Как внести в трудовую книжку пропущенную запись?

60803
Я работаю кадровиком совсем недавно и сразу столкнулась со сложной ситуацией при оформлении увольнения. Я внесла в трудовую книжку работника запись об увольнении, поставила свою подпись и печать организации. Работник начал расписываться в трудовой книжке и вдруг с возмущением заявил, что несколько лет назад его переводили на другую работу, однако этой записи в его трудовой книжке почему-то нет. И он потребовал, чтобы я внесла ее прямо сейчас. Стали разбираться. Оказывается, действительно, два года назад работник был переведен на должность главного специалиста отдела маркетинга, а потом на должность заместителя начальника этого отдела. Причем не внесена запись только о первом переводе. Я пыталась убедить работника, что это несущественно, ведь опыт его работы заместителем начальника в книжке отражен, а «промежуточные» варианты не столь и важны… Однако работник настаивает на исправлении ошибок предыдущего кадровика. Неужели мне сейчас придется «городить огород» и, для того чтобы внести запись о переводе, отменять запись об увольнении?

Вы пользуетесь профессиональной информацией!

Статья предназначена только для специалистов по кадрам и управлению персоналом.

Зарегистрируйтесь, чтобы читать материал бесплатно.

Из этой статьи вы узнаете: 

  • кто несет ответственность за хранение, ведение, выдачу и учет трудовых книжек
  • как правильно внести пропущенную запись в трудовую книжку
  • нужно ли отменять запись об увольнении для внесения пропущенной записи
  • в какой срок необходимо внести пропущенную запись после обнаружения неточности

Работу с трудовыми книжками, в т. ч. особенности их заполнения и исправления допущенных ошибок, регулируют Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее – Правила), и Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее – Инструкция).

Номер журнала в подарок!

СКАЧАТЬ НОМЕР

Надо отметить, что указанные нормативные акты не содержат правил внесения в трудовую книжку пропущенных записей. Однако это не означает, что пропущенную запись в трудовую книжку внести невозможно. Более того, пропущенные записи вносить необходимо, поскольку ответственность за ведение трудовых книжек несет работодатель (специально уполномоченное им лицо), а одной из обязанностей при ведении трудовых книжек является их своевременное и правильное заполнение. Тем более в рассматриваемой ситуации, когда на этом настаивает работник. Запись о переводе на другую постоянную работу должна быть внесена в трудовую книжку работника. И вы должны исправить ошибку своего предшественника.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Согласно п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Более подробные разъяснения смотрите в видео:

Работодатель (руководитель организации, индивидуальный предприниматель) должен организовать правильное и своевременное ведение трудовых книжек, а ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Давайте попробуем определить правила внесения пропущенных записей. И прежде всего, выделим те из них, которыми можно будет руководствоваться в любой ситуации, когда появится необходимость внести в трудовую книжку пропущенную запись.

Правило 1. Для внесения пропущенной записи не следует отменять и признавать недействительными другие записи, внесенные в трудовую книжку.

Почему-то многие кадровики считают, что, для того чтобы внести пропущенную запись, следует отменить все записи, которые по хронологии следуют за той датой, после которой должна была бы быть вписана пропущенная. Это, конечно же, неверно. Ведь для отмены записей, внесенных в трудовую книжку без ошибок или неточностей, нет никаких оснований. Признать недействительной, в соответствии с Правилами и Инструкцией, можно только неправильную или неточную запись.

Прочитайте полезную статью по теме:

НЕЛЬЗЯ!

Отменять записи, которые внесены в трудовую книжку без ошибок и неточностей

Правило 2. Пропущенная запись может быть внесена в трудовую книжку в любое время.

Это означает, что пропущенную запись можно внести в любой момент, когда вы обнаружите ошибку в заполнении трудовой книжки.

Возникает вопрос, какую дату при этом нужно указать в графе 2 «Дата» трудовой книжки? Правила и Инструкция предусматривают два варианта действий:

  • указываются дата приема на работу и дата увольнения;
  • указывается дата внесения записи.

Очевидно, что в нашей ситуации в графе 2 трудовой книжки должна указываться дата внесения пропущенной записи. Это можно назвать третьим правилом.

Правило 3. В графе 2 трудовой книжки указывается дата внесения пропущенной записи.

А т. к. запись будет вноситься позже, чем произошло «пропущенное» событие (в вашем случае – перевод на другую работу), то дату этого события также надо отразить. В ряде случаев она может иметь принципиальное значение. Дату можно указать в графе 3 «Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении». Правилами и Инструкцией этот способ не предусмотрен, но на практике используется в сложных случаях, когда графа 2 уже «занята» датой внесения записи. Итак, получаем четвертое правило.

Правило 4. Дата перевода на другую работу или другого события проставляется в графе 3 трудовой книжки.

Как же должна быть внесена пропущенная запись? Нужно ли чем-то ее дополнить, вроде слов «запись пропущена» и т. п.? Полагаем, что пропущенная запись вносится обычным образом, без каких-либо дополнений, кроме указания даты «пропущенного» события. Итак, запоминаем пятое правило.

Правило 5. В графу 3 трудовой книжки пропущенная запись вносится в обычном порядке, без каких-либо уточнений (кроме даты).

Этими правилами следует руководствоваться всегда, когда требуется внести в трудовую книжку пропущенную запись. Но у вас ситуация сложнее: пропущенную запись приходится вносить уже после того, как в трудовой книжке была сделана запись об увольнении. Кадровики на практике нередко отменяют запись об увольнении, вносят пропущенную запись, и уже после этого вносят запись об увольнении. Однако, как мы уже отмечали, оснований для отмены записи об увольнении нет! Она произведена по всем правилам, к тому же печатью организации и подписями работника, ответственного за ведение трудовых книжек, и самого работника заверяются не только запись об увольнении, но все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у работодателя.

НЕЛЬЗЯ!

Отменять запись об увольнении для внесения пропущенной записи.

Как же следует поступить в этом случае? Так же, как вы бы поступили, принимая работника на работу и внося в его трудовую книжку первую запись.

Резюме

Вносить пропущенную запись в трудовую книжку работника необходимо сразу, как только ошибка будет обнаружена. Если в трудовую книжку уже внесена запись об увольнении, отменять ее не следует. Сделайте заголовок, внесите пропущенную запись, а затем снова поставьте печать работодателя и заверьте запись подписями лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и самого работника.

В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки (без указания порядкового номера и даты) в виде заголовка необходимо указать полное наименование работодателя, а также сокращенное наименование (при его наличии).

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи (следующий после записи об увольнении), в графе 2 – дата внесения пропущенной записи. В графу 3 вносится пропущенная запись с указанием даты «пропущенного» события, а в графе 4 указываются дата и номер приказа.

После этого необходимо поступить по аналогии с внесением записи об увольнении: заверить запись подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (пример).

ПРИМЕР

Пример внесения пропущенной записи после внесения записи об увольнении работника

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль