Портал о кадровом деле и делопроизводстве, управлении персоналом

Личный листок по учету кадров

19 сентября 2019
6442
Средний балл: 0 из 5
Главный редактор портала pro-pesonal.ru

Личный листок по учету кадров является неотъемлемой частью личного дела сотрудника, однако многие компании пренебрегают заполнением этого бланка. О том, зачем он нужен, и как правильно оформить, расскажем в статье.

Для чего необходим листок по учёту кадров

Заполнение этого документа производится непосредственно в момент трудоустройства принимаемым сотрудником лично. Он содержит сведения о будущем сотруднике, его паспортные данные, прописку, данные об образовании, о воинском учете и т.д.

Заполненный листок подшивается в личное дело и хранится в организации на протяжении всего периода работы. А после передается в архив вместе с остальной документацией по персоналу.

Во многом такой документ похож на анкету. Однако анкета заполняется еще на этапе собеседования и необходима для консолидации информации о кандидате в унифицированной форме. Тогда как листок по учету кадров формируется уже в момент трудоустройства и необходим для обобщения сведений о работнике. Локально-нормативный акт работодателя о ведении личных дел должен определять форму листка и требования к его заполнению. Также устанавливается, что включается в дело – анкета или листок. Возможно приобщение к делу сразу 2-х документов.

Инструкция по кадровому делопроизводству с учетом требований новой Методички Росархива
Росархив разработал Методичку к ГОСТу-2016. Правила оформления кадровых документов изменились. Не забудьте внести эти изменения в Инструкцию по кадровому делопроизводству. Чтобы облегчить вам задачу, эксперты журнала "Справочник кадровика" подготовили образец Инструкции с учетом новой Методички.

Какая форма личного листка по учету кадров используется в 2019 году

Унифицированной формы личного листка по учету кадров не существует. Работодатель разрабатывает бланк самостоятельно, основываясь на специфике компании и требуемых документах при трудоустройстве. Он должен быть утвержден руководителем организации.

Обратите внимание, что в ряде учреждений бюджетной сферы, в частности, организаций образования, такой документ является обязательным (письмо N 03-51/64, от 20 декабря 2000 года «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях»).

Как правило, в бланк личного листка по учету кадров включают:

  • ФИО сотрудника;
  • дату и место рождения;
  • паспортные данные;
  • прописку;
  • контактный телефон;
  • данные об образовании;
  • состав семьи;
  • данные воинского учета;
  • знание иностранных языков;
  • трудовая деятельность;
  • иная необходимая информация.

По своей сути листок дублирует информацию, которая будет отражена после трудоустройства в Личной карточке Т-2. Как раз на его основании происходит заполнение всех кадровых бумаг

Справочник кадровика

Ваш идеальный документ

Скачайте пакет важнейших документов для работы отдела кадров

Заполнение личного листка по учету кадров

Заполнение при трудоустройстве должно производиться будущим сотрудником самостоятельно. Поля заполняются разборчиво на основании оригиналов документов, предоставленных при трудоустройстве. Также вклеивается фотография работника.

В конце сотрудник ставит подпись и дату оформления. Кадровик при этом должен заверить правильность заполнения граф анкеты своей подписью.

Обратите внимание, что будущий работник вправе не указывать информацию, которая не является обязательной при трудоустройстве. Так, пустыми могут остаться поля:

  • состав семьи;
  • национальность;
  • место фактического проживания;
  • телефон;
  • образование, знание иностранных языков, ученая степень, если эти данные не являются обязательными для конкретной позиции.

После заполнения лист передается работнику службы персонала. На основании него подготавливается документация для трудоустройства (трудовой договор, приказ).

Личный листок по учету кадров заполняется в единственном экземпляре.

Роскомнадзор придирается к личным делам. Как безопасно хранить информацию о сотрудниках>>>

Запрещается включение в анкету сведений о (ст. 86 ТК РФ, ст. 10 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ “О персональных данных”):

  • религиозных, философских и политических убеждениях;
  • состоянии здоровья;
  • интимной жизни;
  • членстве в общественных или профсоюзных организациях и т.д.

Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации

Документационное обеспечение работы с персоналом

  • Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
  • За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
  • Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов 
  • Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

Пример заполнения личного листка по учету кадров

Все сведения вносятся поочередно в соответствии с разделами бланка. Обратите внимание, что вносимые данные должны быть тщательно проверены на предмет ошибок и описок. При заполнении сведений об образовании следует указывать его максимальный уровень, а также данные об образовании, полученном в иных областях. Например, если есть среднее специальное образование, указывать школьное не нужно.

Обратите внимание, что если в компании эта форма не является обязательной для ведения, то сотрудник может отказаться от ее заполнения. В ряде бюджетных учреждений, где она обязательна, отказ от заполнения может быть расценен, как отказ приступать к выполнению должностных обязанностей. Соответственно, трудоустройство не состоится.

При изменении данных сотрудника в процессе работы требуется предоставить в отдел персонала подтверждающие документы. На их основании производится дополнение (изменение) сведений в приложении к анкете.

Личный листок по учету кадровЛичный листок по учету кадров

Как хранить лист кадрового учета

Хранение осуществляется в личном деле работника. После увольнения документ вместе с делом передается в архив. Срок хранения после увольнения сотрудника составляет 75 лет для дел, сформированных до 2003 года, и 50 лет для дел, сформированных после 2003 года (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558

Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения").

Иногда работники просят выдать им лист кадрового учета при увольнении. Однако, поскольку документ является частью кадровой документации, выдать его нельзя. Если для сотрудника по каким-то причинам важно его получить, возможно выдать копию при увольнении.

Где что плохо лежит в отделе кадров. Инструкция для самопроверки>>>

Можно ли не вести личный листок по учету кадров

Для большинства компаний такой бланк не является обязательным документом, поэтому за его отсутствие не последует штрафных санкций. Однако это удобная форма консолидации информации о кандидате при оформлении трудоустройства, поскольку стандартная процедура копирования документации работника является не совсем законной.

Для ряда учреждений бюджетной сферы обязанность заполнения листов закреплена законодательно. В частности к ним относятся образовательные учреждения. Игнорирование этого требования будет являться нарушением трудового законодательства.

 

Оформить подписку
logo
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Пройдите простую регистрацию за одну минуту и получите бесплатный доступ к прочтению статьи прямо сейчас!!

А еще в подарок за регистрацию мы вышлем Вам одну книгу на выбор от нашего партнера "ЛитРес"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Получить доступ
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.