Описание должности – ненужная бумага или инструмент управления персоналом

10080
 Ряковский Сергей Михайлович
Канд. техн. наук, доцент, директор дирекции Корпоративного университета ОАО «Компания «Сухой».
Задача всех руководителей и кадровиков – установить, сколько нужно сотрудников в подразделении, организации. Но важно также понять, какие это будут люди. Распространенный подход к определению качественного состава персонала – описание должности, или должностная инструкция (традиционное название в нашей стране). Этот документ лежит в основе кадрового планирования.

Во многих компаниях нет должностных инструкций или аналогичных документов, а если и есть, то составлены они были давно и на сегодняшний день потеряли свою актуальность. Часто сотрудники в них даже не заглядывают. Но означает ли это, что можно обойтись без описания должности? Ответ прост: пока все идет хорошо, никакие бумаги не нужны. Но стоит ли ждать, пока что-нибудь случится?..

Итак, рассмотрим схему описания должности (см. рисунок) и каждый из его элементов.

Название и содержание должности

Казалось бы, какое значение в наше время имеет название должности? Ведь главное - зарплата, права, подчиненность. Тем не менее для многих людей именно то, что указывается в штатном расписании, на визитной карточке, на двери кабинета, имеет не меньшее, а иногда и большее значение, чем деньги и т.д. На крупных предприятиях, сохранивших советские традиции, продолжают поддерживать иерархическую систему должностей. И работники таких организаций чтут эту систему с «категориями» и «разрядами». Бывает даже так, что сотрудники при повышении в должности возмущаются, что новая позиция «звучит» не так статусно, как прежняя.

Административные аспекты

В описании должности указывается, кому подчиняется позиция, кого может заменять занимающий ее работник, кто может заменять его в период отсутствия; перечисляются и другие элементарные, но важные детали, соблюдение которых обеспечивает непрерывность функционирования организации.

Иногда на крупных предприятиях «под больших руководителей» формируют подразделения (группы советников, отделы и департаменты), которые после ухода начальника оказываются никому не нужными, что однако не мешает им и дальше получать зарплату, создавая видимость деятельности. Чтобы такого не произошло, следует обязательно указывать подчиненность должности.

Описание должности – ненужная бумага или инструмент управления персоналом

Если в компании действует автоматизированная система, поддерживающая учет персонала, в ней обычно предусматривается ведение данных о структуре штата, в том числе о подчиненности подразделений и позиций. Особенно такая система актуальна в крупных организациях, где у руководителя отдела может быть несколько заместителей, которым подчиняются более мелкие службы.

Цели должности

Это самый важный раздел описания должности. Цели должны быть сформулированы настолько четко и конкретно, чтобы их можно было использовать при планировании работы сотрудника (примеры см. в табл. 1).

Описание должности – ненужная бумага или инструмент управления персоналом

Необходимо ставить цели таким образом, чтобы обеспечить возможность проверки их достижения. Конечно, описание должности не может содержать конкретных количественных значений и сроков - их указывают в планах работы подразделений и личных планах сотрудника.

Важно, чтобы цели были совместимы.Невозможно требовать от человека достижения целей, не обеспеченных ресурсами, соответствующей инфраструктурой или необходимой поддержкой других работников и подразделений.

Основные задачи (функции) должности

Если цели должности - это то, что сотрудник должен достичь, то функции и задачи определяют, как ему следует это делать, какие конкретные действия от него ожидаются. Таким образом, набор функций должен быть сориентирован на достижение целей данной позиции.

Цели включают в себя ожидаемый результат. При их описании используют соответствующие глаголы: обеспечить, добиться, повысить, понизить и т.п. Под функциями же предполагается процесс работы сотрудника. И глаголы совершенно другие: выполнять, осуществлять, разрабатывать и т.п.

Описание функций, как правило, должно сопровождаться указанием стандартов их выполнения, в качестве которых могут выступать, например, объем, уровень достигаемых характеристик, сроки и т.д. Так, функция «предоставлять отчеты» или «посещать клиентов» может иметь периодичность, скажем, «не реже чем 1 раз в неделю» (другие примеры см.в табл. 2).

Описание должности – ненужная бумага или инструмент управления персоналом

Особо стоит выделить функции, определяемые внешними или внутренними стандартами, требованиями безопасности и т.п. Многие руководители надеются, что сотрудник и «сам знает», как надо их выполнять. Однако если он не подтвердил это своей подписью в соответствующем документе, то при любом нарушении процесса отвечать придется начальнику.

В России многие управленцы вменяют всем сотрудникам одну универсальную функцию: «выполнять другие поручения руководства». Но стоит задуматься, дает ли эта фраза начальнику право на абсолютно любое задание. Более корректной была бы, например, такая формулировка: «выполнять другие поручения руководства в рамках реализации целей должности».

Описание должности – ненужная бумага или инструмент управления персоналом

Права сотрудника

Права сотрудников можно разделить на три группы:
  • касающиеся рабочего процесса или подразделения;
  • относящиеся ко всей организации;
  • внешние права, т.е. права принимать решения в отношениях с внешними контрагентами.

Руководитель, естественно, имеет право давать указания своим подчиненным и издавать распоряжения по вопросам деятельности отдела. Вместе с тем, начальники некоторых служб могут принимать решения по своему направлению, но затрагивающие также и другие подразделения. Например, руководитель отдела продаж имеет право, исходя из имеющейся у него рабочей информации, принимать решения о поддержании необходимого ассортимента товара, формально утверждаемые вышестоящим руководителем, обязательные для исполнения службой закупок и складом.

Главам отдельных направлений (на уровне заместителей генерального директора) может быть дан большой объем прав в рамках организации. Так, главный бухгалтер устанавливает форму ведения учетных документов и сроки представления отчетности для всей организации. Директор по персоналу задает требования к процессам набора, оценки, обучения сотрудников и принимает решения (если ему доверит первое лицо компании) о приеме и увольнении работников не выше определенного должностного уровня.

Этим же руководителям обычно предоставляются и некоторые внешние права: заключать сделки, распространять информацию, предоставлять отчетность в госорганы и т.п.

Требования к сотруднику

Для эффективной организации работы в области управления персоналом в описание должности следует включать необходимые требования к квалификации.

В перечень требований сотрудника, занимающего ту или иную должность, входят:

  • образование: минимальный и максимальный уровень;
  • дополнительное обучение: специальность, уровень квалификации и/или объем дополнительного обучения, наличие обязательных удостоверений и сертификатов;
  • опыт: стаж работы по специальности, в определенной должности, по конкретному узкому профилю;
  • навыки: перечень общих и специфических умений, необходимых для работы на данной должности;
  • личностные требования: общие и специфические, необходимые для работы в должности.

Казалось бы, самое простое требование - к уровню образования. Однако руководители зачастую предъявляют требование об обязательном в/о чуть ли не к любой должности. Такая картина характерна, например, для банков - автор убедился в этом, несколько лет прорабов в данных структурах. Наем на позиции операционистов банка специалистов с профильным высшим образованием часто заканчивался тем, что они попросту сбегали от такой скучной работы, для которой они к тому же не обладали необходимой исполнительской квалификацией. А вот выпускники средних банковских учебных заведений прекрасно показывали себя на этой работе: ведь их для нее и готовили. Вероятно, и в других отраслях дело обстоит аналогично. Вывод прост: превышение уровня образования в требованиях к должности так же вредно, как и его недостаток.

Для работы на многих должностях необходимо специальное дополнительное профессиональное обучение или даже сертификации. Пример: водитель должен иметь водительские права.

Но чаще всего в современных условиях в качестве основного требования к сотруднику выступают не дипломы и сертификаты, а навыки и профессиональный опыт. Например, как правило, современные организации ожидают от кандидатов умения работать с различными компьютерными программами, а некоторые - уверенного владения иностранным языком.

Наконец, личностные требования имеет смысл формулировать таким образом, чтобы их можно было оценить при отборе и последующей оценке.

Критерии оценки деятельности

Многие руководители уверены, что все критерии в описании должности указывать не нужно, ибо сотрудник «и так знает, чего от него хотят». Однако стоит четко и однозначно сообщить персоналу, как и что нужно делать каждый день, и чего добиваться по итогам отчетных периодов (месяца, квартала, года) или этапов программ. Иначе однозначного понимания не добиться.

Два «лица» описания должности

Кроме функционального аспекта, у описания должности существует и правовой. Дело в том, что, как правило, этот документ (чаще - именно должностная инструкция) представляет собой неотъемлемую часть трудового договора. Поэтому некоторые руководители ошибочно считают, что создание и переработка описаний должности - дело кадровой службы.

Однако очевидно, что полноценно описать должность могут лишь два человека: сотрудник и его непосредственный руководитель. Кадровой же службе следует оказывать им методическую помощь: обучать составлению документа и способствовать тому, чтобы они грамотно фиксировали повседневную практику бизнеса на бумаге.

Что касается правовой стороны обсуждаемого документа, стоит отметить, что он должен как можно точнее отражать реально выполняемую работу, а сотруднику следует с ним ознакомиться и расписаться в этом. Руководители порой пытаются «быстренько» составить удобную для себя должностную инструкцию подчиненного, облегчающую - при случае - его увольнение по несоответствию занимаемой должности. Но с толковым специалистом этот «номер», конечно, не пройдет.

В заключение подчеркнем, что описание должности, в отличие от стандартной должностной инструкции, прежде всего, рабочий инструмент совершенствования бизнеса, а не средство быстрого увольнения неугодных сотрудников. Последнее же - это тема отдельного разговора.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль