Можно ли учесть расходы на проезд до места командировки, если нет подтверждающих документов?

5294
 Мидонова Е. А.
канд. юрид. наук, доцент кафедры государственно-правовых дисциплин филиала государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Саратовская государственная академия права» (г. Астрахань)
Наш работник прибыл из командировки. Однако подтвердить надлежащим образом понесенные им расходы по оплате проезда до места командировки и обратно он не может. Говорит, потерял проездные документы. Подскажите, пожалуйста, что нам теперь делать? Можно ли будет в этом случае учесть произведенные расходы в целях налогообложения прибыли?

Компенсация любых расходов в целях освобождения от налогообложения предполагает их документальное подтверждение. Согласно существующим правилам в течение 3 рабочих дней с момента возвращения работник обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой денежных средствах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом денежному авансу на командировочные расходы.

К авансовому отчету прилагаются:
• командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом;
• документы о найме жилого помещения;
• документы, подтверждающие фактические расходы по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
• документы, подтверждающие иные расходы, связанные с командировкой.

Эти документы должны подтвердить правомочность расходов, которые были осуществлены работником во время командировки (и которые должны быть возмещены работодателем при этом условии).

Чтобы указанные документы рассматривались как соответствующие всем установленным требованиям, они должны быть оформлены надлежащим образом, т. е. составлены по унифицированным формам, если таковые установлены, а в иных случаях их необходимо заполнять по формам, предусмотренным командирующей организацией и содержащим реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В случае если авансовый отчет оформлен с нарушением установленных законодательством требований, а также если необходимые приложения отсутствуют или оформлены неверно, то указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в це-1 лях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения (письмо ФНС России от 25.11.2009 № МН-22-3/890). Поэтому неподтвержденные расходы по оплате проезда до места командировки и обратно нельзя учесть в целях налогообложения прибыли.

Наша справка

Оправдательные, т. е. подтверждающие правомочность расходов, документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:
• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

При этом в утвержденные Госкомстатом России унифицированные формы документов организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты, а также менять форматы бланков.

Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм или их изменение не допускается.

Резюме

Неподтвержденные расходы по оплате проезда до места командировки и обратно нельзя учес ть в целях налогообложения прибыли.

Однако налоговое законодательство допускает использование в налоговом учете документов, косвенно подтверждающих произведенные расходы (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ). Следовательно, в случае потери подлинника проездного документа могут быть представлены его дубликат или копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица. Кроме того, документом, косвенно подтверждающим произведенные расходы по оплате проезда до места командировки и обратно, может быть справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки (письмо Минфина России от 05.02.2010 № 03-03-05/18).



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль