Портал о кадровом деле и делопроизводстве, управлении персоналом

Журнал регистрации исходящих документов

3 сентября 2019
277
Средний балл: 0 из 5
Главный редактор портала pro-pesonal.ru

В процессе работы в каждой организации неизбежно образуются потоки корреспонденции, как входящей, так и исходящей. Для их систематизации удобно использовать журнал учета исходящих документов. В статье читайте, как его оформить, скачайте образец и бланк.

Зачем нужен журнал учета исходящих документов

Для приведения в порядок входящей и исходящей документации рекомендуется использовать журналы регистрации (образец можно скачать далее). В них фиксируется вся корреспонденция, которая приходит в организацию или отправляется адресату.

Крупные федеральные компании используют зачастую специальное программное обеспечение, регистрирующее письма, или электронные таблицы. Компаниям поменьше достаточно будет вести книгу в бумажном виде.

Факт получения писем очень важен, поэтому их регистрация проводится тщательным образом. В ряде случаев не менее важным является и учет отправки корреспонденции, будь то письмо, претензия или коммерческое предложение. Хотя ведение журнала не обязательно, он помогает сохранить целостность переписки и позволяет с легкостью структурировать документацию

Росархив разработал Методичку к ГОСТу-2016. Правила оформления кадровых документов изменились. Не забудьте внести эти изменения в Инструкцию по кадровому делопроизводству. Чтобы облегчить вам задачу, эксперты журнала "Справочник кадровика" подготовили образец Инструкции с учетом новой Методички.

Исходящие документы без надлежащей регистрации не имеют юридической силы, поэтому не стоит относиться халатно к данному вопросу. Обязанность внести письмо перед отправкой в журнал чаще всего ложится на плечи секретаря, канцелярии или иного уполномоченного на то сотрудника. Ведение книг учета облегчает отслеживание сроков отправки и позволяет провести контроль работы ответственных сотрудников.

Обратите внимание, что делать запись в книгу необходимо только после того, как документ будет подписан руководителем или иным ответственным лицом. Иначе, если бумагу не завизируют, может возникнуть путаница в нумерации корреспонденции. В некоторых ситуациях, наоборот, требуется резервация номера. Но к такой практике стоит прибегать как можно реже.

Справочник кадровика

Ваш идеальный документ

Скачайте пакет важнейших документов для работы отдела кадров

При большом массиве исходящей документации стоит разделять её на отдельные потоки. Например:

  • письма;
  • претензии;
  • коммерческие предложения;
  • иное.

Регистрации не подлежат:

  • бухгалтерские бумаги;
  • рекламные буклеты;
  • пригласительные и билеты на мероприятия;
  • поздравления и открытки.

Образец журнала регистрации исходящей корреспонденции

Законодательно утвержденной формы журнала регистрации писем не существует. Каждая компания вправе разработать бланк в соответствии со своими потребностями. Многие организации используют уже готовые книги, отпечатанные в типографии.

Как правило, табличная часть содержит следующие графы:

1. Регистрационный номер. Организация может использовать простую числовую нумерацию или более сложную, которая позволяет по номеру отследить месяц, год отправки, структурное подразделение или характер отправления. Стоит помнить, что по общим правилам документооборота с нового года нумерация начинается с начала.

2. Дата документа. Имеется в виду дата подписания и отправки.

3. Вид документа, краткое содержание.

4. Адресат. Указывают название ЮЛ, ФИО для граждан, название департамента, отдела контролирующих органов, проверяющих организаций и их почтовый адрес.

5. Количество направляемых листов, в том числе приложений.

6. Количество экземпляров.

7. Исполнитель. Вписывают фамилию и подпись отправителя.

8. Способ отправки. Указывают выбранный способ отправки – курьером, почтой, электронной почтой, лично, факсом, телефонограммой.

9. Дата отправки.

10. Входящий номер, который был присвоен адресатом при регистрации входящего письма. Данная графа заполняется только при наличии таких сведений.

11. Примечание.

Далее приведем образец журнала регистрации исходящей документации.

Журнал регистрации исходящих документов

Требования к ведению журнала регистрации исходящих документов

При заполнении необходимо придерживаться элементарных правил документооборота. Книга, как и все документы такого рода, имеет 2 части:

  • титульный лист;
  • табличную часть.

Обложка должна содержать название компании, название журнала, а также дату начала и окончания его ведения. Вторая дата проставляется только по завершении данного тома. Описание содержания табличной части мы привели выше.

В целом книга регистрации должна состоять из однообразных листов. Она прошивается. При использовании “самодельных” журналов они подшиваются в общие папки после использования. Типографские образцы хранятся отдельно.

Страницы в обязательном порядке сшиваются и нумеруются. На последней странице сшивка пломбируется. Ставится печать и подпись руководителя компании. Указывается число листов в томе.

Учебные программы разрабатывают авторитетные эксперты в сфере трудовых отношений. Получив дополнительное профобразование, вы сможете актуализировать ПВТР, трудовые и коллективные договоры по новым требованиям Роструда, спланировать отпуска на 2020, узнаете, как уволить сотрудника без претензий и судебных споров и многое другое.

Во время заполнения журнал хранится у ответственного за его ведение сотрудника. После окончания переносится в архив компании. Срок его хранения определяется сроком хранения документов, в него включенных.На практике часто разделяют журналы документов с длительным сроком хранения (до 75 лет) и с малым сроком (около 3-5 лет) на разные тома. При этом на них ставят соответствующие отметки. Длительного хранения требуют, например, справки для сотрудников о характере работы, вредности и прочие. Такое разделение позволит не держать в быстром доступе не нужные в повседневной работе бумаги.

Использование журнала учета исходящих документов позволяет систематизировать отправляемую корреспонденцию. В любой момент возможно проконтролировать факт отправки и найти необходимое письмо.

Оформить подписку
logo
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Пройдите простую регистрацию за одну минуту и получите бесплатный доступ к прочтению статьи прямо сейчас!!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.