Прогноз потребностей в персонале

11370
 Никифорова Л.Х.
канд. экон. наук, доцент кафедры менеджмента МГТУ Гражданской авиации, бизнес- консультант, г. Москва
Как правило, говоря об определении потребностей в персонале, подразумевают именно прогнозирование. Однако верно бы было рассматривать его в комплексе с диагностикой имеющейся кадровой ситуации, так как важно не только ответить на вопросы «кто? сколько? когда?», но и понять, как удовлетворить имеющуюся потребность в кадрах.

Причины, действия, планирование

Определение потребностей в персонале - важная HR-функция, выполняемая совместно службами управления персоналом и линейным руководством предприятия. В результате все руководители предприятия получают актуализированную информацию о том, сколько работников, какой квалификации (и иных качественных характеристик), когда именно необходимы для реализации поставленных стратегических и/или тактических целей предприятия. Чаще всего необходимость в выявлении потребностей в персонале возникает в случае динамичного развития компании, проведения реорганизаций, оптимизации организационной структуры или планирования проектной деятельности. Разумеется, приведенные условия - только примеры: на самом деле эта функция носит периодический характер, так как позволяет планировать бюджет затрат на персонал.

В общем виде функция реализуется посредством трех основных этапов:

  • Прогнозирование будущих потребностей в персонале.
  • Оценка наличных кадровых ресурсов.
  • Планирование мероприятий по устранению рассогласования между будущими потребностями в персонале и наличными кадровыми ресурсами. Первые два этапа можно выполнять одновременно или поочередно - строгой последовательности нет.

Возможные способы устранения рассогласования (третий этап):
1 - организация подбора новых сотрудников;
2 - организация внутренних перемещений (ротации);
3 - сокращение персонала;
4 - повышение квалификации и профессиональная переподготовка персонала;
5 - лизинг персонала;
6 - аутсорсинг ряда функций и т.д.

Иными словами, если предприятие столкнулось с дефицитом рабочей силы, мы используем из данного перечня пункт 1 в сочетании с пунктами 2, 4, 5, 6. Проблема излишка человеческих ресурсов решается с помощью сокращения персонала (п.3) - возможно сочетание с мерой, обозначенной в п.2.

Прогноз потребностей в персонале
Юрий Жучков,
зам. генерального директора -
директор по персоналу
ГК «МАРКОН»

Большое значение при определении потребностей в персонале имеет умение определять количество рабочих мест. Именно оценка количества рабочих мест является основной единицей измерения всех трудовых показателей. Создание нового подразделения, структурная реорганизация, присоединение, слияние, деление - все эти действия требуют ответа на вопрос: сколько необходимо рабочих мест и их описание. Эту HR-технологию принято называть паспортизацией рабочих мест. В настоящее время паспортизация рабочих мест находит широкое распространение в отечественном бизнесе, особенно в промышленности. Алгоритм этой работы включает следующие этапы:

  • техническая оснащенность;
  • технология выполнения работы;
  • условия труда;
  • продолжительность рабочего времени (сменность);
  • численность;
  • сложность труда и уровень квалификации;
  • вид, форма и система оплаты труда. Как видно, расчет численности находится далеко не на первом месте.

Какой прогноз?

Рассмотрим более подробно существующие методы прогнозирования потребностей в персонале. Для удобства анализа подразделим их на пять групп, в каждой из них выделим существенные особенности, достоинства и недостатки.

1. Применение норм труда.

Существует несколько видов норм труда: времени, выработки, обслуживания, времени обслуживания, численности и т.д. Если на предприятии практикуется нормирование труда, данный метод приобретает первостепенное значение. Зная прогнозируемые объемы работ в предстоящий период и учитывая нормы труда, можно легко оценить необходимое количество работников.

Пример

Известны нормы времени в дилерском центре X: механик должен успеть заменить воздушный фильтр за 0,2 часа, масло двигателя - за 0,4 часа, а передние колодки - за 0,6 часа. Как определить, каким должен быть штат службы механиков? На основе прогнозирования производственной деятельности известно, что за отчетный период нужно будет осуществить замену 200 воздушных фильтров, масла двигателя в 350 случаях, а передние колодки в 150 случаях. Таким образом, для выполнения этой производственной программы понадобится 270 нормо-часов. Путем деления нормо-часов на нормативную продолжительность рабочего времени одного работника в предстоящий период можно определить численность механиков.

В подобных случаях (применение норм труда) качество прогнозной оценки будет зависеть от умения менеджеров спланировать объемы производственной деятельности. Как правило, метод используется при планировании численности производственного персонала.

Но, к сожалению, на многих предприятиях норм нет, в первую очередь из-за сложности нормирования рабочих процедур, так как не все они поддаются жесткой стандартизации, а также из-за отсутствия отработанной современной методологии нормирования труда, из-за сложностей подбора профессионалов в этой сфере деятельности. А если норм нет, то и метод использовать невозможно.

2. На основе оценки трудоемкости работы.

Трудоемкость работы оценивается в человеко-часах. Зная время, отведенное на выполнение той или иной работы, можно определить необходимое количество работников. И снова, как и в предыдущем случае, многое зависит от менеджерских умений и навыков планирования. Использование метода имеет ограничения из-за сложности оценки трудоемкости работы (почти всегда существует определенная погрешность в вычислениях).

Прогноз потребностей в персонале

Пример

Руководство компании N приняло решение провести сплошное анкетирование персонала (численность персонала 2300 человек, 30 структурных подразделений). По плану это мероприятие должно быть проведено за 1 месяц. К его подготовке и проведению привлекается штатный психолог, который на время выполнения этой работы освобождается от выполнения других функций. Психолог рассчитал трудоемкость планируемой работы. Вопрос: сколько человек должно быть в рабочей группе, чтобы она справилась с работой в срок? (см. таблицу 1)

3. Экспертные методы.

Наиболее популярные на сегодняшний момент методы определения потребности в персонале выделяют простую (один эксперт) и расширенную (много экспертов) экспертную оценку. Как правило, экспертами выступают руководители структурных подразделений, которые обосновывают необходимость изменения штатного расписания (увеличение или сокращение штатных единиц). Для повышения качества прогноза желательно использование методов экспертных оценок, а не субъективного обоснования.

На практике часто используется методика Дельфи, которая заключается в том, что каждый эксперт на начальном этапе дает свою независимую оценку с учетом таких факторов, как спрос на продукцию, стратегические и тактические планы развития предприятия/структурного подразделения, текучесть кадров и демографическая ситуация на предприятии, возможные изменения производственных и управленческих технологий и т.д. Модератор процедуры собирает полученную информацию, обрабатывает ее, предоставляет экспертам для ознакомления и предлагает повторно дать экспертное заключение с возможностью корректировки первоначальной оценки. Таких оценочных итераций может быть несколько, как правило, 2-3.

Этот метод экспертных оценок может быть эффективным, если соблюдать необходимые правила проведения экспертного опроса, которые касаются подбора самих экспертов, проведения экспертной оценки, обработки экспертных заключений.

Основные критерии выбора экспертов:

  • Численность экспертов должна быть достаточной для получения экспертного прогноза. Она определяется в каждом конкретном случае. Но, как правило, экспертами являются: непосредственный руководитель подразделения, руководители смежных подразделений, руководитель более высокого уровня.
  • Высокий уровень профессиональной подготовки эксперта и, в частности, развитые навыки планирования производственных показателей.
  • Владение методикой экспертной оценки.
  • Отношение эксперта к экспертной процедуре: оно должно быть нейтральным либо положительным, но ни в коем случае не негативным.

Основные правила в отношении обработки экспертных заключений:

  • Использование статистическо! инструментария в обработке экспертной информации. Как правило, это расчет средних величин, показателей отклонений от средних, показателей корреляции.
  • Оценка коэффициента конкорда-ции, показывающего степень согласованности мнений экспертов, -важный этап анализа результатов экспертного опроса, так как дает понимание того, насколько можно полагаться на полученные экспертные оценки.

Основные правила в отношении проведения экспертной оценки:

  • Четкая организация процедуры экспертного оценивания.
  • Инструктирование и грамотное консультирование экспертов со стороны модераторов процедуры.
  • Правильный выбор методов оценки: ранжирование, количественная (балльная) либо качественная оценка с использованием шкалы наименований.

Шкала наименований используется для группирования предметов в классы, когда объекты, принадлежащие к одному классу, идентичны (или почти идентичны) в отношении некоторого признака или свойства. Распространенные примеры использования шкалы наименований при прогнозировании потребностей в персонале: кодирование пола: «мужской» - 1, «женский» - 0; кодирование уровней образования: «среднее» - 1, «среднее специальное» - 2, «незаконченное высшее» - 3, «высшее» - 4.

4. Стохастические методы.

Основываются на статистико-математическом расчете зависимости количества работников от значимых переменных факторов производственной деятельности (см. таблицу 2).

Прогноз потребностей в персонале

Это важно!

Следует обратить внимание на тот факт, что, какой бы метод вы ни выбрали с целью определения потребностей в персонале, важная роль отводится:

  • сбору и анализу статистической информации по хозяйственной деятельности предприятия за прошедший период;
  • качеству прогнозной оценки целевых бизнес-показателей хозяйственной деятельности по выбранному горизонту планирования(например, 1 год, 3 года, 5 лет и т.д.).

Зная прогнозные значения факторов на рассматриваемый период, можно с определенной долей вероятности оценить плановые значения численности персонала. Метод ограничен в применении из-за сложности построения и анализа подобных статистических моделей.

5. Бенчмаркинг.

Под бенчмаркингом понимают умение перенять успешный опыт управления и производства других компаний (в т.ч. конкурентов). Однако явными ограничениями применения метода является сложность получения информации о других предприятиях из открытых источников. Однако изучение чужого опыта возможно путем посещения профессиональных выставок, семинаров, конференций, форумов, чтения статей в профессиональной прессе и т.д.

Также получить информацию о численности персонала, работающего в сфере обслуживания, так называемый фронт-персонал (торговля, общепит, транспорт, банковские, страховые, бытовые услуги и т.д.), можно, посещая офисы, магазины, учреждения и т.д. Желательно наблюдение вести в разное время суток, в разные дни недели (будни и выходные). Наблюдение, как правило, ведет назначенный руководителем проинструктированный специалист.

Например, открывается новый магазин (формат - самообслуживание). Как определить, сколько продавцов понадобится для обслуживания клиентов? Для этого необходимо выработать основные регламенты обслуживания клиентов, знать, какие компанииконкуренты пользуются похожими моделями торговли, определить объекты наблюдения и способы фиксации результатов.


Юрий Жучков,
зам. генерального директора -
директор по персоналу
ГК «МАРКОН»

Нормы и нормативы по труду имеют важное социально-экономическое значение, так как являются эталоном меры труда. При сравнении эталона с фактическими трудозатратами несложно выстроить эффективную систему материального стимулирования. Однако для большинства производственных процессов нормативная база, наработанная в период плановой экономики, утеряна или неактуальна. Для всей массы сферы современных услуг нормативная база отсутствует. При этом следует помнить, что доля творческого (интеллектуального) труда неуклонно растет, оставляя регламентированным трудовым процессам меньшую часть. Практически, у современного бизнеса нет специалистов и средств для разработки корпоративных норм и нормативов, охватывающих производственные функции специалистов и руководителей. Но отсутствие норм не означает ослабление внимания к результативности подразделений и рабочих мест. Эту задачу сегодня успешно решают путем построения систем премирования на основе KPI.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Продолжите чтение после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 500 полезным статьям по управлению персоналом, важным документам и ценным советам от экспертов HR отрасли.

Читайте после регистрации:

  • Примеры составления KPI
  • Выявляем мотивы для повышения эффективности работы подразделения
  • Оценка результатов труда персонала
  • Анкета для проведения структурированного интервью
  • и другие полезные статьи

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль