Фотография рабочего дня

279
Фотография рабочего дня - это вид наблюдений, с помощью которого фиксируют и анализируют затраты времени сотрудников. В статье проведем пример проведения данного исследования и образец заполнения результатов.

Метод фотографии рабочего дня позволяет выявить потери времени, установить причины этого и разработать конкретные мероприятия по их устранению.

Пример проведения фотографии рабочего дня

1. Постановка целей. Это необходимый этап любого исследования. Важно определить, что именно инициаторы исследования ожидают получить в результате его проведения: составить полный перечень реально выполняемых работниками функций, найти возможности для оптимизации труда, выявить причины потери рабочего времени не по вине работников, разработать нормы времени, затрачиваемого на выполнение основных видов работ, выявить отличия в организации работы наиболее и наименее успешных сотрудников и т. д.

2. Определение длительности исследования и выборки работников. В идеале длительность исследования должна охватывать весь цикл работ. Однако на практике это часто бывает трудновыполнимо и вызывает сопротивление со стороны сотрудников, так как им ежедневно приходится уделять время и внимание заполнению бланков для самофотографии.

Если целями исследования являются определение структуры затрат рабочего времени и поиск возможностей для ее оптимизации, самофотографию можно проводить на протяжении одной-двух недель (подряд или с перерывом).

Если необходимо разработать нормы времени на выполнение отдельных видов работ, а также выявить все реально выполняемые функции, желательно, чтобы каждый из видов работ повторялся в исследовании не менее 10-15 раз, а само исследование длилось, по крайней мере, три-четыре недели.

В случае проведения исследования в небольшом коллективе (не более десяти человек) целесообразно, чтобы в нем приняли участие все его представители (исключение может быть сделано для сотрудников, находящихся на испытательном сроке, беременных женщин и других работников льготных категорий).

Если в коллективе более десяти человек, то в зависимости от цели исследования могут быть выбраны наиболее опытные работники, работники со средней производительностью труда и т. д.

3. Подготовка бланков для самофотографии. Формат бланка для самофотографии, осуществляемой с целью получения перечня реально выполняемых функций, может быть таким, как в прил. 1.

Фотография рабочего времени: сделай сам

Сотрудники могут заполнять бланки вручную или в электронном виде. Для упрощения фиксации видов работ можно составить их предварительный перечень на основании Положений о подразделениях и должностных инструкций работников, присвоив каждому виду работ порядковый номер и выбрав для него учетную единицу, в которой будет учитываться объем выполненной работы. Например, для такого вида работ, как вводный инструктаж для сотрудников, учетной единицей может быть факт проведения инструктажа или расписка сотрудника в журнале о прохождении такового; для такого вида работ, как подготовка справочной информации по запросам подразделений, - справка или количество листов справок (если это представляется целесообразным).

Таким образом, сотрудники, выполняя перечисленные работы, указывают в первой графе ее порядковый номер, а в четвертой - количество работ в выбранных учетных единицах.

Время начала следующей работы одновременно является временем окончания предыдущей, поэтому специальной графы для указания времени окончания работы не требуется.

4. Инструктаж работников. Данным этапом нельзя пренебрегать. От того, насколько точно работники будут заполнять бланки, зависит результат исследования в целом. В первую очередь в проведении исследования должен быть заинтересован руководитель подразделения,вкоторомпроводятся работы. Организатор исследования может апеллировать к тому, что исследование позволит выявить нагрузку работников, обосновать необходимость изменения численности подразделения, определить причины потери рабочего времени не по вине работников. Задача руководителя подразделения - проследить за тем, чтобы работники заполняли бланки в режиме online, а не в конце рабочего дня, когда им придется восстанавливать свой рабочий день по памяти, что будет сопровождаться существенными искажениями состава работ и времени их выполнения.

Перед началом исследования целесообразно провести встречу с работниками и объяснить им цели проведения исследования методом самофотографии; показать бланк, который предстоит заполнять в период исследования; дать соответствующие разъяснения по этому поводу. При этом следует отметить, что особенно важно фиксировать те виды работ, которые не приведены в должностных инструкциях, а также разнообразные помехи, возникающие в процессе работы (например, поломку техники, звонки по несущественным вопросам и пр.)

5. Обработка результатов. По завершении исследования данные, полученные за все дни по каждому работнику, суммируются. Результаты могут быть представлены как по каждому сотруднику в отдельности (если целью исследования является сравнение наиболее и наименее успешных работников), так и по подразделениям или группам работников. Можно сгруппировать и объединить виды работ (например, переговоры, совещания, телефонные переговоры и т. п.), выделить подготовительно-заключительное время, время перерывов и т. п.

Итоговые данные представляются в виде таблицы (табл. 2) и/или диаграммы (рисунок), отражающей структуру затрат рабочего времени в установленном исследователем разрезе: по отделам, категориям должностей, конкретным работникам, группам и т. д.

Фотография рабочего времени: сделай самФотография рабочего времени: сделай сам

Как видно из диаграммы, выполнение основных функций, предусмотренных должностной инструкцией (работа 1, работа 2, работа 4) занимает 42% (менее половины) рабочего времени сотрудника.

Способы оптимизации рабочего времени сотрудников отдела: исправление ошибок в базе данных, сокращение времени совещаний и, по возможности, проведение единовременного обучения для работников других подразделений работе с регламентом.

Работа 3 в период проведения исследования не выполнялась, в связи с чем необходимо провести дополнительный анализ и либо продолжить исследование, либо, если работа 3 выполняется редко или не выполняется вообще, рассмотреть вопрос об ее исключении из функциональных обязанностей сотрудников / передаче в другое подразделение.

Для расчета укрупненных норм времени на выполнение работ нужно общее время выполнения каждой работы всеми сотрудниками разделить на общее количество учетных единиц работы.

Пример фотографии рабочего дня

По такому виду работ, как рассмотрение жалоб клиентов и подготовка ответов на них, первым сотрудником за период исследования было затрачено 10 часов и рассмотрено 15 жалоб, вторым - 14 часов и 10 жалоб, третьим - 12 часов и 12 жалоб. Всего всеми работниками на данную работу было затрачено 36 часов (10 + 14 + 12) и рассмотрено 37 жалоб (15 + 10 + 12). Таким образом, среднее время на рассмотрение одной жалобы и подготовку ответа составляет 36 : 37 к 0,97 часа, или 58 минут.

Если провести подобный анализ по каждому работнику в отдельности, можно выявить наиболее и наименее производительных сотрудников (тех, у кого выполнение данной работы занимает наименьшее и наибольшее количество времени).

Образец самофотографии рабочего дня

Фотография рабочего времени: сделай сам

Инструкция по проведению фотографии рабочего времени

Фотография рабочего времени: сделай сам

Пример инструкции для сотрудников по заполнению бланков

Бланк самофотографии рабочего времени:

Дата:

Подразделение:

Ф. И. О., должность работника:

Вид работ

Время начала (ч, мин)

Учетная единица

Количество учетных единиц

Комментарий

1

2

3

4

5

1. Самофотографию рабочего времени необходимо проводить в период с __________ по _______.

2. Следует фиксировать все выполняемые в течение рабочего дня виды работ (столбец 1 бланка самофотографии). К бланку прилагается Перечень видов работ, составленный на основе должностной инструкции (положения о подразделении). Такие работы целесообразно обозначать их порядковым номером в Перечне.

3. Время начала выполнения той или иной работы (столбец 2 таблицы) одновременно является временем окончания предыдущей работы. Необходимо зафиксировать фактическое начало рабочего дня (приход сотрудника на работу) и его окончание (уход с работы), в том числе если они не совпадают с утвержденными Правилами внутреннего трудового распорядка.

4. Учетная единица (столбец 3 таблицы) показывает, в чем учитывается объем выполненных работ. Объем выполняемых работ из Перечня необходимо учитывать в учетных единицах, приведенных в Перечне. При выполнении иных работ учетная единица выбирается на усмотрение работника (по согласованию с руководителем подразделения).

5. В столбце 4 таблицы приводится количество учетных единиц работы, сделанной за текущий период. Если сначала выполнена одна часть работы, а позже – другая, необходимо сделать соответствующую пометку в столбце 5 "Комментарий".

6. Графа "Комментарий" является необязательной для заполнения. В ней работник может по своему желанию привести свои комментарии с целью более полного отражения объема и характера выполняемых работ.

7. Особое внимание необходимо уделять помехам, возникающим в процессе работы, а также той деятельности, которая не входит в прямые обязанности сотрудника.

8. Бланк для самофотографии можно заполнять как от руки, так и в электронном виде. Просим ежедневно направлять бланки по адресу __________ либо передавать в кабинет ____ работнику ________.

Светлана Сидоркина, канд. экон. наук, заместитель директора Департамента по кадровой работе и документационному обеспечению Дирекции по обеспечению банковской деятельности, Внешэкономбанк

Проведение исследования методом самофотографии рабочего времени

Основными целями проведения исследования методом самофотографии рабочего времени являются:

  • выявление причин потерь рабочего времени не по вине работника, недостатков организации труда и резервов повышения производительности;
  • сбор данных для разработки укрупненных норм времени на выполнение тех или иных работ;
  • сбор данных для разработки рекомендаций по совершенствованию организации труда.

Самофотография не дает представления о потерях рабочего времени по вине самого исполнителя. Рекомендуется одновременно с самофотографиями рабочего времени проводить контрольные фотографии рабочего времени для проверки и, при необходимости, корректировки получаемых данных.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Актуально





      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль