Портал о кадровом деле и делопроизводстве, управлении персоналом

Как заверять копии документов

23 сентября 2019
1123
Средний балл: 0 из 5
Главный редактор портала pro-pesonal.ru

Каждому кадровому специалисту приходится копировать и регулярно удостоверять подлинность различных справок и локальных актов организации. Расскажем, как правильно заверять копии документов в 2019 году, чтобы не совершить ошибок.

Как правильно заверять копии документов

Общее правило: если документ просто скопирован (с помощью ксерокса, сканера и т.д.), он не имеет юридической силы. Достоверность ему придают реквизиты заверяющего сотрудника, внесенные в установленном порядке.

Скачать документы из статьи:

Следовательно, если заверение выполнено не по форме или оно вовсе отсутствует, в приеме документов могут отказать. Например, если представить в суд незаверенную копию, судья не будет ее рассматривать в качестве доказательства.

Для чего могут потребоваться заверенные копии? Перечень инстанций достаточно широк: это налоговые органы, суды, банковские организации, соцзащита, миграционная служба… При этом работодатель не имеет права отказать сотруднику, обратившемуся за копией, например, трудовой книжки или справки о зарплате. Он должен изготовить требуемые бумаги не позднее, чем за три рабочих дня с момента подачи соответствующего заявления (ст. 62 ТК РФ). Создание и заверение копий делаются за счет организации, требовать за это деньги с работника нельзя.

Росархив разработал Методичку к ГОСТу-2016. Правила оформления кадровых документов изменились. Не забудьте внести эти изменения в Инструкцию по кадровому делопроизводству. Чтобы облегчить вам задачу, эксперты журнала "Справочник кадровика" подготовили образец Инструкции с учетом новой Методички.

Перечислим нормативные акты, регламентирующие процедуру заверения и составляющие ее правовую основу:

  • До сих пор действующий Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х.
  • ГОСТ Р 6.30-2003 и Методические рекомендации по его внедрению (документ имеет рекомендательный характер, но на практике лучше воспринимать его как обязательный). ГОСТ и Указ друг другу не противоречат, скорее, дополняют.
  • Приказ ФНС от 7 ноября 2018 № ММВ-7-2/628@ (в частности, приложение 18).

Обратите внимание: если требуется нотариальная доверенность, то никакие другие варианты, кроме обращения к нотариусу, невозможны. Тогда придется смириться с финансовыми и временными затратами. Исключение – такие населенные пункты, в которых нет нотариальных контор. Тогда для заверения необходимо обращаться в местную администрацию. Во всех других случаях можно удостоверить подлинность у работодателя.

Справочник кадровика

Ваш идеальный документ

Скачайте пакет важнейших документов для работы отдела кадров

Кто может заверять копии документов в организации

Право на подтверждение подлинности документов имеют, в первую очередь, руководители предприятия. Также он может уполномочить некоторых подчиненных на это действие. Например, главного бухгалтера или руководителя службы отдела кадров. Право заверять документы должно быть отражено в должностной инструкции либо специальным распоряжением.

Работодатель - индивидуальный предприниматель заверяет все документы самостоятельно, поставив свою подпись на копии. Если он использует печать, можно поставить ее оттиск.

Важно: часто необходимо не копировать весь документ, а делать из него выписку и заверять уже ее. Так приходится поступать для того, чтобы не нарушить тайну чужих персональных данных. Например, сведений о зарплате других сотрудников или их домашних адресах.

Учебные программы разрабатывают авторитетные эксперты в сфере трудовых отношений. Получив дополнительное профобразование, вы сможете подготовиться к новым форматам проверок ГИТ, Роскомнадазора и Прокуратуры, оформлять документы в соответствии с новыми требованиями Роструда, увольнять сотрудников без претензий и судебных споров и многое другое.

Образец – как заверять копии документов

Рассмотрим на примере трудовой книжки. Сначала целесообразно свериться, все ли сведения о карьере работника в нее уже внесены и отражает ли книжка актуальное состояние дел. Никакие дополнения в копии недопустимы!

Если все в порядке – можно делать копию. На нее вносится заверительная запись. Она состоит из таких пунктов:

1)   Слово «ВЕРНО».

2)   Информация о том, где хранится подлинник, если копия нужна для другой организации, при необходимости – с указанием номера дела. Например, запись может выглядеть так: «Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Бета-Телеком» в деле №25 за 2019 год». Если документ хранится вне дела (как это обычно происходит в небольших организациях и у ИП), достаточно указать место хранения как наименование фирмы.

3)   Сведения о лице, произведшем процедуру заверения: должность, подпись, ее расшифровка.

4)   День, месяц и год.

Кроме того, целесообразно отразить в записи, что владелец книжки продолжает трудиться у работодателя, если это соответствует действительности.

Печать организации или отдела кадров на копию, необходимую для внутреннего использования, может не ставиться. Этот момент остается на усмотрение уполномоченного специалиста. Если копия нужна для внешних, сторонних организаций, ГОСТ рекомендует поставить оттиск печати предприятия.

Как сшить копии многостраничных документов и заверить

Обычно объемные копии разнообразной локальной документации требуются для налоговой. Осенью 2018 года были внесены поправки в оформление копий, причем в сторону упрощения.

В отличие от старых правил, сейчас не надо ставить печать организации на толстый сшитый том документов, можно не отмечать расположение оригиналов, отдельные документы больше не ограничены размером 150 листов. Это значительно облегчает работу кадровиков.

Расскажем пошагово, как сшить большие документы. Один блок сшива называется «том» или «часть».

Шаг 1. Сначала надо сформировать все тома. Один том может содержать максимум 150 листов. Исключение – если копируемый текст сразу содержит больший объем. Обязательно проверьте наличие и правильность нумерации страниц в блоке.

Шаг 2. Листы прошиваются прочной толстой нитью (шпагатом, бечевкой). Концы надо завязать на последней странице, только на обратной стороне. Крайне важно, чтобы сшивка не мешала чтению и копированию, и, конечно, была прочной.

Шаг 3. Место прошива-скрепления удостоверяется бумажной наклейкой. На ней должны присутствовать:

  • Подпись должностного лица (захватывает и том, и наклейку).
  • Расшифровка подписи, с обязательным указанием наименования должности, например «Инспектор по кадрам Иванова Т.Е».
  • Количество листов в томе.
  • Дата заверения.

Часто возникает вопрос, как лучше поступить с многостраничными архивами: заверять листы по одному или «оптом»? Мы рекомендуем уточнить у принимающей организации их требования, так как в судебной практике не сложилось единого мнения.

Оформить подписку
logo
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Пройдите простую регистрацию за одну минуту и получите бесплатный доступ к прочтению статьи прямо сейчас!!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.