Портал о кадровом деле и делопроизводстве, управлении персоналом

Срок хранения графика отпусков

27 ноября 2019
291
Средний балл: 0 из 5

Сколько хранить график отпусков – этот вопрос интересует многих кадровиков. Как и любой документ, он находится в делопроизводстве определенный срок. Когда же можно будет передать его в архив, расскажем в нашем материале.

Сколько хранить график отпусков

График отпусков – это локальный нормативный акт, который фиксирует очередность предоставления дней на отдых персоналу. Он должен быть утвержден работодателем за 2 недели до начала нового года (ст. 123 ТК РФ).

Скачать документы из статьи
Образец графика отпусков сотрудников Подготовлен экспертами сайта

График является обязательным не только для работодателя, но и для работника. Поэтому соблюдение установленных сроков должно быть с обеих сторон. Изменения в него вносятся в порядке, определенном Трудовым кодексом.

Сегодня на вопрос “Сколько хранить график отпусков на предприятии?” дает ответ п. 693 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Такой период составляет один год с момента, как документ перестанет действовать.

Эксперты журнала "Справочник кадровика" насчитали пять главных проблем, с которыми из-за капризов работников сталкиваются кадровики при составлении графика отпусков, и рассказали, как справиться с незаконными требованиями сотрудников, какие документы помогут.

То есть график отпусков на 2019 год необходимо хранить до конца 2020 года. И уже 1 января 2021 г. его можно передать на уничтожение.

Это правило, которое действует на декабрь 2019 года. Однако уже разработан Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (Проект Росархива от 08.07.2019 № б/н), в котором в п. 451 такой период увеличен до трех лет. Новый Перечень еще не принят и находится в стадии утверждения. Поэтому, в ближайшее время необходимо пристально следить за новостями, чтобы не пропустить изменения.

Справочник кадровика

Ваш идеальный документ

Скачайте пакет важнейших документов для работы отдела кадров

Как следует организовать хранение графика отпусков с учетом сроков хранения

Законодательство не определяет каких либо особых условий для хранения такого рода документации. Однако, поскольку она содержит персональные данные работников, необходимо, чтобы к ним был ограничен доступ посторонних лиц (Федеральный закон № 152-ФЗ от 27.07.2006 г. «О персональных данных»).

После окончания года, на который расписание разработано, оно может быть передан в архив организации или убрано “в дальний угол” в отделе кадров, так как больше не требуется его постоянное использование. На весь период хранения к документу должен быть ограничен доступ третьих лиц, а также организованы условия, которые обеспечат физическую сохранность.

Как правило, для сохранения таких документов устанавливают металлические шкафы или сейфы, которые запираются на ключ. Либо хранение организовывают в отдельном помещении, доступ в которое ограничен пропускной системой.

Во время обучения по программе профессиональной переподготовки "Организация работы с персоналом" вы узнаете, как оформлять кадровую документацию по новым правилам, как оценивать кандидатов и принять на работу нового сотрудника, как внедрять профстандарты и что делать, если квалификация работников не соответствует их требованиям, и многое другое. После завершения учебного курса вас ждет официальный диплом.

Зачем нужно хранить график отпусков за прошлый год

Сколько хранить график отпусков на предприятиях мы уже определили. Но зачем его хранить, если он уже не используется? Этот документ потребуется:

  1. при разработке плана отдыха на будущий год;
  2. решении внутриколлективных конфликтов, например, при самовольном уходе в отпуск;
  3. обнаружении ошибок в кадровых документах;
  4. ошибках при расчетах отпускных;
  5. анализе запланированных и отгулянных дней;
  6. запросе проверяющими органами, например, инспекторами ГИТ или прокурорами.
Оформить подписку
logo
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь на сайте и смотрите вебинар!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.