Максимальная скидка на подписку! Узнать подробнее по телефону 8 (800) 511 9864 или на сайте

PRO-персонал

Процедура утверждения номенклатуры дел в организации

  • 7 февраля 2019
  • 581

Утверждение номенклатуры дел - важный этап в организации делопроизводства. Разбираем особенности приказа об утверждении, предлагаем скачать различные варианты образцов

Для чего необходим приказ об утверждении номенклатуры дел

Номенклатура - документ, систематизирующий весь документооборот предприятия.

Утверждение разработанной номенклатуры дел может быть произведено двумя способами:

  • Издание утверждающего приказа.
  • Проставление грифа “УТВЕРЖДАЮ” непосредственно на самой номенклатуре. Такой способ оговаривается в приказе о ее создании и разработке.

И первый, и второй способы приемлемы и используются на практике.

При небольшом документообороте составлять номенклатуру не имеет смысла. Группируют документы в дела обычно крупные компании, где их численность мо жет составлять сотни.

Издание приказа на утверждение номенклатуры дел - мероприятие периодическое. Как правило, в декабре издается распоряжение на следующий календарный год. Таким образом администрация может отслеживать текущий перечень задач и документов на новый отчетный период.

Как организовать дела и документы по личному составу в 2019 году

Используйте номенклатуру дел, чтобы:
  • сформировать дело;
  • отобрать дела, чтобы продолжить хранить их в отделе кадров или передать в архив;
  • выделить к уничтожению те, срок хранения которых истек.
Пример номенклатуры дел на 2019 год (раздел “Отдел кадров»”) c подробными разъяснениями по составлению скачайте в статье журнала “Справочник кадровика”

Как составить и оформить приказ о номенклатуре дел в организации

Составлением самого перечня дел занимается, как правило, делопроизводитель или секретарь. Тогда как разработка приказа, с учетом потребностей компании, ложится на плечи более квалифицированного работника - юриста, кадровика, бухгалтера. После составления текста распоряжения он передается для утверждения директору предприятия.

Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации

Документационное обеспечение работы с персоналом

  • Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
  • За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
  • Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов 
  • Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

Не существует единого стандарта по разработке номенклатуры и приказа. Поэтому они составляются или в произвольной форме или по образцу, утвержденному учетной политикой компании. Однако, независимо от формы документа он должен содержать обязательные сведения:

  • реквизиты приказа (номер и дата). Номер присваивается в соответствии с журналом регистрации приказов компании;
  • название юридического лица;
  • параметры утверждаемой номенклатуры (год, на который она разработана, ее номер и иные необходимые сведения);
  • дата введения ее в действие;
  • ответственные лица;
  • подпись руководителя;
  • подписи ответственных лиц, подтверждающие факт ознакомления с приказом.

В распоряжении следует отразить цель его создания, а после реквизита “Приказываю” перечислить необходимые мероприятия по внедрению номенклатуры.

Приказ по номенклатуре дел в учреждении может оформляться как на фирменном бланке компании, так и на простом листе формата А4. Не предъявляется требований и к методу заполнения документа. Он может быть составлен как с помощью средств автоматизации, так и вручную.

Обратите внимание, что в компании должен храниться оригинал документа с подписью директора. Незаверенная копия не имеет юридической силы. А вот ставить печать на приказ не обязательно - это внутренний документ компании. К тому же с 2016 года работодатель может не пользоваться печатью. Однако, сведения об этом должны содержаться в уставе.

В течение всего периода хранения приказ о разработке номенклатуры дел должен находиться в компании вместе с иными распорядительными документами. После истечения этого срока он передается в архив.

Оформить подписку

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или зарегистрируйтесь через социальные сети
Зарегистрироваться
Пройдите простую регистрацию за одну минуту и получите бесплатный доступ к прочтению статьи прямо сейчас

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или зарегистрируйтесь через социальные сети.
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.