Максимальная скидка на подписку! Узнать подробнее по телефону 8 (800) 511 9864 или на сайте

PRO-персонал

Как завести трудовую книжку работнику впервые?

  • 8 мая 2019
  • 363

Трудовая книжка — это своеобразный «паспорт сотрудника», который должен быть у всех, кто работает на основании трудового договора. Где их берут те, кто трудоустраивается впервые? Какие документы для этого нужны? Что обязан предпринять работодатель, а что — работник? В этой статье рассмотрим наиболее важные вопросы.

Законодательное регулирование

Функции и назначение трудовой книжки описаны в статье 66 ТК. Там сказано, что это основной документ, в котором отражены рабочий путь и стаж человека. Вот основные сведения, которые подлежат учету:

  • места трудоустройства и занимаемые должности;
  • даты приемов на работу и увольнений;
  • переводы;
  • основания для прекращения трудовых договоров;
  • награждения и особые отметки об успехах в работе.

Записи о взысканиях в книжку не вносят, кроме случаев с применением «крайней меры» — увольнения. Если работа основная, то такую отметку надо делать для всех, кто трудится дольше 5 дней.

Форма, порядок учета и хранения книжек регламентированы постановлением Правительства №225 от 16.04.2003. Инструкция по заполнению содержится в постановлении Минтруда №69 от 10.10.2003.

Конечно, с развитием электронных коммуникаций и баз данных, значимость бумажных носителей постепенно снижается. Разговоры о возможном упразднении книжек ведутся с 2014 года, но пока они по-прежнему остаются важным элементом делопроизводства. Значит, нелишне знать все нюансы оформления. Особенно, если речь идет о том, как завести трудовую книжку впервые.

Кому признаваться, что в компании появился новичок

В приеме на работу появились новые правила. О том, что в вашей компании появился новый сотрудник, вы должны уведомить его бывшего работодателя, военкомат, МВД. Более того, кое-о чем придется уведомить даже самого новичка. Из статьи журнала "Справочник кадровика" узнаете, как обойти эти угрозы, чтобы от новоприбывшего была только польза и никакого вреда.

Как получить трудовую книжку впервые

Книжка входит в обязательный список документов, которые соискатель должен предоставить работодателю при трудоустройстве. У тех, для кого это не первое место работы, вопросов не возникает. Но что делать тем, кто устраивается работать первый раз?

Ответ дает все то же постановление №225. В пункте 8 сказано, что при первом трудоустройстве все заботы по приобретению и оформлению лежат на работодателе. Именно он должен предоставить человеку трудовую книжку, а не наоборот. Сделать это можно в течение 1 календарной недели с момента трудоустройства, причем в присутствии работника.

То есть, ответ на вопрос, как работнику получить трудовую книжку впервые, предельно прост — надо лишь устроиться на свою первую работу. А вот с тем, как ее завести и оформить, все немного сложнее, и это — полностью ответственность работодателя. Просить, а тем более требовать, чтобы человек пошел и сам купил себе бланк — незаконно.

Какие документы нужны

При оформлении трудовой книжки впервые надо не только заполнить графы, касающиеся места работы и должности, но и оформить титульный лист в соответствии с требованиями постановления №69.

Для этого нужны данные из:

  • Паспорта или иного документа, подтверждающего личность (см. таблицу).
  • Документа об образовании. Вопреки распространенному мнению, это не обязательно диплом или другое свидетельство об оконченном образовании. Трудоустраиваться могут и те, кто еще не закончил учебу — на основании зачетки или справки из вуза.

Больше ничего от работника требовать нельзя. Исключение — редкие случаи, когда нужны документы, подтверждающие стаж или данные об учебе и военной службе. Основанием для заведения книжки служит изданный приказ о приеме на работу.

Частый вопрос — надо ли требовать от соискателя, чтобы он написал заявление на получение трудовой. Ответ — нет, не надо. Оформление такого документа при первом трудоустройстве — это требование закона, так что дополнительных «личных просьб» не нужно. А вот если речь идет о выдаче дубликата, заявление может потребоваться.

С какого возраста можно завести

Поскольку книжка — обязательный документ трудящегося, ответ на этот вопрос неразрывно связан с требованиями о допустимом возрасте трудоустройства.

Закон говорит, что заключать договора могут все совершеннолетние граждане. Это значит, что и впервые получить трудовую можно, начиная с 18 лет. Но не стоит забывать о том, что законодательство предусматривает возможность получения работы и несовершеннолетними старше 14 лет. Если работодатель решает взять на работу подростка, он должен соблюсти требование Кодекса (в частности, получить согласие органов опеки или родителей, по статье 63 ТК). И, конечно, по всем правилам оформить своего нового работника.

Таким образом, получить трудовую могут все граждане старше 18 лет, а также подростки старше 14 лет, если они трудоустроены с соблюдением норм закона.

Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации

Документационное обеспечение работы с персоналом

  • Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
  • За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
  • Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов 
  • Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

Где и как приобрести

Трудовые книжки — это не просто документы строгой отчетности. Бланки и вкладыши к ним имеют специальную защиту на уровне полиграфии. Печатать такие бланки могут только типографии при Гознаке. А продавать — только те распространители, которые заключили с Гознаком соответствующий договор.

Все это означает, что работнику и, тем более, работодателю следует серьезно отнестись к покупке бланков и вкладышей. Делать это можно только у официальных распространителей. Кстати, это лишний довод в пользу того, чтобы не доверять покупку бланков самим работникам — есть риск столкнуться с подделками.

Кто покупает бланк

В законе сказано четко:

  • Во-первых, нельзя требовать от работника, чтобы он сам покупал бланк ТК.
  • Во-вторых, работодатель должен иметь запас бланков для тех, кто будет трудоустраиваться и получать трудовые впервые.

При этом запрета на покупку книжки соискателем нет. То есть, если человек пришел оформляться на работу и принес чистый бланк, вы можете его заполнить. Нарушения не будет. Но если сотрудник пойдет в ГИТ и пожалуется, что его вынудили купить книжку, разбирательств не избежать. Поэтому самый надежный вариант — заводить книжки из своих запасов.

Электронный документооборот в кадровой службе: когда переходить и с чего начать

Как происходит удержание стоимости трудовой книжки из зарплаты

Еще один важный вопрос — кто платит за бланк? В постановлении №225 сказано, что работодатель закупает ТК на собственные средства. Означает ли это, что работник не должен платить за свой первый «паспорт трудящегося»? Нет, это значит лишь то, что запас бланков работодатель обеспечивает за свой счет.

В том же постановлении говорится, что при выдаче книжки работодатель взимает с работника сумму, равную затратам на ее приобретение.

Это можно сделать несколькими способами:

  • наличными;
  • переводом на р/с предприятия;
  • удержать из зарплаты.

Чаще всего выбирают третий вариант, но здесь важно помнить, что для удержания стоимости бланка из зарплаты необходимо заявление-согласие работника. Без заявления вычет будет незаконным и даст сотруднику повод идти в ГИТ.

Как новичку заплатить за первый месяц работы, чтобы не придралась ГИТ

Форма заявления законом не регламентирована — можно писать от руки, с соблюдением внутренних нормативов компании. Главное — указать основание для удержания денег — получение трудовой книжки.

Как определяется стоимость? Закон ограничивает сумму удержания фактическими затратами работодателя. Это значит, что расчет стоимости надо делать на основании бухгалтерских документов (брать цену из договора на покупку бланков).

Кто заполняет

Постановлением №69 (п.8) полномочия по заполнению трудовой книжки возложены на работодателя. Это должен делать работник кадровой службы или сотрудник, у которого такая обязанность прописана в должностной инструкции.

Титульный лист надо заполнять при получателе ТК, который подтвердит своей подписью правильность внесенных личных данных.

Если обнаружится ошибка, можно ее исправить. Если же бланк окажется испорченным по вине работодателя, документ надо оформить заново. Стоимость нового бланка — это расходы компании, работник возместит только цену одной книжки.

Когда из-за ошибки трудовая книжка станет недействительной

Сроки

Есть два важных момента, которые касаются сроков оформления трудовой:

  • Заводить книжку надо каждому работнику, который работает 5 или больше дней (статья 66 ТК).
  • Оформить и сделать запись в ней надо не позже, чем через 7 календарных дней после трудоустройства.

Регистрация

Трудовая книжка — это документ строгой отчетности, который подлежит еще и обязательной регистрации в установленной законодательством форме. Для этого на предприятии должен быть журнал учета, оформленный в соответствии с требованиями постановления №69.

После того, как трудовая книжка заведена и заполнена, сотрудник отдела кадров вносит в журнал:

  • ФИО работника;
  • номер и серию ТК;
  • дату трудоустройства;
  • должность.

Нюансы

Порядок оформления — общий для всех трудовых книжек, выдаваемых российским трудящимся. Он прописан в законодательстве очень подробно и в большинстве случаев не вызывает сложностей у кадровиков. Правда, есть нюансы, которые лучше изучить заранее.

Тупиковые ситуации с трудовыми книжками: решения с картинками

Оформление для ИП

Как оформляется трудовая книжка для ИП? И надо ли вообще это делать? Такие вопросы — не редкость у индивидуальных предпринимателей. С одной стороны, законодательство говорит, что трудовую книжку заводят все работодатели, кроме физлиц, не являющихся ИП, причем делает это специальный ответственный сотрудник. С другой, индивидуальный предприниматель — сам себе работодатель, и штата с кадровым работником у него нет. Как быть?

Чтобы соблюсти требование закона, придется самому купить, оформить, вести и учитывать свою ТК. Действовать надо по инструкции из постановления №69.

Для совместителя

Совместители — это тот случай, когда требование об обязательном заполнении можно не соблюдать. Если человек устраивается в компанию совместителем, и при этом у него есть основное место работы, делать запись в трудовую не обязательно.

Исключение — желание работника. При этом процедура будет такой:

  1. Соискатель пишет заявление и получает копию приказа о приеме на работу на втором месте трудоустройства.
  2. Кадровый работник на основном месте работы вносит запись.

Оформить подписку

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или зарегистрируйтесь через социальные сети
Зарегистрироваться
Пройдите простую регистрацию за одну минуту и получите бесплатный доступ к прочтению статьи прямо сейчас

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или зарегистрируйтесь через социальные сети.
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.