Максимальная скидка на подписку! Узнать подробнее по телефону 8 (800) 511 9864 или на сайте
PRO-персонал

Номенклатура дел: сроки хранения документов

  • 13 февраля 2019
  • 2177

Каковы сроки хранения документов по номенклатуре дел? Составили для вас полезные таблицы по срокам и типам

Составление номенклатуры дел с учетом срока хранения документов

Термин "номенклатура дел" для кадровых специалистов означает систематизированный перечень всех дел, созданных в процессе работы организации. При составлении номенклатуры соблюдается такой порядок:

  • В начале экспертно-проверочная комиссия предприятия согласовывает передачу дел в архив. Они изучают все документы и определяют, какие из них переходят на хранение.
  • Руководитель организации утверждает номенклатуру дел. Она также имеет собственный срок хранения – 75 лет. Назначается ответственный сотрудник. Его обязанности фиксируются в должностной инструкции.
  • Оригиналы документов, передаваемых в архив, сортируются по годам и подшиваются в календарном порядке, с учетом нумерации. Максимальный размер тома дела – 250 документов (либо 4 см). Как только он достигнут – заводится новый том. На обложке пишут: точное название предприятия (и структурного подразделения при необходимости), номер и наименование дела, срок хранения.

Номенклатура дел организации

Каждый документ, создающийся во время деятельности любой организации, имеет свои длительность действия и срок хранения. Они зависят от содержания и устанавливаются нормативными актами.

Скачайте документы из статьи

Основной из них - "Перечень архивных документов..." утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Кроме того, существуют иные типовые и ведомственные нормативы – к примеру, «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. (Этот акт имеет не обязательный, а рекомендованный характер.) Кроме того, некоторые сроки напрямую установлены в Трудовом кодексе (ст. 230) и федеральных законах от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 18.06.2017 № 127-ФЗ.

Какие документы можно и нельзя хранить в личном деле

Чтобы быстро найти нужный документ о сотруднике и его работе в компании, кадровики заводят личные дела. При этом забывают, что в личном деле можно хранить далеко не все документы, которые связаны с сотрудником и его работой. О том, за что оштрафует сначала инспектор ГИТ, а потом Роскомнадзор, читайте в статье журнала “Справочник кадровика”

Сроки хранения документов

Длительность хранения может составлять от 1 года до 75 лет. Например, правила внутреннего распорядка хранятся 12 месяцев и ежегодно обновляются, а лицевые счета персонала лежат в архиве три четверти века. Также некоторые бумаги подлежат бессрочному сбережению.

В затруднительных случаях, когда не удается самостоятельно определить длительность хранения документации, необходимо сделать запрос в Росархив. Далее собирается комиссия с участием работников предприятия и архивных специалистов.

Обратите внимание: если массив документов по делу имеет разные сроки хранения, принимается максимально длительный из присутствующих в деле. Таким образом можно избежать ответственности за нарушение правил хранения.

Итоговая запись и заверительная надпись

Постоянно

Список документов, подлежащих вечному хранению, не так велик. Перечислим их:

  • Локальные нормативные акты по оплате труда и приказы по основной деятельности.
  • Плановая и статистическая документация.
  • Коллективные договоры.
  • - Личные дела первых лиц организации - руководителей, первых замов, главного бухгалтера.
  • Положения: о защите персональных данных, аттестации, системе обучения.

постоянный срок хранения

Длительно

Самый длительный срок хранения установлен для документов по личному составу. Это карточки, характеристики, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним. Важно, что если документ завершен после 1 марта 2003 года – срок хранения составит 50 лет, в прочих случаях 75.

Чуть меньше – 50 лет (либо до истребования самим сотрудником, его доверенными лицами либо официальными органами) необходимо хранить личные сведения, не забранные трудовые книжки, оригиналы свидетельств, дипломов и аттестатов.

длительный срок

Ограниченный срок

Прочий массив документов размещается в архиве на период, определяющийся типом документов. Все сроки менее 50 лет именуются ограниченными. 5 лет хранятся составляющие дел, связанные с зарплатой, ее исчислением и выплатой. Однако некоторые бухгалтерские документы (например, лицевые счета) должны сохраняться 75 лет.

Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации

Документационное обеспечение работы с персоналом

  • Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
  • За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
  • Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов 
  • Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

Налоговые документы также хранятся ограниченно, 4-5 лет. Из этого правила есть исключение – документы, подтверждающие размеры убытка (такая ситуация предусмотрена в п. 4 ст. 283 НК). Их надо держать в архиве весь срок переноса убытка и еще четыре года после него.

Документы, регламентирующие охрану труда в организации также имеют небольшой срок хранения, чаще всего он составляет 5 лет. Столько же берегут командировочные удостоверения и соответствующие приказы. Некоторые бумаги (например, журнал выдачи инструкций) хранятся 24 месяца, а книга регистрации вводных инструктажей – 10 лет.

12 месяцев хранят личные планы и индивидуальные статотчеты, графики и табели учета рабочего времени, данные кандидатов на должность, не нанятых на предприятие, расписание отпусков.

3 года хранятся сведения о трудовой дисциплине и бумаги, подтверждающие стаж работников.

длительный срок

Административная ответственность

Что будет, если при проверке установят нарушение сроков хранения? Последует административная ответственность (ст.ст. 13.20, 13.25, 19.5-19.7 КоАПП). Сейчас при проверках контролирующие органы руководствуются Правилами организации хранения. Хотя этот акт и не отвечает всем требованиям актуального состояния делопроизводства, нового пока нет.

Возможно, его появление - дело недалекого будущего, но сейчас надо ориентироваться именно на Правила. Практически всегда к нарушителям применяются штрафы согласно ст. 13.20 (для муниципальных и государственных учреждений). Коммерческие организации штрафуются по ст. 13.25, суммы могут достигать 300 000 р.

Оформить подписку
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или зарегистрируйтесь через социальные сети
Зарегистрироваться
Пройдите простую регистрацию за одну минуту и получите бесплатный доступ к прочтению статьи прямо сейчас!!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или зарегистрируйтесь через социальные сети.
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.