text
PRO-персонал

Документы при приеме на работу в 2018 году

  • 19 октября 2018
  • 27024

Процедура приема на работу подробно регламентирована Трудовым кодексом. Читайте о том, какие документы обязательны при приеме нового сотрудника, какими можно пренебречь, а какие - оформить самостоятельно

Обязательные документы для трудоустройства на работу: ТК РФ

Итак, собеседование пройдено, кандидат и работодатель устраивают друг друга, и пришло время оформлять трудоустройство успешного соискателя. Для составления трудового договора (или ГПХ) требуется принять от работника пакет документов. И здесь следует разобраться, какие бумаги обязательны, какие – нет, а какие работодателю придется оформить самому.

Справочник кадровика

Ваш идеальный документ

Скачайте пакет важнейших документов для работы отдела кадров

Согласно ст.65 ТК РФ, при поступлении на работу необходимо предоставить следующие документы:

  • паспорт;
  • трудовая книжка;
  • СНИЛС;
  • военный билет (или приписное свидетельство допризывника).

Если кандидат-россиянин не может предъявить паспорт гражданина РФ, попросите у него справку, которую ему выдали на время, пока он оформляет паспорт, взамен утраченного или срок действия которого истек. Если соискатель — иностранец, он должен предъявить паспорт государства своего гражданства или иной документ в соответствии с законом или международным договором, п. 1 ст. 10 Закона об иностранцах.

Какие документы кроме паспорта могут удостоверить личность иностранца

Нельзя принимать на работу россиянина по загранпаспорту, водительскому удостоверению или каким-либо другим документам, кроме тех, которые мы указали выше. Вы не вправе принимать на работу кандидата, который не предъявил действительный паспорт или справку взамен него.

Если у впервые поступающего на работу гражданина нет трудовой книжки или СНИЛС, то их заведение станет обязанностью работодателя. Трудовая должна быть оформлена в течение недели с момента приема на работу, запрос на выдачу страхового свидетельства работнику должен быть передан в ПФ в течение двух недель. Отказать в трудоустройстве по причине отсутствия этих документов компания не имеет права.

В некоторых случаях могут потребоваться (и обязательны к предоставлению):

  • диплом об образовании, сертификаты о прохождении курсов – если работа требует спецподготовки;
  • справка об отсутствии судимости – если работа подразумевает взаимодействие с несовершеннолетними. Нужна также при трудоустройстве в органы МВД, в судебную систему, на ведущие позиции в банковском деле и т.п.
  • справка об отсутствии взысканий за употребление наркотиков – на те же вакансии, что и предыдущий пункт;
  • медицинская книжка - при работе с продуктами питания, с несовершеннолетними и в коммунально-бытовой сфере (ст.69, 213 ТК РФ).

Шесть дел при приеме на работу, о которых забывает большинство кадровиков

Эксперты журнала “Справочник кадровика” выявили шесть дел, про которые кадровики при приеме на работу забывают чаще всего. Какими последствиями грозит компании такая забывчивость, узнаете из статьи. Там же найдете правильные решения, которые подтверждают примеры из судебной практики.

Дополнительные документы

Вышеприведенного перечня вполне хватает для оформления на работу по ТК РФ, по закону наниматель не вправе требовать от потенциального работника дополнительных бумаг. Однако, в интересах кандидата на вакансию предоставить при приёме на работу расширенный перечень документов. Входящие в него документы можно условно разделить на три категории:

1. Квалификационные:

  • Характеристика с предыдущих мест работы. Она обязательна только в одном случае – если гражданин претендует на вакансию судьи (ФЗ № 3132-1 от 26.06.1992). В остальных случаях предоставляется исключительно по собственной инициативе соискателя (как и рекомендательные письма).
  • Анкета или резюме. Дает нанимателю более полное представление о личности кандидата, что увеличивает его шансы на получение должности. Анкета обязательна лишь при приеме на госслужбу (ФЗ №79 от 27.07.2004 г.).

2. Финансовые:

  • Справка о заработке с предыдущего места работы. Нужна, как правило, для расчета больничного. Предъявлять не обязательно, но при том нужно учесть, что величина компенсации по временной нетрудоспособности будет меньше.

3. Льготные:

  • Свидетельства о рождении детей. Нужны в бухгалтерию для предоставления налогового вычета на детей.
  • Заключение МСЭ об установлении инвалидности – самому работнику или его ребенку. Послужит основанием для льготных условий труда.
  • Справка о беременности. Обеспечит лёгкий труд, и, в соответствии со ст. 261 ТК РФ отвратит возможное увольнение сотрудницы. Однако, велика вероятность, что трудоустройство при предъявлении такого документа может не состояться – работодателю слишком много хлопот с беременной служащей. Не принимать на работу беременную женщину по причине ее положения – незаконно (ст.64 ТК РФ), но юридически подкованный работодатель найдет другой законный повод для отказа в трудоустройстве.

Существуют также некоторые особые случаи, предполагающие предоставление дополнительных документов при приеме на работу в 2018. К ним можно отнести:

  • форму уведомления бывшего работодателя о новом трудоустройстве. Ст. 64.1 ТК РФ предписывает бывшим госслужащим сообщать предыдущему нанимателю о приеме на новую работу в течение двух лет с момента увольнения. Эта обязанность возлагается на нового работодателя, но зачастую в подобных случаях кадровики упускают этот момент. Поэтому соискателю будет нелишним (но не обязательным) напомнить об этом.
  • заявление о приеме на работу требуется только от поступающих на государственную или муниципальную службу (ФЗ №79 от 27.07.2004 и ФЗ №25 от 2.03.2007).
  • Регистрация, разрешение на работу. Нужны при приеме на работу иностранца.
  • ИНН. Один из самых спорных вопросов. В 2018 в списке документов при приеме на работу в ТК РФ отсутствует ИНН, из чего следует, что к обязательным документам он не относится. Исключение составляет только госслужба. В прочих случаях для подачи налоговой декларации бухгалтеру достаточно ФИО работника. Тем не менее, для упрощения работы многие работодатели настаивают на предоставлении ИНН. Делать этого они не вправе, и кандидат не обязан предъявлять ИНН при трудоустройстве.

Новые возможности для карьерного роста

Курс повышения квалификации "Документационное обеспечение работы с персоналом". Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом», за прохождение — удостоверение о повышении квалификации. Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов, сопровождаются готовыми шаблонами документов, которые можно скачать и оставить себе для работы.

Документы, оформляемые работодателем

Кандидат на вакансию предоставил пакет документов для приема на работу, теперь настала очередь кадровика подготовить все необходимые документы со стороны работодателя. Первое, что он должен сделать – проверить подлинность бумаг, предъявленных соискателем. Это довольно хлопотно, но всё же необходимо, поскольку случаи подлога не так уж редки, а в случае их обнаружения наказание понесет не только недобросовестный работник, но и недостаточно бдительный работодатель. КоАП предусматривает серьезные штрафы за подобные нарушения.

С предоставленных документов снимаются копии, оригиналы возвращаются владельцу. Единственный оригинал, который хранит у себя компания – это трудовая книжка. Какие документы можно и нельзя хранить в личном деле, читайте здесь.

Алгоритм действий по оформлению кадровой документации при приеме на работу:

Шаг 1. Получение письменного согласия от будущего работника на обработку его персональных данных.

5 документов, с которыми избежите новых штрафов за нарушения в персданных

Шаг 2. Ознакомление под роспись с ЛНА компании. Этим аспектом зачастую пренебрегают, знакомя работника с правилами, установленными на предприятии задним числом, и очень напрасно, ведь ст. 68 ТК РФ предписывает делать это заблаговременно.

Шаг 3. Составление и обоюдное подписание трудового (или ГПХ) договора.

Шаг 4. Издание приказа о приеме на работу.

Шаг 5. Уведомление военкомата о приеме на работу военнообязанного. Ст. 4 ФЗ №53 от 28.03.1998 г. устанавливает для этого двухнедельный срок.

Шаг 6. По необходимости при первичном трудоустройстве гражданина – заведение трудовой книжки. Внесение в трудовую записи о приеме на должность.

Шаг 7. Оформление личной карточки служащего.

Оформить подписку

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Пройдите простую регистрацию за одну минуту и получите бесплатный доступ к прочтению статьи прямо сейчас

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Статья станет доступна после регистрации
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.