PRO-персонал

Процедура утверждения номенклатуры дел в организации

  • 7 февраля 2019
  • 728

Утверждение номенклатуры дел - важный этап в организации делопроизводства. Разбираем особенности приказа об утверждении, предлагаем скачать различные варианты образцов

Для чего необходим приказ об утверждении номенклатуры дел

Номенклатура - документ, систематизирующий весь документооборот предприятия.

Утверждение разработанной номенклатуры дел может быть произведено двумя способами:

  • Издание утверждающего приказа.
  • Проставление грифа “УТВЕРЖДАЮ” непосредственно на самой номенклатуре. Такой способ оговаривается в приказе о ее создании и разработке.

И первый, и второй способы приемлемы и используются на практике.

При небольшом документообороте составлять номенклатуру не имеет смысла. Группируют документы в дела обычно крупные компании, где их численность мо жет составлять сотни.

Издание приказа на утверждение номенклатуры дел - мероприятие периодическое. Как правило, в декабре издается распоряжение на следующий календарный год. Таким образом администрация может отслеживать текущий перечень задач и документов на новый отчетный период.

Как организовать дела и документы по личному составу в 2019 году

Используйте номенклатуру дел, чтобы:
  • сформировать дело;
  • отобрать дела, чтобы продолжить хранить их в отделе кадров или передать в архив;
  • выделить к уничтожению те, срок хранения которых истек.
Пример номенклатуры дел на 2019 год (раздел “Отдел кадров»”) c подробными разъяснениями по составлению скачайте в статье журнала “Справочник кадровика”

Как составить и оформить приказ о номенклатуре дел в организации

Составлением самого перечня дел занимается, как правило, делопроизводитель или секретарь. Тогда как разработка приказа, с учетом потребностей компании, ложится на плечи более квалифицированного работника - юриста, кадровика, бухгалтера. После составления текста распоряжения он передается для утверждения директору предприятия.

Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации

Документационное обеспечение работы с персоналом

  • Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
  • За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
  • Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов 
  • Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

Не существует единого стандарта по разработке номенклатуры и приказа. Поэтому они составляются или в произвольной форме или по образцу, утвержденному учетной политикой компании. Однако, независимо от формы документа он должен содержать обязательные сведения:

  • реквизиты приказа (номер и дата). Номер присваивается в соответствии с журналом регистрации приказов компании;
  • название юридического лица;
  • параметры утверждаемой номенклатуры (год, на который она разработана, ее номер и иные необходимые сведения);
  • дата введения ее в действие;
  • ответственные лица;
  • подпись руководителя;
  • подписи ответственных лиц, подтверждающие факт ознакомления с приказом.

В распоряжении следует отразить цель его создания, а после реквизита “Приказываю” перечислить необходимые мероприятия по внедрению номенклатуры.

Приказ по номенклатуре дел в учреждении может оформляться как на фирменном бланке компании, так и на простом листе формата А4. Не предъявляется требований и к методу заполнения документа. Он может быть составлен как с помощью средств автоматизации, так и вручную.

Обратите внимание, что в компании должен храниться оригинал документа с подписью директора. Незаверенная копия не имеет юридической силы. А вот ставить печать на приказ не обязательно - это внутренний документ компании. К тому же с 2016 года работодатель может не пользоваться печатью. Однако, сведения об этом должны содержаться в уставе.

В течение всего периода хранения приказ о разработке номенклатуры дел должен находиться в компании вместе с иными распорядительными документами. После истечения этого срока он передается в архив.

Оформить подписку
logo
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или зарегистрируйтесь через социальные сети
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или зарегистрируйтесь через социальные сети
Зарегистрироваться
Пройдите простую регистрацию за одну минуту и получите бесплатный доступ к прочтению статьи прямо сейчас!!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или зарегистрируйтесь через социальные сети.
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.