Системы учета рабочего времени

19784
Орлова Елена Васильевна
Директор департамента внутреннего аудита ООО «Комо»
Каждый работодатель обязан вести учет рабочего времени сотрудников своей организации. Ведение табеля является традиционной и обязательной системой учета рабочего времени. Однако параллельно с ведением табеля работодатель может использовать и другие формы. А в некоторых случаях это становится просто необходимым. В настоящей статье подробно рассмотрены электронная и биллинговая форма. В табличной форме представлены основные достоинства и недостатки этих трех систем.

Классификация систем учета рабочего времени

Учета рабочего времени - необходимая составляющая деятельности любой компании. С помощью него можно контролировать явку сотрудников на работу, оптимизировать затраты на оплату труда, устранять непроизводительные потери времени и даже оценивать отношение работников к работе.

В соответствии с трудовым законодательством обязательным является ведение табеля на бумажной носителе. Однако организации вправе применять и другие системы. К ним можно отнести, например:

  • биллинговую систему учета рабочего времени;
  • электронную систему с различными вариациями.

Выбор формы контроля за временем работы зависит от многих факторов, в т. ч. от особенностей организации труда, численности сотрудников, размера производственных площадей и т.д. Также выбор необходимо делать в зависимости от цели, которую преследует работодатель.

Это может быть фиксация только времени входа и выхода сотрудников из организации или контроль за тем, сколько времени каждый работник выполняет порученную работу. Также системы могут предполагать скрытое наблюдение.

Например, установка камеры у каждого рабочего места сотрудника. Или организация может применять открытую систему учета, в которой участвует непосредственно каждый работник. Например, сотрудники сами составляют отчеты о занятости в течение трудового дня.

Читайте также:

При выборе системы нужно помнить и о финансовой составляющей. Современные и надежные системы стоят довольно дорого. Представляется, в обычной организации в управленческих целях нет смысла применять систему учета с биометрическими данными. В этом случае достаточно будет лишь обычного пропускного режима с турникетами.

Майский номер журнала в подарок!

СКАЧАТЬ НОМЕР

Главное, что нужно помнить при организации способа контроля: ведение табеля учета обязательно. А вот фактически помочь вести такой табель и до последней минуты учесть время, действительно отработанное каждым работникам, смогут электронная или биллинговая способы фиксации трудовой активности.

Табельная система учета рабочего времени

Несмотря на то, что данная система ортодоксальна и имеет некоторые недостатки, ведение табеля является обязанностью любой организации вне зависимости от формы собственности.

Работодатель обязан вести контроль за рабочим времени своих сотрудников путем составления табеля на бумажном носителе. Как правило, в фирме есть лицо, ответственное за заполнение данного документа в отношении всех сотрудников организации. Или табель может вести руководитель отдела в отношении своих подчиненных.

Читайте также:

Табель может представлять собой унифицированную форму или его форма может быть разработана в конкретной организации. Это правило касается и условных обозначений. Можно применять рекомендованные буквенные или цифровые значения. Или локальным актом организация вправе предусмотреть особые условные знаки. Однако государственные предприятия обязаны использовать утвержденную табельную форму.

Существует два принципиально разных способа заполнения табеля:

  1. Сплошной;
  2. Метод фиксации отклонений.

Сплошной способ предполагает, что в документе отражаются все явки и неявки работников. При фиксации отклонений в табеле проставляются лишь особые отметки.

Например, если 2 из 3 работников пришли на свое место, в первом случае у двоих будет стоять отметка о явки (например, код Я), а у третьего - проставится отметка об отсутствии (например, код Б - болезнь). При применении второго метода нужно будет отметить, только неявку заболевшего сотрудника.

Как правило, в крупных компаниях с большой численностью персонала используется метод фиксации отклонений.

Табельная форма учета имеет большое значение как для работников, так и для сотрудников. Прежде всего, на основе табеля выплачивается заработная плата. Также табель может служить доказательством совершения  сотрудником дисциплинарного проступка в виде прогула. Табель как важный кадровый и финансовый документ применяется во внимание и судебными органами при рассмотрении различных трудовых споров.

Читайте также:

Правильность составления и ведения табеля проверяется и контролирующими органами, в частности, территориальными подразделениями Роструда. В связи  с этим любому работодателю нужно правильно заполнять табель.

Электронная система учета рабочего времени

Обратите внимание!

Ведение табеля учета рабочего времени на бумажном носителе является обязательным

Работодатели - сторонники жесткого контроля рабочего времени внедряют электронные системы учета рабочего времени (ЭСУРВ). Они интегрируются с электронной системой контроля и управления доступом (ЭСКУД).

Такие системы могут устанавливаться как на внешнем входе/выходе из офиса, так и на внутреннем входе/выходе в различных частях офиса. Например, кабинеты, переговорная, коридоры, комнаты для приема пищи, для курения и т. д.). Конечно, для этого нужны и финансовые возможности.

В таком случае приход и уход сотрудников из самого офиса и из любой его части, где установлены электронные считыватели, отмечается в электронной программе путем регистрации бесконтактной прокс-карты либо электронного ключа с идентификационным кодом работника.

Паузы на кофе, перекуры и перерывы на обед учитываются в зависимости от правил внутреннего трудового распорядка в рамках корпоративной политики, установленной работодателем.

В компании вводится электронная система контроля за временем пребывания на работе и вместе с электронной системой контроля управления доступом. С помощью электронной системы руководство желает контролировать вход и выход работников из офиса, а также время, которое они используют не для работы, в частности перекуры. Есть ли возможность ограничить подобные паузы?

Читайте также:

Введение контроля времени перекуров обусловлено тем, что для некоторых работников частые и длительные перекуры превращаются в способ симуляции, и такие злоупотребления крайне убыточны для работодателя.

Поэтому, чтобы определить оправданную продолжительность перерыва в работе, работодатель может ввести фиксированное время перекуров. Для этого можно предусмотреть время перерывов для курения в локальном нормативном акте.

Например, вы можете установить в правилах внутреннего трудового распорядка пять перерывов для курения по 5 минут в конце каждого часа (10:55, 11:55, 14:55, 15:55, 16:55).

В целях фиксации времени, затрачиваемого работниками на курение, можно организовать и оборудовать курительную комнату, обозначенную специальным знаком «Место для курения», в соответствии с требованиями Правил пожарной безопасности в Российской Федерации (ППБ 01-03), утв. приказом МЧС России от 18.06.2003 № 313. На входе будут установлены электронные считыватели прокс-карт.

Особые возможности электронной системы учета рабочего времени

Современные ЭСУРВ в сочетании с ЭСКУД позволяют отслеживать практически любые ухищрения работников.

Довольно распространенная ситуация: сотрудник пришел на работу, включил компьютер (для видимости работы), подключенный к серверу корпоративных сообщений, и ушел «гулять» по офису. Т. е. какое-то время он фактически не занимается своими задачами. Построить систему контроля действительно отработанного времени сотрудниками можно и в этом случае.

Руководство организации приняло решение использовать настройку контроля работы клавиатуры и манипулятора (мышки). IT-специалист, активируя эту опцию, поставил временной интервал (15 минут), после которого начинается отсчет простоя компьютера. В результате ЭСУРВ будет считать сотрудника отсутствующим по прошествии 15 минут после сигнала с клавиатуры или мышки.

Читайте также:

Толковый словарь

ЭСУРВ – электронная система учета рабочего времени.

ЭСК УД – электронная система контроля управления доступом.

Прокс-карта (Prox Card) – используется в качестве пропуска в системе учета рабочего времени, системе контроля и управления доступом в помещение. Она

имеет такие же размеры, как стандартная кредитная карта, изготавливается из поливинилхлорида, содержит идентификационный код работника и в необходимых случаях – его фотографию.

Биллинг (от англ. bill – счет, список, документ, опись) – процесс определения стоимости предоставляемых услуг или выписка счета по предоставленным услугам.

В компаниях с повышенными требованиями к безопасности и секретности информации могут использоваться и другие, более технологически сложные и дорогостоящие решения. Например, на основе биометрических данных, уникальных для каждого человека.

Такие данные - отпечатки пальцев, геометрия ладони, рисунок радужной оболочки глаза, температурная карта лица - полностью исключают возможность регистрации другого сотрудника и гарантируют точность учета времени.

Оптовая фирма разместила биометрические терминалы, использующие в качестве объекта для идентификации геометрию ладони работников, на товарных складах и на центральном входе в административный офис.

Для прохода с помощью клавиатуры работник должен ввести код и положить ладонь на терминал - идентификация происходит мгновенно. Данные регистрации передаются с терминала бухгалтерской компьютерной программе для централизованного контроля, а также для обработки и составления платежных ведомостей.

Читайте также:

Установка биометрических терминалов вместо электронных считывателей прокс-карт была вызвана необходимостью предотвращения некоторых манипуляций работников в части непроизводительных потерь рабочего времени.

Например, один работник склада покрывает другого, работая вместо него. Фактически кладовщик оказывает услугу коллеге, работая в его рабочую смену или часть рабочего дня, в то время как тот устраивает себе «выходной». При этом во многих случаях «заместитель» не имеет должной квалификации и допуска к данной работе.

Или другая ситуация, когда сотрудник открывает прокс-картой дверь и пропускает опоздавших коллег.

ЭСКУД с использованием прокс-карт, электронных ключей и других подобных способов не гарантирует, что не будет зарегистрирован другой человек. Благодаря биометрическим параметрам исключается обман при фиксации отработанных часов  и тем самым перерасход заработной платы.

Решение руководителя оптовой фирмы о размещении биометрических терминалов предотвратило непроизводительные потери рабочего времени и позволило оплачивать труд только за действительно отработанное время.

Читайте также:

Значение электронной системы учета рабочего времени

Любая из электронных способов фиксации времени труда позволяет ежедневно в течение дня вести учет продолжительности работы каждого сотрудник по самым различным параметрам:

  • опоздания,
  • переработки,
  • текущее местонахождение (перемещение) внутри офиса.

Эти данные можно получать в виде готовых отчетов и графиков электронной программы. Более того, поступление такой информации возможно даже в онлайн-режиме на монитор соответствующей службы.

Наличие электронной программы не освобождает работодателя от обязанности вести табель по унифицированной форме № Т-12 или № Т-13. Таким образом, внедряя электронную систему контроля за временем работы, работодатель должен наряду с ней вести и обязательную табельную форму такого контроля.

Программное обеспечение позволяет получать сводные отчеты и графики о фактически отработанном времени и отклонениях от заданных для каждой категории работников нормативов:

  • продолжительность рабочего дня, рабочей недели,
  • минимального перерыва между сменами,
  • перекуров,
  • кофе-пауз,
  • обедов,
  • выходов ранее графика и вне графика и т. п.

А в некоторых случаях - и с возможностью создания соответствующих комментариев к отчету.

Читайте также:

В нашей компании внедряется электронная система учета рабочего времени. В связи с этим все работники должны в этой системе зарегистрироваться. Можем ли мы обязать их пройти такую регистрацию? В Кодексе такая обязанность работника не предусмотрена.

Действительно, при введении электронной способа фиксации времени работы работник должен в ней зарегистрироваться. Однако из смысла ст. 91 ТК РФ не следует, что работодатель может возложить на работника такую обязанность, поскольку вести учет рабочего времени должен именно работодатель.

Между тем на практике такая обязанность работника может быть предусмотрена в трудовом договоре (ч. 4 ст. 57 ТК РФ) и (или) в локальном нормативном акте, например в правилах внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ). В этих документах могут быть закреплены дополнительные права и обязанности работников; главное - чтобы они не ухудшали их положение по сравнению с установленным трудовым законодательством.

Введение электронной способа исчисления времени работы в значительной мере способствует более точному его учету. Это происходит в тех случаях, когда лицо, ответственное за составление табеля, практически не имеет возможности установить время прихода (ухода) на работу (на обеденный перерыв), в случаях прогула, а также работы в условиях ненормированного рабочего дня и т. п.

Правовое положение работника при этом не ухудшается, поскольку такая обязанность не влечет для него расширения трудовой функции. Она лишь способствует и надлежащему исполнению обязанности работодателя по более объективному соблюдению в организации дисциплины труда.

Более того, вводимая в компании электронная система учета позволяет самому работнику защищать свои права и интересы в случае необоснованных претензий со стороны работодателя.

Читайте также:

Биллинговая система учета рабочего времени

Данный метод (способ формирования счетов) в ряде случаев применяется организациями, оказывающими услуги своим клиентам (аудиторские, консалтинговые, юридические, бухгалтерские и другие компании).

Например, если специалисты компании обслуживают не одну организацию, а оказывают консалтинговые услуги различным фирмам, руководителю компании стоит обратить внимание на биллинговую систему..

Биллинговая система работает следующим образом. В первую очередь разрабатывается и утверждается в одном из приложений к бухгалтерской учетной политике форма ежедневного отчета детализированного учета рабочего времени специалиста в соответствии с требованиями п. 2 ст. 9 Закона о бухучете.

Ежедневный отчет составляется как в электронном виде, так и на бумажном носителе. Он заполняется сотрудником не только на рабочем месте в офисе, но и за его пределами (в командировке, на проверке, на консультации в офисе клиента и т. п.). В отсутствие сотрудника (по болезни, в отпуске) заполнение отчета не производится.

В этом отчете специалист указывает, что он сделал в течение своего дня для каждого конкретного клиента и сколько времени заняла каждая работа (с указанием утвержденных кодов трудозатрат). На основании указанных данных и заранее введенных в электронную программу денежных параметров оценки труда система формирует счет, который главный бухгалтер распечатывает и отправляет клиенту для оплаты.

Читайте также:

Кроме того, электронная программа суммирует количество потраченных на работу часов, и исходя из этих данных можно установить занятость того или иного сотрудника, т. е. реальность трудозатрат на проведение, например, консультации или проверки.

А на основании выставленных им счетов - оценить вклад в бизнес компании. Кроме того, накопление данных об индивидуальных трудозатратах наиболее опытных специалистов позволит распространить их опыт на весь персонал компании с целью повысить результативность ее деятельности.

В конце рабочего дня отчетной недели накопленная в ежедневных отчетах информация переносится в табель учета рабочего времени соответствующего структурного подразделения компании. Табель проверяет непосредственный руководитель конкретного работника.

После проверки он передает табель (вместе с ежедневными отчетами) сотруднику, уполномоченному вести учет рабочего времени в компании. Сотрудник проводит анализ и обобщения показателей индивидуальных ежедневных отчетов специалистов и включает табель рабочего времени структурного подразделения в сводный табель компании в установленные сроки.

Пример ежедневного отчета детализированного учета рабочего времени старшего юриста юридической компании, используемого в биллинговой системе, приведен в приложении.

Наличие биллинговой системы учета рабочего времени также не освобождает работодателя от обязанности вести табель учета рабочего времени по унифицированной форме № Т-12 или № Т-13

Читайте также:

Применение биллинговой система учета рабочего в управленческих целях

Иногда биллинговую систему внедряют и другие фирмы (не только оказывающие услуги клиентам), причем исключительно в управленческих целях. На практике нет ни одного сотрудника, который не терял бы непроизводительно некоторое количество времени.

У кого-то больше, у кого-то меньше, но такие потери есть у всех. И здесь речь идет не об умышленном расслаблении, а о ручном труде, который вполне можно автоматизировать, о неполном знании возможностей используемой программы, о недостатках некоторых навыков и т. д.

Справедливости ради надо сказать, что именно в подобных ситуациях этот инструмент фиксации времени работы чаще всего является неработающим и не приносит ожидаемых результатов. Внедряя биллинговую систему, руководство зачастую не может разъяснить работникам, для чего она нужна. В результате получает откровенные отписки (а не реальную картину происходящего) и обвинения в отвлекании от основной работы.

В ООО «Лира» в целях устранения непроизводительных потерь рабочего времени наряду с табельным учетом внедрена биллинговая система учета времени работы, основанная на ежедневных отчетах учета рабочего времени (отчеты УРВ).

В результате анализа отчета УРВ секретаря-референта Орешкиной И.О. удалось установить непроизводительные потери ее времени из-за отсутствия отдельных навыков в использовании оргтехники.

Читайте также:

Орешкина должна была периодически распечатывать многостраничные документы в нескольких экземплярах и брошюровать их. Весь процесс отнимал много рабочего времени. На основании отчета УРВ секретаря-референта удалось выяснить, что она сначала посылала сразу несколько копий на печать, а потом вручную разбирала страницы по экземплярам.

Непосредственный руководитель, увидев значительные затраты в отчете УРВ, показал работнице возможность такой настройки печати (специальная «галочка»), чтобы сам принтер разбивал документы по копиям автоматически. Только одно это позволило секретарю экономить примерно 1 час в день. И если бы не отчет УРВ, вряд ли удалось бы заместить такие непроизводительные потери рабочего времени.

Итак, мы рассмотрели основные формы учета рабочего времени. Сведения по использованию этих форм представлены в таблице.

Взвесив все «за» и «против», работодателю необходимо (с учетом специфики бизнеса, организационной структуры, управленческих задач) самостоятельно выбрать форму учета, принимая во внимание все вышеприведенные аргументы.

Читайте также:

Таблица сравнительного анализа систем учета рабочего времени

Форма учета рабочего времени

Возможность

выбора

Преимущества

Недостатки

Табельная форма учета

Обязательна

Надежность.

Экономия средств.

Табель является важным документом при налоговых и трудовых спорах

Технически устарела. Трудоемкая.

Не всегда обеспечивает точный учет (из-за формального подхода к составлению табеля, а также «человеческого фактора» - можно договориться с лицом, заполняющим табель)

ЭСУРВ.

интегрированная

с ЭСКУЛ

На усмотрение работодателя, но наряду с табельной формой

Полная автоматизация. Современная и эффективная форма для жесткой системы контроля.

В ряде случаев программное обеспечение позволяет, помимо учета рабочего времени, планировать его и оптимизировать графики работы.

Обеспечивает более точный учет в случаях, когда ответственное за ведение табеля лицо не имеет возможности установить время прихода(ухода) на работу (на обед) работника

Т ребуе т дополнительных финансовых вложений (в ряде случаев существенных). Вероятность компьютерных сбоев в работе или при отключении электричества. Распечатки, отчеты, графики не являются доказательством при налоговых спорах. Необходимость параллельного ведения табельной формы учета

Биллинговая система учета

На усмотрение работодателя, но наряду с табельной формой

Эффективна только в определенных сферах бизнеса, причем исключительно в управленческих целях

Для большинства организаций - неработающий инструмент из-за отписок работников. Требует дополнительного времени работников на ежедневное заполнение отчетов. Отчеты не являются доказательством при налоговых спорах.

Необходимость параллельного ведения табельной формы учета

Приложение

Пример оформления детализированного учета рабочего времени

Пример оформления детализированного учета рабочего времени

Читайте также:



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль