Портал о кадровом деле и делопроизводстве, управлении персоналом

Оформление командировки в 2019 году и в 2020

11 ноября 2019
157
Средний балл: 0 из 5

Нередко у работодателя возникает необходимость направить сотрудника в служебную поездку за пределы места проживания. Такая поездка считается командировкой и должна быть соответствующим образом оформлена. О правилах, действующих в 2019 и 2020 годах, расскажем далее.

Как оформить командировку в 2019 и 2020 году – правила

Понятие служебной командировки приводится в ст. 166 Трудового кодекса РФ. Чтобы такая поездка была признана командировкой, должны быть выполнены несколько условий:

  • работник направляется по распоряжению работодателя;
  • поездка занимает определенный срок, который указывают в сопроводительных документах;
  • сотрудник едет для выполнения поручения руководителя за пределами места его постоянного проживания.

Скачать документы из статьи
Приказ о командировке Образец подготовлен экспертами сайта
Положение о командировках Образец подготовлен экспертами сайта

Для соблюдения трудового законодательства в отношении персонала, направляемого в служебные поездки, компания должна соблюдать определенные правила.

Правило 1. За отсутствующим работником на время его поездки сохраняется рабочее место и средний заработок (ст. 167 ТК РФ).

Обратите внимание, что такому работнику необходимо выплачивать именно средний заработок за все дни в пути до места назначения и за дни непосредственно командировки.

При этом, если время в пути попадает на выходные или праздничные дни, то оно оплачивается в соответствии со ст. 153 ТК РФ. То есть не менее чем в двойном размере, либо в одинарном с предоставлением дополнительного выходного дня. Такая позиция подтверждается судебной практикой и позицией Роструда (Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 25.12.2013 № 14-2-337).

Правило 2. Работодатель оплачивает командированному расходы, связанные со служебной поездкой (ст. 168 ТК РФ).

Сотрудник может рассчитывать на компенсацию расходов:

  • на билеты до места командирования и обратно или на топливо при поездке на личном или служебном автомобиле;
  • аренду квартиры или номера в гостинице;
  • иные нужды, связанные с проживанием вне дома (суточные), например, на питание;
  • иные цели, которые предварительно согласованы с руководителем.

Правило 3. Сотрудник отдела кадров оформляет необходимую сопроводительную документацию.

При направлении работника в командировку кадровику необходимо издать приказ по форме Т-9 или Т-9а. Если организация в своей деятельности не применяет унифицированные формы кадровой документации, то необходимо использовать бланк, утвержденный руководителем.

Обращаем ваше внимание, что необходимость в оформлении командировочных удостоверений и иных сопроводительных документов была отменена еще в 2015 году (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 “Об особенностях направления работников в служебные командировки”).

Правило 4. Понесенные расходы должны быть подтверждены работником документально.

Правило 5. Срок пребывания в командировке определяется по предоставленным по прибытии проездным билетам.

От того, как назовете поездку по делам компании, зависит, как оформить, надо ли платить, кто может отказаться. Ошибетесь — нарушение будет комплексным: от условий трудового договора до права работника на отдых. Актуальные советы, как в 2019-м без ошибок направлять сотрудников в командировки, найдете в статье журнала "Справочник кадровика".

Командировка: оформление документов 2019 и 2020

Поскольку, как мы писали выше, командировочные удостоверения были отменены, значительно упростилось документальное оформление таких поездок. Это разгрузило не только кадровиков, но и бухгалтерии предприятий, которые больше не обязаны контролировать правильность заполнения этих документов.

Таким образом, компаниям дан больший простор в организации делопроизводства. Организация вправе утвердить свой порядок для оформления служебных поездок. Как правило, он прописывается в Положении о командировках, которое утверждается руководителем.

Справочник кадровика

Ваш идеальный документ

Скачайте пакет важнейших документов для работы отдела кадров

Любая командировка должна оформляться приказом по форме Т-9 или иной форме, утвержденной директором. Приказ издается на основании решения руководителя еще до отъезда сотрудника. В нем указывают:

  • ФИО, должность, структурное подразделение командировочного;
  • место назначения (страна, город, компания);
  • срок и даты поездки;
  • цель;
  • финансирующая организация;
  • основание издания приказа.

Документ визирует руководитель. Также с ним необходимо ознакомить сотрудника, направляемого в командировку.

На время отсутствия работника в табеле ему проставляют буквенный код «К» или цифровой код «06». Если в этот период работник трудился в выходной или праздничный день, то указываем «РВ» или «03».

Во время обучения по программе профессиональной переподготовки "Организация работы с персоналом" вы узнаете, как оформлять кадровую документацию по новым правилам, как оценивать кандидатов и принять на работу нового сотрудника, как внедрять профстандарты и что делать, если квалификация работников не соответствует их требованиям, и многое другое. После завершения учебного курса вас ждет официальный диплом.

Для оформления командировочных расходов в 2019 году по возвращении сотрудник сдает авансовый отчет о понесенных расходах и путевой лист, если расстояние преодолевалось на автомобиле.

В 2020 году документальное оформление командировок остается таким же. Никаких существенных изменений вводить не планируют. Поэтому приведенный нами алгоритм может быть использован и в следующем году.

Когда вы думаете, что договорились с работником, но на самом деле нажили себе проблем>>>

Командировка на личном транспорте: какие документы в 2019 году

Часто намного комфортнее и удобнее, а иногда и дешевле отправиться в служебную поездку на личном транспорте. Какие документы придется оформить, чтобы “не попасться” налоговикам?

Прежде всего, встает вопрос о необходимости заключения договора об аренде автомобиля. Если его подписать, то в расходах получится учесть только нормативные показатели:

  • 1 200 руб. в месяц - если объем двигателя менее 2000 см³;
  • 1 500 руб. в месяц - если более 2 000 см³.

При этом возместить расходы на ГСМ сотруднику можно в фактическом размере. Такой вариант более безопасен с точки зрения налоговых проверок. При подписании договора аренды обязательно возьмите у работника копию ПТС (Письмо Минфина от 23.01.2018 N 03-04-05/3235).

Чтобы всегда быть в курсе всех нововведений в кадровой сфере, оформите подписку на журнал прямо сейчас по льготной цене.

Если договор об аренде автомобиля не подписывать, то возмещение ГСМ производится исходя из фактического потребления, которое отражается в путевом листе. Сумма за бензин возмещается по авансовому отчету. Однако при этом возможны споры с налоговиками, поскольку и в этом случае они также требуют оплату ГСМ по нормативам.

Как в первом, так и во втором случае сотруднику необходимо будет заполнить путевой лист. Он будет подтверждением понесенных расходов.

Как оформить командировочные расходы в 2019 году

Законодательство требует подтверждения командировочных расходов. Сотруднику придется подтвердить расходы на билеты, проживание, иные нужды (по согласованию с нанимателем).

Подтверждать расходование суточных не требуется. Они выдаются в качестве компенсации сотруднику за быт вне дома. Чаще всего эти средства тратятся на питание и другие бытовые нужды. Конкретный размер суточных законодательством не установлен и должен быть определен в Положении о командировках или ином локальном-нормативном акте компании.

Хитрости, которые помогут работать с документами на нескольких страницах>>>

 

Однако Налоговый кодекс РФ устанавливает лимиты суточных, которые можно включать в расходы компании (ст. 217 НК РФ). Это 700 руб. для поездок по России и 2500 руб. при загранпоездках. Если предусмотреть большие суммы, то их разница не будет уменьшать налоговую базу.

Обратите внимание, что если загранкомандировка предполагает пребывание какое-то время на территории России, например, время в пути, то суточные выплачивают из расчета 700 руб. После пересечения границы они уже составляют 2500 руб. или иную сумму, предусмотренную ЛНА компании.

Что необходимо для подтверждения командировочных расходов в 2019 году

Что касается остальных расходов (не суточных) они должны быть подтверждены документально. На основании билетов, квитанций, чеков и других платежных документов работник оформляет авансовый отчет. Его бланк унифицирован и имеет № АО-1. Организация вправе самостоятельно разработать форму отчета.

Согласно п. 26 Постановления № 749, сотрудник должен предоставить авансовый отчет в течение 3-х рабочих дней.

Как заставить сотрудников работать. Способы законные и не совсем>>>

 

Расходы на проезд до места назначения и обратно подтверждают проездными билетами или маршрутной квитанцией. К учету также можно принимать электронные билеты. Если дорога преодолевалась на служебном или личном автомобиле, расходы подтверждают чеками из АЗС и путевым листом.

Затраты на проживания можно подтверждать квитанциями из гостиницы или договорами аренды жилого помещения. Иные понесенные затраты также должны быть сопровождены платежными документами. Неподтвержденные расходы работодатель вправе не возмещать.

Оформление командировки в 2019 году: пошаговая инструкция для кадровика

Далее разберем оформление командировки в 2019 и 2020 году пошагово.

Шаг 1. Принятие решения о необходимости служебной поездки.

Предложение может быть оформлено служебной запиской непосредственного руководителя или решением руководителя.

Шаг 2. Издание приказа о направлении в командировку.

Шаг 3. Проставление отметок в табеле учета рабочего времени.

Шаг 4. Получение от сотрудника авансового отчета и отчета о проделанной работе.

Шаг 5. Возмещение понесенных расходов сверх выданного аванса.

Оформить подписку
logo
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.