Расчеты без погрешностей

1955
Качество учета кадровых сведений во многом зависит от квалификации занятых в этом процессе сотрудников, их производительности и оперативности. Сегодня уже сложно кого‑либо удивить утверждением, что с точки зрения рациональности использования ресурсов компании в большинстве случаев ввод данных вручную крайне невыгоден. Как быть? Помочь в решении проблемы может автоматизация управления кадрами.

ЧЕЛОВЕЧЕСКИЙ ФАКТОР

Долгое время наша компания использовала корпоративную систему кадрового учета, реализованную на популярной платформе Lotus. Фактически это был набор простых форм широкого профиля, на базе которых чрезвычайно трудно выстраивать логику функционирования кадрового департамента и осуществлять автопроверку данных о персонале. Основную часть работы выполняли вручную пользователи, которые могли допустить ошибку.

Еще одной трудностью для кадровиков было отсутствие оперативного доступа к необходимым данным: документы хранились в разнородных приложениях или просто на файловых серверах, и требовалось дополнительное время на их поиск.

Из-за неэффективно выстроенных процессов ввода и обработки информации скорость выполнения кадровых операций была низкой, отсутствовала возможность получения консолидированных данных о работе службы персонала. И наконец, программное обеспечение (ПО), используемое в HR-департаменте, не было интегрировано с корпоративной системой класса ERR

НОВЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

Летом 2008 г. компания «Альфа Лаваль» объявила тендер на поставку и внедрение новой автоматизированной системы управления кадровыми процессами, в котором приняли участие практически все ведущие поставщики подобных продуктов на российском рынке.

Вместе со специалистами IT-департамента сотрудники HR-отдела провели оценку предложений, основываясь на функциональности ПО и стоимости проекта и учитывая опыт внедрения подобных систем на других предприятиях. К системе предъявлялся ряд требований:
• возможность автоматизировать большинство стандартных кадровых процессов с учетом специфики российского законодательства;
• наличие опытного интегратора, обеспечивающего выполнение полного цикла работ по настройке, поддержке и возможной корректировке системы;
• широкие интеграционные возможности, взаимодействие с ERP-системой Scala;
• гибкость системы, т. е. способность быстро изменитьлогикудляреализации некоторых специфичных процессов, связанных с табельным учетом или тренингами для персонала;
• удобный пользовательский интерфейс и прозрачность операций с данными;
• адекватная стоимость лицензий, а также дополнительных услуг по внедрению системы (консалтинга и интеграции).

Организации требовалась мощная и в то же время гибкая система, а не готовый коробочный продукт с фиксированным функционалом. В итоге победителем тендера стала компания UCMS Group с системой кадрового делопроизводства Resource Manager. Основные факторы, повлиявшие на выбор в пользу данного продукта: широкий функционал решения, быстрые возможности развертывания, надежная интеграция с системой Scala, а также позитивный опыт предыдущего сотрудничества с данным подрядчиком.

ВНЕДРЕНИЕ HRM-СИСТЕМЫ

В рамках проекта по внедрению системы перед исполнителем был поставлен ряд непростых задач. Прежде всего она должна была автоматизировать стандартные кадровые процессы: учет и управление персоналом; расчет заработной платы сотрудникам, имеющим разные условия найма и оплаты; распечатку расчетных листков; составление отчетов для бухгалтерии, налоговых органов и руководства. Отметим, что в компании «Альфа Лаваль» используются сложные схемы табельного учета, завязанные на специфику производства и систему поощрений работников.

Кроме того, требовалась и поддержка кадровых процессов в соответствии с требованиями российского законодательства.

Со стороны «Альфа Лаваль» непосредственное участие во внедрении приняли три специалиста HR-департамента и один представитель IT-отдела. За каждым участником проекта была закреплена своя зона ответственности в пределах профессиональных компетенций: кадровики отслеживали функциональную составляющую системы, в то время как IT-специалист курировал вопросы интеграции и размещения используемого ПО.

Тендер, в рамках которого был выбран Resource Manager, завершился в сентябре 2008 г., а уже спустя три месяца стартовал проект по внедрению системы. Все основные операции - доработка и адаптация продукта, реинжиниринг кадровых процессов, установка и интеграция - шли строго по плану и заняли примерно четыре месяца. Еще два месяца потребовалось на тестирование новой системы и окончательный переход на нее службы персонала .

Для пользователей Resource Manager - сотрудников HR-департамента «Альфа Лаваль» в России - было создано 15 рабочих мест. Помимо стандартных кадровых функций, в системе реализован учет проведенных мероприятий по обучению в соответствии с индивидуальными планами развития каждого работника предприятия. Специальный модуль позволяет построить график занятий, сформировать состав участников и рассчитать себестоимость программы.

Запуск системы в промышленную эксплуатацию состоялся в июне 2009 г. Накануне поставщик ПО провел тренинги для конечных пользователей и IT-специалистов компании. Первых обучали работе с системой, вторых - навыкам ее инсталляции и настройки, чтобы они могли обеспечить первоначальную поддержку системы. Более сложную поддержку и услуги по сопровождению Resource Manager взяла на себя компания UCMS Group.

После завершения основной фазы проекта сотрудники «Альфа Лаваль» повторно обратились к поставщику программы с просьбой расширить функционал продукта и дополнить его модулем табельного учета. В результате модуль расчета зарплаты для сотрудников производственных участков был автоматизирован и интегрирован с зарплатным модулем ERP-системы Scala. Данный «подпроект» длился два месяца и завершился к сентябрю 2009 г.

С момента сдачи последнего модуля табельного учета до настоящего времени в компании специально не проводилось никаких доработок: пользователям нужно к ней привыкнуть. Вместе с тем совершенствование Resource Manager продолжается.

РЕЗУЛЬТАТ - УНИФИЦИРОВАННАЯ СРЕДА

В системе был разработан комплекс проверок, позволяющих контролировать введение данных в соответствии с правилами компании. В результате практически полностью исключены ошибки при расчете зарплаты и оформлении документов.

На первый взгляд совсем несложно расставить в документе (скажем, трудовом договоре) имя и фамилию сотрудника в соответствии с падежами русского языка. Но раньше кадровики тратили на это часы - вместо того, чтобы заниматься более важными вопросами. В новой системе расстановка падежей осуществляется автоматически.

Внедренная система позволила специалистам кадровой службы избавиться от трудоемких операций. Сейчас табельщики один или два раза в месяц заносят данные о сотрудниках в специальные формы программы Resource Manager, а Excel и Lotus не применяют за ненадобностью.

Важным результатом внедрения системы стало устранение нерациональных цепочек в бизнес-процессах компании, связанных с кадровым делопроизводством. Сегодня все, кто занимается управлением и учетом персонала, работают в единой системе без использования офисного ПО «широкого профиля». Кадровикам теперь не нужно самостоятельно «добывать» информацию о новых сотрудниках и должностных перемещениях в компании: у них появилась унифицированная среда.

Таким образом, внедрение Resource Manager позволило решить следующие задачи:
• автоматизировать кадровые процессы, включая специфичный для промышленного предприятия табельный учет, и внедрить особый модуль по мониторингу обучающих мероприятий;
• упростить или полностью устранить ручные расчеты и операции, что в итоге привело к снижению временных затрат;
• выстроить более эффективные и рациональные цепочки в кадровых процессах;
• минимизировать ошибки и неточности, связанные с человеческим фактором.

В заключение отметим, что внедрение автоматизированной системы в компании «Альфа Лаваль» совпало с разгаром финансового кризиса. Однако новый информационный продукт оказался в числе стратегических приоритетов. И по мере развития и совершенствования системы список решаемых с ее помощью задач будет пополняться.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль