Портал о кадровом деле и делопроизводстве, управлении персоналом

Срок хранения штатного расписания

27 ноября 2019
115
Средний балл: 0 из 5

Срок хранения штатного расписания в организации определен законодательно. Работодатель в случае необходимости может его увеличивать. Какой период необходимо соблюдать, прежде чем уничтожить этот документ, расскажем далее.

Сколько хранить штатное расписание в организации

Штатное расписание не указано в законодательстве как обязательный документ. Однако, в ст. 57 ТК РФ дается указание, что трудовая функция прописывается в соответствии со штаткой. Также данный документ в первую очередь запрашивают проверяющие. Поэтому его наличие обязательно.

Скачать документы из статьи
Образец штатного расписания по форме Т-3 Подготовлен экспертами сайта

Как правило, штатка принимается на определенный период. Чаще всего это 1 год. В ходе этого периода документ постоянно используется в ходе кадрового производства и должен быть в быстром доступе. После принятия версии на следующий год старая может быть передана в архив компании.

Если организация проходит процедуру ликвидации, то штатное расписание сдается в госархив.

Скачайте производственный календарь на 2020 год для пятидневной и шестидневной рабочей недели, который подготовили эксперты журнала “Справочник кадровика”.

Срок хранения штатного расписания в архиве

После передачи в архив компании документ уничтожению не подлежит. Срок хранения штатного расписания в архиве определен в п. 71 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Оно должно оставаться в организации постоянно и уничтожаться не должно. Если же архива в компании нет, то штатка остается в отделе кадров и подшивается к соответствующим документам прошлых периодов.

Это правило установлено для компаний, где оно было разработано и утверждено. В других организациях расписание хранится не менее 3-х лет.

Справочник кадровика

Ваш идеальный документ

Скачайте пакет важнейших документов для работы отдела кадров

Также установлен период для проектов – 5 лет. Однако в стадии утверждения находится новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (Проект Росархива от 08.07.2019 № б/н). В нем такой срок сокращен до 3 лет. Поскольку новый Перечень еще не утвержден, то пока следует руководствоваться Приказом Минкультуры № 558.

Поэтому вопрос: “Сколько хранить штатное расписание в организации?” остается актуальным. Необходимо следить за утверждаемыми нормативными актами, чтобы не пропустить обновления.

Во время обучения по программе профессиональной переподготовки "Организация работы с персоналом" вы узнаете, как оформлять кадровую документацию по новым правилам, как оценивать кандидатов и принять на работу нового сотрудника, как внедрять профстандарты и что делать, если квалификация работников не соответствует их требованиям, и многое другое. После завершения учебного курса вас ждет официальный диплом.

Как организовать хранение штатного расписания

Постоянное хранение уже не актуальных штаток должно быть организовано на базе архива предприятия или в иных специально оборудованных помещениях. В такие помещения должен быть ограничен доступ посторонних лиц. Например, установлена пропускная система.

Если нет возможности для выделения отдельного кабинета, то хранение организуют в помещении отдела персонала или ином. Для этого устанавливают запирающиеся металлические шкафы или сейфы. Хранимая документация должна быть защищена от воздействия прямых солнечных лучей, иного света, высокой влажности. Так содержащаяся информация не будет испорчена со временем.

Документ подшивают к аналогичным за прошлые периоды. На корешке папки, а также на обложке проставляют соответствующую маркировку для облегчения поиска нужной информации.

Чтобы всегда быть в курсе всех нововведений в кадровой сфере, оформите подписку на журнал прямо сейчас по льготной цене.

К чему приведет несоблюдение срока хранения штатного расписания

При проведении проверок должностные лица могут запросить штатки прошлых лет. Преждевременное уничтожение такого документа приведет к наложению штрафа в размере:

  • От 300 до 500 руб. для должностных лиц (ст. 13.20 КоАП РФ). Также ст. 13.25 КоАП РФ установлена ответственность за нарушение порядка хранения документации.
  • От 2 000 до 4 000 руб. за воспрепятствование проверке (не предоставление документов, ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ).
Оформить подписку
logo
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь на сайте и смотрите вебинар!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.