Получите квартиру за подписку! Узнать подробнее >>>
PRO-персонал

Инструкция делопроизводителя: должностные обязанности

  • 25 марта 2019
  • 1228

Делопроизводитель - работа кропотливая, требующая внимательности и аккуратности. Как грамотно составить должностную инструкцию в соответствии с профстандартом читайте в статье, скачайте образец и шаблон документа

Что должна содержать должностная инструкция делопроизводителя

Результаты работы делопроизводителя, возможно, не так наглядны, как, скажем, токаря или врача, но он выполняет очень важные функции, и, если он выполняет их грамотно и добросовестно, то и вся компания в целом продолжает работать как хорошо отлаженный механизм. На крупных предприятиях обычно присутствует довольно динамичный и обширный документооборот, и все эти бумаги необходимо регистрировать, сортировать, доводить до сведения, хранить таким образом, чтобы можно было быстро найти любой документ. Это работа кропотливая, требующая внимательности и аккуратности.

Содержание должностной инструкции делопроизводителя в 2019 основано на профстандарте 07.002, утвержденном приказом Минтруда № 276н от 06.05.2015 г., но на разных предприятиях эти документы могут отличаться в силу специфики конкретного производства.

Должностная инструкция делопроизводителя состоит из пяти основных глав:

  1. Общие положения – требования к образованию, багажу базовых знаний и уточнение, кому подчиняется работник.
  2. Задачи – определяют основные направления деятельности.
  3. Должностные обязанности – описание трудовых функций.
  4. Права – обычно их не так много, но в некоторых организациях делопроизводителю делегируют серьезные полномочия.
  5. Ответственность – определена законами РФ.

Занимается разработкой ДИ кадровик, специалист по ОТ, непосредственный начальник делопроизводителя или все эти служащие вместе. Утверждает документ директор. Принимаемый на вакансию работник должен быть в курсе своих обязанностей, ознакомиться с инструкцией и расписаться в этом одновременно с подписанием трудового договора. В противном случае, ему невозможно будет предъявить претензии относительно невыполнения им каких-то его функций, он просто сошлется на то, что не был о них уведомлен.

Инструкция по кадровому делопроизводству по новым требованиям ГОСТа и Росархива

В 2018 году Росархив утвердил новую примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях. Применяйте ее без изменений, если работаете в кадровой службе госорганизации. Если трудитесь в коммерческой компании, используйте адаптированный вариант, который составили эксперты журнала “Справочник кадровика”. Обе версии найдете в статье.

Как составить: общие положения

Начинаем составлять должностную инструкцию делопроизводителя, опираясь на профстандарт 07.002, разработанный для специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организацией. Глава, содержащая общие положения – наиболее простая для составления.

Здесь определяется, что делопроизводитель относится к категории техисполнителей и прописываются требования к кандидату на должность: начальное профобразование или среднее образование с дополнительной спецподготовкой (курсы). К стажу требований не предъявляется, но предполагается, что служащий знаком с ЛНА компании, необходимыми документами по организации документооборота на предприятии, нормами ОТ. Здесь же определяется порядок назначения на должность, снятия с нее и замещения на время отсутствия.

Должностные обязанности

В 2019 за образец функциональной карты вида деятельности в должностной инструкции делопроизводителя можно взять раздел II профстандарта 07.002. В нем довольно полно прописаны должностные обязанности.

Следует, конечно, фильтровать данный список, применяя на конкретном предприятии только те функции, которые служащий в состоянии будет выполнить, исходя из технических и организационных возможностей компании. Возможно, если учреждение крупное и занимается разнообразной деятельностью, в ее штате предусмотрено несколько делопроизводителей со своими узкоспециальными функциями – отдельно на деловую переписку, отдельно на архив и т.д.

 Как работать с документами в 2019-м: популярные советы, которым НЕЛЬЗЯ верить

Бывает и наоборот, в мелких фирмах делопроизводственную работу выполняет секретарь, будучи, к тому же, еще и помощником руководителя. Тогда его список обязанностей будет довольно широк, но это при том, что по каждому направлению работы, в общем, не много. Из приведенного в профстандарте перечня можно выбрать для включения в должностную инструкцию делопроизводителя только те виды деятельности, которые подходят служащему на конкретном предприятии, а можно расширить список, но в пределах квалификационной компетенции. В общих случаях основные функции делопроизводителя заключаются в следующем:

  • работа с деловой корреспонденцией – прием, распределение, регистрация и т.п.;
  • отслеживание выполнения указаний, содержащихся в документах;
  • доведение до сведения персонала распоряжений директора;
  • создание и ведение систематизированного бумажного и электронного реестра всей документации компании;
  • организация архивного хранения;
  • выдача справок.

Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации

Документационное обеспечение работы с персоналом

  • Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
  • За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
  • Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов 
  • Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

Трудовые функции

Должностная инструкция делопроизводителя, составленная в 2019 в соответствии с профстандартом, содержит и этот раздел, самый краткий, в котором перечисляются общие направления деятельности, задачи, которые он выполняет. Обычно это:

  • прием и обработка документации;
  • организация хранения и учета бумаг.

 Как организовать дела и документы по личному составу в 2019 году

Права

Еще одно подтверждение того, что делопроизводитель – не низкоквалифицированный служащий, а ответственный работник, это то, что он зачастую имеет особые права, которыми директор наделяет его, чтобы он мог полноценно выполнять свою работу, например:

  • контролировать выполнение приказов директора;
  • иметь доступ к необходимой информации и запрашивать нужные сведения.

Разумеется, в должностной инструкции делопроизводителя в 2019 означены и общие со всеми прочими сотрудниками права: быть в курсе всех решений руководства, касающихся его работы, предлагать директору свои идеи по поводу совершенствования организации документооборота в компании.

 Электронный документ: особенности хранения

Ответственность

Как и прочий персонал, делопроизводитель несет ответственность за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей, за правонарушения, совершенные во время работы и за причинение ущерба компании. Кроме того, имея особые права, нужно быть готовым и к повышенной ответственности.

Поскольку делопроизводитель в силу специфики своей деятельности знаком практически со всей документацией фирмы и действительно много знает о ее внутренних процессах, с ним обязательно заключается соглашение о неразглашении коммерческой тайны, что накладывает на него дополнительную ответственность.

Оформить подписку

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или зарегистрируйтесь через социальные сети
Зарегистрироваться
Пройдите простую регистрацию за одну минуту и получите бесплатный доступ к прочтению статьи прямо сейчас

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или зарегистрируйтесь через социальные сети.
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.