Получите квартиру за подписку! Узнать подробнее >>>
PRO-персонал

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

  • 23 марта 2019
  • 1416

Как составить и оформить номенклатуру дел организации? Кто ее утверждает и каков срок хранения? Обо всем читайте в статье.

Что такое номенклатура дел в делопроизводстве

Ни одно предприятие не может функционировать без издания и принятия множества всевозможных документов. Их количество растет, со временем в них становится все труднее ориентироваться, и, чтобы в итоге не утонуть во всей этой бумажной массе, ее нужно как-то систематизировать. Для этого в 2019 и нужна номенклатура дел организации – регистр, учитывающий и систематизирующий все важные документы, образующиеся в процессе жизнедеятельности компании.

Как организовать дела и документы по личному составу в 2019 году

Используйте номенклатуру дел, чтобы:
— сформировать дело;
— отобрать дела, чтобы продолжить хранить их в отделе кадров или передать в архив;
— выделить к уничтожению те, срок хранения которых истек.
Пример номенклатуры дел на 2019 год (раздел “Отдел кадров»”) c подробными разъяснениями по составлению скачайте в статье журнала “Справочник кадровика”

В номенклатуру дел включаются учредительные документы, приказы, исходящие и входящие документы и т.д. Конечно, каждый ответственный делопроизводитель раскладывает бумаги по соответствующим папкам, сортируя их по темам или по отделам. В итоговом регистре все эти папки фиксируются с обозначением сроков хранения. Это облегчает их поиск и последующую передачу в архив. Формирование номенклатуры дел обязательно не для всех. ФЗ № 125 от 22.10.2004 предписывает создавать ее всем предприятиям, передающим бумаги в госархив. К ним относятся:

  • государственные и муниципальные конторы;
  • негосударственные компании в части документов, касающихся госсобственности;
  • негосударственные компании, заключившие договор с госархивом.

И все же, прочим организациям также не помешает упорядочивание документооборота. Если компания крупная, имеет много отделов, и, соответственно, большое количество бумажной рутины, системное хранение всей этой документации будет весьма полезно, в частности, облегчит поиск и упростит процедуру выявления устаревших документов, которым пора отправляться в архив или на утилизацию.

Справочник кадровика

Ваш идеальный документ

Скачайте пакет важнейших документов для работы отдела кадров

Виды номенклатуры дел

Номенклатура дел бывает трех видов:

  • типовая. Это стандартный нормативный бланк, подходящий для компаний одного типа и определяющий перечень дел, которые будут описаны в типовой номенклатуре;
  • примерная. Из названия понятно, что список дел, заносимых в примерную номенклатуру, определен не строго, а лишь в общих чертах, и может быть расширен или уменьшен, но все же при его составлении лучше максимально придерживаться рекомендованного перечня;
  • индивидуальная. Основываясь на первых двух видах номенклатур, каждая компания вправе разработать свою собственную, индивидуальную номенклатуру, в которой будут учтены именно те дела, которые обусловлены документооборотом конкретного предприятия.

Мелкие компании обычно обходятся одной номенклатурой, а крупные составляют отдельную для каждого подразделения и по мере готовности объединяют их в сводную.

Как работать с документами в 2019-м: популярные советы, которым НЕЛЬЗЯ верить

Составление номенклатуры дел

Регистр на будущий год составляется ближе к окончанию текущего календарного года, в декабре. Занимаются этим вопросом руководители отделов, если таковые имеются, если же их нет, ответственность за составление берет на себя делопроизводитель, секретарь или кадровик.

Задача это довольно рутинная и имеет обыкновение затягиваться, в таком случае директору целесообразно издать приказ о сроках сдачи локальных номенклатур. Для учреждений, обязанных законом к ее созданию, форма номенклатуры дел приведена в приказе Минкульта №526 от 31.03.2015, и они пользуются строго именно этим бланком. Прочие компании также могут составлять годовые регистры, ориентируясь на этот лист, но по своему усмотрению добавляя в него или убирая разделы. Но чтобы структура номенклатуры была понятна и полна, в ней должны присутствовать данные:

  • название компании;
  • номер и дата составления;v
  • список включенных документов;
  • подписи ответственных лиц.

Если дела номенклатуры имеют несколько томов, об этом делается отметка. Нет ограничений относительно того, как составить номенклатуру дел в 2019 – в бумажном виде или электронном. Все больше компаний переходит на электронный формат ведения регистра, это проще и удобнее.

Кто утверждает

«Основные Правила работы архивов организаций» четко оговаривают, что номенклатура согласовывается с госархивом раз в пять лет, уточняется там же ежегодно, затем утверждается приказом директора, чтобы можно было начать вести ее с первого дня нового года. Это касается тех компаний, которые обязаны создавать регистры, остальные фирмы свои номенклатуры не согласовывают, но у руководства утверждают.

Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации

Документационное обеспечение работы с персоналом

  • Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
  • За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
  • Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов 
  • Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

Оформление номенклатуры дел

Оформлять номенклатуру дел организации нужно грамотно и аккуратно, в особенности, если предстоит ее сдача в госархив. В документах, содержащих несколько листов, страницы нумеруются, комплект прошивается и заверяется на обороте контрольным листком с датой, количеством листов и подписью ответственного.

На титульном листе, помимо стандартной общей информации, проставляется отметка об утверждении и автограф директора.

Электронный документ: особенности хранения

Основная часть оформляется в виде таблицы с графами, описывающими каждое включенное в перечень дело:

  • индекс;
  • заголовок;
  • количество томов (заполняется в конце года);
  • срок хранения со ссылкой на законодательный акт (в соответствии с пр. Минкульта № 558 от 25.08.2010 или иным законом);
  • примечания.

Завершает документ подпись сотрудника, его составившего. Закон обязывает создавать четыре экземпляра номенклатуры дел организации в 2019:

  • для хранения в службе документального обеспечения (при ее отсутствии – у директора, секретаря или кадровика);
  • для применения в работе делопроизводителя;
  • для хранения в архиве предприятия;
  • для хранения в госархиве.

По необходимости копии рассылаются в структурные подразделения.

Как кадровику оформить право подписывать документы

Срок хранения номенклатуры дел в организации

Ст. 200, п. а) «Перечня типовых управленческих архивных документов» предписывает хранить номенклатуру дел в организации (по месту разработки) постоянно. В подразделениях – до замены новыми и не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных.

Оформить подписку

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или зарегистрируйтесь через социальные сети
Зарегистрироваться
Пройдите простую регистрацию за одну минуту и получите бесплатный доступ к прочтению статьи прямо сейчас

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или зарегистрируйтесь через социальные сети.
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.