PRO-персонал

Акт приема-передачи трудовых книжек: образец

  • 19 марта 2019
  • 926

Как организовать процедуру передачи трудовых книжек при увольнении кадрового специалиста? Читайте в нашей статье, скачайте образец акта передачи книжек

Передача трудовых книжек при увольнении кадровика

Трудовые книжки – один из важнейших документов, создаваемый и хранимый при определенных условиях. Кадровый специалист несет ответственность за правильное заполнение и сохранность книжек. Поэтому, если он увольняется или переводится, книжки передаются новому работнику только при соблюдении целого ряда условий, установленных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Это позволит избежать возможных споров и административной ответственности, если будут обнаружены недостача книжек или вкладышей (ст. 5.27 КоАП).

В первую очередь руководитель организации выпускает приказ. Распоряжение сообщает о том, что возникла необходимость передать массив хранимых трудовых книжек и назначает ответственного сотрудника. После этого проводится ревизия книжек и передача. Одновременно оформляется специальный акт приема-передачи, также в журнал учета движения книжек вносится соответствующая запись.

На больших предприятиях целесообразно ревизию осуществлять силами комиссии. В ней должно быть не менее двух человек, работающих в этой же организации. Обычно в комиссию входят один из заместителей директора, руководитель кадровой службы, юрист, «старый» и новый ответственные кадровики. Создание комиссии также оформляется путем выпуска приказа. В распоряжении указываются состав, функции и сроки работы комиссии. Ее задача – проверить количество хранимых книжек, сверить записи в них и заверить сам факт передачи документов новому кадровику. На основании приказа разрабатывается Положение о работе комиссии и утверждается руководителем.

Когда из-за ошибки трудовая книжка станет недействительной

5 тысяч рублей заплатит кадровик из своей зарплаты, если неправильно заполнит титульный лист трудовой книжки. Эксперты журнала “Справочник кадровика” разобрали одиннадцать ошибок, которые допускают кадровые специалисты в таких ситуациях, их последствия и объяснили, что делать.

Как составить акт приема-передачи

Акт составляется не по установленному образцу, а в свободной форме. Возможно использование фирменного бланка. Можно писать его от руки либо заполнить на компьютере и распечатать. Оптимально, если шаблон документа заранее разработан и утвержден.

Акт существует в единственном экземпляре, после подписания он хранится в архиве организации. В содержание документа входят:

  • Данные о предприятии: полное наименование.
  • Наименование самого документа.
  • Сведения о передающем и принимающем кадровиках. Важно указать не только ФИО, но и должность.

Также необходимо указать информацию о пересчитанных проверенных трудовых книжках. Ее удобно оформлять в виде таблицы с такими графами: порядковый номер, фамилия и инициалы владельца книжки; серия и номер книжки; наличие вкладыша к ней; начало работы на предприятии; необходимая дополнительная информация.

В последней графе указывают состояние (например, ветхое), востребованность (например: Иванов уволился 30.01.2016, книжка не востребована), присутствие необходимых записей и т.д. Чем подробнее будут отметки о состоянии книжки – тем меньше вероятность проблем в будущем.

Как оформить

Акт может состоять из одного или нескольких листов, прошитых и скрепленных печатью. Кроме того, при подшивании акта необходимо оформить документ по всем правилам: указать дату составления, количество листов и заверить подписями членов комиссии и руководителя. Печать ставить необязательно.

Помарок лучше не допускать, но если они все же вкрались – аккуратно зачеркнуть, вписать нужные сведения и указать «Исправленному верить».

1. Акт всегда начинается с названия организации. Далее идет название документа. Эти два пункта пишутся посередине строки – для удобства восприятия.

2. Под заголовком традиционно оставляют место для визы утверждения руководителем и даты подписания.

3. Ниже помещается информация о работниках, передающем книжки и принимающем. Удобно использовать формулировку «По состоянию на «дата» таким-то работником (ФИО и должность) передаются, а таким-то принимаются».

4. После этого вносится табличная часть, содержащая сведения о трудовых книжках и вкладышах. Она завершается итоговыми цифрами подсчета. Кроме того, целесообразно дополнить акт еще одним листом. В нем указать наличие чистых бланков.

5.Завершается акт информацией о том, что новому кадровому специалисту передается определенное количество трудовых книжек, журнал учета их движения и приходно-расходная книга бланков.

6.Акт заверяется подписями членов комиссии (с расшифровкой), с указанием должностей и даты.

Оформить подписку
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или зарегистрируйтесь через социальные сети
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или зарегистрируйтесь через социальные сети
Зарегистрироваться
Пройдите простую регистрацию за одну минуту и получите бесплатный доступ к прочтению статьи прямо сейчас!!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или зарегистрируйтесь через социальные сети.
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.