text
PRO-персонал

Архивная справка: образец 2018

  • 21 июня 2018
  • 255

Законодательно утвержденной формы архивной справки не существует, поэтому часто кадровики сталкиваются с трудностями в ее оформлении. Предлагаем скачать готовый образец и узнать о том, как правильно ее составить, чтобы избежать проблем при предъявлении

Как составить архивную справку

Не существует законодательно утвержденной формы архивных справок. В прил. № 42 Основных Правил работы архивов организаций предложена форма для образца, но она носит рекомендательный характер: можно воспользоваться ею, но это не обязательно.

Архивная справка: образец 2018

Выдается справка по запросу физического лица (на основании его письменного заявления) либо государственного органа (на основании извещения от него), срок выдачи – три дня. Количество выданных экземпляров не ограничено, как и количество обращений.

Первое и самое главное правило заполнения архивной справки в 2018 году - все сведения, содержащиеся в ней, должны быть документально подтверждены (и очень часто госорганы обращаются с требованием предоставить заверенные копии подтверждающих документов). Без ссылки на архивные документы справка теряет свою юридическую силу.

Как хранить и когда уничтожать документы, которые создадите в 2018-м или закрыли в прошлом году

В некоторых случаях тот, кто выдал справку с неподтвержденными (ложными) сведениями, может понести ответственность за предоставление заведомо недостоверных данных (подложных документов).

Второе правило – из документов-оснований в справку переносится информация только об одном человеке – заявителе, даже если в них содержатся сведения о группе сотрудников, данные его коллег присутствовать в справке не должны.

Новые возможности для карьерного роста

Попробуйте бесплатно! Курс повышения квалификации "Документационное обеспечение работы с персоналом". Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом», за прохождение — удостоверение о повышении квалификации. Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов, сопровождаются готовыми шаблонами документов, которые можно скачать и оставить себе для работы.

Третье правило – соблюдение хронологической последовательности. В каком порядке события совершались и фиксировались в архивных документах, в таком же они переносятся в справку.

Четвертое правило – документ не допускает наличия помарок и исправлений. Его заказывают для того, чтобы подтвердить или уточнить утраченные или сомнительные данные, поэтому вся информация должна быть изложена четко и понятно.

Очевидно, что несмотря на кажущуюся простоту, к оформлению документа нужно подойти со всей серьезностью.

Шаг 1. Составляется документ на бланке организации, содержащем все ее реквизиты.

Шаг 2. Указывается номер исходящего и дата издания.

Справочник кадровика

Справочник кадровика в подарок!

Скачать журнал в PDF

Шаг 3. Наименование документа «Архивная справка о …» - определить, о каких сведения пойдет речь в документе. Чаще всего это данные о зарплате или о трудовом стаже сотрудника, реже – о награждении.

Шаг 4. Зафиксировать, кому выдается справка и чьи данные в ней содержатся – ФИО сотрудника. Должность служащего в первой части документа можно не указывать, речь о ней пойдет ниже.

Шаг 5. Основная часть документа поясняет, о чем в нем пойдет речь, и почему именно эта организация выдает его. «В документах архивного фонда (название предприятия) на гражданина (ФИО заявителя) имеются следующие сведения о … (суть запроса)».

Четыре ошибки в реквизитах, из-за которых кадровый документ признают недействительным, и чем это грозит

Шаг 6. Заполнение следующей части документа зависит от того, для каких целей он выдается.

Если это запрос о заработной плате, то данные удобно представить в виде таблицы по месяцам и годам с указанием ежемесячного размера отчислений в пенсионный фонд. Если начисления отсутствуют в те или иные месяцы, то это также следует отметить в справке. Не нужно подводить итогов, рассчитывать общегодовые или среднегодовые показатели.

Задача составителя справки – точно перенести в документ данные из ведомостей или штатного расписания за необходимый период. Если эти бумаги отсутствуют в архиве, задача усложняется, но все же остается выполнимой. Придется потратить больше времени на изучение приказов по основной деятельности и личному составу для определения объема выплат служащему.

Как восстановить утраченные документы и что делать, когда это невозможно

Если это запрос о подтверждении стажа, нужно указать периоды работы, привести точное название должности со ссылкой на приказы о приеме на работу и увольнении с указанием их реквизитов. При отсутствии этих документов в архиве - сослаться на другие официальные распоряжения работодателя.

Как правило, у работников, которые долгое время трудились на предприятии, случались переводы на другую должность, в другое структурное подразделение или филиал - эта информация также будет нагляднее представлена в табличном виде.

Обратите внимание

Обычно работники одновременно требуют справки и о зарплате, и о подтверждении стажа. Не стоит объединять их в один документ, правильнее оформить каждую справку отдельно.

Если это запрос о сведениях о награждении конкретного лица, основная часть справки будет содержать наименование награды и дату ее присвоения

Шаг 7. Перечень документов (если они не были указаны в тексте выше), на основании которых выдана справка.

Шаг 8. Подпись руководителя. Если справка выдана о зарплате – добавляется подпись главбуха, если о стаже – начальника отдела кадров. Заверяется печатью организации.

Главная новость Инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу

Тема номера К чему придерется инспектор ГИТ, когда очевидных нарушений у вас нет, а план по штрафам сделать надо

В приватном разговоре с инспекторами мы узнали, где они будут «копать», когда компанию нужно оштрафовать, а явного повода нет. Готовьтесь к тому, что искать будут, – планы по штрафам планируют повысить.

Часто требуются справки, которые основываются на документах с большим сроком давности. За это время могли поменяться многие реквизиты, как на самом предприятии, так и у заявителя.

Важно

В справке необходимо указывать именно те данные, что и в архивных документах. В случае, если компания меняла название, в справку заносится ее прежнее наименование, которое было действительно в тот период, относительно которого запрашиваются сведения.

При этом в конце справки требуется пояснить, что реквизит был изменен, когда и на основании чего. Аналогично в случае, например, смены фамилии заявителем – в справке прописывается старая, действовавшая на момент его работы на предприятии. Подтверждать свое новое имя заявитель должен будет уже самостоятельно.

Обратите внимание

Если сотрудник сменит фамилию, придется внести изменения в шесть кадровых документов, а один переоформить.

В каких случаях требуется

Чаще всего в 2018 году архивная справка по социально-правовым вопросам требуется для предоставления в пенсионный фонд для назначения пенсии, получения льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством. Обычно для этого достаточно трудовой книжки, но если она отсутствует или записи в ней вызывают у сотрудников ПФР сомнения (неразборчивы, не заверены, содержат исправления) подтвердить сведения о трудовой деятельности можно архивной справкой.

Запрашивается она у работодателя (если их было несколько – то у каждого из них), при невозможности предприятия оформить такой документ, следует обратиться в архив.

Оформить подписку

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.