Номенклатура дел отдела кадров

95754
Нередко на практике можно столкнуться с необходимостью поиска определенной информации, которая может быть датирована весьма значительными сроками. И гораздо хуже, когда сведения необходимо найти в сжатые сроки, а из-за неверно составленной системы делопроизводства данная задача практически невыполнима. Каждая организация должна вести собственную номенклатуру дел. О том, что представляет собой данная система, какие требования к ней выдвигает законодатель, и какое влияние на работу компании она оказывает, поговорим далее.

Вы пользуетесь профессиональной информацией!

Статья предназначена только для специалистов по кадрам и управлению персоналом.

Зарегистрируйтесь, чтобы читать материал бесплатно.

Данные по личному составу, имеющиеся в распоряжении кадровой службой, содержат персональные сведения работников и имеют особое значение. Например, такие документы подтверждают трудовой стаж со всеми его особенностями, включая вредные, тяжелые или опасные условия труда.

Учитывая большую ценность содержащихся в них сведений, кадровая информация должна содержаться в определенных условиях, обеспечивающих их защиту от вредных воздействий окружающей среды, повреждений и утраты. При этом все бумаги хранятся в соответствии с определенной системой, сформированные в дела.

Читайте также: Значительная часть данных кадрового назначения имеет длительные сроки сберегания и в случае, например, ликвидации организации подлежит передаче в архив. Потому к ним периодически приходится обращаться для наведения справок социально-правового характера.

Следовательно, организация работы с информацией, касающейся работы кадровой службы, должна создавать такие условия, при которых информация будет формироваться и храниться таким образом, чтобы ими легко было пользоваться в текущей работе, а при передаче на архивный учет не приходилось проводить серьезную работу по их упорядочению.

Сущность и функциональное значение номенклатуры дел

Основой успешной деятельности любого хозяйственного субъекта считают грамотно проведенную систематизацию всех основных сведений, касающихся рабочих процессов. Неудивительно, что аналогичный принцип с успехом применяется и к делопроизводству в компании.

Организация информационной работы с теми приказами, которые уже были исполнены невозможна без правильной систематизации каждой бумаги по датам. Ввиду этого, основой систематизации делопроизводства и будет их верная классификация.

Читайте также:

Номенклатура дел представляет собой систему, которая отвечает за перечень всех наименования дел и сделок, которые были исполнены в рамках рабочего процесса организации. При этом, обязательное требование заключается в том, чтобы список бумаг был систематизирован по датам, с обязательным указанием сроков жизни каждой справки, и соответствовал всем требованиям, выдвигаемым на законодательном уровне.

Номенклатура оформляется в соответствии с «Основными правилами работы архивов» и «Типовой инструкцией по делопроизводству». Именно эти два норматива являются основой для составления юридически верной системы. Стоит отметить, что она обязательная для всех хозяйствующих субъектов независимо от их деятельности и функционального назначения.

Данная система является обязательной и обладает огромной значимостью для дальнейшего ведения деятельности хозяйственной структуры.

Ключевые функции номенклатуры дел

Номенклатура сама по себе относится к документации многоцелевого назначения. Ввиду этого, данный систематизированный перечень имеет массу важнейших функций, среди которых можно выделить следующие:

  • Благодаря грамотно составленной номенклатуре устанавливаются конкретные сроки для содержания тех или иных данных в зависимости от их значения для дальнейшей деятельности компании;
  • Система выступает в качестве основного механизма, благодаря которому можно получить доступ к поиску необходимых сведений, содержащихся в каталогах или отдельных папках;
  • Систематизированный перечень помогает определить ценность данных для компании и способствует облегченному проведению соответствующей экспертизы;
  • Благодаря данному принципу делопроизводства устанавливается и закрепляется конкретная индексация для сведений различного происхождения;
  • Здесь хранятся все данные, которые носят временный характер и должны находится на обязательном хранении на срок до 10 лет;
  • Благодаря грамотно составленному перечню появляется возможность без проблем определять, какие данные еще могут потребоваться в процессе работы компании, а какие подлежат уничтожению ввиду истекших сроков хранения.

Читайте также:

Номенклатура дел и ее разновидности

Система учета, которая активно используется в процессе хозяйственной деятельности каждым субъектом имеет несколько разновидностей, каждая из которых может быть применена в зависимости от потребностей компании и требований законодательной базы.

1.       Типовая

Данный формат относят к категории нормативной документации, поскольку он позволяет определить и установить конкретный состав дел и сделок, которые заводятся в делопроизводстве компании, но при условии, что ее деятельность узконаправленная, а сама организация считается однотипной.

2.       Примерная

Данный перечень носит рекомендательный характер, и может быть использован в работе хозяйствующего субъекта по усмотрению руководства. Данная разновидность указывает примерный состав всех дел, которые подлежат регистрации в компании.

По своей сути, вышеуказанный вид систематизации разрабатывается за счет специальных служб обеспечения управления компаний, которые имеют весьма расширенную сеть подразделений и филиалов. Ввиду наличия данного факта, перечень представляет собой методические указатели для дальнейшей работы.

Читайте также:

При этом, все сделки, которые подлежат обязательному указанию в номенклатуре, будут перенесены с учетом их специфики и временного отрезка, в течении которого они должны находится на учете.

3.       Индивидуальная

Указанная система составляется благодаря активному и тесному взаимодействию между руководящим персоналом всех подразделений и филиалов организации и сотрудников служб документационного обеспечения. Тесное сотрудничество в данном случае позволяет спрогнозировать, какие сведения относительно работы структуры могут появится в обозримом будущем.

Данный перечень для каждого хозяйственного субъекта будет индивидуальным, и в первую очередь будет зависеть от конкретного рабочего процесса, который был применен, и его результатов. Благодаря такому подходу можно дать прогноз на дальнейшее развитие компании при сбережении текущих условий.

В целом же, при составлении номенклатуры будут учитываться данные учредительной документации, которая согласована всеми собственниками фирмы, штатным расписанием и прочими договоренностями, обобщающими положения о структурных подразделениях фирмы.

Требования к составлению номенклатуры дел организации

В соответствии с действующими правилами и принципами, процесс составления номенклатуры должен закрепить определенный объем информации, касающийся рабочих процессов в компании. При этом данные по каждому отдельному делу должны быть сгруппированы по соответствующим признакам и классификации.

По сути, группирование позволяет собрать конкретный перечень данных в отдельное дело, обозначенное как «первичный комплекс». И таких комплексов может быть несколько в зависимости от системы делопроизводства компании.

Каждый массив информации должен находится под определенным заголовком, что позволит существенно упростить систему поиска необходимых сведений по конкретному делу. Помимо заголовка, необходимо также учитывать временные промежутки, выделенные для сохранности тех или иных данных.

Читайте также:

Далеко не вся информация, касающаяся работы производственной структуры может быть включена в номенклатуру. Здесь все будет зависеть от того, насколько ценные сведения содержаться в том или ином деле. А помогает установить ценность документов специально назначенная экспертиза.

Экспертиза ценности при номенклатуре дел

Все бумаги, созданные кадровой службой, либо остаются на длительный архивный учет, либо хранятся в течение краткого срока и затем выделяются к уничтожению.

При этом определение того, какие именно данные подлежат дальнейшему хранению, а какие могут быть уничтожены за ненадобностью, будет зависеть от проведенного экспертного анализа в отношении всех дел, которые были реализованы компанией.

В делопроизводстве организации экспертиза ценности проводится:

  • при составлении системы документооборота;
  • в процессе формирования дел;
  • при подготовке дел к передаче в архив.

Читайте также:

Номенклатура дел для организации

Потребность в удобном и быстром поиске данных прошлых лет обуславливает необходимость распределения их по определенным группам. Их называют первичными комплексами, или делами.

Для правильного формирования определенных информационных массивов в конкретные дела, в каждой компании должен быть разработан специальная система делопроизводства- номенклатура дел. В ней определяется состав дел, формируемых в подразделениях организации, и устанавливаются время их оберегания.

В компании, насчитывающей чуть более 20 человек, кадровых данных создается мало. Текучести практически нет - семейный бизнес. Да и сведения распорядительного характера издаются только в крайнем случае.

Функции кадровика выполняет помощник директора. Он же является ответственным за учет всех бумаг, касающихся работы кадровой службы. Есть ли смысл создавать номенклатуру дел по личному составу? Как хранить дела, если в организации не создан архив?

Статья 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» предусматривает право (но не обязанность) организаций и граждан создавать архивы в целях сбережения архивной информации, образованной в процессе их деятельности.

Однако ст. 17 этого же Федерального закона говорит, что организации обязаны обеспечивать сохранность некоторых важных механизмов делопроизводства, в т. ч. данных по личному составу, в течение установленного времени, определенного нормативными правовыми актами. Обеспечить же сохранность без организации их оперативного и архивного учета невозможно.

Читайте также:

Для последующего сбережения и использования информации в справочных целях в первую очередь необходимо их систематизировать. В дела они формируются в соответствии с требованиями. Если данная система в организации еще не утверждена, ее необходимо как можно быстрее реализовать на практике.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения.

Если в организации не выделено специальное помещение (не создан архив), необходимо обеспечить нормальные условия хотя бы для оперативного хранения в структурных подразделениях. Не следует забывать о возможности работы на договорной основе с государственными и муниципальными архивами.

Методические рекомендации по составлению номенклатуры дел организации

Систематизированный перечень составляется на предстоящий год, поэтому служит своего рода планом группирования информации в определенные дела (каталоги). Он составляется и утверждается в конце календарного года и вводится в действие с 1 января нового года.

Организация образовалась в марте 2010 г. Сразу был создан отдел кадров, приняты работники во все структурные подразделения. До конца лета планируется укомплектовать штат полностью. Получается, что к концу года в отделе кадров накопится довольно большое число бумаг и справок. В течение какого времени должна быть разработана номенклатура дел?

С первого же дня работы в организации оформляются различные приказы и указания, в т. ч. и по личному составу. В первом календарном году работы организации сотрудникам, отвечающим за делопроизводство, необходимо начинать формировать дела, еще не имея утвержденной системы учета. В этом году необходимо обеспечить документооборот по всем данным, образовавшимся в деятельности такой организации.

В конце первого календарного года работы на основании накопившейся информации о том, какие бумаги создаются в каждом структурном подразделении, должны быть подготовлены номенклатуры дел (по подразделениям и сводная), которые в дальнейшем будут уточняться и дополняться.

Читайте также:

Если в организации есть структурные подразделения, то сначала разрабатывается система делопроизводства для них. Затем на их основе - сводная показатели. Таким образом, номенклатура дел отдела кадров - это раздел сводной номенклатуры дел предприятия.

Механизмы делопроизводства в отделе кадров (см. приложение) составляются по установленной форме, содержащейся в Основных правилах работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Содержание номенклатуры дел

Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу, которая заполняется с некоторыми особенностями.

Пример оформления номенклатуры дел (фрагмент)

Номенклатура дел отдела кадров

Номенклатура дел отдела кадров

Увеличить верхний фрагмент

Увеличить нижний фрагмент

Скачать пример

Работа с номенклатурой дел

Номенклатура дел ведется в течение календарного года, на который она утверждена. Это означает, что в нее должна вноситься необходимая информация.

Читайте также:

Заполнение содержательной части номенклатуры дел

№ п/п

Название графы

Особенности заполнения графы

1

Индекс дела

В графе указываются делопроизводственные индексы дела.

Индекс дела включает:

  • индекс структурного подразделения по классификатору подразделений или индекс направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);
  • порядковый номер внутри дела данного структурного подразделения или направления деятельности.

Таким образом, индекс дела состоит из двух частей, показывая, в каком структурном подразделении оно сформировано. Например, 04-04, где 04 - индекс структурного подразделения - отдела кадров, 04 - порядковый номер дел в данном подразделении, например, "Приказы по личному составу"

2

Заголовок дела

В графе указываются заголовки дел в определённой последовательности.

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью входящих в дело бумаг.

Так, сначала располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную информацию, далее - заголовки дел, содержащих плановые и отчётные сведения, затем - остальные заголовки в порядке убывания дат по всем имеющимся данным

3

Количество ед. хр.

Графа заполняется по окончании календарного года, когда дела за прошедший год сформированы и стал известен их объём

4

Время сбережения и № статей по перечню

При заполнении этой графы после проставления дат для дела необходимо дать ссылку на соответствующую статью Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием временного отрезка, в течении которого они должны быть учтены

5

Примечание

В графе проставляются различные отметки, например, о заведении дел, о переходящих делах, об уничтожении дел, их изъятии, утрате и т. п.

Скачать таблицу

В конце мая общее число листов, помещенных в дело, составило уже 207 штук. Согласно правилам в одно дело может быть помещено не более 250 листов. Что делать, если их наберется больше?

Действительно, есть правило, что в одно дело помещается не более 250 листов. В ситуации, когда в течение года создается большее число бумаг, необходимо формировать новый том. При этом в конце года нужно будет заполнить графу 3 «Количество ед. хр.», т. е. количество дел.

В этом случае в графу 3 вносятся данные о крайних датах хранения каждого тома, например:

Т. 1. 11.01-30.06.2009

Т. 2. 01.07-29.12.2009.

В графе 5 «Примечание» проставляется отметка «Переходящее» для переходящих дел, которые ведутся в течение нескольких лет (личные дела, трудовые договоры, дела с локальными нормативными актами, например, правилами внутреннего трудового распорядка, трудовые книжки и др.).

Читайте также:

В эту графу также вносится информация о формировании дел: как только в дело подшивается хотя бы один лист, в графе «Примечание» напротив заголовка дела делается запись: «Заведено». Внесение таких записей необходимо для контроля и учета.

Если в течение года возникают приказы, которые ранее не были предусмотрены систематизацией, необходимо в конец номенклатуры внести новую запись - заголовок дела, отражающий состав и содержание нового массива информации на сберегание.

Система учета при номенклатуре дел

Наш совет

При оформлении номенклатуры дел оставляйте в каждом ее разделе резервные номера (свободное место). Их можно будет использовать в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре, но сформированных в течение календарного года

В номенклатуру дел включаются все бумаги (приказы, распоряжения и т.д.), создаваемые в кадровой службе и поступающие в это подразделение от работников организации, других подразделений, руководства, кроме печатных изданий. Включаются в номенклатуру дел и сведения учетного характера, в т. ч. учетные и регистрационные журналы, картотеки, базы данных.

В деятельности кадровой службы формируются следующие данные:

  • локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка, положения о защите персональных данных работников, о системе оплаты труда, об отделе кадров, должностные инструкции и др.);
  • информация распорядительного характера (приказы по личному составу, приказы, распоряжения по основной деятельности и др.);
  • сведения по договорам (трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам, соглашения);
  • учетная информация по персоналу (личная карточка Т-2 или Т-2ГС (МС), личные дела, если они ведутся в организации, списки работников, учетные и регистрационные журналы, например, журналы регистрации приказов, трудовых договоров, журналы учета отпусков, командировок и др.);
  • информационно-справочные (бумаги, являющиеся основаниями для издания приказов по личному составу (заявления, докладные и объяснительные записки и др.), переписка по кадровым вопросам, справки и др.);
  • персональные данные работников (копии бумаг, удостоверяющих личность работника, его квалификацию, заключения (справки) о состоянии здоровья и др.);
  • нормы и акты, создаваемые коллегиальными органами (протоколы заседаний аттестационных и конкурсных комиссий, акты и др.).

Читайте также:

●        Должностная инструкция специалиста по кадрам

Приведенный перечень не является исчерпывающим, но он дает представление, какие массивы информации составляют понятие «документы по личному составу» и что должна включать номенклатура дел кадровой службы.

Чтобы правильно составить систему делопроизводства для отдела кадров в организации, нужно знать правила формирования дел, поскольку именно они определяют состав конкретных сведений и структуру самого заголовка дела.

Сроки хранения документов при составлении номенклатуры дел организации

Самое важное, что нужно учитывать при формировании дела, - это сроки хранения, поскольку в одно дело можно помещать только те бумаги, в отношении которых определены одинаковые условия и даты.

Правило

Если в одно дело необходимо поместить сведения с разными сроками хранения, делу необходимо присвоить то время, которое является максимальным.

Основным нормативным актом для определения сроков хранения является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием конкретных временных отрезков, утв. Росархивом 06.10.2000 (далее - Перечень).

В указаниях по применению Перечня сказано, что временные сроки хранения применяются всеми организациями. При этом сроки могут быть увеличены организацией, а вот снижение сроков хранения не допускается. Постоянный учет применяется теми организациями, информация которых поступает на государственное или муниципальное хранение в соответствующие архивы.

Читайте также:

Для организаций, не являющихся источниками комплектования архивных учреждений, предусмотрен следующий порядок хранения, для которых в Перечне установлен постоянное время учета:

Тип организации

Порядок хранения документов

Государственные и муниципальные

10 лет

Негосударственные

Не менее 10 лет

Скачать таблицу

Дальнейшее время учета определяется в соответствии с действующим законодательством и необходимостью практического использования информации о деятельности хозяйственного субъекта.

Определенные категории бумаг (учредительные, об итогах деятельности и перспективах развития и др.) следует хранить в организациях всех форм собственности до их ликвидации (в графе 4 номенклатуры дел указывается срок хранения «До ликвидации организации» или «Постоянно», но с пояснением, что они будут храниться до ликвидации организации).

Читайте также:

Организационно-распорядительные документы в номенклатуре дел

Перечень выделяет следующие распорядительные документы:

Распорядительные данные

Временной отрезок

Статья Перечня

Приказы (распоряжения) по основной деятельности

Постоянно

Приказы (распоряжения) по личному составу

75 лет ЭПК

Приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам

5 лет

Скачать таблицу

Отметка «ЭПК» («Экспертно-проверочная комиссия»), проставленная в Перечне к отдельным видам бумаг, подразумевает, что для них срок хранения не установлен окончательно. Часть из них может иметь научно-историческое значение, и, следовательно, для какой-то отдельной части дела срок хранения может быть продлен.

Отметка «ДМН» («До минования надобности») означает, что содержащиеся в деле сведения имеют только практическое значение и хранятся в организации до тех пор, пока не отпадает в них надобность (но не менее одного года).

Например, даты учета «До минования надобности» установлены приказом (распоряжением) по основной деятельности, присланным для сведения. Поскольку приказы (распоряжения) по основной деятельности службы кадров получают в копиях из службы делопроизводства, они в кадровой службе должны составлять отдельное дело со сроком хранения «ДМН».

Читайте также:

Подлинники этих приказов хранятся в службе делопроизводства организации, составляя самостоятельный процесс в делопроизводстве, и имеют срок хранения «Постоянно».

Заголовок дела в этом случае формулируется следующим образом: «Приказы общества по основной деятельности. Копии» или: «Распоряжения главы города по основной деятельности. Копии».

Конкретные наименования организаций в заголовок дела не включаются, вместо них используются нарицательные слова, обозначающие тип организации: предприятие, компания, общество, администрация и др. Включение слова «Копии» в заголовок дела, если в него помещаются не подлинники, а копии, является обязательным.

Хранение данных в номенклатуре дел

Обратите внимание!

Таблицу приказов по личному составу с указанием сроков хранения см. на www.pro-personal.ru

Итак, приказы (распоряжения) по личному составу согласно Перечню подразделяются на два массива: со сроком хранения 75 лет ЭПК и со сроком хранения 5 лет.

Перечень определяет состав приказов (распоряжений), попавших во вторую группу. Это приказы (распоряжения) о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках.

Указанные приказы имеют срок хранения 5 лет. Из этого следует, что все остальные приказы (распоряжения) по личному составу имеют срок хранения 75 лет ЭПК и соответственно должны выделяться в отдельный массив и помещаться в отдельное дело.

Читайте также:

Какие именно приказы (распоряжения) относятся к приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет?

Нормативные данные не дают ответа на этот вопрос, но исходя из длительного срока хранения этих документов можно утверждать, что это те приказы (распоряжения), которые в дальнейшем могут использоваться для удовлетворения социально-правовых запросов граждан, т. е. для получения информации о трудовом стаже, заработной плате, наградах и др.

Распоряжения по кадровому составу в номенклатуре дел

Тематику приказов (распоряжений) по личному составу можно определить примерно следующим образом:

  • прием на работу (назначение или избрание на должность, заключение трудового договора);
  • увольнение (прекращение трудового договора);
  • перевод на другую работу;
  • поощрение работников;
  • установление размера оплаты труда (надбавок к должностному окладу (за совмещение, особый характер труда, стаж работы и др.), доплат);
  • предоставление отпусков без сохранения заработной платы;
  • предоставление отпусков по уходу за ребенком;
  • изменение персональных данных работника (в связи с вступлением в брак, расторжением брака, изменением имени и др.);
  • присвоение классного чина государственным (муниципальным) служащим;
  • направление в загранкомандировки;
  • направление в длительные командировки внутри страны;
  • прохождение практики студентами (если в этот период им выплачивается заработная плата и уплачиваются страховые взносы в ПФР).

Обратите внимание!

Нельзя все приказы (распоряжения) по личному составу помещать в одно дело.

Поскольку приказы (распоряжения) по личному составу подразделяются на два массива по срокам хранения - 75 лет ЭПК и 5 лет, - кадровые службы должны формировать их в разные дела и вести их регистрацию раздельно.

Заголовки этих приказов могут быть сформулированы следующим образом:

  1. Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение и др.)» (со сроком хранения 75 л. ЭПК, ст. 6б Перечня);
  2. «Приказы по личному составу (очередные и учебные отпуска, взыскания и др.» (со сроком хранения 5 лет, ст. 6б, прим. 2 Перечня).

Если в организации ошибочно все приказы (распоряжения) по личному составу помещаются в одно дело, то при передаче на архивное хранение такие дела необходимо будет переформировывать.

Читайте также:

Договорные документы и их значение для номенклатуры дел

К важной категории документов по личному составу относятся трудовые договоры и соглашения об изменении трудовых договоров. Если в организации на работников ведутся личные дела, то трудовые договоры, как и соглашения об их изменении, помещаются в личные дела работников.

Если личные дела не ведутся, необходимо формировать отдельное дело под заголовком «Трудовые договоры, соглашения с работниками» (срок хранения - 75 лет ЭПК, ст. 338 Перечня).

При большой численности персонала, возможно, придется сформировать несколько дел с таким названием и разделить трудовые договоры по алфавиту фамилий, например:

«Трудовые договоры, соглашения с работниками (А - К) (том 1) »;

«Трудовые договоры, соглашения с работниками» (Л -Я) (том 2) ».

Поскольку соглашение об изменении трудового договора является его неотъемлемой частью, заключаемые с работником соглашения об изменении трудового договора необходимо приобщать к соответствующим договорам.

Читайте также:

Дела с трудовыми договорами работающих сотрудников будут являться переходящими, о чем необходимо сделать отметку в графе «Примечание» номенклатуры дел.

Как поступать с трудовыми договорами работников, уволенных в календарном году?

При увольнении работника из организации его трудовой договор вместе с соглашениями об изменении договора необходимо изъять из дела с действующими трудовыми договорами и поместить в отдельное дело «Трудовые договоры с уволенными работниками» (срок хранения - 75 лет ЭПК). Такое дело будет формироваться в организации также ежегодно.

Если количество увольняемых достаточно велико, то в течение года нужно сформировать несколько дел (томов) с трудовыми договорами уволенных работников. Их необходимо разделить по алфавитному принципу, т. е. так же, как и действующие трудовые договоры.

Штатное расписание в номенклатуре дел

Штатное расписание оформляется по унифицированной форме № Т-3, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Данной формой предусмотрен гриф утверждения штатного расписания приказом руководителя.

Приказ об утверждении штатного расписания является приказом по основной деятельности, а само расписание будет являться приложением к нему. Подлинники приказов по основной деятельности вместе с приложениями, как правило, составляют дело, формируемое в службе делопроизводства. И на практике отдел кадров получает штатное расписание в копии.

Этот документ может быть помещен в дело с приказами по основной деятельности, но поскольку со штатным расписанием кадровая служба работает постоянно, оно может быть выделено в самостоятельную единицу хранения. Заголовок дела в этом случае должен быть сформулирован следующим образом: «Штатноерасписание и изменения кинему. Копии».

Учет личных карточек работников в номенклатуре дел организации

Еще одна особенность формирования дел связана с личными карточками работников (унифицированная форма № Т-2). Личная карточка - основной учетный документ в системе кадровой документации.

Читайте также:

Основным правилом сбережения данных документов является то, что личные карточки должны составлять самостоятельный массив.

Правило

Личные карточки включать в состав личных дел нельзя

Личные карточки работающих сотрудников составляют картотеку, формируемую по алфавиту фамилий либо по структурным подразделениям, а внутри этих разделов - по алфавиту. Для отражения данных документов в номенклатуру дел вводится позиция «Личные карточки работников (форма Т-2)» с отметкой «Переходящее» в графе «Примечание».

Как поступать с личными карточками работников, уволенных в календарном году?

При увольнении работника личная карточка закрывается и перемещается в дело «Личные карточки уволенных работников».

Такие карточки помещаются в специальную папку с клапанами, не имеющую крепления (чтобы не делать отверстий в карточках с помощью дырокола), по алфавитному принципу или переплетаются. Если карточки переплетаются, следует иметь в виду, что левое поле этого документа очень узкое и нужно следить, чтобы часть записей не попала в переплет.

Если личных карточек в течение года набирается большое количество, и они не помещаются в одну папку, их нужно разделить на несколько дел по алфавитному принципу так же, как и трудовые договоры.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Актуально


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль