Максимальная скидка на подписку! Узнать подробнее по телефону 8 (800) 511 9864 или на сайте

PRO-персонал

Как сделать фотографию рабочего дня

  • 26 апреля 2019
  • 15317

Тех, кто внимательно подходит к повышению эффективности производственных процессов, словосочетанием «фотография рабочего дня» не удивишь. Но даже у знакомых с термином возникает немало вопросов. Как правильно провести исследование? Нужна ли подготовка? Как упорядочить наблюдения и сделать анализ? Наша статья поможет во всем разобраться.

Что такое фотография рабочего времени

На первый взгляд термин «фотография рабочего времени» звучит почти фантастически. Это же время, его нельзя потрогать, увидеть, запечатлеть.

Но его можно использовать для каких-либо дел.

Фотография рабочего дня — это инструмент, который помогает оценить эффективность использования времени. Метод целесообразно применять, чтобы понять причины несвоевременного выполнения поставленных задач. Это может быть слишком большая нагрузка, нехватка квалификации у сотрудника или просто неправильное распределение ресурсов.

Технически, фотография рабочего времени — это не фотоснимок, а объемный документ, куда вносят данные о том, как используется день. Он содержит описание трудовой задачи, отметки о начале и конце ее выполнения, записи обо всех действиях работника. Чем подробнее вносятся данные, тем выше эффективность метода.

Законодательно утвержденного регламента исследования нет. Работодатель сам устанавливает и координирует порядок выполнения фотографии рабочего времени.

Цели проведения

Фотография рабочего дня (ФРД) — мощный управленческий инструмент, который позволяет решить объемный комплекс бизнес-задач. В числе основных целей исследования:

  • Выявить и измерить временные потери.
  • Понять, как можно оптимизировать использование рабочих ресурсов.
  • Определить причины невыполнения нормативов и «утечки» минут.
  • Собрать данные для разработки оптимальных трудовых нормативов и успешной реорганизации рабочих процессов.
  • Оценить адекватность стоящих перед сотрудниками задач, их сложность, объемы.
  • Провести глубокий анализ эффективности труда на предприятии: выявить наиболее трудоемкие процессы и виды занятости, определить успешных и неуспешных сотрудников.
  • Изучить опыт лучших работников и внедрить его в рабочие стандарты.

Как видите, фотография рабочего времени — это больше, чем просто способ надзора над сотрудниками. Это эффективный инструмент, который необходим на разных уровнях производственной иерархии:

Работники на местах могут оптимизировать свой рабочий день.

Сотрудники отдела кадров и службы HR получают данные для составления или корректировки должностных инструкций, планирования штатного расписания и рабочего времени.

Руководители и управленцы видят реальное положение дел в бизнес-процессах и могут их оптимизировать.

Как безопасно оплатить работу в праздник и выходной

При расчете повышенной оплаты за работу в выходной или праздник нужно учитывать не только оклад, но и стимулирующие и компенсационные выплаты. Изменения в статью 153 ТК до сих пор не внесли, а платить "по-новому" и без ошибок надо уже сейчас. Из статьи журнала "Справочник кадровика" узнаете, все ли выплаты нужно учитывать в расчетах, как оплатить взятый отгул, можно ли рассчитывать повышенную оплату из среднего заработка.

Виды ФРД

Фотографии могут различаться по целевому заданию и численности исследуемых. Рассмотрим наиболее распространенные виды.

Индивидуальная

В центре исследования — один сотрудник. За ним может наблюдать один человек или комиссия. Данные фиксируются в специальном наблюдательном листе. Результат — оценка эффективности конкретного исполнителя, его персональных задач.

Групповая

Этот вид выбирают, когда с выполнением одной задачи связана целая команда. Групповая ФРД позволяет рассмотреть вопрос эффективности с разных сторон:

  • оценить производительность и загруженность каждого участника;
  • определить, насколько группа согласована и рационально ли распределены обязанности внутри команды.

С точки зрения наблюдения - это сложный метод исследования, но он распространен, так как бизнес-задачи на предприятиях чаще всего коллективные. Чтобы облегчить исследование, для наблюдения выбирают не весь рабочий процесс, а отдельные задачи.

Например, если речь идет об отделе маркетинга, то групповую ФРД можно сделать по подготовке к выставке или созданию презентации.

Комплексная

Объект изучения — отдел, бригада или все предприятие. Сложное, но очень важное исследование, особенно для крупных предприятий. Комплексная ФРД дает информацию об общем производственном ритме. На ее основании можно:

  1. Изучить взаимосвязи между отдельными бизнес-процессами.
  2. Оценить рациональность использования оборудования и материалов.
  3. Разработать мероприятия, которые повысят эффективность труда.

Комплексная фотография рабочего времени — это наиболее сложный, но вместе с тем очень объективный метод исследования. Чтобы получить действительно полезные данные, его проводят длительно — от нескольких недель до нескольких месяцев.

Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации

Документационное обеспечение работы с персоналом

  • Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
  • За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
  • Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов 
  • Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

Самофотография

Это своего рода управленческое селфи — человек сам замеряет интервалы операций и вносит в лист учета все свои действия. Этот подход выгоден тем, что не требует привлечения дополнительных людей для проведения исследования.

От того, насколько точно работники будут заполнять бланки, зависит результат исследования в целом. В первую очередь в проведении исследования должен быть заинтересован руководитель подразделения,в котором проводятся работы.

Организатор исследования может апеллировать к тому, что исследование позволит выявить нагрузку работников, обосновать необходимость изменения численности подразделения, определить причины потери рабочего времени не по вине работников. Задача руководителя подразделения - проследить за тем, чтобы работники заполняли бланки в режиме online, а не в конце рабочего дня, когда им придется восстанавливать свой рабочий день по памяти, что будет сопровождаться существенными искажениями состава работ и времени их выполнения.

Рекомендуется одновременно с самофотографиями проводить контрольные ФРД для проверки и, при необходимости, корректировки получаемых данных.

Порядок проведения ФРД

Частый вопрос — кто должен делать ФРД? Это решает руководитель. Как правило, для фотографирования собирают комиссию из нескольких человек, представляющих разные структуры компании. Чаще всего это:

  • главный инженер или кто-то из рядовых инженеров;
  • сотрудник отдела кадров;
  • бухгалтер;
  • специалист по охране труда.

Перед началом фотографирования стоит издать соответствующий приказ, в котором указать цели и даты проведения исследования, перечислить ответственных лиц и исполнителей.

Залог успеха — правильная организация процесса. Рассмотрим основные этапы подробно.

Пять локальных актов, без которых вам не обойтись в 2019 году

Подготовка

Пренебрегать этим этапом нельзя, от него во многом зависит конечный результат. Первым делом, следует определить цели, а по ним — выбрать тип ФРД и методику. Вот как это сделать:

Цель

Методика

Контроль соблюдения работниками трудового распорядка.

Сделать групповую ФРД.

Персонал сгруппировать по выполняемым задачам или структурным подразделениям.

Выявление «утечки» минут у отдельных сотрудников.

Сделать индивидуальные ФРД.

Скрупулезно отмечать все действия работников.

Оптимизация производственных процессов.

Сделать комплексную ФРД, дополнить ее индивидуальными.

Фиксировать не только все операции сотрудников, но и любое взаимодействие между отдельными работниками и подразделениями.

Если в исследовании заняты несколько человек, которые будут проводить замеры в разных подразделениях, важно заранее разработать и согласовать бланки. При необходимости — провести инструктаж и обучение членов комиссии.

Наблюдение

На этом этапе происходит непосредственный замер всех процессов по текущему времени. Если перед исследуемым работником стоит несколько задач, их надо вписать каждую отдельно. Для каждой указать момент начала и окончания. Также обязательно фиксировать все перерывы, даже те, которые не предусмотрены распорядком.

Прерывать наблюдение в течение рабочего дня нельзя, его нужно вести от начала до конца. Проводя исследование, учитывайте, что результаты краткосрочных замеров могут быть необъективными. Дело в том, что персонал, зная о наблюдении, часто показывает лучшую производительность, чем обычно. Нередко уже само проведение фотографирования положительно влияет на эффективность труда.

Правила внесения данных в ФРД

В описательной части бланка укажите:

  • Название документа. В данном случае: фотография рабочего времени.
  • Основание для проведения замеров: номер и дату приказа.
  • Фамилия и инициалы работника (или название группы), для которого производятся замеры.
  • Должность и подразделение фотографируемого.
  • Его стаж работы.

Далее вносите в таблицу измерения.

В процессе наблюдения заполняются колонки, которые можно измерить «здесь и сейчас». В приведенных ниже примерах это столбцы 1, 2, 4, 5:

  • Начало действия.
  • Завершение действия.
  • Описание операции.
  • Перечень оборудования, задействованного в операции.

Таким образом, получится набор записей, в который последовательно описано, что в конкретный момент делал работник или почему он бездействовал.

Каждое действие или операцию следует записывать отдельно. Важно уделять внимание процедурам, которые связаны с обслуживанием рабочего места (например, включение компьютера, наведение порядка в ящиках, подготовка канцтоваров). Следует фиксировать все перерывы: как предусмотренные распорядком, так и несанкционированные.

Столбцы 3, 6 заполняются после завершения наблюдения, на этапе обработки данных.

Главная новость Стоп-слова в кадровых документах: найдите и исправьте

Тема номера "Кадровик-2019" проверочные вопросы для тех, кто претендует на сертификат

Также читайте о том, в чем можно отказать беременной сотруднице и какие гарантии предоставить, как по-новому платить аванс и оформлять путевой лист, и как взыскать ущерб с экс-сотрудника.

Обработка и анализ результатов

Прежде чем сделать выводы по фотографии рабочего времени, результаты наблюдений следует обработать.

Обработка ФРД

Первый шаг обработки — подсчет минут, затраченных на каждую операцию. Разница между моментами в первом и втором столбцах заносится в столбец 3.

Далее следует заполнить колонку с примечанием (6). Здесь уместно отметить следующее:

  • Суммарное время — общая продолжительность смены (СВ), чаще всего этот показатель равен 540 (9*60 минут).
  • Подготовка к заданию — подготовка оборудования и рабочего места (ПЗ).
  • Время операции — время, которое затрачено на действие (ВО).
  • Отдых и личные нужды — плановые перерывы (ОЛН).
  • Нарушения трудовой дисциплины — опоздания, несанкционированные перерывы (НТД).

На основании заполненных бланков фотографий можно составить аналитические таблицы баланса РВ или карту фотографии рабочего дня. Ключевые показатели для этих таблиц рассчитываются так:

  • суммируется время для каждого типа операции;
  • вычисляется доля времени на операцию в смене (К1 = ВО/540*100%).

Вот как выглядит заполненная карта:

Вопрос определения трудовой дисциплины крайне важен при фотографировании РД. Стоит помнить, что сотрудники — это люди, каждый со своим пределом прочности и усидчивости. Зачастую перекуры, перерывы на «поговорить» или кофе просто необходимы для поддержания здоровой рабочей атмосферы и командного духа в коллективе. Поэтому перед началом обработки следует точно определиться, что считается нарушением, а что нет.

Полученные данные — это основа для анализа и управленческих выводов.

Чем дополнить ПВТР из-за изменений в работе с кадрами

Анализ ФРД

Анализ ФРД позволяет понять производственные процессы в комплексе, оценив:

  • производительность отдельных сотрудников;
  • условия их труда;
  • соответствие сложности задач квалификации персонала;
  • адекватность нагрузки;
  • соответствие оборудования выполняемым задачам.

Вот некоторые примеры выводов, которые позволяет сделать ФРД:

Премирование или, наоборот, сокращение зарплаты. Например, по результатам группового фотографирования выяснилось, что при равной загрузке одни сотрудники показывают высокую производительность, а другие — нет. Премирование первых и наказание вторых поможет повысить мотивацию в коллективе.

Увеличение числа исполнителей. Иногда низкая производительность команды — это не следствие пренебрежения трудовой дисциплиной, а результат банальной нехватки рук. ФРД помогает выявить необходимость привлечения дополнительных работников. Бывает и наоборот — команда справляется с работой быстро и остается много свободного времени. В этом случае целесообразно перекинуть людей на другие задачи.

Кадровые перестановки. Нередко после фотографирования выясняется, что человек просто трудится не на своем месте — тратит слишком много усилий на работу, которую другие выполняют быстро. В качестве меры можно предложить ему другую должность или провести обучение.

Реорганизация процессов. Некоторые комплексные ФРД выявляют, что часть подразделений компании перегружена, пока другие «прохлаждаются». Возможно, стоит перераспределить задачи.

Обновление оборудования. Рабочее место и инструменты — важная составляющая производительности. Нередко работники простаивают лишь потому, что им приходится работать на устаревшей технике. При этом они устают, нервничают, что еще больше снижает производительность.

Таким образом, хоть фотографирование РД является добровольным, этот инструмент чрезвычайно важен для развития бизнеса. Довольно простой в исполнении, он дает массу важной управленческой информации.

Оформить подписку

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или зарегистрируйтесь через социальные сети
Зарегистрироваться
Пройдите простую регистрацию за одну минуту и получите бесплатный доступ к прочтению статьи прямо сейчас

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или зарегистрируйтесь через социальные сети.
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.