Финальные зимние скидки на подписку журнала. УЗНАТЬ>>>
PRO-персонал

Штатное расписание 2019

  • 8 февраля 2019
  • 20736

Штатное расписание – документ, которым устанавливается состав и численность персонала компании с учетом ее организационной структуры. Как его разработать, утвердить и изменить, читайте в нашей статье

Что такое штатное расписание

Штатное расписание - это документ, который содержит информацию о структуре предприятия. Для каждого из подразделений устанавливается состав и численность специалистов определенных должностей, профессий, специальностей.

Кроме того, типовой документ обязательно содержит сведения об окладах или тарифных ставках, а также надбавках и их размерах, установленных для каждой упоминаемой в документе должности.

Обратите внимание, фамилии сотрудников не включаются - это обезличенный документ, содержащий сведения о качественном и количественном кадровом составе предприятия, его ежемесячном фонде оплаты труда. При этом фактическая численность работников компании не может быть больше той, что установлена этим управленческим документом.

Таким образом, утверждение штатного расписания, как правильно замечено экспертами, позволяет:

  • наглядно представить организационную структуру компании;
  • контролировать систему и фонд оплаты труда;
  • устанавливать и отслеживать сотрудникам надбавки и определять их размеры;
  • вести учет вакантных рабочих мест и своевременно подбирать персонал для замещения имеющихся вакансий;
  • устанавливать фиксированные значения для численности штатов по каждому из структурных подразделений организации и количество единиц работников по каждой из упомянутых в этом документе должностей.

Трудовым законодательством не устанавливается обязательное наличие "штатки" во всех организациях, работодатель вправе самостоятельно определять, насколько необходимо его составление.

Штатное расписание может составляться и утверждаться в компании ежегодно или с установленной периодичностью. Необходимость составления, как часто составлять его и в какой форме — все эти вопросы работодатель должен решить самостоятельно, учитывая численность, организационную и управленческую структуру компании.

Порядок и периодичность составления, правила оформления целесообразно оговорить отдельным локальным нормативным актом. В данном акте стоит также установить порядок выдачи и требования к оформлению выписок из этого документа, которые могут выдаваться, в том числе, и по заявлениям сотрудников.

Организациям, имеющим филиалы, не нужно разрабатывать отдельный документ для каждого из них, поскольку филиалы - это подразделения основного предприятия-работодателя.

Штатное расписание на 2019 год: изменения, на которые опасно соглашаться

Не усложняйте себе жизнь, не соглашайтесь на любые предложения руководителей. Эксперты журнала "Справочник кадровика" спросили у кадровых специалистов, с какими предложениями по "штатке" в конце года они сталкиваются чаще всего. Семь самых опасных найдете в этой статье. Вам они усложнят работу, а для компании могут обернуться штрафом.

Как составить штатное расписание

Решая вопрос о разработке штатного расписания, лучше не "изобретать велосипед", а воспользоваться уже имеющимися практическими наработками.

При составлении удобно использовать унифицированную форму № Т-3, предложенную Госстатом. Обязательное использование таких форм отменено уже несколько лет назад, но многие предприятия предпочитают все же их заполнять. При необходимости, работодатель вправе дополнить или изменить унифицированный бланк в соответствии с потребностями, особенностями своей производственной деятельности и организационной структуры.

Так, например, если предприятие использует труд сезонных работников, форма № Т-3 может быть дополнена графой «Период выполнения работ». В ней нужно будет указать количество должностей, предусмотренных штатом, и сроки, в границах которых которые они будут действительны.

Инструкция по кадровому делопроизводству по новым требованиям ГОСТа и Росархива

Пошаговая инструкция

Порядок разработки данного документа предполагает последовательное заполнение трех основных разделов бланка:

  • шапки или заголовочной части;
  • основной части;
  • заключительной части.

Независимо от того, будет ли использоваться бланк формы № Т-3 или та форма, которую работодатель разрабатывает самостоятельно, в шапке необходимо указать следующие сведения:

  • полное наименование компании с указанием организационно-правовой формы;
  • коды по ОКПО и ОКУД;
  • регистрационный номер, присвоенный данному документу в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной на предприятии;
  • дату составления документа и дату его утверждения (они могут различаться), а также дату его вступления в законную силу и срок действия;
  • наименование документа.

Кроме того, шапка содержит такой реквизит, как гриф утверждения, который должен быть заполнен в соответствии с требованиями действующих государственных стандартов по оформлению документов. Нередко возникает вопрос: как утвердить штатное расписание? Это делает руководитель организации.

Пошаговый алгоритм заполнения основной части штатного расписания 2018 с использованием формы № Т-3, содержащей десять граф, таков:

Шаг 1. В графе 1 укажите наименование подразделения. Наименования структурных подразделений пишутся с большой буквы.

Шаг 2. В графе 2 проставьте код структурного подразделения, в штатном расписании он указывается в соответствии с утвержденной руководителем предприятия структурой.

Шаг 3. В графе 3 укажите наименование или код должности в штатном расписании. Кроме наименования профессии, специальности или должности также необходимо указать соответствующий им разряд, квалификацию. Как правило, располагаются наименования должностей в иерархическом порядке, начиная с руководящих и заканчивая линейными исполнителями.

Шаг 4. В графу 4 нужно проставить количество единиц, предусматриваемых штатом компании для каждой должности. Оно определяется спецификой производственной деятельности организации, ее потребностью в отдельных видах работ с учетом экономической целесообразности и оптимальности. На предприятиях государственного сектора потребность в специалистах определяется в централизованном порядке.

Шаг 5. В графе 5 укажите оклад или тарифную ставку в рублях, соответствующую данной должности. При заполнении этой графы необходимо руководствоваться «Положением об оплате труда», коллективным договором или иными локальными нормативными актами работодателя, которыми устанавливается система оплаты труда на предприятии.

Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации

Документационное обеспечение работы с персоналом

  • Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
  • За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
  • Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов 
  • Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

Шаг 6. Графы 6,7 и 8 предназначены для указания полагающихся специалистам по должности надбавок или иных выплат, имеющих компенсационный или стимулирующий характер. Эти графы заполните, основываясь на положениях коллективного договора и внутренних регламентов, устанавливающих систему оплаты труда работников предприятия.

Шаг 7. В графу 9 внесите итоговую сумму заработной платы, установленной для данной должности и квалификации. Для этого необходимо просуммировать те показатели, которые проставлены в графах 5-8 и умножить полученное значение на количество единиц данной должности, эти данные содержатся в графе 4.

Шаг 8. Графа 10 предусмотрена для внесения примечаний. Если они есть, укажите их.

При заполнении заключительной части необходимо оставить место для размещения подписей ответственных лиц. Обычно это руководитель кадровой службы и главный бухгалтер предприятия.

Вопрос о том, нужна ли печать на штатном расписании, работодатель вправе решать самостоятельно. Унифицированная форма не предусматривает реквизит "Место для печати".

Штатное расписание: проведите аудит по методике ГИТ

Заполнение штатного расписания: особенности

Правила оформления довольно строги, особенно когда речь идет о должностях, связанных с выполнением трудовых обязанностей во вредных и опасных условиях, а также должностях государственных служащих. В этих случаях наименования должностей должны полностью соответствовать тем, которые перечислены в отраслевых и общероссийских классификаторах, справочниках и других нормативных документах.

Важно

Наименование должности, указанной в штатном расписании 2019 и трудовом договоре с сотрудником, должно быть идентично.

При заполнении формы № Т-3 нужно учесть совместителей, работающих на часть ставки — в графе 3 нужно будет проставить суммарное количество единиц штата, выполняющих данные должностные обязанности. Если два сотрудника работают в этой должности на полставки, а один — на полную, в графе 3 нужно поставить цифру «2».

Графа 9 должна быть заполнена в любом случае, даже если в организации применяется  бестарифная или смешанная система оплаты труда. В таком случае могут использоваться другие системы измерения — проценты, коэффициенты и пр.

Главная новость Когда из-за ошибки на титульном листе трудовая книжка станет недействительной

Тема номера Какие положения нужно, можно и нельзя включать в ПВТР

Также читайте о том, как достать пропавшего работника и когда можно отказать сотруднику, передумавшему увольняться

Хранение штатного расписания

Все кадровые, распорядительные и организационные документы имеют свои сроки хранения. В данном вопросе руководствоваться следует Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (ред. от 16.02.2016), далее – Перечень.

В соответствии с Перечнем, сроки хранения этих документов, а также иных, созданных на их основе и используемых при планировании и разработке состава и численности штата компании, представлены в таблице.

Номер статьи

Вид документа

Срок хранения документа

Примечание

71

Штатные расписания организации, изменения к ним:

а) по месту разработки или утверждения;

б) в других организациях

Постоянно

3 года

72

Проекты штатных расписаний; документы (справки, предложения, заключения) по их разработке и изменению

5 лет

ЭПК

73

Переписка по разработке и изменению штатных расписаний

3 года

После утверждения

74

Штатные расстановки (штатно-списочный состав работников)

75 лет

Как следует из таблицы, вопрос, сколько хранится этот документ, зависит от того, где он был разработан. Если в этой же организации, то он должен храниться постоянно. Если он был разработан на другом предприятии, хранят его всего три года.

Оформить подписку

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Пройдите простую регистрацию за одну минуту и получите бесплатный доступ к прочтению статьи прямо сейчас

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Статья станет доступна после регистрации
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.