Как вести учет рабочего времени?

23096
Орлова Елена Васильевна
Директор департамента внутреннего аудита ООО «Комо»
Самый ценный актив компании – ее сотрудники. Именно от их отношения к работе в первую очередь зависит успешность и конкурентоспособность любой организации. И в условиях жесткой конкуренции работодатели стремятся пополнить свои ряды лояльными сотрудниками, не опаздывающими на работу, не покидающими преждевременно рабочее место и не «разбазаривающими» ценное время. Но лояльность лояльностью, а рабочее время требует учета. Причем не только для контроля явок на работу, но и с целью оптимизации затрат на оплату труда, устранения непроизводительных потерь времени, а также оценки отношения сотрудников к работе. Кроме того, правильно организованный учет рабочего времени поможет снизить налоговые риски компании… Заманчиво, не правда ли? Давайте посмотрим, как можно уйти от рутинного и формального ведения табеля и заставить учет «работать».

Каждый работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Об этом Трудовой кодекс РФ прямо говорит в ч. 4 ст. 91.

Тем не менее во многих организациях этого не делают. Основная причина заключается не только в нежелании вести «лишнюю» работу, но и в твердой уверенности, что вести такой учет нет необходимости. Некоторые работодатели все еще ошибочно рассматривают табель учета рабочего времени как документ, всего лишь отражающий трудовую дисциплину в организации. Политика небольших фирм типична: невысокая зарплата, которая даже при наличии пропущенных рабочих дней выплачивается сотруднику полностью, а остальные вопросы решаются посредством «премиальных».

Толковый словарь

Рабочее время - время, в течение которого работ- исполнять трудовые обязанности, а также иные перио-ник в соответствии с правилами внутреннего трудово- ды времени, которые в соответствии с законодательст-го распорядка и условиями трудового договора должен вом относятся к рабочему времени.

К сожалению, подобные ошибки достаточно распространены. Между тем ведением учета рабочего времени не стоит пренебрегать. И вот почему.

Прочитайте полезные статьи по теме:

ЦЕЛИ УЧЕТА

Учет рабочего времени организуется в целях:
• обеспечения контроля за своевременной явкой работников на работу, выявления опоздавших и неявившихся;
• контроля нахождения персонала на рабочих местах в рабочее время, а также своевременного ухода и прихода во время обеденного перерыва;
• фиксирования своевременного ухода работников с работы по окончании рабочего дня;
• учета фактически отработанного времени, времени простоя, болезни, отпусков и других периодов;
Кроме того, учет рабочего времени нужен:
• для расчета оплаты труда и начисления социальных пособий (в соответствии со ст. 132 ТК РФ заработная плата каждого работника зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда);
• для обоснования признания отдельных видов расходов в налоговом учете (например, командировочных расходов);
• для составления статистической отчетности по труду (например, формы № 1-Т, утв. приказом Росстата от 26.08.2009 № 184);
• для анализа влияния трудовых факторов на использование рабочего времени, эффективности организационной структуры компании, оптимизации ее штатного состава.

Читайте также:

Для реализации указанных целей применяется табель учета рабочего времени.

Практический интерес представляет налоговый спор, рассмотренный ФАС Московского округа (постановление от 31.10.2008 № КА-А40/10012-08 по делу № А40-8487/08-117-37).

Майский номер журнала в подарок!

СКАЧАТЬ НОМЕР

Налоговая инспекция признала неправомерным уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль на сумму расходов по соглашению с ООО «РИ» о командировании сотрудников. Инспекция указала на нарушение требований ст. 252 НК РФ и сочла неправомерным завышение расходов, ссылаясь на то, что они не подтверждены.

Как установил суд, общество заключило соглашение с ООО «РИ» от 02.01.2006 о командировании сотрудников в соответствии с особыми условиями. В подтверждение факта нахождения и работы командированного персонала на объектах общество представило табели учета рабочего времени. Расходы на проживание и проезд не учитывались.

Суд пришел к выводу: обществом понесены расходы в соответствии с соглашением о командировании сотрудников с ООО «РИ», а требования ст. 252 НК РФ не нарушены.

Табель учета рабочего времени - это первичный документ, который является основанием для начисления заработной платы и различных социальных пособий. Он в развернутом виде подтверждает один из фактов хозяйственной деятельности: исполнение работником его обязанностей по трудовому договору, как того требуют пп. 1 и 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон о бухучете). Кроме того, он необходим и для составления статистической отчетности по труду.

Организация обратилась в суд с иском о применении льготы по налогу на имущество (наличие работников-инвалидов). Рассматривая дело, ФАС Северо-Западного округа использовал данные табеля учета рабочего времени и в итоге иск удовлетворил (постановление от 11.07.2005 по делу № Ф04-4321/2005 (12888-А81-37)). Судьи признали расчет среднесписочной численности работников организации, произведенный налоговой инспекцией, неверным. Проверяющие не использовали данные табеля учета рабочего времени работников, как того требуют Указания по заполнению формы федерального статистического наблюдения № 1-Т.

Для проверяющих из налоговой инспекции отсутствие данного документа - это повод пересмотреть правильность признания расходов на оплату труда и страховых взносов во внебюджетные фонды с этих сумм для целей налогообложения прибыли. Как правило, при проверке налоговики сверяют данные по отработанным дням, указанным в табеле, с данными по выплате заработной платы. И если, например, работнику начислена зарплата за неотработанные дни, компанию могут обвинить в завышении расходов в налоговом учете и, следовательно, в занижении суммы налога на прибыль.

Для проверяющих из внебюджетных фондов (ПФР, ФСС России) табель учета рабочего времени необходим, чтобы оценить обоснованность начисления и удержания страховых взносов и выплаты пособий по временной нетрудоспособности и других социальных пособий. Именно на основании этого документа специалисты смогут проверить, не нарушены ли права работника (например, в части расчета размера социальных пособий).

Читатель задает вопрос

Чем грозит неуплата или неполная уплата сумм налога (сбора)?

Неуплата или неполная уплата сумм налога (сбора) в результате занижения налоговой базы, иного неправильного исчисления налога (сбора) или других неправомерных действий (бездействия) влечет взыскание штрафа в размере 20% от неуплаченной суммы налога (сбора). А эти же действия, совершенные умышленно, влекут взыскание штрафа в размере 40% от неуплаченной суммы налога (сбора) (ст. 122 НК РФ).

Кроме того, необходимо доплатить в бюджет недоимку по налогу, а также пени за каждый календарный

день просрочки обязанности по уплате налога (ст. 75 НК РФ).

Если работодатель не ведет учет рабочего времени, то это может быть квалифицировано как грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения. В качестве наказания п. 1 ст. 120 НК РФ предусматривает штраф в размере 5000 руб., но это при условии, что данное нарушение не повлекло занижение налогооблагаемой базы по налогу. Если же такое занижение обнаружено, то это повлечет взыскание штрафа в размере 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ).

Табель учета сыграет свою роль и при возникновении трудового спора.

Так, в случае увольнения работника по подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (за прогул) работодатель должен доказать факт его отсутствия на работе без уважительных причин. Документальным подтверждением этого факта будет выступать в т. ч. и табель учета рабочего времени.

Или, к примеру, по спору о суммах оплаты труда работодателю в качестве документального подтверждения обоснованности своих действий придется представить и табель учета рабочего времени.

Невыполнение требований ТК РФ по ведению учета рабочего времени является нарушением трудового законодательства и может повлечь за собой административную ответственность согласно ст. 5.27 КоАП РФ в виде штрафа: для организаций - от 30 000 до 50 000 руб., для должностных лиц - от 1000 до 5000 руб.

ФОРМЫ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

На сегодняшний день существует немало способов построить систему учета рабочего времени:1) табельная форма учета (в электронном виде и на бумажных носителях);2) электронная система учета в сочетании с электронной системой контроля и управления доступом (турникеты на проходной, электронные контроллеры на проходной и в разных частях офиса со считывателями бесконтактных карт доступа и программным обеспечением, биотермические терминалы);3) биллинговая система учета.

Первые две формы являются наиболее распространенными. Выбор формы учета рабочего времени зависит от особенностей ведения бизнеса, специфики организации труда, численности сотрудников и конечно же финансовых возможностей компании, так как электронная система учета потребует значительных затрат.

Вместе с тем нужно помнить: самая главная форма учета рабочего времени - табельная. Именно табель учета рабочего времени на бумажном носителе запросят проверяющие из налоговой инспекции, ГИТ, внебюджетных фондов при проверке.

Табельная форма

Обратите внимание! Табель учета рабочего времени - основная форма учета рабочего времени

Ведение табеля учета рабочего времени на бумажном носителе - самая надежная и простая, а главное - привычная форма учета. Хотя эта форма и устарела технически, но она может работать при компьютерных сбоях или отключениях электричества, в отличие от электронных контроллеров рабочего времени. Используя старый проверенный метод, компании тем самым экономят немалые средства, которые потребовались бы для современных устройств. Эта форма оптимальна прежде всего для небольших и средних фирм.

Статья 91 ТК РФ не говорит напрямую, что учет времени, фактически отработанного каждым работником, работодатель обязан вести именно в табеле, тем более какой-либо установленной формы. Однако именно табельная форма учета рабочего времени является обязательной для всех работодателей. И вот почему.

Согласно ст. 9 Закона о бухучете все проводимые организацией хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами. Они служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Такие документы принимаются к учету, если составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Обратите внимание!Основанием начисления заработной платы сотрудникам является табель учета рабочего времени установленной формы

Учет времени, отработанного каждым работником, ведется в табеле по унифицированной форме № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» или № Т-13 «Табель учета рабочего времени». Обе формы утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В части учета рабочего времени они практически не отличаются по составу реквизитов. Эти унифицированные формы являются обязательными для всех организаций, кроме бюджетных учреждений. В отношении последних действует приказ Минфина России от 30.12.2008 № 148н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету» и табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (код формы 0504421).

Более того, форма табеля учета рабочего времени (в числе всех применяемых организацией форм первичных учетных документов - как унифицированных, так и разработанных самостоятельно) должна быть утверждена в одном из приложений к бухгалтерской учетной политике организации. Это требование установлено абз. 4 п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008, утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н.

Применение табеля учета неустановленной формы может привести к негативным налоговым последствиям для организации. Именно табель учета рабочего времени установленной формы является основанием начисления заработной платы сотрудникам организации, а также в ряде случаев - экономическим обоснованием и документальным подтверждением других видов расходов организации. Отсутствие этого документа, его некорректное составление или использование других способов учета рабочего времени (табели произвольной формы, распечатки данных с электронных контроллеров и турникетов) влечет за собой необоснованность начисления заработной платы сотрудникам компании и некоторых иных расходов. Следовательно, в определенных ситуациях расходы по оплате труда и другие виды затрат не могут уменьшать налогооблагаемую прибыль организации.

Обязательность ведения табеля по унифицированной форме можно подтвердить следующим примером из судебной практики.

Налоговая инспекция обратилась в суд с заявлением о взыскании с общества штрафа в 5000 руб. по п. 1 ст. 120 НК РФ - за грубое нарушение правил учета доходов и расходов объектов налогообложения, выразившееся в отсутствии первичных документов (табелей рабочего времени).

Инспекция провела выездную налоговую проверку, в ходе которой установила: в нарушение подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ общество не обеспечило сохранность табеля учета рабочего времени за период с апреля по декабрь 2002 г. в количестве девяти документов. По результатам проверки был составлен акт и вынесено решение: налогоплательщик привлечен к налоговой ответственности за правонарушение, предусмотренное п. 1 ст. 120 НК РФ, в виде взыскания штрафа в 5000 руб. - за грубое нарушение правил учета объектов налогообложения, выразившееся в отсутствии первичных документов.

Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей указанной статьи понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.

Согласно п. 1 ст. 9 Закона о бухучете все проводимые организацией хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами. Они служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

В силу п. 2 названного Закона первичные учетные документы принимаются к учету, если составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, поименованные в этом пункте.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Таким образом, если форма соответствующего документа предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а организация применяет документ, не соответствующий данной форме, либо первичный документ отсутствует, то такое нарушение влечет применение ответственности по ст. 120 НК РФ.

В соответствии с Альбомом унифицированных форм первичной учетной документации, разработанным на основании постановления Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 «О первичных учетных документах» и утвержденным постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, к унифицированным формам первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в частности по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, в т. ч. относятся:
• табель учета рабочего времени и расчета заработной платы;
• табель учета рабочего времени.

Таким образом, перечень первичных документов, принимаемых к учету, содержит такую унифицированную форму, как табель учета рабочего времени. Причем в соответствии с п. 2 постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 унифицированные формы первичной учетной документации, указанные в п. 1.2 этого постановления, распространяются на организации независимо от формы собственности, кроме бюджетных организаций.

Следовательно, довод налоговой инспекции о нарушении обществом п. 1 ст. 9 Закона о бухучете в связи с отсутствием первичных документов является обоснованным. Учитывая изложенное, требование налогового органа о взыскании с общества штрафа в сумме 5000 руб. подлежит удовлетворению.

При ведении табеля учета рабочего времени необходимо руководствоваться следующими правилами.

Правило 1. Учет явки на работу и ухода с нее ведется по организации в целом либо отдельно по структурным подразделениям.

Правило 2. Включение работника в табель и исключение из него производится на основании первичных документов по учету кадров: приказа о приеме на работу, о переводе на другую работу, о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении).

Правило 3. Каждому работнику присваивается табельный номер, который проставляется во всех документах по учету труда и заработной платы и сохраняется за ним при любых перемещениях внутри организации. В случае увольнения работника его табельный номер, как правило, не присваивается другому работнику в течение трех лет.

Затраты рабочего времени учитываются в табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу (приложение 1), или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т. п.) (приложение 2).

Табель составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом. Заполненный табель должны подписать руководитель структурного подразделения и работник кадровой службы. Затем документ поступает в бухгалтерию для расчета заработной платы.

В связи с тем что зарплату необходимо выплачивать не реже чем каждые полмесяца, как требует ч. 6 ст. 136 ТК РФ, то и сведения об отработанном времени должны попадать в бухгалтерию не реже чем один раз в полмесяца.

Следует также отметить, что работодатель обязан вести учет рабочего времени, фактически отработанного всеми работниками.

Обратите внимание!Некоторые работодатели не ведут учет рабочего времени, фактически отработанного совместителями

Это требование в полной мере распространяется на лиц, работающих по совместительству, в т. ч. и внутреннему, что подтверждается примерами из судебной практики.

Если организация не обеспечит ведение табеля учета рабочего времени в отношении внутренних совместителей, то в соответствии с п. 1 ст. 120 НК РФ ее могут привлечь к налоговой ответственности в виде штрафа в размере 5000 руб. за грубое нарушение правил учета доходов и расходов. К такому выводу пришли судьи в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 18.11.2005 по делу № А56-14249/2005.

В течение какого периода должны храниться табели учета рабочего времени?

Табели учета рабочего времени согласно ст. 281 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000, хранятся один год.

Вместе с тем, поскольку табели являются первичными учетными документами для учета операций по начислению оплаты труда, их необходимо хранить не менее пяти лет. На это указано в п. 1 ст. 17 Закона о бухучете. Именно этот срок хранения (пять лет) следует указывать в номенклатуре дел организации (приложение 3).

КОМУ ВЕСТИ ТАБЕЛЬ?

Отрицательные результаты использования какого-либо инструмента можно получить в двух случаях: или сам инструмент не доработан до товарного вида, или те, кто им пользуется, делают это неправильно.

Табельный учет рабочего времени относится к разряду тех вполне доработанных и хороших инструментов, которые, к сожалению, из-за формального подхода к применению в ряде компаний уже довольно устойчиво причислены к «неработающим». Именно поэтому многое зависит от того, кому поручено вести табель учета рабочего времени.

В ООО «СтройВест» назначены работники, ответственные за ведение табелей учета рабочего времени.
• Личный секретарь генерального директора отвечает за ведение табеля учета рабочего времени на начальников четырех строительных участков, территориально удаленных от офиса, и их прорабов.
• Менеджер по кадрам ответственна за ведение табеля учета рабочего времени работников офиса ООО «СтройВест».

В данном случае назначение ответственным за ведение табеля учета рабочего времени на работников, территориально удаленных от офиса, личного секретаря генерального директора, постоянно находящегося в офисе и видящего вверенных ей людей только раз в неделю на совещаниях, означает формальный подход к делу учета.

В сложившейся ситуации нужно определить в приказе ответственное лицо за ведение табеля на каждом территориально удаленном от офиса строительном участке (из числа работающих там специалистов с учетом загруженности каждого), а личного секретаря генерального директора - назначить координатором данного процесса.

Так кто же должен вести табель: инспектор по кадрам, табельщик, экономист по труду или бухгалтер? Давайте разберемся.

В Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, сказано: табель учета рабочего времени (форма № Т-12 или № Т-13) составляется уполномоченным лицом в одном экземпляре, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в бухгалтерию.

Раньше во многих организациях была специальная должность «табельщик». В обязанности данного сотрудника входит:
• ведение табельного учета фактического времени пребывания работников в организации;
• осуществление контроля за их своевременной явкой на работу и уходом с работы, нахождением на рабочих местах;
• проставление соответствующих отметок в табеле и ежедневное составление рапортов (сводок) о явках на работу, опозданиях и неявках с указанием причин;
• представление табеля, содержащего сведения о фактически отработанном времени, сверхурочных часах работы, нарушениях трудовой дисциплины;
• контроль своевременности предоставления работниками листков временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов, подтверждающих право на отсутствие на работе.

Обратите внимание!Возложение на работника обязанности по ведению учета рабочего времени требует специальной процедуры

Эти обязанности табельщика перечислены в разд. 3 Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37.

В то же время положения Квалификационного справочника не являются обязательными для работодателей, и, как следует из п. 2 постановления Минтруда России от 21.08.1998 № 37, данный Квалификационный справочник «рекомендуется для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм». Следовательно, работодатель может рассматривать этот документ в качестве рекомендаций Минтруда России, а не в качестве обязательного к применению нормативного акта.

Подавляющее большинство современных работодателей считают нерациональным держать отдельную штатную единицу - табельщика - только для регистрации выходов и невыходов на работу. Чаще всего обязанность ведения табеля учета рабочего времени возлагается (в зависимости от степени загруженности работников) на специалиста по кадрам, экономиста по труду, бухгалтера или руководителей структурных подразделений помимо их основных функций. Каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно, исходя из специфики бизнеса и организационной структуры.

Важно понимать, что ведение учета рабочего времени - это функция, «чужеродная» для любого из указанных нами специалистов. А значит, вести табель учета рабочего времени работник должен только с его согласия и за оплату, установленную соглашением сторон.

Определившись с конкретным сотрудником, необходимо оформить обязанности по ведению табеля учета рабочего времени следующим образом:

1. Закрепить обязанность в трудовом договоре с работником (приложение 4) и его должностной инструкции (если она разработана). Если обязанности по ведению табеля учета рабочего времени вменяются работнику не в момент заключения трудового договора, а позже, то эта функция закрепляется сторонами в дополнительном соглашении к трудовому договору.

2. Оформить приказ о возложении обязанностей по ведению учета рабочего времени, в котором определить работника, ответственного за ведение табеля. Основанием для издания такого приказа будет трудовой договор или дополнительное соглашение к нему.

И все же табельный учет рабочего времени хотя и самая распространенная, но далеко не единственная форма учета. О новинках и технических находках в учете рабочего времени поговорим в следующем номере.

Приложение 1

Пример оформления табеля учета рабочего времени (унифицированная форма № Т-13) (фрагмент)

Рабочее время: как построить систему учета

Приложение 2

Пример оформления табеля учета рабочего времени (унифицированная форма № Т-13) (фрагмент)

Рабочее время: как построить систему учета

Приложение 3

Пример оформления номенклатуры дел организации (фрагмент)

Рабочее время: как построить систему учета

Приложение 4

Пример оформления трудового договора (фрагмент)

Рабочее время: как построить систему учета



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Актуально


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль