Выписка из штатного расписания: образец 2018

7642
Выписка из штатного расписания в 2018 году может потребоваться как сотруднику, так и самой организации. Рассказываем о том, как правильно оформить выписку из "штатки", предлагаем скачать образец

В каких случаях требуется выписка из штатного расписания

Cведения из документов организации сотрудник может получить только в виде выписок, содержание которых относится непосредственно к нему. Это же касается и штатного расписания, которое, помимо этого, довольно объемный массив данных, а также внутренний документ, содержание которого составляет коммерческую тайну.

Выписка из штатного расписания

Выписка из штатного расписания в 2018 году может потребоваться работнику для предъявления в госорганы, например, в Пенсионный фонд, в ФСС (Фонд социального страхования), в банк или иную кредитную организацию, в налоговую инспекцию или ГИТ (трудовую инспекцию), а также в судебные органы в случае  рассмотрения трудовых споров.

Кроме того, выписка может потребоваться юридическому лицу для участия в тендере на выполнение госзаказа или для вступления в СРО.

Читайте также:

Чем отличается выписка от оригинального документа

Как правило, штатное расписание содержит три основных раздела:

Во-первых шапка, содержащая заголовок документа, дату его утверждения, срок действия, регистрационный номер.

Во-вторых основной раздел, содержащий наименования структурных подразделений, количество и состав штатных должностей с указанием квалификаций, надбавки и тарифные ставки по должностям.

В-третьих заключительный раздел, в котором указаны должности, фамилии и инициалы составителей документа, их подписи, а также реквизиты юридического лица.

Выписка из штатного расписания содержит только ту информацию, которая содержится в основном разделе и касается конкретного сотрудника. Передать сотруднику или организации информацию о других сотрудниках в полном виде - значит нарушить требования законодательства о персональных данных. Поэтому при составлении выписки может использоваться сокращенная форма представления информации и отсутствовать сведения, не относящиеся к предмету запроса. В выписке также могут быть представлены выборочные сведения в произвольном порядке.

Читайте также:

Как составить выписку из штатного расписания

Форма документа может быть разработана и утверждена работодателем самостоятельно. Важно, чтобы в выписке из штатного расписания были предусмотрены поля, в которые будет внесена следующая информация и реквизиты:

  • полное и сокращенное наименование предприятия;
  • присвоенные предприятию коды по ОКУД и ОКПР;
  • наименование документа, его регистрационный номер и дата выдачи;
  • информация об оригинале: наименование, номер и дата приказа, которым было утверждено штатное расписание, срок его действия, общее количество штатных единиц в данной организации.

Основную часть для удобства восприятия лучше оформить в табличной форме. Так, выписка из штатного расписания в Excel может содержать графы:

  1. Наименование структурного подразделения предприятия.
  2. Специальный код подразделения.
  3. Наименование должности, профессии, специальности с указанием разряда, категории, квалификации.
  4. Количество штатных единиц, работающих в данной должности.
  5. Оклад (тарифная ставка) по данной должности.
  6. Все виды и величина надбавок, если они имеются.
  7. Итоговая суммарная величина заработной платы.
  8. Примечание.

Основная задача кадровика, выдающего выписки из штатного расписания в 2018 году - составить документ таким образом, чтобы информация была достоверной, соответствовала оригиналу и не содержала лишних данных.

Образец выписки из штатного расписания Excel

Образец выписки из штатного расписания

Скачать образец >>>

Читайте также:

Кто выдает и заверяет выписку из штатного расписания в 2018 году

Выписка из штатного расписания в 2018 году подписывается начальником отдела кадров, главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на составление этих документов. Если выписка выдается по заявлению сотрудника, он также должен поставить свою подпись под надписью «Копия верна». Заверить документ своей подписью должен руководитель или главный бухгалтер. Каждая подпись должна иметь расшифровку с указанием должности, фамилии и инициалов.

Справочник кадровика

Номер журнала в подарок!

Скачать номер

Чтобы выписка имела юридическую силу, она должна иметь все необходимые для такого вида документов реквизиты. Ее форма и содержание должны быть утверждены локальным нормативным актом работодателя. Этим же актом необходимо установить единые правила выдачи и оформления выписок. Произвольное заполнение должно отвечать цели запроса и не относится к этим важным реквизитам.

Независимо от того, с какой целью потребовалась выписка из штатного расписания в 2018 году — по заявлению сотрудника или при оформлении организацией документов на тендер или вступления в СРО, оформлением ее занимается уполномоченное на это лицо. Его полномочия должны быть подтверждены приказом и входить в должностные обязанности, перечисленные в трудовом договоре или должностной инструкции. Это может быть сотрудник отдела кадров или бухгалтерии. Чаще всего именно кадровый работник оформляет этот документ.

Обратите внимание!

Информация обо всех выданных выписках должна вноситься в специальный журнал учета выдачи подобных документов. Этот журнал также ведет уполномоченное лицо - специалист по делопроизводству или кадровик.

Читайте также:

Срок действия выписки

Выписка из штатного расписания действительна, пока новое штатное расписание не вступит в силу, как правило не более года.

Выписки из "штатки" относят в архивах к переписке, поэтому срок хранения их составляет 5 лет.

Читайте также:

Справочник кадровика

Главная новость Шесть главных новостей февраля о новом МРОТ

Тема номера Трудовой договор-2018: какие условия нужно срочно изменить

Срочно проверьте, нужно ли актуализировать на 2018-й трудовые договоры ваших сотрудников. Условия договоров – новый повод для внеплановой проверки ГИТ. По оценкам экспертов в этом году по частоте проверок он обгонит даже проверки по зарплате.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>
    Оформить подписку


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Активируйте карту подписчика
      Первый экзамен по профстандарту
      Проверьте свои знания по кадровому делу




      © 2011–2018 ООО «Актион-МЦФЭР»

      Журнал "Справочник кадровика" - сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом.

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Справочник кадровика».

      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      

      LiveInternet counter

      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль