Портал о кадровом деле и делопроизводстве, управлении персоналом

Служебная записка: образец 2019

1 марта 2019
1540
Средний балл: 0 из 5
Главный редактор портала pro-pesonal.ru

Служебная записка — образец того, как бумажный документ может сохранять важность и популярность даже в эпоху электронных коммуникаций. И это несмотря на то, что в законе ничего не сказано о том, как надо оформлять служебную записку, и даже самого этого понятия нет. В этой статье разберемся, зачем нужны служебные записки, кто может их писать и как сделать это правильно.

В каких случаях требуется написание служебной записки

В Трудовом Кодексе нет четкого описания ситуаций, когда необходимо писать служебную записку, ее составление продиктовано, как правило, внутренними нуждами каждой конкретной компании. Но именно здесь и кроется секрет популярности этого документа — он служит почти универсальным способом корпоративной коммуникации между подразделениями или сотрудниками.

Цель служебной записки — сообщить сотрудникам о внештатной ситуации или корпоративном событии, скоординировать действия внутри команд или между подразделениями, внести предложения об оптимизации работ, обосновать те или иные рабочие мероприятия.

Нет единого списка случаев, где нужны служебные записки, ведь ситуации, когда сотрудникам компании надо обменяться информацией, в каждой компании разные. Приведем лишь несколько примеров, когда без служебной записки не обойтись:

  • На каком-то этапе выполнения работ произошел сбой, и работник хочет не просто проинформировать об этом своего руководителя, а еще и предложить способ решения проблемы.
  • Внутри коллектива возникли разногласия, и работник хочет привлечь к этому внимание руководства, чтобы погасить конфликт.
  • Отделу требуется новое оборудование, и руководитель получает служебную записку с обоснованием предстоящих расходов.
  • Сотрудник предлагает новый вид рекламы и приводит обоснование затрат. Преобразования в одном подразделении затрагивают смежный отдел, и руководитель согласовывает действия со своим коллегой.
  • Коллектив недоволен условиями труда, сообщает об этом и вносит конкретные предложения по их улучшению.
  • В процессе выполнения масштабной задачи выясняется, что срок конечной реализации может измениться. Тогда ответственный исполнитель пишет тимлиду записку с отчетом о ходе работ и обоснованием переноса дедлайна.
  • Для выполнения внеплановой или срочной работы нужно, чтобы сотрудник пришел на работу в неурочное время. Руководитель этого сотрудника пишет соответствующую записку в отдел кадров или вышестоящему начальству.

Кто и кому может написать служебную записку? Каждый сотрудник любому коллеге своего ранга или непосредственному руководителю.

Как работать с документами в 2019-м: популярные советы, которым НЕЛЬЗЯ верить

Мы уверены, что вы критично относитесь ко всем советам, в том числе и по работе. И все же в начале года вынуждены предупредить о четырех самых популярных, которыми делятся некоторые «специалисты». На первый взгляд эти рекомендации кажутся рацио нальными. Но если им последуете, нарушите закон, потеряете время, а потом еще придется приводить дела в порядок. В чем подвох, узнаете из статьи журнала "Справочник кадровика".

Как правильно написать служебную записку

Поскольку в трудовом законодательстве нет строгих указаний, как написать служебную записку, образцы этого документа могут немного отличаться. Жестких требований, на которые могут обратить внимание при проверке, нет. Можно писать на от руки или распечатать, но лучше, если все служебные записки в компании будут оформлены одинаково.

Служебная записка — это разновидность внутренней справочно-информационной документации компании. Она содержит вспомогательные сведения и напрямую не выполняет указательной функции. Но, несмотря на это, влияние на управленческие решения она все же оказывает. Следовательно, этот документ нужно должным образом оформить.

Оптимальным решением будет принятие локального нормативного акта, где будут определены случаи и стандарты оформления служебных записок и другой организационно-информационной документации. Их можно закрепить, например, в Инструкции по делопроизводству.

В этой инструкции желательно указать:

  • какие виды служебных записок могут использоваться при коммуникации внутри компании (объяснительные, аналитические, докладные и другие);
  • в каком виде (бумажном или электронном) следует создавать записки, если в бумажном, то как: написанными вручную или отпечатанными;
  • принятую в компании структуру документов с обозначением обязательных элементов и общими рекомендациями по написанию текста;
  • порядок подачи и регистрации записок;
  • сроки хранения.

В основе общепринятых норм — ГОСТ Р7.097–2016. С 1 июля 2018 года он заменил своего предшественника, ГОСТ Р6.30–2003. Вот примерная структура типовой служебной записки:

  • «Шапка», расположенная сверху листа. В левой части шапки — название подразделения отправителя, справа сообщается кому и от кого записка, с указанием ФИО и должностей.
  • Название документа, размещенное по центру. В нашем примере — служебная записка. Под названием слева — дата составления и номер. Номер нужен на случай регистрации записки в общем реестре документации.
  • Заголовок, который может быть слева или по центру. Он содержит точное обозначение предмета обращения. Например, «О переносе конечного срока выполнения работ».
  • Текстовый блок. Содержит описание сложившейся ситуации и конкретные предложения действий.
  • «Подвал» с указанием должности и ФИО составителя, а также его подписи.

Отдельного внимания заслуживает текстовый блок. Здесь все должно быть четко и по делу. Лучше всего разделить текст на небольшие абзацы, в которых:

  • кратко, без вводных слов и других канцеляризмов описать ситуацию или проблему;
  • изложить свое предложение или просьбу;
  • указать тех, кто присоединяется к этой записке, если отправители — группа сотрудников.

Приведем примеры, как это может выглядеть на практике:

Служебная записка

Об увеличении заработной платы дизайнеру Никите Игнатьеву.

Никита Игнатьев работает в компании с января 2018 года. За это время он разработал фирменный стиль организации, сделал и передал в разработку сайт, создал множество рекламных материалов.

Используя эту визуальную рекламу, мы успешно провели три выставки и расширили клиентскую базу. В целом объем заказов нашей продукции вырос за 2018 года на 15%.

В связи с вышеизложенным, предлагаю увеличить должностной оклад Игнатьева Н.И до 80000 рублей, начиная с марта 2019 года.

Руководитель контент-группы, Броскин А.Н.

Или другой пример, из информационных реалий:

Служебная записка

Об оптимизации SEO-задач.

Отдел SEO выдает рекомендации по наполнению текстов ключами в виде таблиц, где указан только список ключевых фраз, без количества вхождений. В результате авторы часто перенасыщают тексты ключами, что плохо влияет на качество изложения и влечет за собой трудоемкие правки.

В связи с этим предлагаю изменить форму технических заданий от SEO: указывать в таблицах минимальное и максимальное число вхождений для каждой ключевой фразы.

Копирайтер, Соловьева Екатерина.

Вот выдержки из ГОСТа, которые могут пригодиться при оформлении распечатанных служебных записок:

  • Предпочтительные шрифты: Arial, Calibri, Verdana, Times New Roman с кеглем (размером букв) от 12 до 14.
  • Отступ для начала абзаца — 1,25 см.
  • Межстрочный интервал — одинарный или полуторный.
  • Рекомендуемые поля — верхнее и нижнее не меньше 2 см; левое 2,5–3,5 см, чтобы было пространство для подшивки; правое до 2,5 см, но не меньше 1,25 см. Если предполагается двусторонняя печать, левое и правое поля должны быть равны.
  • Выравнивание — по ширине. Длина строк в угловых элементах не должна превышать 7,5 см.
  • Нумерация страниц — справа вверху, арабскими цифрами (буквенное обозначение «стр.» не нужно). Лучше всего умещать всю информацию записки на одном листе, но если сведений много или есть документы, которые служат приложением к записке, листы надо пронумеровать.

Обычно СЗ составляется в одном экземпляре. Но есть ситуации, когда составителю нужно иметь какие-то гарантии на будущее (например, если речь идет о жалобе или описании экстренной ситуации). В этом случае лучше сделать 2 экземпляра и оба зарегистрировать в секретариате.

Частый вопрос — обязательно ли писать служебную записку на фирменном бланке? Нет, не обязательно, ведь это внутренний документ. Но иногда этого требует внутренний регламент компании. В некоторых организациях даже есть специальные бланки для внутреннего документооборота.

Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации

Документационное обеспечение работы с персоналом

  • Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
  • За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
  • Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов 
  • Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

А можно в электронном виде?

Если в компании введен электронный документооборот, то и служебные записки пересылаются по корпоративной почте. При этом необходимость подписи сохраняется. В данном случае — электронной. С одной стороны, это дает небольшую экономию времени (и бумаги). С другой, обостряет вопрос хранения документа.

Срок хранения

Служебные записки входят в число управленческих документов и подлежат хранению, длительность которого зависит от типа записки и важности указанной в ней информации.

В приказе Министерства культуры №588 от 25.08.10 сказано, что их следует хранить не менее одного года с момента закрытия. То есть после того, как адресат ознакомился и принял решение по записке. Если требуется, руководитель может увеличить срок хранения.

Некоторые служебные записки играют важную роль в бухгалтерском учете, поскольку содержат информацию о закупках или расходах. Это обусловливает необходимость более длительного их хранения — до 5 лет, наравне с другой бухгалтерской документацией. Если речь идет о записках которые имеют отношение к партнерству с иностранными компаниями, то срок хранения значительно увеличивается — до 15 лет. Если же вопросы служебных записок касаются государственных чиновников, документы подлежат бессрочному хранению.

Есть требования и к условиям хранения. Для бумажных документов это должно быть надежное помещение с умеренной влажностью и хорошей вентиляцией. Электронные записки следует хранить на специально выделенных носителях с высоким уровнем защиты от взлома.

Оформить подписку
logo
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Пройдите простую регистрацию за одну минуту и получите бесплатный доступ к прочтению статьи прямо сейчас!!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.