PRO-персонал

Расчет отпускных: правила и примеры

  • 22 марта 2019
  • 2407

Сколько может продолжаться отпуск? Как он оплачивается? Когда надо выдавать отпускные? Что делать, если свободные дни «накопились»? Как все это правильно оформить? В этой статье разбираем подробно все, что касается начисления отпускных и приводим примеры расчетов.

Что говорит закон

Регламентированию отпуска и денежных начислений за него посвящены несколько законодательных актов. Вот ключевые:

Статья 115 ТК РФ гарантирует ежегодный оплачиваемый отпуск длительностью не меньше 28 дней всем, кто связан с работодателем трудовым договором. Дни — календарные. Кроме того, есть несколько видов занятости, при которых положен удлиненный отдых. Например, педагогика, работа в опасных условиях или на Крайнем Севере, некоторые другие.

Статья 114 ТК гарантирует сохранение на время отпуска рабочего места и среднего заработка.

Статья 139 ТК устанавливает правила расчета средней зарплаты, в том числе — и для начислений отпускных. Поскольку закон о новом порядке расчета отпускных к 2019 году не приняли, следует опираться на эту статью, а также Положение №922 от 24.12.2007.

Статья 122 ТК устанавливает порядок предоставления отпуска. Каждый, кто проработал в компании шесть и больше месяцев, имеет право на оплачиваемый перерыв в работе. Несовершеннолетние могут проситься и раньше, по статье №267 работодатель не может им отказать.

Статья 136 ТК обязывает работодателей выплачивать отпускные не позже, чем за 3 дня до начала отпуска. Допускается выплата через кассу или перевод на банковскую карту. Если происходит задержка, следует рассчитать проценты по нормам из статьи 236 ТК. Но в любом случае задержка — это нарушение.

Чтобы избежать опоздания, разумно считать календарные дни, причем учитывать выходные. Например, если человек уходит в отпуск с четверга следующей недели, а предстоящий понедельник — выходной, лучше выдать ему отпускные в эту пятницу.

Неиспользованные отпуска сгорают. Или нет?..

Компенсировать неиспользованный отпуск деньгами, пока сотрудник работает, нельзя — запрещает закон. Но какие-то работники просто не хотят уходить в отпуск, надеясь накопить. А многие работодатели уверены, что отпуска больше чем за полтора года сгорают. Точку в спорах о том, сгорают или нет, в конце 2018 года поставил КС РФ. Его решение для кадровиков прокомментировала профессор трудового права Ирина Костян.

Правила начисления отпускных

У порядка начисления есть установленные законом правила. Работник имеет право уйти в отпуск и получить за него денежную сумму, но он не может сделать это в любой момент, как только возникло желание отдохнуть. Правильная последовательность такова:

  • Сотрудник подает заявление на предоставление отпуска согласно утвержденному по предприятию графику.
  • Руководитель дает свое согласие, после чего следует оформить соответствующий приказ.
  • Бухгалтерия или расчетный отдел вычисляют сумму выплаты и выдают отпускные. В небольших компаниях эту функцию нередко выполняют кадровики.

Все же есть сотрудники, которые в 2019 году могут уходить на оплачиваемые каникулы, когда им удобно. Федеральный закон №360 от 11.10.2018 дает такое право тем, у кого 3 или больше детей.

Есть еще несколько важных правил, которые следует соблюдать в связи с начислением отпускных:

  • График отпусков надо составлять и утверждать на каждый год. Делать это следует не позже чем за две недели до окончания предыдущего года (ст. 123 ТК). Всех сотрудников надо ознакомить с графиком и получить их согласие.
  • Отпускные рассчитываются на основании данных 12 рабочих месяцев до даты начала отпуска. За основу берется среднедневной заработок (СДЗ). Как его рассчитать — далее в статье.
  • Из начисленной суммы удерживаются страховые и налоговые отчисления. НДФЛ надо перечислить в последний день месяца, когда выплатили отпускные.
  • Выдавать зарплату одновременно с отпускными не обязательно.

Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации

Документационное обеспечение работы с персоналом

  • Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
  • За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
  • Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов 
  • Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

Порядок расчета отпускных

Проще всего описать, как происходит расчет отпускных, используя систему 5-ти шагов:

Шаг 1. Задайте расчетный период.
Шаг 2. Определите суммарный заработок отпускника за этот период.
Шаг 3. Вычислите СДЗ, разделив суммарный заработок на число календарных дней в расчетном периоде.
Шаг 4. Рассчитайте отпускные, умножив СДЗ на число дней отпуска.
Шаг 5. Удержите из полученной суммы страховые взносы и НДФЛ.

Как начисляются отпускные: формула расчета

В основе принципа расчета отпускных — несколько формул. Основная:

Как начисляются отпускные: формула расчета

Где:
СО — сумма отпускных;
ДО — число дней отпуска.

Расчет СДЗ осуществляется по правилам правительственного постановления №922 от 24.12.2007. Формула такова:

Как начисляются отпускные: формула расчета

Где:
СДЗ — среднедневной заработок;
СД — суммарный доход;
29,3 — зафиксированное законодательно среднее число дней в месяце.
12 — число месяцев в году.

Эта формула применима, если сотрудник работа без перерывов. Для случаев, когда были перерывы в работе, формула такова:

Как начисляются отпускные: формула расчета

Где:
СДЗ — среднедневной заработок;
СД — суммарный доход;
29,3 — зафиксированное законодательно среднее число дней в месяце.
М — число полностью отработанных месяцев;
Д — число календарных дней в неполном месяце. Для этого показателя тоже есть
своя формула: 29,3 / число календарных дней Х число дней присутствия.

Из приведенных выше формул ясно, что самое главное — это правильно определить суммарный доход, период расчета и рассчитать причитающееся работнику число дней отдыха. Остановимся на этих моментах подробнее.

14 блиц-подсказок как решить проблемы, которые возникают у кадровиков в сезон отпусков

Расчет СДЗ: какие выплаты учитываются

В суммарном доходе учитываются все выплаты, которые компания сделала в адрес сотрудника за календарный год, предшествующий отпуску. В их числе:

  • Зарплата, включая премии за эффективность, повременку, вознаграждения в виде комиссионных или процентов от прибыли. А также денежный эквивалент натуральной оплаты, если такая была.
  • Матсодержание за отработанное время, которое полагается муниципальным и государственным служащим.
  • Гонорары, которые получают работники СМИ и культуры.
  • Сверхурочные выплаты преподавателям профессиональных училищ.
  • Доплаты и надбавки. Например, за общий стаж, классное руководство, внеплановые дежурства, ночные работы или выходы в праздники, секретность или вредность производства.
  • Другие дополнительные начисления.

Некоторые выплаты нельзя учитывать при расчете СДЗ. Например, в итоговый доход не включают полученную материальную помощь, компенсации за проживание или проезд, оплату обучения.

Также при расчете среднего дневного заработка не учитываются выплаты по:

  • больничным и декретам;
  • командировкам;
  • отпускам;
  • временной нетрудоспособности;
  • некоторым премиям;
  • дивидендам или процентам по акциям.

Пять дней или семь: как выгодно оформить недельный отпуск сотрудника

Какой период берется для расчета отпускных

Стандартный расчетный период — календарный год до первого дня отдыха. Это если человек был на рабочем месте все время без перерывов. Но по факту так работают далеко не многие. Кто-то ездил в командировки, кто-то уходил на больничный, кто-то вообще бастовал. Такие дни надо вычитать из расчетного периода. К ним относятся отрезки времени, когда человек:

  • Получал среднюю зарплату (был в оплачиваемом отпуске, в командировке или на больничном).
  • Отсутствовал из-за простоя и забастовки, даже если сам не бастовал, а простои произошли не по его вине.
  • Был в отпуске за свой счет.
  • Брал отгулы.
  • Был отстранен или освобожден от работы (как с сохранением зарплаты, так и без него).

Что делать, если на отпуск из расчетного периода приходился праздник? В письме Минтруда №14-1/В-351 разъяснено, что такие дни надо добавлять к расчетному периоду.

Главная новость Сезон отпусков-2019: от чего по новым правилам придется отказаться

Тема номера Шесть поправок в ТК. Как их планирует Минтруд и что делать кадровикам

Также читайте о том, когда суд не позволит уволить за прогул, как задержать работника, который хочет уволиться и как вернуть деньги, которые потратили на квартиру.

Как рассчитать число дней отпуска

В некоторых случаях число отпускных дней определить очень просто:

  • Если человек проработал 11 месяцев, ему положен полный отпуск — 28 дней или больше, если этого предусматривает должность.
  • Если человеку положен полный отпуск, а в заявлении он просит меньше, это и будет число дней для расчета.

Но есть случаи посложнее. Например, сотрудник хочет в отпуск сразу после полугода работы или через 10 месяцев работы. В этих случаях на помощь приходит формула:

Как начисляются отпускные: формула расчета

Где:

ДО — число дней отпуска;
М — отработанные сотрудником месяцы; ПО — положенная длительность отпуска (стандартно — 28).

Можно использовать и более современный вариант расчета от Роструда. Этот метод предложен письмами № 5921-ТЗ от 31.10.2008, № 1920-6 от 08.06.2007 и №944-6 от 23.06.2006. Согласно этому методу, за каждый отработанный месяц сотрудник получает 2,33 дня к отпуску.

По сути, это то же самое, что ПО/12, ведь 28/12 = 2,33 Для работников с увеличенным отпуском нормативы другие. Например, отпуск учителей длится 56 дней. За каждый отработанный месяц им начисляется по 4,67 отпускных дня.

Таким образом, если человек уходит отдыхать, отработав 6 месяцев (на должности с минимальным отпуском), ему положено:

Как начисляются отпускные: формула расчета

Иногда расчет отпускного периода дает дробное число, которое целесообразно округлить. Хотя законодательство к этому не обязывает. Согласно письму Минсоцразвития №4334-17 от 07.12.2005, округление всегда производится в пользу сотрудника.

Примеры расчета

Пример №1. Расчетный период отработан полностью

Наиболее распространенная ситуация — человек честно трудился 11 месяцев и хочет отдохнуть, согласно утвержденному графику. Например, он пишет заявление на отпуск длительностью 18 дней, с 1 июня 2019 года.

Сначала определяем период. Будем учитывать полные месяцы: с июня по декабрь 2018 года плюс с января по май 2019-го.

Определяем суммарный доход. К примеру, ежемесячная зарплата работника равна 27000 рублей. Предположим, дополнительно были еще и поощрения: два раза по 7000 рублей и один раз — 9000 рублей. Также сотрудник получил материальную помощь в декабре 2018-го — 9500 рублей.

Расчет суммарного дохода выглядит так:

Как начисляются отпускные: формула расчета

9500 рублей матпомощи в расчете не участвуют, по закону.

Рассчитываем средний дневной заработок.

Как начисляются отпускные: формула расчета

Вычисляем «грязную» сумму отпускных

Как начисляются отпускные: формула расчета

Число календарных дней для расчета СДЗ равно:

29,3 / Число календарных дней в месяце х Число календарных дней с начала работы до отпуска,

То есть:

Как начисляются отпускные: формула расчета

Пример №3. Расчет отпускных за несколько лет

Иногда работник использует только половину своего минимального отпуска, а остальное «откладывает» на случаи, когда понадобится отлучиться с работы на несколько дней. Таким образом некоторые получают по несколько мини-отпусков в году. А некоторые так и не используют вплоть до следующего отпуска. Что делать в таких случаях и, главное, как рассчитывать отпускные?

Здесь важно помнить, что по Конвенции №132 работник обязан использовать ежегодный отпуск в течение 18 месяцев. А согласно ТК отпуск предоставляется ежегодно и частичные или полные его переносы — исключительные случаи. Это значит, что если от прошлого отпуска остался «хвостик», его обязательно использовать в этом году. При этом сумма отпускных дней может накапливаться, а расчетный период для вычисления СДЗ все равно будет равен 12 месяцам до старта каникул.

Рассмотрим пример. В сентябре 2018 года кладовщик Петров уходил в отпуск на 18 дней. В 2019 году он договорился с руководством, что использует этот остаток дополнительно к ежегодному 28-дневному отпуску. В его заявлении значатся 38 дней, начиная с 1 сентября 2019 года.

Расчетный период — с 1 сентября 2018-го по 31 августа 2019 года. СДЗ рассчитывается по тому же принципу, что в примере №1. Допустим, этот показатель равен 780 рублей.

Тогда сумма начисленных отпускных составит:

Как начисляются отпускные: формула расчета

Помните: ГИТ крайне не одобряет накапливание отпусков. Чтобы избежать штрафов, рекомендуем составлять графики отдыха работников так, чтобы у них была возможность отгулять положенные дни полностью.

Оформить подписку
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или зарегистрируйтесь через социальные сети
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или зарегистрируйтесь через социальные сети
Зарегистрироваться
Пройдите простую регистрацию за одну минуту и получите бесплатный доступ к прочтению статьи прямо сейчас!!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или зарегистрируйтесь через социальные сети.
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.