Методы анализа работы

2716
В прошлом номере мы начали разговор о методах анализа работы, дали характеристику таким из них, как интервью, наблюдение и анкетирование, рассмотрели цели их применения. На этот раз остановимся на других инструментах.

Составление перечня задач

Методика заключается в том, что сотрудники, занимающие определенную должность, составляют список тех видов деятельности, из которых складываются их обязанности. Кроме того, сами работники, их начальники и менеджер по персоналу могут указывать и такие сопутствующие параметры, как, например, частота и продолжительность выполнения задач. На основании полученных данных можно составить представление о совокупности знаний, навыков и способностей, необходимых для успешной деятельности на данной позиции. Метод особенно эффективен, когда необходимо рассмотреть большое количество рабочих мест одной категории и нет возможности опросить сотрудников индивидуально.

Перечень нельзя считать описанием работы, это лишь один из инструментов, применяемых для анализа работы. Причем он будет весьма эффективным при соблюдении ряда условий:

  • каждое задание в списке должно быть конкретным и отделимым от других, иметь определенное начало и завершение;
  • описание нужно составлять в глагольной форме, т.е. акцентируется действие и объект, на который оно направлено;
  • перечень должен быть полным, охватывать все операции, которые сотрудник выполняет в ходе работы.

Метод разделения работы на элементы

Этот метод схож с техникой выбора релевантных образцов поведения. При его использовании в центре внимания находятся не абстрактные характеристики, а конкретные примеры действий сотрудников во время выполнения работы и получаемые при этом результаты.

Процесс описания элементов работы включает несколько шагов:

1. Выбор группы экспертов. Как правило, анализ по этому методу проводит профессиональный аналитик. Он возглавляет группу, состоящую из нескольких экспертов, в роли которых выступают самисотрудники, занимающие те или иные должности, и их начальники.

2. Мозговой штурм. Специалисты спонтанно перечисляют элементы, которые включает работа на рассматриваемой должности, и готовят общий список. После этого аналитик просит участников разбить их на составляющие более низкого порядка, которые представляют собой конкретные примеры поведения и помогают наглядно проиллюстрировать значение того или иного элемента.

3. Характеристика каждого элемента. Она осуществляется по следующим критериям:

  • насколько элемент важен для работы на данной должности;
  • эффект, который оказывает включение этого элемента на способность организации заполнять вакансии;
  • проблемы, которые могут возникнуть, если не принять данный элемент во внимание.

4. Приведение данных к наглядному виду. Вычисление показателей на основании оценок специалистов, составление диаграмм.

Метод хорош тем, что получаемые данные основываются на опыте людей, а не на наблюдении со стороны. Есть возможность привлечь для исследования наиболее знающих и квалифицированных специалистов. Информация отличается полнотой и наглядностью. Вместе с тем, у сотрудников могут возникнуть сложности с «разбивкой» работы на отдельные задачи и описание элементов. Анализ с использованием этого метода занимает достаточно много времени. Кроме того, в процессе возникает необходимость преодолевать расхождения во мнениях участников.

Ведение дневника

Чтобы собрать данные с помощью этого метода, сотрудники регулярно записывают, что они делают каждый день на рабочем месте. Этот процесс напоминает ведение личного дневника или бортового журнала.

Метод особенно хорош для тех видов деятельности, где трудно проводить прямое наблюдение. Тем более что существуют специальные компьютерные программы, которые напоминают сотрудникам о необходимости фиксировать события и действия в течение дня и систематизируют информацию.

Недостатки метода заключаются в том, что работники могут искажать действительность, приписывать себе задания и действия, которых на самом деле они не выполняют, и, наоборот, умалчивать о неблаговидных моментах. Таким образом, изначально степень межличностного доверия должна быть достаточно высокой. При этом даже если не предполагать в сотрудниках злого умысла, нельзя гарантировать достоверность собранной информации, поскольку она определяется памятью и способностью людей к письменному изложению событий.

Контрольные списки и оценочные шкалы

В основе данного метода анализа работы лежит перечень ее элементов. Существуют контрольныесписки для сотрудников и для аналитика, проводящего исследование. Первые позволяют по пунктам проверить стандартный перечень заданий, относящихся к позиции. Вторые используются для того, чтобы проверить все собранные данные прежде, чем составлять профессиограмму или описание рабочей позиции.

Такие списки можно подготовить индивидуально или воспользоваться стандартными готовыми образцами. Нужно помнить, что успешное применение метода во многом зависит от того, насколько полным будет контрольный список. Он должен включать точно сформулированные вопросы, относящиеся к важнейшим аспектам деятельности. Вместе с тем, следует знать меру и не делать такой перечень слишком большим, что может привести к путанице и противоречиям.

В целом это простой и недорогой способ анализа работы, хотя его правильнее отнести к вспомогательным техникам.

Инструкции и справочные материалы

Хорошим подспорьем при проведении анализа работы могут быть разнообразные инструкции и справочные материалы, где описаны стандарты качества и процедуры, относящиеся к сфере деятельности менеджера по персоналу. Также помогут готовые формы и профессиограммы, которые можно приобрести на специализированных ресурсах. Они доступны для предприятий, отвечающих международному стандарту качества ISO 9000.

Обратите внимание!

Содержание контрольного списка для анализа работы

1. Должность:

  • название должности;
  • департамент;
  • расположение места работы;
  • число сотрудников.

2. Назначение должности:

  • для чего должность существует;
  • чего должен достичь сотрудник.

3.Ключевые сферы ответственности:

  • какие главные или значительные виды деятельности связаны с должностью;
  • на чем отражается результат работы и каковы главные области ответственности;
  • каков ожидаемый уровень производительности и каковы показатели успешной работы на данной должности.

4. Организация:

  • перед кем отчитывается сотрудник;
  • какие еще должности подотчетны тому же начальству;
  • какие рабочие позиции подотчетны данной должностной единице;
  • сколько сотрудников и какие направления бизнеса попадают в сферу ответственности работника на данной должности.

5. Отношения:

  • с кем работает сотрудник внутри организации;
  • (помимо формальных отношений отчетности);
  • на каких встречах бывает сотрудник - как внутри организации, так и за ее пределами (с поставщиками, заказчиками и др.).

6. Принятие решений:

  • с проблемами какого рода сталкивается сотрудник;
  • насколько сложными являются эти проблемы;
  • уполномочен ли сотрудник решать такие вопросы;
  • какого рода проблемы требуют обращения к управляющим более высокого уровня.

7. Полномочия:

  • каковы полномочия сотрудника на данной должности, в том числе:
  • в вопросах персонала;

в планировании и составлении бюджета;

в вопросах поставок; в определении расходов.

8. Необходимые знания:

  • сферы знания;
  • общие дисциплины;
  • специальные знания; формальное образование (в каком объеме);
  • опыт (в каком объеме).

9. Необходимые навыки:

  • умственные (вычислительные, аналитические и др.);
  • физические (зрительные, двигательные и др.);
  • межличностные (продажи, консультирование, надзор и др.).

10. Физические требования: способность справляться с такими факторами, как:

  • напряжение, использование специального оборудования;
  • неблагоприятная окружающая среда, жара, холод, влажность, шум;
  • угрозы.

11. Особые потребности:

  • рабочие часы;
  • командировки;
  • изоляция.

ul.

12. Источники заполнения вакансий:

  • другие рабочие единицы (какие);
  • программы обучения на производстве (какой продолжительности);
  • другие компании; программы практического обучения;
  • объявления о поиске сотрудников.

13. Отчетность:

  • ценность оборудования;
  • производственные объекты;
  • бюджет и расходы.

14. Условия работы:

  • в какой среде производится работа;
  • существуют ли особые требования к рабочей обстановке.

Техническая конференция

Метод предполагает активное участие руководителей разного уровня, которые, как правило, обладают обширными знаниями о разных рабочих позициях в компании. Чтобы собрать у управленцев подробные сведения о должностях и обязанностях сотрудников, организуется заседание, на котором менеджер по персоналу проводит дискуссию и фиксирует интересующую информацию. Однако чтобы полученные данные были объективны, стоит привлечь к обсуждению также самих сотрудников, чьи рабочие места рассматриваются.

Система анализа пороговых признаков TTAS-модель

Этот метод анализа был разработан Феликсом Лопесом в 1970 г. Он отличается теоретической связностью и последовательностью, может применяться для разных целей (уточнения требований при подборе персонала, составления программ обучения, описания должности, оценки работы и др.) и позволяет хорошо обосновать выводы, к которым приходит специалист в результате анализа.

Система анализа пороговых черт состоит из стандартного набора признаков. Всего их 33, они делятся на два класса: способности (отражают факторы типа «могу сделать» и включают физические, умственные и приобретенные в ходе обучения качества) и отношение (факторы типа «хочу сделать» - отражают мотивацию и социальные характеристики).

Все эти признаки оцениваются по шести параметрам:

  • уровень - показывает, насколько сложным является признак;
  • практичность - представляет собой пропорцию (пропорция - это соотношение; в данном случае - кого с кем?) соискателей на ту или иную должность, обладающих указанным признаком;
  • вес - отражает, насколько сильно та или иная черта влияет на успешное выполнение работы;
  • степень - показывает, в какой мере рассматриваемый признак присущ человеку (может варьироваться от неприемлемо низкой до превосходной);
  • критика - означает «соотношение» между наличием признака и успешным выполнением должностных обязанностей (лучше это переформулировать, непонятно, что это означает);
  • наличие - коэффициент «спрос - предложение» на рынке труда для признака.

Ключевые выводы

При проведении анализа работы специалисты не ограничиваются одним методом. Качественное исследование предполагает сочетание разных подходов. Например, прямое наблюдение, как правило, дополняется интервью. При этом важно соотнести результаты, полученные разными способами, и сформулировать общие выводы.

Чтобы выбрать наиболее подходящую технику, необходимо точно определить цели анализа работы и оценить ресурсы, которыми обладает компания. Следует обратить особое внимание на то, как сбор и оценка информации скажутся на основном рабочем процессе. Это не должно стать дополнительным грузом для сотрудников, напротив, в некоторых случаях они получают вознаграждение за добросовестное предоставление сведений. Проведение исследования пройдет значительно легче, если заранее донести до персонала смысл и важность этих мероприятий для самих людей и компании в целом. Непосредственная коммуникация в этом случае - задача высшего руководства. Если инициатива проведения анализа не исходит от топ-менеджеров, необходимо заручиться их поддержкой. Результаты также должны быть своевременно представлены руководству, чтобы на их основании принять меры по оптимизации работы компании, повышению ее конкурентоспособности и достижению более высокого уровня лояльности и удовлетворенности сотрудников.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль