Получите квартиру за подписку! Узнать подробнее >>>
PRO-персонал

Расчет отпускных: правила и примеры

  • 22 марта 2019
  • 2272

Сколько может продолжаться отпуск? Как он оплачивается? Когда надо выдавать отпускные? Что делать, если свободные дни «накопились»? Как все это правильно оформить? В этой статье разбираем подробно все, что касается начисления отпускных и приводим примеры расчетов.

Что говорит закон

Регламентированию отпуска и денежных начислений за него посвящены несколько законодательных актов. Вот ключевые:

Статья 115 ТК РФ гарантирует ежегодный оплачиваемый отпуск длительностью не меньше 28 дней всем, кто связан с работодателем трудовым договором. Дни — календарные. Кроме того, есть несколько видов занятости, при которых положен удлиненный отдых. Например, педагогика, работа в опасных условиях или на Крайнем Севере, некоторые другие.

Статья 114 ТК гарантирует сохранение на время отпуска рабочего места и среднего заработка.

Статья 139 ТК устанавливает правила расчета средней зарплаты, в том числе — и для начислений отпускных. Поскольку закон о новом порядке расчета отпускных к 2019 году не приняли, следует опираться на эту статью, а также Положение №922 от 24.12.2007.

Статья 122 ТК устанавливает порядок предоставления отпуска. Каждый, кто проработал в компании шесть и больше месяцев, имеет право на оплачиваемый перерыв в работе. Несовершеннолетние могут проситься и раньше, по статье №267 работодатель не может им отказать.

Статья 136 ТК обязывает работодателей выплачивать отпускные не позже, чем за 3 дня до начала отпуска. Допускается выплата через кассу или перевод на банковскую карту. Если происходит задержка, следует рассчитать проценты по нормам из статьи 236 ТК. Но в любом случае задержка — это нарушение.

Чтобы избежать опоздания, разумно считать календарные дни, причем учитывать выходные. Например, если человек уходит в отпуск с четверга следующей недели, а предстоящий понедельник — выходной, лучше выдать ему отпускные в эту пятницу.

Неиспользованные отпуска сгорают. Или нет?..

Компенсировать неиспользованный отпуск деньгами, пока сотрудник работает, нельзя — запрещает закон. Но какие-то работники просто не хотят уходить в отпуск, надеясь накопить. А многие работодатели уверены, что отпуска больше чем за полтора года сгорают. Точку в спорах о том, сгорают или нет, в конце 2018 года поставил КС РФ. Его решение для кадровиков прокомментировала профессор трудового права Ирина Костян.

Правила начисления отпускных

У порядка начисления есть установленные законом правила. Работник имеет право уйти в отпуск и получить за него денежную сумму, но он не может сделать это в любой момент, как только возникло желание отдохнуть. Правильная последовательность такова:

  • Сотрудник подает заявление на предоставление отпуска согласно утвержденному по предприятию графику.
  • Руководитель дает свое согласие, после чего следует оформить соответствующий приказ.
  • Бухгалтерия или расчетный отдел вычисляют сумму выплаты и выдают отпускные. В небольших компаниях эту функцию нередко выполняют кадровики.

Все же есть сотрудники, которые в 2019 году могут уходить на оплачиваемые каникулы, когда им удобно. Федеральный закон №360 от 11.10.2018 дает такое право тем, у кого 3 или больше детей.

Есть еще несколько важных правил, которые следует соблюдать в связи с начислением отпускных:

  • График отпусков надо составлять и утверждать на каждый год. Делать это следует не позже чем за две недели до окончания предыдущего года (ст. 123 ТК). Всех сотрудников надо ознакомить с графиком и получить их согласие.
  • Отпускные рассчитываются на основании данных 12 рабочих месяцев до даты начала отпуска. За основу берется среднедневной заработок (СДЗ). Как его рассчитать — далее в статье.
  • Из начисленной суммы удерживаются страховые и налоговые отчисления. НДФЛ надо перечислить в последний день месяца, когда выплатили отпускные.
  • Выдавать зарплату одновременно с отпускными не обязательно.

Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации

Документационное обеспечение работы с персоналом

  • Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
  • За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
  • Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов 
  • Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

Порядок расчета отпускных

Проще всего описать, как происходит расчет отпускных, используя систему 5-ти шагов:

Шаг 1. Задайте расчетный период.
Шаг 2. Определите суммарный заработок отпускника за этот период.
Шаг 3. Вычислите СДЗ, разделив суммарный заработок на число календарных дней в расчетном периоде.
Шаг 4. Рассчитайте отпускные, умножив СДЗ на число дней отпуска.
Шаг 5. Удержите из полученной суммы страховые взносы и НДФЛ.

Как начисляются отпускные: формула расчета

В основе принципа расчета отпускных — несколько формул. Основная:

Как начисляются отпускные: формула расчета

Где:
СО — сумма отпускных;
ДО — число дней отпуска.

Расчет СДЗ осуществляется по правилам правительственного постановления №922 от 24.12.2007. Формула такова:

Как начисляются отпускные: формула расчета

Где:
СДЗ — среднедневной заработок;
СД — суммарный доход;
29,3 — зафиксированное законодательно среднее число дней в месяце.
12 — число месяцев в году.

Эта формула применима, если сотрудник работа без перерывов. Для случаев, когда были перерывы в работе, формула такова:

Как начисляются отпускные: формула расчета

Где:
СДЗ — среднедневной заработок;
СД — суммарный доход;
29,3 — зафиксированное законодательно среднее число дней в месяце.
М — число полностью отработанных месяцев;
Д — число календарных дней в неполном месяце. Для этого показателя тоже есть
своя формула: 29,3 / число календарных дней Х число дней присутствия.

Из приведенных выше формул ясно, что самое главное — это правильно определить суммарный доход, период расчета и рассчитать причитающееся работнику число дней отдыха. Остановимся на этих моментах подробнее.

14 блиц-подсказок как решить проблемы, которые возникают у кадровиков в сезон отпусков

Расчет СДЗ: какие выплаты учитываются

В суммарном доходе учитываются все выплаты, которые компания сделала в адрес сотрудника за календарный год, предшествующий отпуску. В их числе:

  • Зарплата, включая премии за эффективность, повременку, вознаграждения в виде комиссионных или процентов от прибыли. А также денежный эквивалент натуральной оплаты, если такая была.
  • Матсодержание за отработанное время, которое полагается муниципальным и государственным служащим.
  • Гонорары, которые получают работники СМИ и культуры.
  • Сверхурочные выплаты преподавателям профессиональных училищ.
  • Доплаты и надбавки. Например, за общий стаж, классное руководство, внеплановые дежурства, ночные работы или выходы в праздники, секретность или вредность производства.
  • Другие дополнительные начисления.

Некоторые выплаты нельзя учитывать при расчете СДЗ. Например, в итоговый доход не включают полученную материальную помощь, компенсации за проживание или проезд, оплату обучения.

Также при расчете среднего дневного заработка не учитываются выплаты по:

  • больничным и декретам;
  • командировкам;
  • отпускам;
  • временной нетрудоспособности;
  • некоторым премиям;
  • дивидендам или процентам по акциям.

Пять дней или семь: как выгодно оформить недельный отпуск сотрудника

Какой период берется для расчета отпускных

Стандартный расчетный период — календарный год до первого дня отдыха. Это если человек был на рабочем месте все время без перерывов. Но по факту так работают далеко не многие. Кто-то ездил в командировки, кто-то уходил на больничный, кто-то вообще бастовал. Такие дни надо вычитать из расчетного периода. К ним относятся отрезки времени, когда человек:

  • Получал среднюю зарплату (был в оплачиваемом отпуске, в командировке или на больничном).
  • Отсутствовал из-за простоя и забастовки, даже если сам не бастовал, а простои произошли не по его вине.
  • Был в отпуске за свой счет.
  • Брал отгулы.
  • Был отстранен или освобожден от работы (как с сохранением зарплаты, так и без него).

Что делать, если на отпуск из расчетного периода приходился праздник? В письме Минтруда №14-1/В-351 разъяснено, что такие дни надо добавлять к расчетному периоду.

Главная новость Новые правила: Как Роскомнадзор теперь проверяет отдел кадров

Тема номера Роструд разрешил продлевать срочный трудовой договор. Стоит ли ему верить?

Также читайте о том, как в 2019-м вернуть деньги, которые потратили на лечение и учебу, как избежать штрафа за ошибки в СЗВ-М и какие изменения в правах многодетных доставят больше всего проблем.

Как рассчитать число дней отпуска

В некоторых случаях число отпускных дней определить очень просто:

  • Если человек проработал 11 месяцев, ему положен полный отпуск — 28 дней или больше, если этого предусматривает должность.
  • Если человеку положен полный отпуск, а в заявлении он просит меньше, это и будет число дней для расчета.

Но есть случаи посложнее. Например, сотрудник хочет в отпуск сразу после полугода работы или через 10 месяцев работы. В этих случаях на помощь приходит формула:

Как начисляются отпускные: формула расчета

Где:

ДО — число дней отпуска;
М — отработанные сотрудником месяцы; ПО — положенная длительность отпуска (стандартно — 28).

Можно использовать и более современный вариант расчета от Роструда. Этот метод предложен письмами № 5921-ТЗ от 31.10.2008, № 1920-6 от 08.06.2007 и №944-6 от 23.06.2006. Согласно этому методу, за каждый отработанный месяц сотрудник получает 2,33 дня к отпуску.

По сути, это то же самое, что ПО/12, ведь 28/12 = 2,33 Для работников с увеличенным отпуском нормативы другие. Например, отпуск учителей длится 56 дней. За каждый отработанный месяц им начисляется по 4,67 отпускных дня.

Таким образом, если человек уходит отдыхать, отработав 6 месяцев (на должности с минимальным отпуском), ему положено:

Как начисляются отпускные: формула расчета

Иногда расчет отпускного периода дает дробное число, которое целесообразно округлить. Хотя законодательство к этому не обязывает. Согласно письму Минсоцразвития №4334-17 от 07.12.2005, округление всегда производится в пользу сотрудника.

Примеры расчета

Пример №1. Расчетный период отработан полностью

Наиболее распространенная ситуация — человек честно трудился 11 месяцев и хочет отдохнуть, согласно утвержденному графику. Например, он пишет заявление на отпуск длительностью 18 дней, с 1 июня 2019 года.

Сначала определяем период. Будем учитывать полные месяцы: с июня по декабрь 2018 года плюс с января по май 2019-го.

Определяем суммарный доход. К примеру, ежемесячная зарплата работника равна 27000 рублей. Предположим, дополнительно были еще и поощрения: два раза по 7000 рублей и один раз — 9000 рублей. Также сотрудник получил материальную помощь в декабре 2018-го — 9500 рублей.

Расчет суммарного дохода выглядит так:

Как начисляются отпускные: формула расчета

9500 рублей матпомощи в расчете не участвуют, по закону.

Рассчитываем средний дневной заработок.

Как начисляются отпускные: формула расчета

Вычисляем «грязную» сумму отпускных

Как начисляются отпускные: формула расчета

Число календарных дней для расчета СДЗ равно:

29,3 / Число календарных дней в месяце х Число календарных дней с начала работы до отпуска,

То есть:

Как начисляются отпускные: формула расчета

Пример №3. Расчет отпускных за несколько лет

Иногда работник использует только половину своего минимального отпуска, а остальное «откладывает» на случаи, когда понадобится отлучиться с работы на несколько дней. Таким образом некоторые получают по несколько мини-отпусков в году. А некоторые так и не используют вплоть до следующего отпуска. Что делать в таких случаях и, главное, как рассчитывать отпускные?

Здесь важно помнить, что по Конвенции №132 работник обязан использовать ежегодный отпуск в течение 18 месяцев. А согласно ТК отпуск предоставляется ежегодно и частичные или полные его переносы — исключительные случаи. Это значит, что если от прошлого отпуска остался «хвостик», его обязательно использовать в этом году. При этом сумма отпускных дней может накапливаться, а расчетный период для вычисления СДЗ все равно будет равен 12 месяцам до старта каникул.

Рассмотрим пример. В сентябре 2018 года кладовщик Петров уходил в отпуск на 18 дней. В 2019 году он договорился с руководством, что использует этот остаток дополнительно к ежегодному 28-дневному отпуску. В его заявлении значатся 38 дней, начиная с 1 сентября 2019 года.

Расчетный период — с 1 сентября 2018-го по 31 августа 2019 года. СДЗ рассчитывается по тому же принципу, что в примере №1. Допустим, этот показатель равен 780 рублей.

Тогда сумма начисленных отпускных составит:

Как начисляются отпускные: формула расчета

Помните: ГИТ крайне не одобряет накапливание отпусков. Чтобы избежать штрафов, рекомендуем составлять графики отдыха работников так, чтобы у них была возможность отгулять положенные дни полностью.

Оформить подписку

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или зарегистрируйтесь через социальные сети
Зарегистрироваться
Пройдите простую регистрацию за одну минуту и получите бесплатный доступ к прочтению статьи прямо сейчас

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или зарегистрируйтесь через социальные сети.
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.