Максимальная скидка на подписку! Узнать подробнее по телефону 8 (800) 511 9864 или на сайте

PRO-персонал

Порядок ведения трудовых книжек

  • 24 апреля 2019
  • 259

Трудовые книжки - основной документ, который подтверждает факт трудоустройства, награждения и фиксирует причину увольнения. Подробно рассказываем о том, как их вести и хранить, чтобы избежать штрафов ГИТ. Предлагаем скачать образцы необходимых документов

Законодательное регулирование

Общее требование оформления книжки каждым работодателем, вне зависимости от формы собственности (кроме физических лиц, не зарегистрированных как индивидуальный предприниматель) установлено в ст. 66 ТК. На ее основании разработаны:

1. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Далее в тексте статьи – Правила.

2. Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда от 10.10. 2003 № 69).

Именно к этим нормативным актам следует обращаться, если возникают сомнения в том, как правильно поступить в той или иной ситуации.

Сейчас трудовые книжки используются только в России, странах СНГ и Словении. Эта практика признана кадровыми специалистами оправданной, удобной – опытный кадровик может многое сказать о соискателе на должность, только изучив его отметки с предыдущих мест работы.

Вся деятельность зафиксирована письменно, удостоверена ответственными работниками, фальсификация данных крайне затруднительна. Так что отказа от применения книжек в ближайшие годы не планируется, только постепенный переход на электронный формат с 2020 года.

Когда из-за ошибки трудовая книжка станет недействительной

Есть три критические ошибки в титульном листе трудовой - из-за них ПФР признает книжку недействительной. Но и в других случаях проблемы будут. Но не с ПФР, а с ГИТ. И не у сотрудника, а у вашей компании и лично у вас как того, кто за книжки отвечает. Чтобы этого не произошло, эксперты журнала "Справочник кадровика" разобрали все одиннадцать ошибок в титульном листе трудовой книжки, их последствия и объяснили, что делать.

Правила ведения трудовых книжек в РФ

Расскажем о том, как должен быть организован правильный порядок ведения трудовых книжек.

Сами бланки печатаются типографически, по готовому 20-страничному макету, утвержденному в 2004 году. На практике встречаются формуляры старого образца 1973 года. Оба варианта действительны, менять на новый не надо.

Несмотря на то, что бланки доступны к продаже повсеместно, мы рекомендуем покупать их только в магазинах, имеющих официальный статус Распространителя, с ним можно ознакомиться на сайте ГОЗНАКа. Сейчас официальный производитель только один – Московская печатная фабрика. Полиграфия имеет несколько уровней для защиты от подделок:

  1. Каждое изделие имеет серию и номер. Проверить подлинность можно, сверив их с используемыми в году выпуска.
  2. Для печати применена бумага с двухтоновым водяным знаком и уникальными волокнами.
  3. Формуляр имеет химическую защиту от вытравливания пишущего состава.

Работодатель не может обязать персонал самостоятельно покупать и приносить бланки. Во-первых, необходимое количество чистых изделий всегда должно быть в организации (п. 44 Правил). Во-вторых, так повышается риск использовать поддельный документ.

Многие работники меняют за свою карьеру столько организаций (или трудятся так хорошо, что получают много награждений), что место заканчивается. В таком случае работодатель должен завести индивидуальный вкладыш, вклеив его. Он также имеет серию, номер, оформляется по тем же правилам, без первичного документа не имеет юридической силы.

Сведения, которые необходимо фиксировать в трудовой книжке:

  • найм на работу, с указанием структурного подразделения и должности;
  • внутренний перевод на другую работу в той же фирме;
  • полученные награждения, поощрения за служебную деятельность;
  • увольнение.

Информация вносится развернуто, с указанием основания по Трудовому кодексу. Что не указывается:

  • сведения о замечаниях, выговорах, из всех дисциплинарных взысканий в формуляр может попасть только увольнение;
  • временный внутренний перевод;
  • денежные премии, имеющие регулярный характер и регламентированные в локальных нормативных актах организации.

Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации

Документационное обеспечение работы с персоналом

  • Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
  • За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
  • Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов 
  • Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

Общие правила

Срок, за который работодатель обязан зафиксировать трудоустройство в книжке, ограничен. Не позднее чем через пять дней работы на предприятии запись о найме должна быть внесена. Если нанятый работник – новичок, и документа у него просто нет, трудовая должна быть оформлена в течение недели со дня приема. Бланк книжки выдается принимающей организацией..

Все пометки в трудовой книжке копируются в личную карточку и работник знакомится с ними под подпись.

Тупиковые ситуации с трудовыми книжками: решения с картинками

Как вести раздел о работе

Раздел, посвященный записям о наймах и увольнениях, самый большой. Конечно, иногда человек всю жизнь работает на одном месте, но чаще все же работодатели меняются. Как правильно вести этот раздел?

Каждая запись имеет свой номер. Кроме того, все сведения вносятся с указанием реквизитов соответствующего документа: о трудоустройстве – дата и номер приказа о приеме на работу и т.д. Подробнее о том, как заполнить трудовую книжку, читайте здесь.

Кадровый специалист должен соблюдать сроки внесения сведений в документ. Все этапы трудовой биографии, кроме увольнения, должны указываться в книжке в течение 7 дней. Это может быть информация о переводе на другую работу, полученной квалификации, награждении за профессиональные достижения. Основанием для оформления записи в формуляре являются распоряжения работодателя, их реквизиты (дата выпуска и регистрационный номер) и наименование приказа фиксируются в соответствующей графе.

Расторжение контракта оформляется в последний день работы. Информация об увольнении не может быть записана в произвольном виде. Необходимо использовать формулировки, установленные Трудовым кодексом или иными федеральными законами.

При внешнем переводе записи о найме должна обязательно предшествовать запись об увольнении со старого места. При внутреннем переводе информация вносится просто новой строкой, без увольнения.

Если организация-работодатель меняет наименование, этот факт также фиксируется в трудовой, в раздел о работе. Схема внесения записей аналогична: номер записи, дата переименования, суть процедуры и новое название, основание-ссылка на соответствующий приказ или постановление.

Все документы, на основании которых записи вносятся в книжку, должны быть скопированы для хранения в отделе кадров (приказы, справки и др.).

Раздел о награждениях

Необходимость регистрации награждений за профессиональные достижения установлена в ст. 66 ТК. А право поощрять персонал за успехи есть у работодателя согласно ст.191. Награждение применяется как метод признания заслуг работника и имеет не только сиюминутный тактический смысл, но и стратегический. Сотрудник, получивший поощрение, понимает, что его труд замечен и оценен, в итоге начинает работает только эффективнее.

Руководитель организации владеет широким спектром поощрений: премии, ценные подарки, почетные и похвальные грамоты. Часто в фирмах, особенно больших корпорациях, применяется внутренняя структура званий - например, «Лучший работник месяца». Грамотный формат, объединяющий материальные и нематериальные награждения, помогает улучшить мотивацию персонала и идет на пользу всем.

Платить ли премию во время испытания

Но не все возможные поощрения следует фиксировать в трудовой книжке. Согласно п. 24 правил, в нее заносятся:

1 . Государственные награды (медали, ордена, госпремии, президентские грамоты) и звания. При этом необходимо сослаться на письменное решение о награждении (указ, постановление и др.).

2 . Прочие поощрения, назначаемые на основании законодательных актов. Например, в педагогической сфере распространены почетные грамоты. Они выдаются по правилам, утвержденным Приказом Минобрнауки от 30.06.2010 № 580 «О ведомственных наградах Министерства образования и науки Российской Федерации». Каждое министерство имеет собственный подобный документ о порядке ведомственных награждений.

3 . Благодарности, дипломы, нагрудные значки, другая отличительная символика и письменные поощрения, выданные работодателем. Они предусматриваются в локальных нормативных актах организации.

Часто возникает дилемма: надо ли записывать в книжку информацию о премиях? Если материальное вознаграждение выдается в постоянном режиме, или указано в Положении об оплате труда, то есть предусмотрено в обычной жизни предприятия, то в этом нет необходимости. Такие премии имеют уравнительный характер и не свидетельствуют об отличительном профессиональном успехе работника, выделяющем его среди других.

Как в трудовой книжке заполнить раздел о награждении, если прежний работодатель не заверил запись

Кто отвечает за ведение трудовых книжек

Поскольку книжки – основной документ, подтверждающий страховой и трудовой стаж, и в некоторых случаях еще и единственный, работодатель должен назначить ответственного работника. Пускать «на самотек» и довериться коллективной ответственности нельзя – при обнаружении утери или порчи книжек, недостоверных записей, невозможно будет найти виновных. В организациях, в которых есть отдел кадров, сотрудник выбирается из числа кадровиков. Иногда руководитель уполномочивает вести документацию бухгалтера или секретаря.

Распоряжение дается в письменном виде. Составляют документ в произвольной форме, по правилам, принятым в организации, регистрируют, руководитель подписывает приказ. Например, может быть использована такая формулировка: «Назначить кадрового специалиста Иванченко Елену Михайловну лицом, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек».

Ст. 5.27 КоАП РФ предусматривает административные штрафы и наказания за нарушение Правил и отсутствие учетных документов. Для должностных лиц – 5-50 минимальных размеров оплаты труда (в 2019 году МРОТ составляет 11 280 руб.). ПБОЮЛ – та же сумма или приостановление деятельности до 3 месяцев. Для организаций – 300-500 МРОТ либо такая же пауза в работе. При выявлении повторного нарушения должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок 1-3 года.

Порядок хранения

Работодатель обязан не только заводить, аккуратно и точно вести формуляры, но и обеспечить надлежащее хранение документов. Правила хранения трудовых книжек четко регламентированы.

Для учета книжек и вкладышей в них оформляются два журнала: книга учета движения и приходно-расходная книга по учету бланков. Их страницы надо пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя и поставить сургучную печать-пломбу. Назначается работник, ответственный за ведение журналов. При внесении записей отмечается номер и серия конкретного бланка. Выдача на руки (например, при увольнении) должна подтверждаться личной подписью бывшего сотрудника. Если нужно оформить работнику вкладыш либо новую трудовую книжку, ответственный сотрудник получает чистый бланк из бухгалтерии по заявке в произвольной форме.

Далее книжки помещаются в отдельное безопасное место - шкаф или сейф. Законодательных требований обязательно использовать несгораемое хранилище или помещение с решетками на окнах нет, но грамотный работодатель обеспечит максимально надежное место для хранения документов. Ведь он несет за них ответственность.

При увольнении ответственного работника весь массив документов передается новому специалисту с оформлением передаточного акта и фиксацией возможной недостачи или порчи документов.

Главная новость Стоп-слова в кадровых документах: найдите и исправьте

Тема номера "Кадровик-2019" проверочные вопросы для тех, кто претендует на сертификат

Также читайте о том, в чем можно отказать беременной сотруднице и какие гарантии предоставить, как по-новому платить аванс и оформлять путевой лист, и как взыскать ущерб с экс-сотрудника.

Сроки хранения

Логика хранения книжек на предприятии проста: период хранения равен периоду трудоустройства у работодателя. При увольнении она должна быть передана владельцу не позднее последнего дня работы. Лучше всего выдать лично в руки под подпись, но по предварительной договоренности можно отправить заказным письмом с уведомлением.

Что делать, если работник по каким-то причинам оставил книжку и не забрал ее? Такое случается нередко: например, при увольнении «по статье» начинающему работнику проще завести новую, чтобы «не светить» свою недобросовестность. Или увольнение произошло во время отъезда в другой регион. Срок хранения невостребованных формуляров составляет 75 лет. Столько же времени действительны записи в ней. Работнику надо направить уведомление, что документ ожидает владельца. Если сотрудник скончался, то книжка может быть передана его родственникам, также под роспись.

Журнал учета также сохраняется в архиве предприятия 50 лет. Такое требование установлено для того, чтобы работники могли без проблем поднять записи о трудоустройстве и получить положенные пенсионные выплаты.

Оформить подписку

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или зарегистрируйтесь через социальные сети
Зарегистрироваться
Пройдите простую регистрацию за одну минуту и получите бесплатный доступ к прочтению статьи прямо сейчас

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или зарегистрируйтесь через социальные сети.
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.