Проблемное совещание

2136
Проблемное совещание
Как правило, совещания созываются по важным для компании вопросам. Это могут быть «оперативки», которые проводятся еженедельно, отчетные собрания, на которых подводятся итоги за определенный период. Наконец, существуют проблемные совещания, наиболее непредсказуемые в плане продолжительности и сценария их проведения, поговорим о данном типе совещаний подробнее.

Как правило, совещания созываются по важным для компании вопросам. Это могут быть «оперативки», которые проводятся еженедельно, отчетные собрания, на которых подводятся итоги за определенный период. Наконец, существуют проблемные совещания, наиболее непредсказуемые в плане продолжительности и сценария их проведения, поговорим о данном типе совещаний подробнее.

Проблемные совещания относятся к тому типу встреч, на которых решение предстоит выработать. По этой причине они более всего располагают к применению техник, помогающих эффективно использовать дорогое «совещательное» время.

Подготовка совещания

Несмотря на то, что проблемные совещания часто созываются по «горящим» вопросам, требующим быстрого решения, руководителю не стоит игнорировать подготовку данного мероприятия. Времени должно быть достаточно для того, чтобы:

  •  сформулировать цель совещания;
  •  определить состав участников;
  •  выбрать время и место проведения;
  •  обдумать проект повестки дня и регламент;
  •  заранее оповестить участников.

Проведение совещания

Совещание, так же как и его подготовку, можно разделить на несколько этапов:

  1.  назначение ответственного за ведение протокола;
  2.  основной доклад;
  3.  обсуждение;
  4.  принятие решения;
  5.  назначение ответственных и сроков исполнения;
  6.  благодарность коллегам за участие.
Прочитайте полезные статьи по теме:

Еще при подготовке совещания начальник выбирает методы его проведения: доклад, дискуссия, мозговой штурм, групповое интервью, обмен мнениями.

Центральное место на встрече уделяется основному докладу. От него зависит, «проснутся» ли участники для активной работы на совещании или, наоборот, «заснут». Хорошим можно считать того докладчика, который сумеет сделать свое сообщение ярким, логичным, заостряющим внимание на основных аспектах темы, по которой должно быть принято решение. Оптимальная длительность выступления – 7–10 минут, т.к. далее внимание слушателей начинает рассеиваться.

Один из методов, позволяющий добиться независимых суждений сотрудников, – «мозговой штурм». Он дает возможность выслушать все предложения, даже самые невероятные, стимулировать и «поймать» инновационную идею. Подъем творческой активности происходит благодаря тому, что свои мысли высказывает каждый участник, что не дает «зациклиться» на предложениях одного-двух человек. И тем, кто привык отмалчиваться, в этот раз не удастся уйти от ответа, придется включаться в процесс генерирования идей. Следовательно, руководитель или ведущий вовлекает в работу и обеспечивает активность всех присутствующих на встрече.

После продуктивного обсуждения наступает время принять решение. Данный этап во многом определяется стилем руководителя и тем, как в компании распределяется ответственность.

Чтобы совещание не оказалось встречей по принципу «поговорили и разошлись», необходимо организовать исполнение принятых решений. Для этого в заключительной части встречи их еще раз проговаривают, назначают ответственных за исполнение и сроки, в которые работа должна быть закончена. Все это фиксируются в протоколе.

Действия после совещания

После завершения встречи нужно, не откладывая, подготовить и разослать всем участникам протокол, а затем проконтролировать исполнение принятых решений. По истечении срока выполнения заданий необходимо подвести итоги, собрав совещание, желательно в том же составе, продумав поощрение или, наоборот, наказание – в зависимости от успехов или провалов.

По материалам журнала «Справочник по управлению персоналом»

21 февраля 2011 года пройдет бесплатный web-семинар "Планируем, оцениваем, развиваем персонал: тратим HR-бюджет правильно", который проведет Сергей Михайлович Ряковский.

Статьи по теме:

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль