Подготовка нормативной документации: работа над ошибками

6295
Савина Екатерина
директор по персоналу, компания Relogix, г. Москва
Нормативная документация содержит требования,правила, общие принципы, характеристики, касающиеся определенных видов деятельности или их результатов. Ошибки, допущенные при ее разработке, могут иметь серьезные юридические последствия, а то и привести к судебным разбирательствам.

С точки зрения конкретной организации нормативная документация может быть внешней и внутренней. Что касается первой, в Российской Федерации установлена определенная иерархия нормативно-правовых актов (см. рис. 1, 2).

Любая HR-структура (директорат, департамент по работе с персоналом, служба персонала или отдел кадров) в своей деятельности должна руководствоваться, в первую очередь, Конституцией РФ, Трудовым кодексом, федеральными законами, регулирующими вопросы документирования отношений в сфере труда, а также принимаемыми в соответствии с ними законами и иными нормативными правовыми актами. Важно учитывать это при разработке локальных документов организации.

Локальные нормативные акты

Локальные нормативные акты – документы, содержащие нормы трудового права, которые принимает работодатель в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Типы локальных нормативных актов:

  • приказ - издается руководителем для решения основных и оперативных задач;
  • положение - устанавливает правовой статус органа управления организацией или порядок, процедуру, правила, по которым компания реализует какое-либо из своих полномочий;
  • инструкция - определяет порядок и способы выполнения обязанностей, заданий, операций и др.;
  • правила - регламентируют порядок деятельности организации, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора.

При введении в действие локальных нормативно-правовых актов необходимо соблюдать следующие правила:

  • утвержденный локальный документ может быть введен в действие только после ознакомления с его содержанием работников, на которых он распространяется;
  • акты, изменяющие обязательные условия трудового договора, в соответствии со ст. 74 ТК РФ могут быть введены в действие не ранее, чем через два месяца после ознакомления персонала с их содержанием;
  • если в локальном нормативном акте содержатся правила, предусматривающие обязательное обучение, инструктаж и проверку знаний, то введен в действие он может быть только после проведения означенных мероприятий. Это оформляется документально.

Подготовка нормативной документации: работа над ошибками

В локально-нормативном акте должны быть точно определены срок и порядок его введения, а также время прекращения действия и способ изъятия документа, ранее регулировавшего данные отношения. Также должен быть установлен порядок доведения до персонала информации о начале действия нового акта и его содержании. Эти сведения могут указываться как в последнем разделе самого локального нормативно-правового акта, так и в отдельном приказе (распоряжении) работодателя. Процедура может быть регламентирована самостоятельным внутренним документом организации, например, Стандартом предприятия или Положением о порядке разработки, утверждения и введения в действие того или иного вида локальных нормативно-правовых актов.

Ошибки при издании локальных нормативных актов

Исходя из иерархии нормативных правовых актов, закон объявляет лишенными юридической силы все локальные документы работодателя, ухудшающие положение персонала по сравнению с тем, которое устанавливается трудовым законодательством, а также коллективным договором или соглашениями (ст. 8 ТК РФ).

Известны случаи, когда работники игнорировали и не выполняли требования локальных нормативных актов, противоречащих законодательству РФ. Применить дисциплинарные санкции к ним (в данном случае) администрация компании не в силах, понимая, что если коллектив обратится в инспекцию по труду или в суд, то организации придется проходить проверки, отменять утвержденные локальные акты, платить штрафы; а это - потеря времени, денег и, как следствие, упущенная прибыль.

Ошибка 1: нарушение Конституции РФ. Разного рода правовые акты, издаваемые генеральным директором той или иной организации, не должны противоречить главному закону государства.

Многие кадровики, едва придя в компанию, в числе первых стараются разработать локальный нормативный акт, закрепляющий стандартную процедуру найма персонала, одно из приложений которого - так называемая заявка на подбор. В ней среди прочих критериев оценки зачастую фигурируют: пол, возраст, описание внешних данных и прочие параметры кандидата, никак не входящих в его профессиональную компетенцию. Получая заполненную руководителем структурного подразделения заявку, кадровик, порой не задумываясь о последствиях, дублирует данные из нее во всевозможных СМИ. Чем это может обернуться для компании, рассмотрим на примере объявления, взятого с одного из ведущих работных сайтов (см. пример 1).

Подготовка нормативной документации: работа над ошибками

Пример 1

Объявление в Интернете о вакансии менеджера по персоналу

Требования

  • женщина, 23-30 лет;
  • высшее образование (психологическое, педагогическое, управление персоналом);
  • опыт работы от 2-х лет;
  • отличные навыки на участках: подбор персонала, массовый найм;
  • работоспособность;
  • высокая степень принятия ответственности на себя;
  • умение стратегически мыслить.

Перечисленные в объявлении требования ущемляют права потенциальных кандидатов, не подходящих по половозрастным признакам, а следовательно, не имеют юридической силы. В этом случае действия соискателя могут быть следующими:

  • ссылаясь на ст. 64 ТК РФ и на свой профессиональный опыт, потребует взять его на работу;
  • в случае письменного отказа со стороны компании подаст заявление в суд с просьбой принудить работодателя к заключению с ним трудового договора, а также потребует компенсацию за нанесенный ему моральный вред. Подобная практика уже существует.

Так что же делать, если, к примеру, надо найти сотрудницу в «молодой женский коллектив»? Не указывать пол и возраст в заявке? Тогда кадровик потратит много времени на определение того, какой кандидат подойдет на вакантную позицию, и процент «попадания» будет очень низким. Заявка с указанием конкретных данных для отбора, несомненно, нужна. Но использоваться она должна только внутри компании. Размещать критерии отбора соискателей, не относящиеся к их профессиональным качествам, в СМИ - вовсе не обязательно.

Ошибка 2: нарушение конфиденциальности персональных данных. Оно может не только стоить работодателю денег (компенсация морального вреда), но и нанести значительный удар по имиджу компании. Этот аспект закреплен сразу в нескольких нормативных правовых актах (см. табл. 1).

Подготовка нормативной документации: работа над ошибками

Пример

В отдел кадров ООО «Ромашка» поступает входящий звонок. Звонивший, представившись представителем банка, задает вопросы, относящиеся к персональным данным одного из сотрудников компании, а именно: уровень заработной платы, семейное положение, место проживания сотрудника и т.д. Объяснение простое - данный сотрудник обратился в банк за кредитом. Как же поступить в такой ситуации? Дать или не дать интересующую представителю банка информацию о сотруднике? Во-первых, не стоит сразу бросать все свои дела, для того, чтобы срочно проверять данные и отвечать на поставленные вопросы. Во-вторых, необходимо представиться самому и попросить представиться звонившему, а также спросить номер контактного телефона, по которому можно будет сообщить данные, когда они будут готовы, а также записать интересующие вопросы: «Начальник отдела кадров ООО «Ромашка» Давыдова Ольга. С кем я разговариваю? Представьтесь, пожалуйста... Скажите, пожалуйста, Ваш контактный телефон, по которому я могу с Вами связаться?... »

Далее, необходимо поставить в известность самого сотрудника компании о том, что звонили из банка с целью уточнения информации и взять с него письменное разрешение на дачу той или иной информации конкретному банку.

Перезванивая по оставленному представителем банка контактному номеру телефона, в первую очередь, убеждаемся, что данные по звонившему соответствуют действительности - бдительность никогда не бывает излишней.

При проверке данных соискателя, указанных в резюме, сотрудники кадрового отдела или службы безопасности компании должны строго следовать законодательству РФ - брать письменное согласие кандидата (см. пример 2).

Пример

Подтверждение согласия на проверку личных сведений

В случае необходимости, против проверки данных, указанных мною в анкете, не возражаю

Подготовка нормативной документации: работа над ошибками

Строку о письменном согласии целесообразно поместить в анкете кандидата, заполнение которой перед собеседованием должно стать обязательным условием. Многие рекрутеры утверждают, что проще и удобнее работать с резюме, - это сокращает время, устраняет необходимость разбирать почерк и т.д. В этом случае объявить о своем согласии соискатель может в отдельном заявлении. Заполнение же анкеты от руки дает дополнительную информацию о нем, которую также стоит использовать при отборе, -анализ почерка.

Иногда кандидаты в ответ на предложение заполнить анкету парируют, мол, у них с собой резюме, где все подробно отражено. Но если данное условие закреплено в локальных нормативных актах, рекрутер может сослаться на них.

Письменное согласие работника необходимо также в случае, если ожидается звонок из банка с запросом на его персональные данные, куда он обратился с целью получения кредита.

Возможно, количество бумаг в кадровой документации и возрастет, но безопасность - как сотрудника, так и работодателя -будет сохранена.

Ошибка 3: отражение в локальных актах различий в оплате за выполнение одинаковой работы. Данное нарушение не ограничивается рамками Российской Федерации - существует ряд документов международного характера, где закреплены принципы равенства, например, международная Конвенция или Декларация прав (см. табл. 2).

Подготовка нормативной документации: работа над ошибками

Пример

В компании уже более 5 лет работает бухгалтер Иванова A.M. с окладом 25 тыс. рублей согласно штатному расписанию. Руководство решает увеличить численность бухгалтерии и принимает на работу Васину О.Ф. на должность бухгалтера с такими же обязанностями, как у Ивановой, и окладом 15 тыс. рублей. Объяснения руководства таковы: «Иванова A.M. - проверенный работник, знает все участки в бухгалтерии, да и стаж работы в нашей компании у нее уже большой, а в профессиональной компетенции Васиной О.Ф. мы пока не уверены».

С сожалением приходится констатировать факт, что во многих компаниях имеет место нарушение принципа равенства в оплате одинакового труда.

Выявление несоответствия несет следующие последствия для работодателя:

  • штрафные санкции;
  • выплата разницы в окладах за все время работы в компании;
  • если недовольный сотрудник подаст на организацию в суд, помимо указанной выплаты компания также должна будет компенсировать ему моральный вред. Принцип равенства оплаты за одинаковыйтруд необходимо соблюдать и при распределении премии.

По данному вопросу также имеется обширная практика Пленума Верховного суда РФ.

При разработке Положения о премировании и материальном стимулировании работников необходимо учитывать и требования Налогового кодекса РФ (ст. 255, 270).

Принцип равной оплаты за равный труд в действии

В Бюллетене Верховного Суда РФ № 12 2006 г. опубликована информация об Определении Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ № 5-В05-120 о дискриминации в оплате труда. Истцы Х., Р. И С. обратились в суд с иском к ОАО «Аэрофлот - Российские авиалинии» о взыскании заработной платы, об обязании выплачивать заработную плату в соответствии с действующими часовыми ставками оплаты летней работы и оплаты за налет часов. В обоснование своих требований они указали, что работодатель ввел Положение о заработной плате работников летнего состава, которым были введены более высокие часовые ставки оплаты летной работы, чем установленные коллективным договором, но которое распространялось только на тех работников, которые заключат срочные трудовые договоры.

Истцы от заключения срочных трудовых договоров отказались и обратились в суд с указанным выше иском, полагая, что установление более высоких ставок, из которых исчисляется заработная плата работникам, заключившим срочные трудовые договоры, чем те, из которых исчислялась заработная плата истцам, нарушает их права, установленные ст. 37 Конституции РФ.

Суды первой и второй инстанции в удовлетворении исковых требований отказали.

Судебная коллегия по гражданским делам Верховного Суда РФ 14 октября 2005 г., рассмотрев надзорную жалобу, отменила судебные постановления по делу и указала следующее.

Подготовка нормативной документации: работа над ошибками

Согласно ст. 37 Конституции Российской Федерации каждый имеет право на труд в условиях, отвечающих требованиям безопасности и гигиены, на вознаграждение за труд без какой бы то ни было дискриминации и не ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда, а также право на защиту от безработицы. Таким образом, выплата работникам заработной платы в меньшем размере, чем другим работникам, за равный труд только потому, что они не подписывали индивидуальные трудовые договоры (контракты) с ограниченным сроком действия, является одним из видов дискриминации в оплате за труд равной ценности и нарушает конституционные права работников, не заключивших такие договоры (контракты).

Изменить сложившуюся ситуацию можно следующими способами:

1. Внести изменения в штатное расписание (до публикации объявления о вакансии в СМИ): исключить одну единицу бухгалтера с ежемесячным фондом оплаты труда 25 тыс. рублей; включить одну единицу ведущего (старшего) бухгалтера, с ежемесячным фондом оплаты труда 25 тыс. рублей; включить одну единицу бухгалтера с ежемесячным фондом оплаты труда 15 тыс. рублей. Таким образом, вводятся разные по наименованию должности.

2. Разработать систему категорийности (разрядности) с обязательным регулированием в локальных нормативных актах (например, в должностной инструкции) различий в категориях.

3. Создать процедуру доплат «за выслугу лет» (при этом необходимо учитывать, что будет затронут весь персонал компании).

4. Ввести положение о материальном стимулировании сотрудников, в котором предусмотреть дополнительные варианты вознаграждения, например такие, как: за стаж работы на конкретном предприятии, сложность выполняемых операций и соблюдение сроков и др.

Ошибка 4: разработка недействующих должностных инструкций. Отметим, что коммерческим структурам их иметь вовсе не обязательно, но тогда функции, права и регламенты взаимодействия следует подробно отражать в индивидуальных трудовых договорах. Обычно в компаниях подготовкой должностных инструкций занимаются кадровики, что само по себе неправильно. Сотрудник службы персонала в силах помочь со структурой данного документа в рамках стандартов компании, участвовать в совещаниях, мозговых штурмах по тематике. Но невозможно составить данный документ, исходя только из общих параметров (квалификационные справочники, образцы должностных инструкций, проч.).

Пример

Генеральный директор компании поставил перед руководителями структурных подразделений задачу - выполнение плана в следующем месяце. В компании нет системы информирования сотрудников о решениях руководства, мало у кого есть должностные инструкции, да и те, которые имеются, - формальные. Генеральный директор пообещал, что в случае выполнения плана сотрудники получат премию. В результате, только одно из подразделений добилось эффективности 125%, и его сотрудникам была выплачена премия по результатам работы. Предприятие же в целом недополучило 30% ожидаемой прибыли.

Итак, составление должностных инструкций нужно начинать с определения собственником бизнеса стратегических целей, видения, миссии компании. Затем ставятся задачи подразделениям, исходя из организационной структуры предприятия, в рамках общей стратегии. Следующим шагом будет описание бизнес-процессов, выявление точек взаимодействия и зон ответственности отделов - это следует закрепить в Положении о структурном подразделении. И в завершение - выявление задач, постановка целей для конкретных сотрудников, указание процедуры оценки результатов труда, что находит свое отражение в должностных инструкциях (см. рис. 3).

Подготовка нормативной документации: работа над ошибками

В статье рассмотрены лишь некоторые ошибки, допускаемые работодателем, а точнее, сотрудниками кадровой службы (основную часть локальных нормативных актов приходится подготавливать именно им), которые могут повлечь угрозу материальному благополучию и безопасности компании. Найти компромисс при создании локальных документов, не нарушая внешних нормативно-правовых законодательных актов, регламентирующих трудовые отношения, и соблюдая интересы работодателя, – в решении этой нелегкой задачи и состоит высший пилотаж кадровика.

Помимо стандартных пунктов должностной инструкции (общие положения, функции, обязанности, права и ответственность) целесообразно ввести также следующие разделы:

  • цели и задачи, стоящие перед работником;
  • взаимоотношения сотрудника (его связи по должности);
  • условия оплаты труда;
  • показатели оценки работы. Один экземпляр должностной инструкции обязательно передается сотруднику. От того, насколько точно и полно этот документ отражает фактические обязанности, и взаимосвязаны ли задачи и критерии оценки деятельности с целями и показателями отдела и компании, зависят благополучие и безопасность работодателя.


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Актуально


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль