Особенности составления графика отпусков и образец его заполнения

39402
Батура Анна Владимировна
Главный редактор журналов «Справочник кадровика», «Всё для кадровика».
График отпусков является важнейшим и обязательный кадровым документом в любой организации. Именно данный акт ГИТ первым делом запрашивает при проверке. запрашивает В настоящей статье рассмотрены нормативные основы составления графика отпусков. Даны рекомендации по заполнению графика отпусков в нетипичных ситуациях. Также содержатся примеры заполнения графика отпусков. Они позволят избежать ошибок при оформлении данного документа.

Понятие графика предоставления оплачиваемых отпусков

Очередность предоставления оплачиваемого отпуска определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ч. 1 ст. 123 Трудового кодекса РФ, далее - ТК РФ). Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудников на год по месяцам применяется унифицированная форма № Т-7.

Время работы кадровика над проектом схемы графика отпуска зависит от численности сотрудников компании, а также от того, как в ней организован процесс подготовки этой бумаги.

Читайте также:

Утверждение графика отпусков

График отпусков подписывает руководитель кадровой службы, а значит, именно сотрудники отдела кадров несут ответственность за составление и оформление этой документации.

Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты») содержат норму: при формировании расписания отдыха учитываются положения действующего законодательства, специфика деятельности организации и пожелания служащих.

Законодательная основа для процесса разработки графика отпусков

Номер журнала в подарок!

СКАЧАТЬ НОМЕР

Что можно отнести к положениям действующего законодательства, которые необходимо учитывать при разработке графика отпусков?

Читайте также:

Это, безусловно, те нормы, которые определяют особенности предоставления отпуска:

1. Общие положения. Так, оплачиваемый отпуск должен предоставляться сотруднику ежегодно. За второй и последующие годы работы может предоставляться отпуск в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска, установленной у работодателя.

2. Положения исчисления продолжительности отпуска. Продолжительность ежегодных основного и дополнительного оплачиваемого отпуска исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается.

Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются. При исчислении общей продолжительности дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным.

3. Особенности использования отпуска отдельными категориями. Например, сотрудники в возрасте до 18 лет имеют право использовать отпуск в удобное для них время (ст. 267 ТК РФ).

4. Особая продолжительность отпуска. Отдельным категориям в соответствии с законом предоставляются удлиненные основные отпуска, а также дополнительные отпуска.

Читайте также:

Фактически очередность отпуска может быть разработана и утверждена работодателем, особенно если в организации нет профсоюза, мнение которого следует учитывать при утверждении документации.

Однако для соблюдения баланса интересов сторон трудового договора желательно, чтобы служащие имели возможность принимать участие в планировании графика отпусков. На практике чаще всего все заинтересованные лица разрабатывают график отпусков. В т. ч. сотрудники, их непосредственные руководители, руководители структурных подразделений, кадровая служба.

Информация о желательном времени использования времени отпуска поступает в кадровую службу различными способами.

В некоторых компаниях руководители структурных подразделений составляют перечень планируемых дат отпуска и согласовывают их с сотрудниками. Затем перечень оформляется (например, докладной запиской) и передается в отдел кадров. Иногда учет пожеланий членов коллектива и рекомендаций их непосредственных руководителей осуществляют кадровики. При этом могут оформляться различные документы - опросные листы, анкеты, ведомости и т. д.

Читайте также:

Все пожелания коллектива, оформленные тем или иным образом, анализируются кадровой службой и корректируются с учетом положений закона и специфики деятельности организации. А по каждому члену коллектива необходимо учесть и его индивидуальные особенности использования времени отдыха (продолжительность, текущий рабочий год, продолжительность использованных отпусков за предыдущие периоды и др.).

При этом подготовку очередность отдыха работодатель организует на свое усмотрение. Если процедура, сроки, ответственные за составление и оформление графика сотрудники будут закреплены в локальном нормативном акте, не будет необходимости ежегодно организовывать работу по планированию времени отдыха членов коллектива.

Например, в возрасте до 18 лет продолжительность составляет 31 календарный день. При ненормированном рабочем дне ежегодно получают дополнительно не менее 3 к. д.

Особенности предоставления отпуска отдельным категориям

Исключения из общих норм предоставления и использования времени ежегодного отпуска предусматриваются законом и должны учитываться при определении очередности выхода в отпуск.

Читайте также:

Например, Ваш коллега может не использовать полностью или частично время отпуска накопленное за предыдущий рабочий год. Этот отпуск (его часть) должен быть ему предоставлен в следующем рабочем году. Это подлежит включению в график отпусков.

Далее, при составлении очередности выхода в отпуск учитывается специфика деятельности работодателя таким образом, чтобы время отпуска сослуживца не влияло на нормальный ход работы организации.

Например, в образовательных учреждениях в силу специфики учебного процесса всем сотрудникам отпуск предоставляются в летние месяцы (после окончания очередного учебного года и до наступления следующего).

Определите процедуру, сроки составления и лиц, ответственных за составление графика отпусков, в локальном нормативном акте, например в инструкции по кадровому делопроизводству. Что касается учета пожеланий трудящихся, закон не предусматривает правило о том, что очередность определяется соглашением сторон. Учет пожеланий – это рекомендация, а фактически его утверждает работодатель с учетом мнения профкома.

Читайте также:

Изменение графика отпусков

Если коллега принят на работу уже после утверждения работодателем схемы отпуска коллектива, то нет необходимости вносить в него изменения и дополнения.

В первом рабочем году время отпуска предоставляется сотруднику в указанный им в заявлении период, но при соблюдении одного условия – должно истечь шесть месяцев непрерывной работы у работодателя. При этом сотрудники, которые в первом рабочем году используют отпуск не по графику, а по заявлениям, будут включены в план на следующий год.

Бланк графика отпусков (форма Т-7)

При заполнении сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков коллектива на следующий год по месяцам применяется унифицированная форма № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты») (пример 2).

  • структурные подразделения;
  • должности (специальности, профессии) по штатному расписанию;
  • фамилии, имена, отчества и табельные номера;
  • количество календарных дней запланированного отдыха;
  • запланированная и фактическая даты;
  • сведения о перенесении времени отдыха (основания и даты).

Оформление данного документа внесением этих сведений не ограничивается.

Читайте также:

При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей документа: заголовочной, содержательной и оформляющей.

Первая часть графика отпусков

Заголовочная. Это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе) и первичные данные.

1. Наименование организации

Наименование организации указывается во всех ее официальных документах в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке (если они имеются).

При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).

Читайте также:

2. Код формы по ОКУД

Этот реквизит проставляется только на документах, имеющих унифицированную форму, и название которых содержится в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД).

3. Код организации

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и включает 8 знаков.

Вторая (основная) часть графика отпусков

Содержательная. Это главная часть, раскрывающая смысл и назначение.

График отпусков - сводный, в нем отражаются сведения о времени распределения ежегодного оплачиваемого времени отдыха всех структурных подразделений на год по месяцам.

Очередность оформляется в форме таблицы, состоящей из десяти граф. При его  составлении заполняются только графы 1-6 таблицы. Посмотрим, как должна заполняться каждая графа графика отпусков в отдельности.

Читайте также:

4. Структурное подразделение

В этой графе таблицы графика отпусков указываются структурные подразделения, имеющиеся в организации (если такое структурное деление предусмотрено в компании).

Наименования структурных подразделений указываются по одному из следующих вариантов:

  • Вариант 1. В алфавитном порядке;
  • Вариант 2. По степени функциональной значимости;
  • Вариант 3. В порядке убывания штатной численности;
  • Вариант 4. В соответствии с классификатором структурных подразделений, утвержденным работодателем.

Наименования структурных подразделений указываются без сокращений, в полном соответствии с принятым в организации внутренним делением, в именительном падеже, в единственном числе.

Читайте также:

Если же компания не имеет внутреннего деления, эта графа таблицы графика не заполняется (можно проставить в ней прочерки).

5. Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию

Эта графа графика обычно заполняется в следующем порядке:

  • наименования должностей группируются по категориям и приводятся в порядке их значимости (от руководителя структурного подразделения до технического исполнителя);
  • наименования профессий обычно приводятся в алфавитном порядке.

При исчислении общей продолжительности ежегодного времени отдыха дополнительные отпуска суммируются с основным.

На практике наименования должностей (профессий, специальностей) могут указываться в графике и в порядке очередности их предоставления. Многие кадровики предпочитают такое оформление графы 2 таблицы, поскольку оно позволяет наглядно отобразить очередность предоставления.

Наименования должностей (профессий, специальностей) переносятся без сокращений из штатного расписания и указываются в именительном падеже, в единственном числе.

Читайте также:

6. Фамилия, имя, отчество

Фамилии, имена и отчества сотрудников указываются в графе 3 графика в соответствии с личными карточками трудящихся или иными документами кадрового учета.

7. Табельный номер

В графе 7 графика указываются табельные номера.

Табельный номер присваивается каждому трудящемуся при приеме его на работу для целей табельного учета фактически использованного им рабочего времени.

8. Отпуск. Количество дней

В этой графе графика указывается общее количество дней ежегодного времени отдыха, предоставляемого служащему.

Продолжительность для каждого человека определяется исходя из условий трудовых договоров. А также на основании данных личных дел сотрудников и иных учетных форм.

По общим нормам длительность основного времени отдыха составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Более продолжительный срок предоставляется отдельным категориям в соответствии с ТК РФ и отдельными федеральными законами (сводную таблицу трудящихся, которым положены удлиненная продолжительность, см. на портале www.pro-personal.ru).

Некоторым категориям в соответствии с требованиями закона должен предоставляться дополнительный оплачиваемый отпуск. Общая длительность исчисляется путем сложения продолжительности ежегодного основного и всех дополнительных оплачиваемого времени отдыха. Определенная суммарная длительность указывается в таблице без разделения на основной и дополнительный.

Читайте также:

Например, должности начальника отдела кадров и инспектора по кадрам входят в перечень должностей с ненормированным рабочим днем, утвержденный в компании. Режим ненормированного рабочего времени закреплен и в трудовых договорах указанных сотрудников.

Коллективным договором, действующим в компании, предусмотрено предоставление дополнительных дней членам коллектива с ненормированным рабочим днем. Его продолжительность зависит от занимаемой должности. Так, руководителям структурных подразделений, имеющим режим ненормированного дня, предоставляются дополнительные дни в количестве 4 к.д. Остальным - 3 к. д.

Таким образом, общая длительность для начальника отдела кадров в указанном примере, составит 32 календарных дня (28 дней ежегодного основного оплачиваемого отпуска + 4 календарных дня дополнительного оплачиваемого отпуска). Длительность отдыха инспектора по кадрам будет равна 31.

Читайте также:

Обратите внимание, в графике отпусков нельзя фиксировать разделение на части. Это объясняется тем, что в соответствии со ст. 125 ТК РФ разделение периодов - предмет соглашения сторон трудового договора. График же отпусков - это локальный нормативный акт, при составлении и утверждении которого пожелания коллектива могут вообще не учитываться. И так как предоставление частями - это исключение из общего правила, то не следует закреплять такое исключение на локальном уровне.

9. Отпуск. Запланированная дата отпуска

График отпусков содержит графу таблицы, в которой указываются запланированные даты отдыха.

Например, запланировано предоставление дней отдыха начальнику отдела кадров в августе 2011 г. С 8 августа по 4 сентября ему будет предоставлен ежегодный отпуск. С 5 сентября по 8 сентября 2011 г. - дополнительный за ненормированный рабочий день. Всего получается длительность 32 дня будет предоставлен с 8 августа по 8 сентября 2011 г. Инспектору по кадрам запланирован отдых в июле 2011 г. С 1 по 28 июля 2011 г. будет предоставлен ежегодный основной отпуск, с 29 июля по 31 июля 2011 г. - дополнительный за ненормированный рабочий день. Всего длительность составит 31 календарный день будет предоставлен с 1 по 31 июля 2011 г

График отпусков

Период или конкретные даты в графике отпусков

На практике часто возникает вопрос - можно ли указать в этой графе таблицы не конкретные даты, а календарный месяц, в котором будет предоставлен отдых?

Читайте также:

В Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации сказано, что унифицированная форма № Т-7 применяется для отражения сведений о времени распределения времени ежегодного отдыха за год по месяцам. При этом в самой унифицированной форме № Т-7, в графах 6 и 7 требуется указывать запланированную и фактическую даты.

Реквизит «Дата» обычно содержит три элемента, проставляемых в определенной последовательности: день, месяц, год. Таким образом, из содержания Указаний и наименования граф таблицы графика отпусков нельзя сделать однозначный вывод о том, можно ли при планировании указывать только месяц. Поэтому на практике используются оба варианта планирования.

Не забудьте, что наниматель должен соблюдать порядок оформления, предусмотренный законом. Так, о времени начала отдыха необходимо известить под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Начало отдыха определяется по схеме их предоставления. И если в таблице не будут предусмотрены календарные даты, нанимателю будет сложно исполнить обязанность по предупреждению трудящегося о начале отдыха.

Нельзя «Разбивать» в таблице основной и дополнительный, а также закреплять предоставление его по частям.

Читайте также:

Мы рекомендуем указывать в столбце 6 графика точную дату еще и для того, чтобы облегчить оформление предоставления отдыха работнику. Если в схеме графика не указана конкретная календарная дата начала каникул, то для того чтобы оформить необходимые документы (приказ о предоставлении отпуска, записку-расчет), трудящемуся необходимо каждый раз писать заявление.

На практике довольно часто имеет место ситуация, когда служащие отказываются использовать отпуск в течение нескольких рабочих лет подряд. Между тем ответственность за непредоставление в любом случае несет наниматель.

В подобных ситуациях, запланировав точные даты начала, вы имеете возможность «принудительно» отправить коллегу на каникулы. Тем самым, выполнив требования ч. 3 ст. 123 ТК РФ и известив его о времени начала под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Часть 3. Оформляющая. В ней содержатся реквизиты, подтверждающие подлинность графика и достоверность содержащихся в нем сведений.

Планирование графика отпусков

Составляя график отпусков, закрепляйте в нем конкретные даты предоставления отпуска

10. Мнение выборного профсоюзного органа

Если в компании есть профсоюз, то график отпусков составляется с учетом мнения профкома в соответствии с порядком, установленным в ст. 372 ТК РФ. Для этого перед утверждением проекта документа и обоснование по нему следует направить в профком (ч. 1 ст. 372 ТК РФ). Проект акта - это заполненная по всем правилам унифицированная форма № Т-7, не подписанная руководителем кадровой службы.

Читайте также:

Профком не позднее 5 рабочих дней со дня получения проекта направляет мотивированное мнение по проекту в письменной форме. После получения этого документа на графике делается отметка о том, что мнение профкома учтено при планировании.

Этот реквизит не заполняется, если в компании нет профсоюза, а также в том случае, если профком в указанные сроки не представил мотивированное мнение по проекту предоставления отпуска.

11. Дата составления

Этот реквизит графика позволяет установить, когда кадровая служба составляет график отпусков. Поэтому в этой части проставляется дата составления первого проекта сводного графика.

Дата оформляется цифровым способом арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. День и месяц фиксируются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

12. Год

График отпусков составляется на предстоящий календарный год, начинающийся 1 января и заканчивающийся 31 декабря. В этой графе унифицированной формы проставляется следующий год.

Читайте также:

13. Подпись руководителя кадровой службы

Должен быть подписан руководителем кадровой службы.

14. Гриф утверждения

Утверждается руководителем предприятия или уполномоченным им на это лицом. Реквизит «Гриф утверждения» содержит слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности лица, утвердившего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения.

15. Номер документа

Унифицированная форма Т-7 содержит графу «Номер документа». График отпусков - это локальный нормативный акт, выпускаемый один раз в году в одном экземпляре, поэтому на практике этому документу присваивается номер 1.

Читайте также:

Ознакомление работников с графиком отпусков

Часть 2 ст. 22 ТК РФ предусматривает обязанность нанимателя знакомить коллектив под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Форма ознакомления нормативными актами не предусмотрена, унифицированная форма № Т-7 не содержит специальной графы для оформления виз ознакомления коллектива с графиком отпусков. Поэтому есть несколько вариантов ознакомления их с этим документом, выбор остается за нанимателем.

  • Вариант 1. Использовать для ознакомления с графиком отпусков специальную учетную форму, например Журнал ознакомления. Такой журнал очень удобен, т. к. его можно использовать в течение нескольких лет.
  • Вариант 2. Дополнить унифицированную форму Т-7 графой для оформления виз ознакомления коллектива с таблицей. Такие изменения должны быть оформлены приказом предприятия (пример 1).

После издания такого приказа унифицированная форма, используемая кадровой службой для определения очередности, дополняется специальным столбцом, предназначенной для проставления отметки об ознакомлении коллектива. После его  утверждения руководителем предприятия кадровая служба знакомит коллектив с планом под роспись, при этом визы ознакомления оформляются в самой таблице (пример 2).

Читайте также:

Хранение графика отпусков

Обратите внимание!

График отпусков хранится, как правило, в кадровой службе. Выписки из плана могут быть направлены в соответствующие структурные подразделения.

В течение года лицо, ответственное за ведение, заполняет столбцы 7-10 таблицы, внося сведения о фактической дате начала, перенесении, а также делая необходимые примечания.

Читайте также:

Срок хранения графика отпусков - один год (ст. 693 разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

График отпусков (форма № Т-7) (образец)

График отпусков (форма № Т-7)

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль