Портал о кадровом деле и делопроизводстве, управлении персоналом

Как заполнить СЗВ-М

6 марта 2019
189
Средний балл: 0 из 5

При подготовке ежемесячного отчета СЗВ-М учтите новые разъяснения чиновников. В статье – точный срок сдачи, бланк, образец заполнения, а также рекомендации, которые помогут составить отчет без ошибок с учетом новых требований

Кто и когда сдает отчет по форме СЗВ-М

Порядок оформления и сдачи отчетности СЗВ-М утвержден Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ № 83п от 01.02.2016. Для многих пока эта отчетность не стала привычной и ее заполнение вызывает много вопросов.

Кто обязан сдавать СЗВ-М? Все страхователи. Это бюджетные и коммерческие организации, индивидуальные предприниматели, самозанятые, а также частные физические лица, нанимающие персонал на работу.

Сроки сдачи документов – не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным. В случае если 15 число приходится на выходной либо общегосударственный праздничный день, отчетность можно сдать в первый рабочий день после праздника.

Также можно направить справку в ПФР и раньше, это не запрещено. Но если после подачи отчетности в жизни организации произойдут изменения - например, будет нанят новый работник – придется исправлять документы.

Какие отчеты с февраля 2019-го сдавать по новым формам

С февраля по новым формам сдавайте три кадровых отчета. Изменения в отчетность внесли Росстат и Пенсионный фонд. Эксперты журнала “Справочник кадровика” расспросили чиновников, как отчитаться по новым правилам, чтобы избежать штрафа. Разъяснения и готовые образцы найдете в статье.

Кто освобожден от сдачи

Итак, отчетность СЗВ-М предоставляют все страхователи. От нее освобождены только несколько категорий хозяйствующих субъектов. Это небольшие фермерские хозяйства, которые существуют силами семьи, без привлечения наемного персонала.

Нет такой обязанности и у разнообразных частнопрактикующих лиц – адвокатов, нотариусов, присяжных поверенных и индивидуальных предпринимателей, работающих единолично. Иными словами, те, кто оплачивает фиксированные страховые взносы только за себя, не подают ежемесячную справку о застрахованном персонале.

То же касается и иностранных работников, а также персонала без гражданства, работающего дистанционно или временно пребывающего в Российской Федерации – поскольку они находятся вне системы обязательного пенсионного обеспечения.

Также не надо предоставлять информацию по тем, кто трудится в вооруженных силах, органах МВД, ФСБ не вольнонаемным сотрудником,– так как на них распространяются иные правила пенсионного страхования.

Не пропустите новый кадровый отчет. Его ввел Роструд, но мало кто об этом знает

Как заполнять: пошаговая инструкция

Расскажем, как правильно внести сведения в отчет СЗВ-М. Он небольшой, состоит из 4 разделов.

Шаг 1. Заполняем раздел I. Этот раздел предназначен для общих сведений об организации:

  • Регистрационный номер фирмы в Пенсионном фонде. Он указывается в каждом уведомлении из ПФР и прочих документах. Кроме того, его можно узнать на портале ФНС
  • Название организации (допустимо использовать сокращения).
  • Идентификационный номер налогоплательщика.
  • КПП. Данную графу не заполняют индивидуальные предприниматели, все прочие должны это сделать. Важно: если страхователь является самостоятельным структурным подразделением, ИНН указывается основной организации, а КПП - уже подразделения.

СЗВ-М

Шаг 2. Вносим сведения в раздел II. Здесь надо зафиксировать период, за который подаются сведения. Месяц пишется в формате двузначного числа, год – четырехзначного. Например, декабрь 2019 будет кодирован как «12» «2020».

СЗВ-М

Шаг 3. Отмечаем код в разделе III. Для того чтобы сразу отметить статус отчетности, используется система из трех сокращений.

«Исхд» - исходная, первоначальная форма, которую сдают за данный месяц впервые. «Доп» означает дополняющий, корректирующий документ.

«Отмн» - маркер отмены. Такой код используется, если возникает потребность вычеркнуть из справки СЗВ-М кого-то из застрахованных лиц, например, из-за увольнения.

Скачать образец

Шаг 4. Отмечаем данные работников в разделе IV. Для этого бланк формы содержит таблицу с четырьмя столбцами.

В первом указывается порядковый номер строки в перечне застрахованных лиц. Во втором - полные фамилия, имя и отчество, в соответствии с документом, удостоверяющим личность. Если у работника отчества нет (такое часто бывает у уроженцев республик Средней Азии), то есть записывать не надо. Также нет необходимости строго соблюдать алфавитный порядок перечисления фамилий.

СЗВ-М

Третий и четвертый столбец предназначены для ИНН и СНИЛС работников. Иногда информации о свидетельстве пенсионного страхования нет, тогда ячейка остается пустой.

После заполнения СЗВ-М подписывается руководителем организации (либо индивидуальным предпринимателем), ставится дата составления отчетности, при наличии допустим оттиск печати.

Обратите внимание: на портале Пенсионного фонда в свободном доступе размещена программа для заполнения отчетности «Документы ПУ 6»

Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации

Документационное обеспечение работы с персоналом

  • Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
  • За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
  • Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов 
  • Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

Каких сотрудников включать в отчет

В отчетность включаются как штатные работники, так и те, кто сотрудничает по договорам гражданско-правового характера – если с выплат уплачиваются страховые взносы. При этом срок работы в организации не имеет значения – даже если был проработан всего один день. Также неважно, проводились ли выплаты в адрес персонала.

Обязанность сдачи СЗВ-М распространяется и на организации, не имеющие ни одного человека в штате, а только генерального директора. Исключение – если он не получает зарплату и не заключал трудовой договор (см. письмо Пенсионного фонда от 27.07.2016 № ЛЧ-08-19/10581). Впрочем, некоторые организации отправляют в таком случае «нулевку» и пока официальных разъяснений по этому поводу не поступало.

Как заполнить и когда сдать отчет СЗВ-СТАЖ

Как исправить ошибки

Разберем, как исправлять наиболее распространенные ошибки при заполнении отчетности.

1. Пропущен кто-то из застрахованных сотрудников - подавайте дополнительную справку с кодом «доп».

2. Внесен лишний работник – срочно шлите отчетность с перечислением только лишних работников и ставьте код «отмн».

3. Неправильно указаны сведения о персонале (как вариант, перепутаны цифры в ИНН или ошибочно указана добрачная фамилия работницы) – необходимо создать два документа. Один как отменяющий, с указанием работника, по которому предоставлены неверные данные, второй дополняющий, без ошибок.

4. Как исправить год? Если, например, вместо 2019 указан 2091 – достаточно послать отчетность заново, уже с верным отчетным периодом. Как добавить год? Внести соответствующие данные в раздел II.

На исправление ошибок у организации есть всего пять рабочих дней. Лучше, если она будет замечена самостоятельно, а не проверяющим в Пенсионном фонде.

Как и куда сдавать

Форма сдачи и адресат напрямую зависят от численности застрахованных лиц и организационно-правовой формы и разветвленности предприятия.

Если численность сотрудников, о которых необходимо подавать сведения в ПФР, 25 и больше, отчетность заполняется и отправляется исключительно в электронном виде. Это может быть интернет либо визит в ПФР с флешкой, дискетой. В последнем случае потребуется заверить документ квалифицированной цифровой подписью.

Для небольших предприятий, в которых количество застрахованных не достигает 25, возможен как бумажный, так и электронный вариант сдачи отчета. Строгих правил нет. Если выбран традиционный бумажный вариант – отчетность можно отправить по почте ценным письмом с описью вложений и уведомлением о вручении, принести самостоятельно.

Адрес подачи СЗВ-М определяется местом, где зарегистрирован главный страхователь. Это территориальный орган Пенсионного фонда.

Оформить подписку
logo
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Пройдите простую регистрацию за одну минуту и получите бесплатный доступ к прочтению статьи прямо сейчас!!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.