Как без ошибок заверить трудовую книжку

38141
Заверить трудовую книжку может попросить не только работник, но и Пенсионный фонд. Недавно Трудовой кодекс разрешил организациям выдавать трудовую книжку на руки работнику для оформления пенсии . Но заверенная копия трудовой довольно часто необходима работнику. Например, она нужна внешнему совместителю для получения больничного пособия на работе по совместительству.

Как заверить трудовую книжку для Пенсионного фонда

Рассмотрим вопрос о трудовую книжку и образец для Пенсионного фонда на конкретном примере.

Аникин работает в ООО «Сервис Плюс» бухгалтером с 2003 г Скоро ему исполнится 60 лет. В связи с этим он обратился в отделение Пенсионного фонда РФ по месту жительства с заявлением о назначении ему пенсии по старости. Сначала он попросил работодателя заверить трудовую книжку.

К заявлению среди прочих документов Аникин приложил копию трудовой книжки, заверенную печатью организации. Однако сотрудник отделения сообщил Аникину, что этого недостаточно, нужно также предоставить оригинал документа или ее копию, заверенную нотариусом.

Придя на работу, Аникин обратился в отдел кадров с просьбой выдать ему книжку на руки для представления в отделение Пенсионного фонда РФ. Начальник отдела кадров сообщила Аникину, что она несет ответственность за сохранность книжек и отвечать за утерю или порчу документа сотрудниками отделения Пенсионного фонда РФ или самим работником не желает.

Ставя в разговоре точку, она сказала, что вообще не вправе выдавать работнику документ, если тот продолжает работать. А если хочет получить ее на руки - пусть увольняется. Неужели для того, чтобы оформить пенсию, работник должен уволиться?

Скажем сразу: для того, чтобы работнику, достигшему пенсионного возраста, была назначена пенсия по старости, его увольнение не требуется. Никто не может быть ограничен в трудовых правах и свободах в зависимости от возраста (ст. 3 Трудового кодекса РФ, в далее - ТК РФ).

Поэтому достижение работником пенсионного возраста и назначение ему трудовой пенсии по старости не являются основаниями для его увольнения. Мужчина, достигший возраста 60 лет при наличии у него не менее 5 лет страхового стажа имеет право на пенсию по старости. Реализация данного права не зависит от того, работает он или нет.

Обязательно ли заверять трудовую книжку для Пенсионного фонда

Итак, работник вправе обратиться за назначением пенсии, не прекращая трудовых отношений. Как же тогда быть с трудовой книжкой? Но обратите внимание! Запрета на выдачу работнику по его просьбе оригинала документа в законе нет.

Поэтому теоретически по его просьбе (желательно, чтобы она была выражена в письменной форме) вы можете выдать ему документ на определенный срок под расписку. Конечно, если рискнете взять на себя ответственность за ее дальнейшую судьбу.

Образец заявления на выдачу трудовой книжки

Образец заявления на выдачу трудовой книжки

Как без ошибок заверить трудовую книжкуСкачать документ >>>

Помните, ответственность за сохранность книжки (даже если она и находится у работника на руках) по-прежнему лежит на вас как специально уполномоченном лице работодателя (письмо Роструда от 18.03.2008 № 656-6-0).

Кадровику легче заверить трудовую книжку. Образец приведен в тексте. Именно поэтому многие кадровики отказываются выдавать документы работникам, опасаясь, что книжки будут испорчены или утеряны либо самим работником, либо сотрудниками органов Пенсионного фонда РФ (далее - ПФР). В принципе это нормальная реакция кадровиков. Кто захочет нести ответственность за действия других людей?

Пример оформления книги регистрации временной выдачи трудовых книжек и вкладышей в них

Пример оформления книги регистрации временной выдачи трудовых книжек

Пример оформления книги регистрации временной выдачи трудовых книжек Скачать документ >>>

Пример оформления книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Пример оформления книги учета движения трудовых книжек

Пример оформления книги учета движения трудовых книжек Скачать документ >>>

Посмотрите видео по теме:

Какой работник может заверить трудовую книжку

По общему правилу документ работника должна храниться у работодателя.

Законодательство регламентирует возможность выдачи работнику документа на руки только в одном случае - при увольнении (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков документа и обеспечения ими работодателей (далее - Правила), утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках»).

Именно этот работник может заверить трудовую книжку (см.образец). В иных случаях работодатель обязан выдавать работнику лишь копию книжки или заверенную в установленном порядке выписку из документа (п. 7 Правил).

Нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи влечет за собой (ст. 5.27 КоАП РФ):

Нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи влечет за собой

Как без ошибок заверить трудовую книжкуУвеличить изображение >>>

Прочитайте полезные статьи по теме:

Обязанность работодателя по выдаче трудовой книжке

С 2014 года обязанность работодателя по выдаче документа на руки сотруднику при отсутствии увольнения прямо установлена Трудовым кодексом. Так, в силу положений статьи 62 ТК РФ, организация должна выдать сотруднику на руки документ в целях оформления пенсии.

Но для того, чтобы у компании возникла обязанность по выдаче книжки надо соблюдать следующие условия:

  • трудовая книжка нужна работнику для предоставления в Пенсионный фонд России;
  • сотрудник должен представить заявление на выдачу документа, оформленное в письменном виде.

При этом работодателю дается три рабочих дня на то, чтобы выдать работнику на руки трудовую книжку. Иными словами, выдавать документ сразу после получения заявления организация не обязана.

Поэтому, начиная с 2014 года в ситуации, когда сотрудник обращается за документом в целях его представления в Пенсионный фонд, работодатель вместо того, чтобы заверить документ и выдать сотруднику копию, обязан предоставить именно оригинал документа.

Как оформить выдачу сотруднику трудовой книжки

Если вы выдаете работнику трудовую книжку, попросите его указать в заявлении причину выдачи и срок возврата документа, а также обязательство сохранить ее в неизменном виде. И вместо того, чтобы заверить книжку (см. образец), выдайте сотруднику на руки оригинал документа.

Пусть он поставит в заявлении отметку о получении документа, дату и подпись ПФР в письме от 29.12.2005 № 25-19/14554 разъясняет это положение: подлинник трудовой книжки не относится к документам, постоянно находящимся в распоряжении органа, осуществляющего пенсионное обеспечение, для подтверждения права на пенсию.

В то же время данная норма не освобождает гражданина от необходимости предъявить в орган ПФР оригинал документа при обращении за установлением трудовой пенсии.

Как решить проблему выдачи сотруднику трудовой книжки

Как решить проблему выдачи сотруднику трудовой книжки

Как без ошибок заверить трудовую книжкуУвеличить изображение >>>

И все же, если работодатель имеет право отказать работнику в выдаче подлинника трудовой книжки, законно ли требование ПФР о предоставлении ее оригинала или копии, но нотариально заверенной? Оказывается, что да.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Заверить трудовую книжку или выдать оригинал

По нашей просьбе ситуацию разъясняет сотрудник Пенсионного фонда.

Кадровик: Вы можете принять у наших сотрудников копии трудовых книжек, которые мы заверим у директора печатью организации?

Сотрудник ПФР: Нет, мы принимает только оригинал ...если работник работает, то после проверки трудовая книжка будет возращена.

Кадровик: А вы знаете, что требовать оригинал незаконно? Человек работает по трудовому договору, и ответственность за документы несет работодатель. Фактически я.

Сотрудник ПФР: Мы все понимаем.
Не волнуйтесь, Пенсионный фонд - серьезная организация, ничего с документом не случится.

Кадровик: Я, конечно, тоже все понимаю, но еще раз -ответственность за хранение трудовых книжек несу я! Поэтому мне бы не хотелось выдавать документ.

Сотрудник ПФР: Скажите, а вы готовы взять на себя ответственность за подлинность документа, отсутствие исправлений, потертостей и прочих ошибок и нарушений? Ведь за правильность назначения трудовой пенсии ответственность несете не вы, а мы, и поэтому нам необходимо убедиться, что трудовая книжка работника соответствует установленным требованиям.

Кадровик: Хорошо! Если копия будет заверена нотариусом, вы ее примете без оригинала?

Сотрудник ПФР: Да.

При обращении в органы ПФР за назначением трудовой пенсии гражданин должен предъявить, в частности, документы о страховом стаже (п. 2-4 Перечня документов, необходимых для установления пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению, утв. постановлением Минтруда России и ПФР от 27.02.2002 № 16/ 19па).

Основным документом, подтверждающим периоды работы по договору, включаемые в страховой стаж для назначения пенсии, является трудовая книжка (ст. 10 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», ст. 66 ТК РФ, п. 6 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа, утв. постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 № 555).

В соответствии с трудовым законодательством работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи безвозмездно выдать работнику копию документа или заверенную в установленном порядке выписку из книжки (ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил).

Вот только копии документов, заверенные организацией, имеют юридическую силу не для всех (п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»).

Для органов, осуществляющих пенсионное обеспечение, юридической силой обладают копии документов, заверенные органами ПФР, а не организацией-работодателем (письмо ПФР от 29.12.2005 № 25-19/14554).

Как заверить трудовую книжку

Для органов, осуществляющих пенсионное обеспечение, юридической силой обладают копии трудовых книжек, заверенные органами ПФР или нотариусом. Поэтому заверить документ могут именно эти органы.

При приеме документов сотрудник органа ПФР сличает подлинники представленных документов с их копиями, фиксирует выявленные расхождения, дает оценку содержащимся в документах сведениям, их соответствию данным индивидуального (персонифицированного) учета, а также правильности оформления документов (п. 11 и 12 Правил, утв. постановлением Минтруда России и ПФР от 27.02.2002 №17/19пб).

Кроме того, если гражданин представляет незаверенную копию документа вместе с оригиналом, то сотрудник органа ПФР при принятии документов может заверить копию печатью данного органа.

Учтите, что на территории РФ верность копий документов и выписок из них свидетельствуют нотариусы, а также должностные лица местного самоуправления и консульских учреждений РФ, уполномоченные на совершение таких действий (ст. 1, 35-38 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от п.02.1993 №4462-1).

Поэтому для органов ПФР юридической силой также обладают представленные копии документов, в т. ч. книжек, заверенные нотариально.

Образец заверенной копии трудовой книжки

Образец заверенной копии трудовой книжки

Как без ошибок заверить трудовую книжкуСкачать документ >>>

Нотариус может заверить копию трудовой книжки либо в нотариальной конторе (в этом случае вам придется лично идти к нотариусу), либо в отделе кадров организации.

Резюме

Требование ПФР о предоставлении подлинника документа законно. Вместо подлинника может быть предоставлена только копия книжки, заверенная нотариально. Выбор за вами – выдать документ работнику под расписку, отнести ее в отделение ПФР самостоятельно или заверить копию книжки у нотариуса.

Так как нотариальное заверение копии документа не является обязательным требованием закона, то приготовьтесь оплачивать нотариальный тариф (ст. 22 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 (далее - Основы)).

За свидетельствование верности копии книжки или выписки из нее придется заплатить нотариальный тариф в размере 10 руб. за страницу копии или выписки (ст. 22.1 Основ). Если же нотариус приедет в офис, то размер тарифа увеличится в полтора раза. Плюс придется возместить его фактические транспортные расходы.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль