Портал о кадровом деле и делопроизводстве, управлении персоналом

Объяснительная за прогулы на работе

31 октября 2019
2101
Средний балл: 0 из 5

Если сотрудник отсутствовал на рабочем месте без уважительной причины, с него необходимо потребовать разъяснения. Объяснительная по причине прогула является одним из основных документов при увольнении. Далее разберем, в каких случаях наличие этого документа будет обязательным и как правильно оформить.

Обязательна ли объяснительная за прогулы в 2019 и 2020 и в каких случаях составляется

Отсутствие на рабочем месте работника более 4 часов подряд считается прогулом. Процедура вынесения дисциплинарного взыскания, предусмотренная частью первой ст. 193 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ), устанавливает необходимость потребовать от сотрудника объяснения.

Все отсутствия на рабочем месте можно разделить на 2 типа: по уважительной причине и без таковой.

В общем случае к уважительным относят следующие причины:

  • болезнь, травма;
  • похороны близкого родственника;
  • уход за больным членом семьи;
  • участие в суде или оперативных мероприятиях;
  • ДТП;
  • ликвидация ЧП дома и т.д.

Любое из названых происшествий должно быть подтверждено документально, например, больничным листом или справкой из ГИБДД. Если подтверждения нет, и работник никаким другим способом не может доказать обоснованность своего отсутствия, то оно будет считаться прогулом.

С медицинскими документами, которые приносят работники, кадровик должен работать по-разному. Как проверить справки и медзаключения? Как на них реагировать, где хранить? Эксперты журнала "Справочник кадровика" подготовили удобный сервис, с помощью которого вы сможете определить, какой документ и зачем нужен.

Объяснительная – это служебный документ, направляемый работником непосредственному руководителю или в отдел кадров. В ней указывают время и причины отсутствия на рабочем месте. Сотруднику не требуется давать пояснения о своем отсутствии, если он предоставил работодателю надлежаще оформленный больничный лист. В остальных случаях потребуется объяснительная.

В 2019 и 2020 годах не предполагается изменений в Трудовом кодексе, поэтому правила дачи пояснений персоналам остались прежними.

Справочник кадровика

Ваш идеальный документ

Скачайте пакет важнейших документов для работы отдела кадров

Что делать, если работник отказывается писать объяснительную

Многие работники считают, что если они не напишут объяснительную записку о прогуле на работе, то и выговора не последует. Однако, это не так. У сотрудника есть 2 рабочих дня для дачи пояснений (ч. 1 ст. 193 ТК РФ).

Поскольку объяснительная записка является обязательной в процедуре наложения дисциплинарного взыскания, то отказ от ее написания должен быть задокументирован.  Для этого представителем работодателя издается Акт об отказе дать объяснения.

Акт оформляется на бланке компании в присутствии нескольких свидетелей из числа работников предприятия. В тексте указывают:

  • место составления документа;
  • ФИО и должность составителя;
  • ФИО и должности свидетелей;
  • ФИО и должность прогульщика;
  • факт отказа в даче пояснений;
  • подписи составителя и свидетелей.

На основании такого Акта работодатель может издать приказ о наложении дисциплинарного взыскания, а после и об увольнении по пп. а п. 6 ст. 81 ТК РФ при необходимости.

Отказ от дачи пояснения не может служить основанием для неприменения мер дисциплинарной ответственности.

Во время обучения по программе профессиональной переподготовки "Организация работы с персоналом" вы узнаете, как оформлять кадровую документацию по новым правилам, как оценивать кандидатов и принять на работу нового сотрудника, как внедрять профстандарты и что делать, если квалификация работников не соответствует их требованиям, и многое другое. После завершения учебного курса вас ждет официальный диплом.

Можно ли уволить за прогул без объяснительной

Оформление расторжения трудового договора за отсутствие на рабочем месте без уважительной причины более 4-х часов – достаточно сложный процесс. Прежде всего, необходимо строго соблюдать процедуру, оговоренную в Кодексе, одним из этапов которой является дача пояснений работником.

Объяснения должны быть оформлены в письменном виде. Если работник отказывается – это не является основанием для прекращения процедуры. Работодателю достаточно издать Акт по схеме, приведенной выше, и продолжить процесс.

Важно лишь оформить все документы верно. В противном случае увольнение может быть признано незаконным, а сотрудник – восстановлен на рабочем месте с выплатой причитающихся сумм за вынужденный прогул.

Как писать объяснительную на работе о прогуле

В документе должны быть описаны причины неявки, а текст – написан в деловом стиле и не содержать фамильярностей. Причину следует излагать максимально лаконично. Растекаться мыслью по древу не стоит. В то же время в тексте необходимо указать все обстоятельства, приведшие к пропуску работы.

В объяснительной записке работник указывает:

  • причины неявки;
  • время своего отсутствия.

Обратите внимание, что если прогульщик отсутствовал менее 4 часов (например, 3 ч. 59 мин.), то прогулом это считаться не будет, однако работодатель все равно вправе потребовать от него пояснения.

 

Также стоит сравнить данные работодателя о времени прогула с теми, что указал сотрудник. Если на предприятии установлена автоматическая фиксация входа и выхода, то ориентироваться можно на ее данные. Если информация расходится, то возможно дополнительно попросить уточнить время сотрудником.

При наличии оправдательных документов, они перечисляются в записке, как приложения к документу.

Как оформить объяснительную по поводу прогула

Объяснительная оформляется сотрудником самостоятельно в произвольной форме. Текст записки должен содержать:

  • Наименование работодателя и ФИО должностного лица, которому она адресована. В большинстве случаев пишут на имя директора, непосредственного руководителя или работника отдела кадров.
  • Название “Объяснительная” проставляется посередине строки.
  • Излагается суть происшествия, которое было причиной отсутствия на рабочем месте, и время.
  • Ставится число и подпись составителя.

Допускается оформление как от руки, так и в машинописном варианте. Текст лучше всего начать со слов: “Я, Иванов Иван Иванович, отсутствовал на рабочем месте 30 сентября 2019 года с 8:00 до 13:25 по причине...”

Образец объяснительной за прогул

Для облегчения задачи в отделе кадров можно предусмотреть образец объяснительной за прогул. Это позволит унифицировать входящие документы такого характера и получить более информативные записки.

Объяснительная за прогулы на работе

Нужно ли регистрировать объяснительную записку о прогуле

Написанная объяснительная за прогул в течение 2-х рабочих дней после просьбы нанимателя о ее предоставлении передается:

  • секретарю;
  • специалисту отдела персонала;
  • непосредственному руководителю;
  • напрямую директору.

После поступления бумаги к представителю компании ее необходимо зарегистрировать в журнале входящей документации. Если прогульщик опасается, что документ может “затеряться”, он вправе попросить сделать отметку о получении на ее копии.

Оформить подписку
logo
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.