа это уже известно;
• какие работники (структурные подразделения) находятся в простое;
• размер оплаты времени простоя;
• необходимость (если она есть) присутствия «простаивающих» работников на рабочих местах (с указанием конкретных работников, конкретных структурных подразделений, которых касается простой, или всей организации в целом) или разрешение данным работникам не выходить на работу.

Определить, когда завершится простой, не всегда возможно. Тем не менее и в этом случае лучше установить в приказе конкретный срок, чтобы можно было рассчитать оплату. Если к дате, указанной в приказе, простой не закончится, ее можно уточнить дополнительным приказом. Если, наоборот, он завершится раньше, то досрочное окончание также следует оформить приказом.

С приказом об объявлении простоя необходимо под роспись ознакомить всех работников организации, которых касается простой.

Этап 4. Уведомить органы занятости населения.

Работодатель обязан уведомлять о приостановке производства органы занятости населения. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней после принятия решения о его приостановке (абз. 2 п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»; далее - Закон о занятости).

При этом Закон о занятости не расшифровывает, что следует понимать под «приостановкой производства», можно ли квалифицировать ее как «приостановку работы», под которой ТК РФ понимает простой. В законе не приводится перечень ситуаций, когда направляется такое уведомление, и не указано, при каком сроке «приостановки производства» -кратковременном или длительном - необходимо уведомлять органы занятости.

Обратите внимание!
Так как законом не установлена минимальная продолжительность простоя, при котором уведомление органов службы занятости является обязательным, такое уведомление следует признать обязательным во всех случаях

В связи с этим сложились две точки зрения. Одни специалисты придерживаются мнения, что уведомлять органы службы занятости при «кратковременном простое» нецелесообразно, а значит, и не нужно. Другие же считают, что это необходимо.

Действительно, с одной стороны, вряд ли целесообразно направление такого уведомления при «кратковременном» простое, ведь он может продлиться всего несколько часов. С другой стороны, не всегда реально сразу определить его длительность, кроме того, из «кратковременного» он способен перерасти в «длительный», и тогда будут нарушены сроки уведомления органов занятости.

Так или иначе, решая вопрос, сообщать ли в службу занятости о простое, работодатели должны учитывать: Закон о занятости не ставит необходимость уведомления указанных органов о приостановке работы в зависимость от длительности такой приостановки, т. е. законом не установлена минимальная продолжительность простоя, при которой уведомление является обязательным, а следовательно, оно обязательно всегда.

Цитируем закон

При принятии решения о ликвидации организации либо прекращении деятельности индивидуальным предпринимателем, сокращении численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя и возможном расторжении трудовых договоров работодатель-организация не позднее чем за два месяца, а работодатель - индивидуальный предприниматель не позднее чем за две недели до начала проведения соответствующих мероприятий обязаны в письменной форме сообщить об этом в органы службы занятости, указав должность, профессию, специальность и квалификационные требования к ним, условия оплаты труда каждого конкретного работника, а в случае, если решение о сокращении численности или штата работников организации может привести к массовому увольнению работников, - не позднее чем за три месяца до начала проведения соответствующих мероприятий.

При введении режима неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели, а также при приостановке производства работодатель обязан в письменной форме сообщить об этом в органы службы занятости в течение трех рабочих дней после принятия решения о проведении соответствующих мероприятий.

Пункт 2 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»

Требований к содержанию такого уведомления действующее законодательство не содержит. Уведомление органа занятости может быть оформлено организацией в произвольной форме и должно, как минимум, содержать следующую информацию:
• дата приостановки производства и объявления простоя;
• причина объявления простоя (в соответствии с формулировками ст. 722 ТК РФ);
• продолжительность простоя, если ее можно определить на момент уведомления;
• численность работников, которых затронет процедура простоя. К такому уведомлению можно приложить копию приказа об объявлении простоя.

Пример оформления уведомления органов службы занятости о простое

Простой: оформляем документы

Увеличить изображение

Обратите внимание: некоторые центры занятости населения просят предоставлять вышеуказанные сведения по утвержденной ими форме. Форма такого уведомления, например, утверждена Агентством по занятости населения Пермского края (см. на портале www.pro-personal.ru).

Ответственность за невыполнение данной обязанности прямо не установлена. Однако не исключена возможность привлечения работодателя к административной ответственности по ст. 19.7 «Непредставление сведений (информации)» КоАП РФ как за непредставление или несвоевременное представление в государственный орган (должностному лицу) сведений (информации), представлять которые предусмотрено законом.

ОФОРМЛЯЕМ ДОКУМЕНТЫ ВО ВРЕМЯ ПРОСТОЯ

Этап 5. Оформить специальные учетные документы, например листок учета простоя.

На практике нередко заполняются специальные учетные документы. Например, листок учета простоя предназначен для учета конкретного времени простоя в отношении каждого работника либо структурного подразделения (организации) в целом.

Работодатель разрабатывает форму документа самостоятельно, предусмотрев все обязательные реквизиты.

Листок учета простоев заполняется, как правило, в случае простоя отдельных работников структурного подразделения и включает в себя следующую информацию:
• дата начала и окончания простоя;
• фамилия, имя, отчество, должность (профессия) простаивающих работников;
• причина простоя;
• виновная сторона;
• подпись и расшифровка подписи руководителя простаивающего подразделения, отвечающего за правильность указания периода простоя и его виновников.

Пример оформления листка учета простоев

Простой: оформляем документы

Увеличить изображение

Этап 6. Отразить время простоя в табеле учета рабочего времени. На основании докладной записки руководителя структурного подразделения, приказа об объявлении простоя и листка учета простоев заполняется табель учета рабочего времени.

Для обозначения можно использовать буквенный либо цифровой код (в зависимости от его причин):

Обозначение времени простоя в табеле учета рабочего времени

Период Буквенный код Цифровой код
Простой по вине работодателя РП 31
Простой по причинам, не зависящим от работника и работодателя НП 32
Простой по вине работника ВП 33

Увеличить изображение

Под кодом нужно указать продолжительность простоя (в часах, минутах). Если он длился не весь рабочий день, а только его часть (например, причины простоя были устранены в течение рабочего дня, и работник трудился в оставшуюся часть дня), то в табеле учёта рабочего времени время простоя и фактически отработанное время указываются через дробь.

ДОКУМЕНТИРУЕМ ОКОНЧАНИЕ ПРОСТОЯ

Одним из наиболее часто встречающихся на практике вопросов относительно простоя является вопрос о том, что делать, если простой закончился? Как оповестить работников о его окончании и необходимости приступить к работе?

Законодательством не установлены документы - ни вводящие простой в организации, ни отменяющие его. Поэтому мы предлагаем вам два варианта оформления окончания простоя и оповещения работников о необходимости приступить к работе.

Вариант 1. Если в приказе об объявлении простоя была указана конкретная дата его окончания (например: «Объявить простой с 07.02.2011 по 18.02.2011»), то действие данного приказа автоматически прекращается.

Следовательно, период простоя закончился, и оповещать простаивавших работников еще одним документом не надо. Ведь они уже были ознакомлены под роспись с приказом об объявлении простоя, где указана точная дата окончания этого периода.

Вариант 2. Если же приказ об объявлении простоя был издан с открытой датой (т. е. на момент его издания невозможно было определить продолжительность простоя), а допуск к работе зависит от устранения обстоятельств, послуживших причиной объявления простоя (например, последствий аварии), то лучше издать приказ об окончании простоя и необходимости приступить к работе после того, как такие обстоятельства будут полностью устранены.

Пример оформления приказа об окончании простоя (фрагмент)

Простой: оформляем документы

Увеличить изображение

Обратите внимание!
Независимо от выбранного варианта оформления окончания простоя его продолжительность отражается в табеле учета рабочего времени

Если вы уведомляли территориальный орган занятости об объявлении простоя с открытой датой, полагаем, что этот орган также необходимо письменно уведомить об окончании простоя, хотя закон и не устанавливает такого требования.

В заключение отметим: в тех случаях, когда после окончания времени простоя, названного в приказе, финансовое положение организации не улучшилось, простой может продлиться. Максимальная длительность этого периода не установлена ни законом, ни судебной практикой.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль