Уведомление об отпуске по графику (образец)

20041
Уведомление о начале отпуска по графику отпусков должно быть направлено работнику не позднее 2 недель до его начала. Информирование о начале отпуска является важной составляющей всего процесса. Отпуск каждого сотрудника должен быть надлежащим образом оформлен. Посмотрим, какие документы нужно подготовить, если все идет по плану, т.е. в соответствии с утвержденным графиком.

Отпуск (кроме за первый год работы) может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью использования ежегодных оплачиваемых каникул, установленной у данного работодателя.

На основании ст. 123 ТК РФ очередность предоставления определяется ежегодно в соответствии с планом. Он утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Порядок его утверждения установлен ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Этап 1 Извещение работника о времени начала отпуска

Часть 3 ст. 123 ТК РФ предусматривает, что о времени отдыха персонал должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его первого дня. Трудовым законодательством не установлено, каким документом он должен быть извещен о времени отдыха. Указано только, что такое извещение должно производиться «под роспись».

Известить персонал о дате первого дня можно специальным уведомлением. Общепринятой унифицированной формы оповещения персонала нет. Как правило, оно составляется в свободной текстовой форме на бланке, разработанном работодателем.

Шаг 1 Составляем текст документа уведомление о начале отпуска

В уведомлении должна быть указана даты отдыха, запланированного в графике. Также можно предоставить сотруднику информацию о его продолжительности и дате выхода на работу.

Посмотрите видео по теме:

Шаг 2 Подписываем уведомление начала отпуска

Текст уведомления должен быть подписан руководителем или другим должностным лицом, уполномоченным принимать решения о предоставлении персоналу времени отдыха.

Шаг 3 Регистрируем уведомления о начале отпуска

Подписанное уведомление о начале отдыха регистрируется в специальной учетной форме, например в Журнале регистрации уведомлений.

При регистрации на уведомлении оформляются реквизиты «Дата регистрации» и «Регистрационной номер».

Прочитайте полезные статьи по теме:

Шаг 4 Знакомим работника с уведомлением под роспись

С уведомлением об отпуске сотрудник должен быть ознакомлен под роспись. Виза ознакомления содержит наименование должности, личную подпись, ее расшифровку и дату ознакомления с содержанием документа.

Можно подготовить документ о начале отдыха в двух экземплярах. В этом случае один из них вручается сотруднику, а на экземпляре, хранящемся у работодателя, трудящийся делает отметку о получении своего экземпляра, ставит личную подпись и дату получения.

Шаг 5 Направляем экземпляр уведомления в дело

Экземпляр уведомления подшивается для хранения в отдельное дело. О направлении уведомления в дело проставляется отметка в левом нижнем углу документа.

Этап 2. Издание приказа
о предоставлении отпуска работнику

Форма приказа разрабатывается работодателем и утверждается на каждый год в составе учетный политики.

Шаг 1. Составляем проект приказа

В заголовочной приказа указываются: наименование организации - полное и сокращенное (если имеется) и код по ОКПО.

Содержательная часть приказа включает следующие сведения:
• фамилия, имя, отчество сотрудника, табельный номер;
• наименование структурного подразделения и должность сотрудника;
• период работы, за который предоставляется отпуск;
• продолжительность ежегодного основного оплачиваемого в календарных днях;
• даты первого дня и окончания ежегодного основного оплачиваемого;
• вид и продолжительность дополнительного оплачиваемого в календарных днях;
• даты начала и окончания дополнительного оплачиваемого;
• суммарная продолжительность, даты первого дня и окончания отдыха.

Обратите внимание: если ему предоставляются основной и дополнительный оплачиваемые отпуска, то в приказе должны быть заполнены строки А, Б и В. Если же предоставляется только основной оплачиваемый отпуск, то заполняются строки А и В.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Шаг 2 Подписываем приказ

Приказ о предоставлении подписывается руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом.

Шаг 3 Регистрируем приказ

Приказ о предоставлении необходимо зарегистрировать в специальной регистрационной форме, например в Журнале регистрации приказов о предоставлении отпусков.

Обратите внимание: срок хранения такого приказа составляет 5 лет.

Соответствующий регистрационный номер и дата регистрации проставляются на приказе.

Шаг 4 Знакомим работника с приказом под роспись

С приказом сотрудник должен быть ознакомлен под роспись.

Шаг 5 Направляем приказ в дело

Приказы по личному составу хранятся отдельно от приказов по основной деятельности. При этом приказы по личному составу, имеющие различные сроки хранения, должны формироваться в отдельные дела.

О направлении приказа в дело делается отметка в левом нижнем углу приказа.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Этап 3 Оформление записки-расчета о предоставлении отпуска работнику

Часть 9 ст. 136 ТК РФ устанавливает, что оплата отдыха производится не позднее чем за три дня.

Для расчета причитающейся сотруднику заработной платы и других выплат при предоставлении ежегодного оплачиваемого отдыха применяется записка - расчет. Лицевую сторону формы заполняет кадровик.

Шаг 1 Заполняем лицевую сторону записки-расчета

В заголовочной части указываются наименование организации и код по ОКПО.

Содержательная часть записки-расчета включает следующие сведения:
• фамилия, имя, отчество сотрудника, табельный номер;
• наименование структурного подразделения и должность;
• период работы, за который предоставляется отпуск;
• продолжительность ежегодного основного оплачиваемого в календарных днях;
• даты первого дня и окончания ежегодного основного оплачиваемого;
• вид и продолжительность дополнительного оплачиваемого, а также основание его предоставления;
• даты первого дня и окончания дополнительного оплачиваемого;
• суммарная продолжительность и даты первого дня и окончания.

Шаг 2 Подписываем записку-расчет

Лицевая сторона записки-расчета должна быть подписана кадровиком.

Шаг 3 Регистрируем записку-расчет

Записка-расчет регистрируется в специальной учетной форме.

Шаг 4 Передаем записку-расчет в бухгалтерию

Записка-расчет передается в бухгалтерию для расчета причитающихся сотруднику выплат. Персонал бухгалтерии заполняет оборотную сторону записки-расчета и оформляют документ для хранения.

Этап 4 Оформление табеля учета рабочего времени

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Для учета фактически отработанного работником времени применяется табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда.

В табеле:

  • выходные дни (еженедельный отпуск) отмечаются буквенным кодом «В»,
  • ежегодный основной оплачиваемый отпуск - «ОТ», ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск - «ОД».

При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях в верхней строке табеля в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми:

  • отпуск,
  • дни временной нетрудоспособности,
  • служебные командировки,
  • отпуск в связи с обучением,
  • время выполнения государственных или общественных обязанностей и т. д.

Этап 5 Оформление личной карточки работника

Учет всех видов отдыха, предоставляемых работнику, ведется в разделе VIII «Отпуск» личной карточки работника.

В этом разделе содержатся сведения:
• вид предоставленного работнику отдыха;
• период работы, за который был предоставлен отпуск;
• продолжительность в календарных днях;
• даты начала и окончания;
•основание (приказ).

Прочитайте полезные статьи по теме:

Этап 6 Заполнение графика отпусков

При составлении графика на следующий календарный год заполняются графы 1, 2, 3, 4, 5 и 6 (если работодатель продолжает использовать унифицированную форму № Т-7). Графы 7, 8, 9 и 10 заполняются лицом, ответственным за его ведение, в течение календарного года.

Так, после предоставления работнику отпуска в графике должны быть зафиксированы фактические даты использования отпуска.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Авторы: Батура Анна Владимировна, Потапова Лидия Александровна

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Актуально





      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль