Персональные данные работников: особенности обработки

7818
 Станскова У. М.
старший преподаватель кафедры трудового и социального права Южно-Уральского государственного университета
К обработке работодателем личной информации о сотрудниках закон предъявляет довольно жесткие требования. И в наших публикациях они неоднократно рассматривались. Между тем есть особые категории персональных данных, обработка которых допускается, во-первых, только в исключительных случаях и, во-вторых, при соблюдении предусмотренных законом дополнительных условий. Состояние здоровья, судимость, членство в профсоюзе - вот об этих сведениях мы и поговорим.

По общему правилу обработка специальных категорий персональных данных запрещена (п. 1 ст. 10 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее - Закон о персональных данных) и пп. 4 и 5 ст. 86 ТК РФ).

При этом закон предусматривает исключительные случаи, когда обработка специальной категории данных допускается. Это следующие ситуации:
1) субъект персональных данных дал согласие в письменной форме на обработку своих персональных данных;
2) персональные данные являются общедоступными;
3) персональные данные относятся к состоянию здоровья субъекта персональных данных, и их обработка необходима для защиты его жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов либо жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов других лиц, и получение согласия субъекта персональных данных невозможно;
4) обработка персональных данных осуществляется в медико-профилактических целях, в целях установления медицинского диагноза, оказания медицинских и медико-социальных услуг при условии, что обработка персональных данных осуществляется лицом, профессионально занимающимся медицинской деятельностью и обязанным в соответствии с законодательством РФ сохранять врачебную тайну;
5) обработка персональных данных членов (участников) общественного объединения или религиозной организации осуществляется соответствующими общественным объединением или религиозной организацией, действующими в соответствии с законодательством РФ, для достижения законных целей, предусмотренных их учредительными документами, при условии, что персональные данные не будут распространяться без согласия в письменной форме субъектов персональных данных;
6) обработка персональных данных необходима в связи с осуществлением правосудия;
7) обработка персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством РФ о безопасности, об оперативно-розыскной деятельности, а также в соответствии с уголовно-исполнительным законодательством РФ.

СоветПолучите письменное согласие работника на обработку специальных категорий персональных данных

Статья 86 ТК РФ предусматривает возможность получения и обработки работодателем информации о частной жизни работника только с его письменного согласия. В соответствии с п. 8 ст. 9 Закона об информации запрещается требовать от гражданина предоставления информации о его частной жизни, в т. ч информации, составляющей личную и семейную тайны, и получать такую информацию помимо воли гражданина, если иное не предусмотрено федеральным законом. А согласно п. 9 ст. 86 ТК РФ работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны.

Как оформить письменное согласие работника на обработку специальной категории персональных данных?

В связи с тем, что обязанность доказать наличие добровольного согласия работника на распространение персональных данных возлагается на работодателя, не рекомендуем использовать в этих целях общие (типовые) формы, разработанные работодателем, в отношении специальных категорий персональных данных или данных, составляющих охраняемую законом тайну.

Желательно, чтобы согласие на обработку и (или) общедоступность специальных категорий персональных было написано работником собственноручно, а не посредством заполнения каких-либо форм, с соблюдением всех обязательных требований к содержанию такого письменного согласия.

Кроме того, следует быть осторожными с письменным согласием на общедоступность информации, составляющей какую-либо тайну, например врачебную. Напомним, что ст. 61 Основ законодательства РФ об охране здоровья граждан (утв. ВС РФ 22.07.1993 № 5487-1) устанавливает обязанность сохранения врачебной тайны всеми лицами, которые получили к ней доступ при осуществлении трудовых обязанностей. С согласия гражданина допускается лишь передача таких сведений другим гражданам и должностным лицам в целях обследования и лечения, проведения научных исследований, публикаций в научной литературе, использования этих сведений в учебном процессе и в иных целях. Считаем, что свободная обработка подобных персональных данных возможна только при условии обезличивания по подп. 3 п. 2 ст. 6 Закона о персональных данных в статистических и иных научных целях.

ИНФОРМАЦИЯ о состоянии ЗДОРОВЬЯ

Статья 88 ТК РФ запрещает работодателю запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции.

В силу ст. 10 Закона о персональных данных работодателю запрещено обрабатывать данные о состоянии здоровья работника, за исключением обработки персональных данных для защиты жизни работника, здоровья или иных жизненно важных интересов других лиц, когда получение согласия субъекта персональных данных невозможно (подп. 3 п. 2 ст. 10 Закона).

Системное толкование норм ТК РФ и Закона о персональных данных позволяет выделить условия, при которых в трудовых отношениях допускается обработка персональных данных о состоянии здоровья работника.

Условие 1. Сведения необходимы для решения вопроса о возможности выполнения трудовой функции.

Условие 2. Сведения необходимы работодателю для защиты жизни и здоровья работника или защиты жизненно важных интересов других лиц.

Условие 3. Имеется согласие работника на получение информации о состоянии его здоровья.

Условие 4. Обеспечен режим конфиденциальности полученных сведений.

Условие 5. Работодатель не получает сведений о диагнозе заболевания, кроме профессионального заболевания и несчастного случая на производстве.

Действия, которые работодатель должен совершить в зависимости от случая предоставления информации о состоянии здоровья, приведены в таблице. Отказ работника от предоставления таких сведений может иметь различные последствия.

СУДИМОСТЬ И НАЛИЧИЕ ЗАПРЕТОВ НА ЗАНЯТИЕ ОПРЕДЕЛЕННОЙ ДОЛЖНОСТИ ИЛИ ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Обработка информации о судимости может осуществляться только в случаях и в порядке, которые определены федеральными законами. Это означает, что получить сведения о судимости работника возможно только в строго определенных случаях с обязательным сохранением конфиденциальности.

Статья 53 Закона РФ от 10.07.1992 № 3266-1 «Об образовании» предусматривает, что к педагогической деятельности в образовательных учреждениях не допускаются лица, которые имеют неснятую или не погашенную судимость за умышленные тяжкие и особо тяжкие преступления.

Подобного рода запрет установлен и в отношении других категорий работников.

Основанием для отказа в допуске к государственной тайне может послужить не только наличие неснятой судимости, но и факт нахождения лица под судом или следствием за государственные или иные тяжкие преступления (ст. 22 Закона РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне»). Не получив допуск к государственной тайне, гражданин не может быть принят на работу, требующую такого допуска.

Обратите внимание: получение справок о судимости (ее отсутствии) возможно только гражданами, которых касается данная информация, или уполномоченными ими лицами при наличии надлежащим образом оформленной доверенности, на личном приеме граждан (Инструкция МВД России от 01.11.2001 № 965 «О порядке предоставления гражданам справок о наличии (отсутствии) у них судимости»).

Обратите внимание!В случаях, когда условием допуска к выполнению работы является отсутствие судимости, работник обязан предоставить такую информацию работодателю

К информации, которая может потребоваться при вступлении в трудовые отношения и в период их действия, относятся также сведения о наличии (отсутствии) запретов на занятие определенной должности или на осуществление определенных видов деятельности. Речь идет об отсутствии запрета по приговору (решению) суда заниматься определенной деятельностью или занимать определенные должности либо о дисквалификации. Наличие запретов на осуществление определенной деятельности или занятие определенной деятельностью, а также дисквалификации обуславливает применение пп. 4, 8 и 9 ч. 1 ст. 83 и ст. 84 ТК РФ.

НА № 12‘2007Однако получить подобного рода информацию для работодателя в силу законодательства о персональных данных от третьих лиц невозможно, за исключением сведений о дисквалификации.

Порядок предоставления информации, содержащейся в реестре дисквалифицированных лиц, осуществляется в соответствии с постановлением Правительства РФ от 11.11.2002 № 805 «О формировании и ведении реестра дисквалифицированных лиц».

В других случаях получение таких сведений затруднено.

ЧЛЕНСТВО В ПРОФСОЮЗЕ

Данная информация может обрабатываться работодателем либо с письменного согласия работника, либо для достижения законных целей самого профсоюза (подп. 5 п. 2 ст. 10 Закона о персональных данных, п. 5 ст. 86 ТК РФ).

Такие же требования предусмотрены в отношении сведений о религиозных убеждениях, политических взглядах работника. Обработка сведений о религиозных убеждениях может осуществляться только работодателем - религиозной организацией, а политических взглядов - работодателем - политической партией.

НА № 2‘2008Однако эти положения не означают, что работник может намеренно скрывать от работодателя факт членства в профсоюзе. Постановлением Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 непредставление сведений о членстве в профсоюзной организации на момент увольнения работника при том, что членам профсоюза должны предоставляться определенные гарантии, квалифицировано как злоупотребление правом, за которое работодатель ответственности не несет.

БИОМЕТРИЧЕСКИЕ ДАННЫЕ

Обработка биометрических данных допускается по общему правилу с письменного согласия работника.

Без согласия субъекта обработка биометрических данных возможна:1) в связи с осуществлением правосудия;2) в случаях, предусмотренных законодательством о безопасности, об оперативно-розыскной деятельности, о государственной службе, о порядке въезда в Россию и выезда из нее, а также уголовно-исполнительным законодательством (ст. 11 Закона о персональных данных).

Так, в ряде случаев для поступления на работу необходимо получение и обработка дактилоскопической информации и прохождение обязательной государственной дактилоскопической регистрации. По смыслу Закона о персональных данных обработка таких биометрических данных осуществляется без согласия их субъекта.

Перечень лиц, которые обязаны проходить обязательную дактилоскопическую регистрацию, определен Федеральным законом от 25.07.1998 № 128-ФЗ «О государственной дактилоскопической регистрации в Российской Федерации». Данным Законом также предусматривается возможность добровольной государственной дактилоскопической регистрации и определен перечень органов, правомочных на проведение государственной дактилоскопической регистрации и обработку дактилоскопической информации.

СоветВ случае необходимости обработки биометрических персональных данных получите письменное согласие работника на их обработку

К биометрическим данным относится подпись работника, которая широко используется в трудовых отношениях.

Использование подписи работника предусмотрено:
• для выражения согласия на совершение определенных юридически значимых действий (подписание трудового договора, соглашения о совмещении профессий, о прекращении трудового договора и т. д.);
• для подтверждения факта ознакомления с локальными нормативными актами, приказами, распоряжениями работодателя;
• для непосредственного выполнения трудовых обязанностей и осуществления возложенных на работника полномочий.

Относится ли к биометрическим персональным данным электронная цифровая подпись?

Электронная цифровая подпись является реквизитом электронного документа (документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме). Как правило, такая подпись используется в трудовых отношениях в целях осуществления работником возложенных на него полномочий. Однако не стоит исключать возможность ее применения и в других случаях с соблюдением требований законодательства об электронной цифровой подписи. Особенно актуален обмен электронными документами с электронной цифровой подписью в работе с участием надомников.

Закон о персональных данных предусматривает, что электронная цифровая подпись также должна использоваться в следующих случаях:
• во-первых, если биометрические персональные данные хранятся вне информационных систем;
• во-вторых, если на материальном носителе содержится дополнительная информация, относящаяся к биометрическим данным.

Электронная цифровая подпись применяется как равнозначная собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении условий, предусмотренных в Федеральном законе от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (далее - Закон об электронной цифровой подписи).

Электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:
• сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
• подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе; • электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи (ст. 4 Закона об электронной цифровой подписи).

В следующем номере мы расскажем о способах получения персональных данных будущих работников, об особенностях автоматизированной обработки таких данных, а также о мерах, которые работодатель должен предпринимать для защиты от неправомерного или случайного доступа к информации о работниках.

Кстати сказать

В зарубежной практике управления персоналом могут использоваться генетические тесты, направленные на выявление каких-либо заболеваний или предрасположенности к какому-либо заболеванию. Конвенция Совета Европы о защите человека и человеческого достоинства в связи с применением достижений биологии и медицины: Конвенция о правах человека и биомедицине (ETS № 164) от 04.04.1997 предусматривает возможность проведения прогностических тестов на наличие генетического заболевания или генетической расположенности к тому или иному заболеванию только в медицинских целях или в целях медицинской науки при условии надлежащей консультации специалиста-генетика.

Россия в данной Конвенции не участвует. В то же время полученные данные имеют отношение к состоянию здоровья работника, что отнесено к специальным категориям персональных данных. В любом случае проведение подобных тестов и получение определенных биометрических данных по результатам анализа ДНК возможно только при наличии письменного согласия субъекта. В США при отборе персонала также может исследоваться почерк и подпись претендента на работу, позволяющие определить его психологический портрет. Отметим, что подпись является средством идентификации человека, а потому может быть отнесена к биометрическим данным.

Обработка сведений о состоянии здоровья работника

Персональные данные работников: особенности обработки

Окончание

Персональные данные работников: особенности обработки



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль