Портал о кадровом деле и делопроизводстве, управлении персоналом

Служебная записка на командировку – образец 2019-2020

19 ноября 2019
371
Средний балл: 0 из 5

Служебка на командировку хотя и является внутренним документом компании, все же должна быть составлена по определенным правилам. От того, насколько доходчиво будет изложена в ней информация, зависит и принятие решения руководителя о направлении в поездку. О том, как не упустить главного, расскажем в нашей статье.

В каких случаях необходима служебка на командировку

Иногда требуется присутствие сотрудника компании вне места его постоянной работы. Например, представительство компании на выставке в другом городе или выполнение каких-либо работ в другой местности. В таких случаях работодатель может отправить его в служебную поездку. Такая возможность предоставлена работодателю ст. 166 Трудового кодекса РФ.

Скачать документы из статьи
Образец служебной записки о направлении в командировкуОбразец подготовлен экспертами сайта
О понесенных расходахОбразец подготовлен экспертами сайта

Командировкой признается поездка за пределы населенного пункта, где расположена компания, по заданию руководителя на определенный срок. На это время за работником сохраняется средний заработок.

Несмотря на то, что оформление командировок было значительно упрощено, в ряде случаев сохраняется необходимость в служебной записке.

Чаще всего инициаторами таких поездок выступают непосредственные руководители специалистов. И, чтобы донести информацию до руководства, составляется служебная записка на командировку. Такая практика распространена в компаниях с разветвленной структурой и большой численностью персонала, где не допускаются устные распоряжения. В компаниях же поменьше зачастую пропускают данный этап. Благо, он не является обязательным.

От того, как назовете поездку по делам компании, зависит, как оформить, надо ли платить, кто может отказаться. Ошибетесь — нарушение будет комплексным: от условий трудового договора до права работника на отдых. Актуальные советы, как без ошибок направлять сотрудников в командировки, найдете в статье журнала "Справочник кадровика".

Это первый случай, когда может понадобиться подобный документ. Второй вариант – это предоставление служебной записки командированным уже по факту возвращения. Она необходима в случае, если у работника нет бумаг, подтверждающих понесенные расходы, или же если поездка осуществлялась на личном транспорте (п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Таким образом, этот документ служит не только оправданием расходов, но также и определяет конкретные даты нахождения в поездке.

Образец служебной записки о командировке в данных случаях будет иметь различное содержание. О том, что включить в каждый из них, расскажем далее.

Справочник кадровика

Ваш идеальный документ

Скачайте пакет важнейших документов для работы отдела кадров

Как составить служебную записку о направлении в командировку

Хотя в некоторых случаях служебная записка на командировку (образец будет приведен ниже) является обязательной, законодатели не определили для нее унифицированной формы. Такой документ все еще является внутренним для компании и может составляться по форме, утвержденной работодателем. В зависимости от цели, которую преследует автор, будет и ее содержание.

Рассмотрим первый вариант, когда специалиста только планируют направить в поездку. В данном случае такой документ носит информативный характер для директора. В ней описывается потребность, фронт предстоящих работ, сроки и местность, в которую направляется специалист.

Поскольку на основании данной записки кадровик будет готовить приказ на командировку, она должна содержать все необходимые реквизиты. Удобнее всего заготовить пустой бланк для таких случаев и вносить в него исходные данные. Это позволит не упустить из виду важную информацию и избежать повторных, уточняющих документов.

Учебные программы разрабатывают авторитетные эксперты в сфере трудовых отношений. Получив дополнительное профобразование, вы сможете подготовиться к новым форматам проверок ГИТ, Роскомнадазора и Прокуратуры, оформлять документы в соответствии с новыми требованиями Роструда, увольнять сотрудников без претензий и судебных споров и многое другое.

Если мы говорим об образце служебной записки о командировке, которую заполняет сам работник по возвращении, то она является обязательной при отсутствии билетов, квитанций и иных платежных документов. Её следует составить на дату возвращения из поездки и передать для согласования сначала непосредственному руководителю, а потом в бухгалтерию и отдел кадров.

Кадровик в соответствии с данными заполняет табель учета рабочего времени, а бухгалтер проводит затраты. В зависимости от ситуации в такой документ могут включаться различные сведения, которые требуют подтверждения.

В форме служебной записки работник также может подготовить отчет о проделанной работе. Однако не стоит “сваливать все в одну кучу”. Отчет в одном документе, финансовые вопросы – в другом.

Сотрудник участвует в семинаре: как направить, учесть и оплатить>>>

Правила оформления служебной записки о командировке

Служебная записка о направлении в командировку не имеет унифицированной формы, поэтому составлять ее можно в зависимости от ситуации и исходных данных по-разному. Но стоит придерживаться общепринятых правил:

  1. Используйте утвержденный работодателем бланк или чистый лист А4.
  2. Указывайте адресата. В левом верхнем углу напишите ФИО и должность руководителя, на имя которого составлен документ. Например, на имя директора.
  3. Указывайте автора. Ниже адресата укажите должность и ФИО командировочного или того, кто составляет документ.
  4. Указывайте название документа – во второй трети листа посередине строки.
  5. В тексте подробно перечислите причины составления, а также данные о командировке.
  6. Поставьте подпись и дату в конце.
  7. Приложите к записке подтверждающие документы, если таковые имеются. Например, заявку на ремонт.

В зависимости от принятых на предприятии норм обращения внутренней документации, заполненный бланк может быть передан адресату или лично, или посредством электронной связи. Например, скан записки отправляется руководителю по электронной почте.

Для снижения вероятности ошибок или неточностей воспользуйтесь бланком, разработанным компанией. Если такового нет, то вы можете скачать образец в нашей статье.

Чтобы всегда быть в курсе всех нововведений в кадровой сфере, оформите подписку на журнал прямо сейчас по льготной цене.

Образец служебной записки о командировке

В зависимости от цели, которую преследует автор служебной записки, ее текст может кардинально отличаться.

Служебная записка на командировку – образец 2019-2020

Так, если она составляется как отчет о проделанной работе, то к тексту необходимо добавить следующую информацию:

  • Уточнить факт использования личного транспорта с указанием государственных номеров, марки автомобиля и данных водителя;
  • Место проживания в период поездки.
  • Приложения. Конкретный список бумаг, подтверждающих расходы в командировке, не регламентирован. Поэтому, чем больше чеков, квитанций, путевых листов и прочих бумаг предоставить, тем проще будет бухгалтеру списать расходы.

Служебная записка на командировку – образец 2019-2020

Оформить подписку
logo
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь на сайте и смотрите вебинар!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.