Как исключить ошибки при расчете зарплаты

2803
Основной причиной перехода «Альфа Лаваль» на новую HRM-систему стал так называемый человеческий фактор. До автоматизации качество учета кадровых данных во многом зависело от квалификации занятых в этом процессе сотрудников, их доступности и оперативности, что было крайне невыгодно с точки зрения рациональности использования ресурсов компании.

Человеческий фактор

Долгое время компания использовала корпоративную систему кадрового учета, реализованную на популярной платформе Lotus. Фактически это был набор простых форм широкого профиля, на базе которых чрезвычайно трудно выстраивать логику функционирования кадрового департамента и осуществлять автопроверку данных о персонале. Основную часть работы выполняли вручную пользователи, которые хотя и являются высококвалифицированными специалистами, все же могли допустить ошибку. Кроме того, эти сотрудники иногда и просто отсутствовали на рабочем месте по разным причинам, что приводило к задержкам и сопутствующим проблемам.

Справка о компании

Собственное производство компании «Альфа Лаваль» (Alfa Laval) в России на базе Болшевского машиностроительного завода «Поток» открыто в 1992 г. Компания выпускает пластинчатые теплообменники разной мощности для многих отраслей промышленности и систем теплоснабжения городских коммунальных хозяйств. Численность персонала - около 350 человек.

Пример

Для расчета зарплаты на производственном предприятии ежемесячно каждый ответственный табельщик создавал в Excel файл и вносил в него данные за месяц обо всех закрепленных за ним сотрудниках. Затем табельщики отправляли свои сведения специалисту, который обрабатывал и перепроверял их путем сложных расчетов. Результат этих действий использовался, с одной стороны, для начисления зарплаты, с другой - для калькуляции себестоимости выпущенной продукции с помощью ERP-системы Scala.

Еще одной трудностью для кадровиков было отсутствие оперативного доступа к необходимым данным: документы компании хранились в разнородных приложениях или просто на файловых серверах, и требовалось дополнительное время на их поиск.

Из-за неэффективно выстроенных процессов ввода и обработки информации скорость выполнения кадровых операций была низкой, отсутствовала возможность получения консолидированных данных о работе службы персонала. И, наконец, программное обеспечение, используемое в HR-департаменте, не было интегрировано с корпоративной системой класса ERP.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Новые требования

Летом 2008 г. «Альфа Лаваль» объявила тендер на поставку и внедрение новой автоматизированной системы управления кадровыми процессами, в котором приняли участие практически все ведущие поставщики подобных продуктов на российском рынке.

Вместе со специалистами IT-департамента сотрудники HR-отдела провели оценку предложений, основываясь на опыте внедрения систем на подобных предприятиях, функциональности программного обеспечения и стоимости проекта. К системе предъявлялся ряд требований:

  • возможность автоматизировать большинство стандартных кадровых процессов с учетом специфики российского законодательства;
  • наличие опытного интегратора, обеспечивающего выполнение полного цикла работ по настройке, поддержке и возможной корректировке системы;
  • широкие интеграционные возможности, взаимодействие с ERP-системой Scala;
  • гибкость системы, т.е. способность быстро изменить логику для реализации некоторых специфичных процессов, связанных с табельным учетом и тренингами для персонала;
  • удобный пользовательский интерфейс и прозрачность операций с данными;
  • адекватная стоимость лицензий, а также дополнительных услуг по внедрению системы (консалтинга и интеграции).

Организации требовалась мощная и в то же время гибкая система, а не готовый коробочный продукт с фиксированным функционалом. В итоге победителем тендера стала компания UCMS Group с системой кадрового делопроизводства Resource Manager. Основными факторами, повлиявшими на выбор в пользу данного продукта, стали широкий функционал решения, быстрые возможности развертывания, надежная интеграция с системой Scala, а также позитивный опыт предыдущего сотрудничества «Альфа Лаваль» с данным подрядчиком.

Внедрение HRM-системы

В рамках проекта по внедрению системы перед исполнителем был поставлен ряд непростых задач. Во-первых, она должна была автоматизировать стандартные кадровые процессы: учет и управление персоналом; расчет заработной платы для сотрудников, имеющих разные условия найма и оплаты; распечатку расчетных листков; составление отчетов для бухгалтерии, налоговых органов и руководства. Отметим, что в компании «Альфа Лаваль» используются сложные схемы табельного учета, завязанные на специфике производства, системе разрядов и поощрений работников.

Кроме того, как уже говорилось выше, требовалась интеграция с ERP-модулем Scala, а также поддержка кадровых процессов в соответствиями с требованиями российского законодательства.

Со стороны «Альфа Лаваль» непосредственное участие во внедрении приняли три специалиста HR-департамента и один сотрудник IT-отдела. За каждым участником проекта была закреплена своя зона ответственности в пределах их профессиональных компетенций: кадровики отслеживали функциональную составляющую системы, в то время как IT-специлист курировал вопросы интеграции и размещения используемого ПО.

Тендер, в рамках которого был выбран Resource Manager, завершился в сентябре 2008 г., а уже спустя 3 месяца стартовал проект по внедрению системы. Все основные операции - доработка и адаптация продукта, реинжиниринг кадровых процессов, установка и интеграция - шли строго по плану и заняли примерно 4 месяца. Еще 2 месяца потребовалось на тестирование новой системы и окончательный переход на нее службы персонала.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Для пользователей Resource Manager - сотрудников HR-департамента «Альфа Лаваль» в России - было создано 15 рабочих мест. Помимо стандартных кадровых функций, а также модуля табельного учета в системе был реализован учет проведенных мероприятий по обучению в соответствии с индивидуальными планами развития каждого работника предприятия. Специальный модуль позволяет построить график проведения занятий, сформировать состав участников и рассчитать себестоимость программы.

Запуск системы в промышленную эксплуатацию состоялся в июне 2009 г. Накануне поставщиком ПО были проведены тренинги для конечных пользователей и IT-специалистов компании. Первых обучали работе с системой, вторых - навыкам ее инсталляции и настройки для того, чтобы они могли обеспечивать первоначальную поддержку системы. Более сложную поддержку и услуги по сопровождению Resource Manager взяла на себя компания UCMS Group.

После завершения основной фазы проекта сотрудники «Альфа Лаваль» повторно обратились к поставщику программы с просьбой расширить функционал продукта и дополнить его модулем табельного учета, чтобы с системой могли работать табельщики производственных подразделений. В результате была проведена автоматизация модуля расчета зарплаты для сотрудников производственных участков и его интеграция с зарплатным модулем ERP-системы Scala. Данный «подпроект» длился 2 месяца и завершился к сентябрю 2009 г.

С момента сдачи последнего модуля табельного учета до настоящего времени в компании специально не проводилось никаких доработок - любая система должна «устаканиться», а пользователям нужно к ней привыкнуть. Однако идеальных процессов не бывает - и совершенствование Resource Manager продолжится в текущем году.

Итоговый результат

В системе был разработан комплекс проверок, позволяющих контролировать введение данных в соответствии с правилами компании. В результате практически полностью исключены ошибки специалистов при расчете зарплаты и оформлении документов.

Пример

На первый взгляд, совсем несложно расставить в документе (скажем, трудовом договоре) имя и фамилию сотрудника в соответствии с падежами русского языка. Но раньше кадровики тратили на это часы - вместо того, чтобы заниматься более важными вопросами. В новой системе расстановка падежей осуществляется автоматически.

Внедренная система позволила специалистам кадровой службы избавиться от самостоятельного выполнения трудоемких, но при этом очень важных операций. Сейчас табельщики один или два раза в месяц заносят данные о сотрудниках в специальные формы программы Resource Manager, а Excel и Lotus больше не применяют за ненадобностью.

Важным результатом внедрения системы стало устранение нерациональных цепочек в бизнес-процессах компании, связанных с кадровым делопроизводством. Сегодня все, кто занимается управлением и учетом персонала, работают в единой системе без использования офисного программного обеспечения «широкого профиля». Кадровикам теперь не нужно самостоятельно «добывать» информацию о новых сотрудниках и кадровых перемещениях в компании -у них появилась унифицированная среда, в рамках которой реализованы все необходимые кадровые процессы.

Таким образом, внедрение Resource Manager позволило решить следующие задачи:

  • автоматизировать все основные кадровые процессы, включая специфичный для промышленного предприятия табельный учет, и внедрить особый модуль по мониторингу обучающих мероприятий;
  • упростить или полностью устранить ручные расчеты и операции, что в итоге привело к снижению временных затрат на решение сотрудниками тех или иных задач;
  • выстроить более эффективные, чем прежде, и рациональные цепочки в кадровых процессах компании;
  • минимизировать количество ошибок и неточностей, связанных с человеческим фактором.

***

Внедрение автоматизированной системы в компании «Альфа Лаваль» совпало с разгаром финансового кризиса. Однако новый информационный продукт оказался в числе стратегических приоритетов, поэтому по мере развития и совершенствования системы список решаемых с ее помощью задач будет пополняться.

Мнение эксперта

Натэлла Бармакова,
преподаватель курса «Управление персоналом» ММВШБ «МИРБИС», независимый эксперт в области управления персоналом, г. Москва

Расчеты без погрешностей



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Продолжите чтение после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 500 полезным статьям по управлению персоналом, важным документам и ценным советам от экспертов HR отрасли.

Читайте после регистрации:

  • Примеры составления KPI
  • Выявляем мотивы для повышения эффективности работы подразделения
  • Оценка результатов труда персонала
  • Анкета для проведения структурированного интервью
  • и другие полезные статьи

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль