Порядок учета и хранения бланка трудовой книжки

16261
Часто сотрудники кадровых служб относятся в учету и хранению пустых бланков трудовых книжек посредственно. Нередки случаи, когда работодатель принуждают всех новых сотрудников самих покупать пустые бланки самостоятельно. Такие действия не только в корне не верны, но и могут иметь последствия для компании. Итак, давайте разберемся, где же все таки брать бланки и как вести их учет.

Казалось бы, ну какая разница, откуда взялся бланк трудовой книжки, главное, что он установленного образца, а значит, нарушений нет. Но так ли это? Давайте попробуем разобраться.

Где покупать бланки трудовых книжек

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты. Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку должна осуществляться службами доставки защищенной полиграфической продукции. Либо работодателем со склада изготовителя или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством РФ.

Согласно ч. 2 ст. 66 ТК РФ  Правительством РФ устанавливаются:

  • форма,
  • порядок ведения и хранения трудовых книжек,
  • порядок изготовления бланков трудовых книжек,
  • обеспечения ими работодателей.

Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 утверждены “Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей” (далее Правила). Согласно п. 46 указанных Правил изготовление бланков и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утвержденном Минфином России.

Читайте также:

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой и вкладыша, утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н (далее Порядок №117н).

Первое на что нужно обратить внимание – это то, что Порядок № 117н устанавливает правила получения бланков трудовой книжки именно работодателем. Для работника такой обязанности не предусмотрено.

Второе - работодатель вправе использовать только те бланки трудовой книжки, которые получены им на основании договора, заключенного с Изготовителем или распространителем. При этом Изготовителем является Объединение «ГОЗНАК» Минфина России. А в роли распространителей могут выступать только юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям изготовителя.

Читайте также:

Учет бланков трудовых книжек

Необходимо постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Из вышесказанного следует, что работодатель не вправе принимать от работника и заполнять принесенный им бланк трудовой книжки. Причем независимо от того, каким образом этот бланк оказался у будущего сотрудника.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек

Все бланки, которые приобретаются организацией должны вносится в соответствующий журнал, тем самым проводится их учет. В таком журнале подлежат не только пустые трудовые, но и вкладыши в них. Он носит название Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Данная книга является унифицированной. Ее форма утверждена Постановлением Министерства Труда и Социального развития № 69 от 10.10.2003 г. В нее вносятся все сведения связанные с движением пустых бланков с занесением ее серии и номера.

Читайте также:

Отсутствие или неправильное ведение такой книги является существенным нарушением действующего законодательства. И за него может быть наложено административное наказание в виде штрафа (ст. 5.27 КоАП РФ). Его размер может составить:

  • от 500 руб. до 5 000 руб. - на должностное лицо;
  • от 30 000 руб. до 50 000 руб. - на организацию

Такая книга должна обладать следующими характеристиками:

  • твердая обложка, так как журнал используется в практике не один год, даже на крупных предприятиях, а после требуется ее хранение и в архиве;
  • все страниц должны быть пронумерованы еще до начала ее заполнения;
  • книга должна быть прошнурована и опломбирована;
  • заверена подписью руководителя организации и печатью.

Читайте также:

Историческая справка об учете бланков трудовых книжек

В отличие от ранее действовавшей Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (1974 г.) сейчас есть ряд изменений. Раньше при отсутствии у гражданина трудовой книжки требовалось предъявить администрации справку о последнем занятии. Такую справку выдавали по месту жительства соответствующей жилищно-коммунальной организацией.

В настоящее время никаких справок о периоде, предшествовавшем поступлению на работу, не требуется.

Необходимо отметить, что бланки являются документами строгой отчетности. В соответствии с п. 40 Правил с целью учета бланков работодатель должен вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

В нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки, с указанием серии и номера каждого бланка (п. 41 Правил). Обратите внимание, что бланки трудовых книжек и вкладышей в них учитываются и хранятся в бухгалтерии.

Читайте также:

Ответственное лицо за внесение сведений в бланки трудовых книжек

Бланки трудовой книжки и вкладышей в нее выдаются только лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п. 42 Правил).

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о их наличии. А также о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» утверждена форма такой книги. Эта форма имеет графу, в которой необходимо указать, от кого получен бланк трудовой книжки.

Получение бланка трудовой книжки от сотрудника и указание в книге, что бланк получен от работника, будет являться нарушением трудового законодательства. Поскольку работодатель вправе приобретать бланки трудовой только на основании договора, заключенного с Объединением «ГОЗНАК» Минфина России или распространителями.  

Поэтому даже если вы уверены, что сам работник в свое время приобрел чистый бланк в соответствии с Порядком и Правилами, тем не менее, оформить этот бланк вы не можете.

Читайте также:

Сроки оформления бланка трудовой книжки

Оформить трудовую книжку работнику, принятому на работу впервые, не позднее недельного срока со дня приема на работу

Итак, как мы выяснили, работникам кадровой службы не следует принимать от работника бланк трудовой книжки. И уж, тем более, что, к сожалению, встречается на практике, отправлять работника, принимаемого на работу впервые, на поиски указанного бланка.

В результате в газетном киоске, переходе или в лотке работник покупает такой бланк, особо не задумываясь при этом о возможных последствиях. А ведь при уходе на пенсию может выясниться, что бланк трудовой книжки недействителен (иногда даже не имеет водяных знаков). И работник будет вынужден подтверждать свой трудовой стаж, собирая бесчисленные справки.

Принимать от работника и заполнять принесенный им бланк трудовой книжки нельзя.

Читайте также:

Испорченный бланк трудовой книжки

После того, как сотруднику была оформлена новая трудовая с него в установленном порядке производится удержание ее стоимости. Удержание не производится в 2-х случаях:

  1. Бланк был испорчен ответственным лицом при его заполнении.
  2. Произошла массовая потеря трудовых книжек в связи с форс-мажорными обстоятельствами.

Как всем известно, на титульном листе трудовой книжки не допускаются исправления и помарки. Взамен испорченного или утраченного бланка сотруднику оформляется новый за счет организации. А испорченный бланк подлежит списанию и уничтожению. Для списания составляется соответствующий акт на фирменном бланке организации.

Для начала процедуры списания необходимо создать инвентаризационную комиссию. Она формируется в соответствии с приказом руководителя. Комиссия проводит инвентаризацию имеющихся у компании бланков трудовых. И составляет отчет по форме ИНВ-16.

Приказ о назначении должностного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

Порядок учета и хранения бланка трудовой книжкиУвеличить изображение >>>

На основании этой формы составляется акт о списании. К акту прикладываются оригинальные серии и номера трудовых, которые списали. Тем самым подтверждается и факт их уничтожения. Номера вырезаются из бланков и подшиваются (подклеиваются) к акту.

После уничтожения производится соответствующая запись в приходно-расходной книге.

Читайте также:

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль