Штатное расписание

6124
Штатное расписание – документ, которым устанавливается состав и численность персонала компании с учетом ее организационной структуры. Порядок его разработки и частоту составления работодатель вправе регламентировать своими внутренними нормативными актами. При этом он должен знать как составить штатное расписание, чтобы он имел законную силу.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как выглядит шаблон штатного расписания;
  • чем отличается документ от штатной расстановки;
  • как составить штатное расписание;
  • как утвердить и изменить штатное расписание;
  • каковы сроки хранения этого документа.

Что представляет собой штатное расписание 2017

Штатное расписание представляет собой документ, отражающий структуру предприятия, в котором для каждого из подразделений устанавливается состав и численность специалистов определенных должностей, профессий, специальностей.

Кроме того, типовое штатное расписание обязательно содержит сведения об окладах или тарифных ставках, а также надбавках и их размерах, установленных для каждой упоминаемой в документе должности.

Обратите внимание!

Штатное расписание с фамилиями сотрудников не составляется — это обезличенный документ, содержащий сведения о качественном и количественном кадровом составе предприятия, его ежемесячном фонде оплаты труда. При этом фактическая численность работников компании не может быть больше той, что установлена этим управленческим документом.

Читайте также:

Таким образом, утверждение штатного расписания, как правильно замечено экспертами, позволяет:

  • наглядно представить организационную структуру компании;
  • контролировать систему и фонд оплаты труда;
  • устанавливать и отслеживать сотрудникам надбавки и определять их размеры;
  • вести учет вакантных рабочих мест и своевременно подбирать персонал для замещения имеющихся вакансий;
  • устанавливать фиксированные значения для численности штатов по каждому из структурных подразделений организации и количество единиц работников по каждой из упомянутых в этом документе должностей.

Трудовым законодательством не устанавливается обязательное наличие штатного расписания во всех организациях. Оно является внутренним нормативным актом, и работодатель вправе самостоятельно определять, насколько необходимо его составление. 

Как часто нужно составлять документ?

Штатное расписание может составляться и утверждаться в компании ежегодно или с установленной периодичностью. Необходимость составления штатного расписания, как часто составлять его и в какой форме — все эти вопросы работодатель должен решить самостоятельно, учитывая численность, организационную и управленческую структуру компании.

Читайте также:

Порядок и периодичность составления, правила оформления штатного расписания целесообразно оговорить отдельным локальным нормативным актом. В данном акте имеет смысл установить порядок выдачи и требования к оформлению выписок из этого документа, которые могут выдаваться, в том числе, и по заявлениям сотрудников.

Обратите внимание!

Организациям, имеющим филиалы, не нужно разрабатывать штатное расписание для каждого из них, поскольку филиалы являются подразделениями основного предприятия-работодателя.

Номер журнала в подарок!

СКАЧАТЬ НОМЕР

Порядок разработки штатного расписания

Решая вопрос о разработке штатного расписания, как правильно составить этот документ, лучше не «изобретать велосипед», а воспользоваться уже имеющимися практическими наработками.

При составлении удобно использовать унифицированную форму № Т-3, предложенную Госстатом.

Обязательное использование таких форм отменено уже несколько лет назад, но многие предприятия предпочитают заполнять штатное расписание 2017 в предусмотренном ими порядке и объемах. При необходимости, работодатель вправе дополнить или изменить форму Т-3 в соответствии с потребностями, особенностями своей производственной деятельности и организационной структуры.

Так, например, если предприятие использует труд сезонных работников, форма № Т-3 может быть дополнена графой «Период выполнения работ». В ней нужно будет указать количество должностей, предусмотренных штатом, и сроки, в границах которых которые они будут действительны.

Читайте также:

Пошаговая инструкция составления документа

Чтобы получить представление о том, как выглядит штатное расписание, достаточно ознакомиться с бланком формы № Т-3, представленной ниже.

Бланк штатного расписания

Штатное расписание организации в 2017 году

Скачать бланк приказа >>>

Порядок разработки данного документа предполагает последовательное заполнение трех основных разделов бланка формы № Т-3:

  • шапки или заголовочной части;
  • основной части;
  • заключительной части.

Независимо от того, будет ли использоваться бланк формы № Т-3 или та форма, которую работодатель разработает самостоятельно, в шапке необходимо указать следующие сведения:

  • полное наименование компании с указанием организационно-правовой формы;
  • коды по ОКПО и ОКУД;
  • регистрационный номер, присвоенный данному документу в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной на предприятии;
  • дату составления документа и дату его утверждения (они могут различаться), а также дату его вступления в законную силу и срок действия;
  • наименование документа.

Кроме того, шапка содержит такой реквизит, как гриф утверждения, который должен быть заполнен в соответствии с требованиями действующих государственных стандартов по оформлению документов. Нередко возникает вопрос: кто утверждает штатное расписание? Это делает руководитель организации.

Читайте также:

Пошаговый алгоритм заполнения основной части штатного расписания 2017 с использованием формы № Т-3, содержащей десять граф, таков:

Шаг 1.В графе 1 укажите наименование подразделения. Наименования структурных подразделений пишутся с большой буквы.

Шаг 2.В графе 2 проставьте код структурного подразделения, в штатном расписании он указывается в соответствии с утвержденной руководителем предприятия структурой.

Шаг 3.В графе 3 укажите наименование или код должности в штатном расписании. Кроме наименования профессии, специальности или должности также необходимо указать соответствующий им разряд, квалификацию. Как правило, располагаются наименования должностей в иерархическом порядке, начиная с руководящих и заканчивая линейными исполнителями.

Шаг 4.В графу 4 нужно проставить количество единиц, предусматриваемых штатом компании для каждой должности. Оно определяется спецификой производственной деятельности организации, ее потребностью в отдельных видах работ с учетом экономической целесообразности и оптимальности. На предприятиях государственного сектора потребность в специалистах определяется в централизованном порядке.

Шаг 5.В графе 5 укажите оклад или тарифную ставку в рублях, соответствующую данной должности. При заполнении этой графы необходимо руководствоваться «Положением об оплате труда», коллективным договором или иными локальными нормативными актами работодателя, которыми устанавливается система оплаты труда на предприятии.

Шаг 6.Графы 6,7 и 8 предназначены для указания полагающихся специалистам по должности надбавок или иных выплат, имеющих компенсационный или стимулирующий характер. Эти графы заполните, основываясь на положениях коллективного договора и внутренних регламентов, устанавливающих систему оплаты труда работников предприятия.

Шаг 7.В графу 9 внесите итоговую сумму заработной платы, установленной для данной должности и квалификации. Для этого необходимо просуммировать те показатели, которые проставлены в графах 5-8 и умножить полученное значение на количество единиц данной должности, эти данные содержатся в графе 4.

Шаг 8.Графа 10 предусмотрена для внесения примечаний. Если они есть, укажите их.

При заполнении заключительной части необходимо предусмотреть место для размещения реквизитов тех должностных лиц, кто подписывает штатное расписание. Обычно это руководитель кадровой службы и главный бухгалтер предприятия.

Вопрос о том, нужна ли печать на штатном расписании, работодатель вправе решать самостоятельно. Форма № Т-3 не предусматривает такой реквизит, как «Место для печати».

Читайте также:

На что обратить внимание при составлении штатного расписания 2017

Правила оформления довольно строги, особенно когда речь идет о должностях, связанных с выполнением трудовых обязанностей во вредных и опасных условиях, а также должностях государственных служащих. В этих случаях наименования должностей должны полностью соответствовать тем, которые перечислены в отраслевых и общероссийских классификаторах, справочниках и других нормативных документах.

Важно!

Наименование должности, указанной в штатном расписании 2017 и трудовом договоре с сотрудником,должно быть идентично.

При заполнении формы № Т-3 нужно учесть совместителей, работающих на часть ставки — в графе 3 нужно будет проставить суммарное количество единиц штата, выполняющих данные должностные обязанности. Если два сотрудника работают в этой должности на полставки, а один — на полную, в графе 3 нужно поставить цифру «2».

Графа 9 должна быть заполнена в любом случае, даже если в организации применяется  бестарифная или смешанная система оплаты труда. В таком случае могут использоваться другие системы измерения — проценты, коэффициенты и пр.

Читайте также:

Образец заполнения штатного расписания 2017

Пример заполнения штатного расписания

Скачать бланк >>>

Утверждение документа

Говорить о юридической значимости этого документа можно только после утверждения штатного расписания, как правильно сделать это – знают специалисты-делопроизводители. Особых сложностей процедура не предполагает. 

Хранение штатного расписания

Все кадровые, распорядительные и организационные документы имеют свои сроки хранения. Это же касается и штатного расписания в организации. В данном вопросе руководствоваться следует Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (ред. от 16.02.2016), далее – Перечень.

Сколько лет нужно хранить штатное расписание

В соответствии с Перечнем, сроки хранения этих документов, а также иных, созданных на их основе и используемых при планировании и разработке состава и численности штата компании, представлены в таблице.

Номер статьи

Вид документа

Срок хранения документа

Примечание

71

Штатные расписания организации, изменения к ним:

а) по месту разработки или утверждения;

б) в других организациях

Постоянно

3 года

72

Проекты штатных расписаний; документы (справки, предложения, заключения) по их разработке и изменению

5 лет

ЭПК

73

Переписка по разработке и изменению штатных расписаний

3 года

После утверждения

74

Штатные расстановки (штатно-списочный состав работников)

75 лет

Как следует из таблицы, вопрос, сколько хранится штатное расписание в организации, зависит от того, где был разработан документ. Если в этой же организации, то он должен храниться постоянно. Если он был разработан на другом предприятии, хранят его всего три года. Уничтожение проектов расстановки штатов производится по окончании сроков хранения только по решению, принимаемому экспертной комиссией (ЭПК).

Чем отличается штатное расписание от штатной расстановки

Расстановка, по сути, это выписка из расписания, в которой даны сведения по какому-то одному из структурных подразделений. Если сравнивать информацию, которая содержится в штатной расстановке и штатном расписании, отличие между ними заключается еще и в указании фамилий конкретных сотрудников.

В расстановке отражен списочный состав подразделения, поэтому фамилии сотрудников могут быть указаны. Это делается для удобства работы кадровой службы, чтобы иметь объективное представление о поименном составе сотрудников, работающих в каждом из структурных подразделений.

Читайте также:

Форма, по которой заполняется расстановка, может дублировать форму штатного расписания 2017. Но в нее нужно будет добавить еще одну графу для указания фамилии и инициалов работников, замещающих ту или иную должность. Поскольку это документ не обезличенный, количество строк в его основной части будет равно фактическому количеству сотрудников, числящихся в данном подразделении.

Читайте также:

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль