PRO-персонал

Сроки хранения документов в организации в 2019 году: таблица

  • 19 ноября 2018
  • 3847

Как долго нужно хранить архивные документы в 2019 году? Как их уничтожить? Какая ответственность грозит тем, кто нарушил сроки хранения? Обо всем читайте в нашей статье, скачайте полезную таблицу о сроках хранения кадровых, бухгалтерских, налоговых документов

Как долго хранить кадровые документы

В процессе деятельности организации создается большое количество документов кадрового учета. Важно, чтобы все они были не только оформлены правильно, но и сохранялись в установленном порядке. Длительность напрямую зависит от типа документов.

Так, все бумаги по личному составу, созданные после 1 января 2003 года, должны храниться минимум 50 лет с даты создания. Это личные карточки и дела, трудовые контракты и дополнительные соглашения к ним, гражданско-правовые договоры и т.д. Исключение – бумаги, оформленные при осуществлении государственной негражданской службы. Они, также как и документы, созданные до этой даты, хранятся 75 лет.

Коллективный договор хранится как минимум 10 лет, штатное расписание и все его модификации – пока организация существует. График отпусков надо беречь 12 месяцев. Табели учета рабочего времени хранятся в общем случае 5 лет. В случае, если на предприятии установлены вредные и/или опасные условия труда – документ будет отправлен в архив на 75 лет.

Анкеты граждан, которым отказали в найме на работу, сохраняют 3 года. Перечни сотрудников, получивших премию, командировочные удостоверения, списки пенсионеров – 5 лет. Этот же период хранения у распоряжений по хозяйственной части. А приказы, касающиеся производственной и административной сферы, хранятся бессрочно.

Документы, которые в 2018-м нужно передать в архив или уничтожить: как это сделать

Разнообразные документы-оригиналы, принадлежащие персоналу и переданные в кадровую службу , лежат в архиве до востребования. Если сотрудник их не забрал, уничтожить их необходимо через 50 лет (75, если документ оформлен до 2003 года).

При длительном хранении могут возникнуть инциденты с порчей бумаг. Например, помещение затопило или случилось возгорание. Все испорченные документы придется восстанавливать, доукомплектовывать дела и т.д. Это очень трудоемкая и сложная процедура, включающая длительную экспертизу и ручную реставрацию. Поэтому лучше по возможности заранее оцифровать архив. Для этого руководитель организации издает специальный приказ.

Электронный документ: особенности хранения

В компании есть и бумажные, и электронные кадровые документы. Хотим перенести часть документов в архив. Как передать бумаги - знаем, а электронные документы ни разу на хранение не оформляли. Как подготовить эти документы для передачи в архив? Нужно ли их распечатывать и передавать так же,как и обычные документы? Читайте ответ в статье журнала “Справочник кадровика”.

Таблица: сроки хранения документов в организации в 2019 году

При определении сроков хранения кадровых, налоговых, бухгалтерских документов необходимо обращаться к целому ряду источников. Перечислим их:

  • Налоговый кодекс,
  • Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ,
  • Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ,
  • Перечень типовых управленческих документов (утв. Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Для вашего удобства мы создали таблицу, в которой указаны сроки хранения самых распространенных документов.

Сколько лет хранить документы по налогам и бухучету

Документация, созданная в процессе бухгалтерского учета, подлежит хранению в течение 5 лет (Федеральный закон № 402-ФЗ) после отчетного года.

Налоговый кодекс обязывает индивидуальных предпринимателей и юридических лиц хранить документы 4 года (п.п. 8 п.1 ст. 23). В Перечне типовых документов установлено, что некоммерческие организации также должны хранить архивы 5 лет.

Какие документы можно и нельзя хранить в личном деле

Как считать сроки хранения документов

Срок хранения кадровой документации начинается с дня создания. В некоторых случаях важно учесть срок действия документа – например, график отпусков был составлен в 2018 году, и был актуальным весь 2019-й. Срок хранения графика в архиве начнется с даты окончания его действия.

В большинстве случаев срок хранения бухгалтерских и налоговых документов считается с 1 января следующего после составления года . Например, авансовый отчет был создан в 2016 году. Следовательно, его срок хранения надо начинать с 1 января 2017 года. Но важно учесть, что это правило имеет исключения.

Все документы по дебиторской задолженности хранятся 4 года после периода, в котором долг был признан безнадежным. Если речь об убытке, то документы хранятся в течение всего периода учета. Минфин России в письме от 3 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/206 разъясняет, что списание возможно только при представлении «первички», доказывающей убытки. Покупка амортизируемого имущества обязывает хранить документы 4 года после окончания отчетного периода, в котором прошло списание этого имущества с баланса организации.

Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации

Документационное обеспечение работы с персоналом

  • Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
  • За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
  • Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов 
  • Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

Как уничтожить старые документы

После того как срок хранения документов в организации кончился, они подлежат уничтожению. Важно оформить утилизацию правильно.

Шаг 1. Создается экспертная комиссия, она может быть постоянной или временной. В нее входят работники предприятия, обязательно назначается председатель. В сложных случаях уместно пригласить работника Росархива.

Шаг 2. Комиссия определяет массив документов, которые уже не нужно сберегать. Он оформляется в виде акта «О выделении документов на уничтожение», который подписывают члены комиссии. В перечне утилизируемых документов можно не перечислять отдельно каждое наименование, а указать вид. Например: акты сверки за 2000 год.

Шаг 3. В зависимости от объема работы выбирается способ уничтожения. Если документов не очень много, достаточно пропустить их через шредер либо сжечь. Если архивы для утилизации большие, проще воспользоваться услугами специализированной организации.

Как восстановить утраченные документы и что делать, когда это невозможно

Ответственность за нарушение сроков хранения

Поскольку все сроки хранения регламентированы законодательно, а не устанавливаются самовольно, при выявлении нарушений организация будет наказана. Налоговый кодекс в 120-й статье предусматривает штрафы:

  • 10 000 р – за отсутствие документов бухгалтерского и налогового учета по одному отчетному периоду.
  • 30 000 р – то же, когда нет сведений по двум и более периодам.
  • От 40 000 р либо 20 процентов от суммы налога, если недостача документов повлекла уменьшение базы налогообложения.

Кроме того, должностное лицо, ответственное за документы, получит административное взыскание по ст. 15.11 КоАП РФ: 2000-3000 р.

Оформить подписку

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Пройдите простую регистрацию за одну минуту и получите бесплатный доступ к прочтению статьи прямо сейчас

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Статья станет доступна после регистрации
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.