PRO-персонал

Утеряна трудовая книжка: что делать

  • 7 августа 2018
  • 3770

Потерять трудовую книжку может как компания в период работы человека, так и сам работник после увольнения. Читайте об алгоритме действий в каждой из ситуаций, скачайте образцы необходимых документов

Что делать, если потерял трудовую книжку работник

Ответственность за утерю трудовой книжки возлагается на того, кто в настоящий момент ее хранил. Если инцидент произошел с сотрудником – ему и придется восстанавливать документ. Порядок действий будет отличаться в зависимости от того, трудоустроен человек в настоящий момент или нет.

Восстанавливать трудовую надо обязательно, так как при трудоустройстве она передается в кадровый отдел на новой работе (65 ст. ТК) и выдается на руки только при увольнении.

В период работы

В общих случаях трудовая книжка во время работы на предприятии не выдается на руки. Но из этого правила есть исключение – если необходимо предъявить в орган соцстраха оригинал, а не заверенную копию (62 ст. ТК). Обычно это происходит, если работник достиг возраста нетрудоспособности и начинает оформление пенсии по старости. Что делать, если потерял трудовую книжку? Вся ответственность за потерю и сбор документов ложится на сотрудника. Расскажем об алгоритме действий.

Ошибки в трудовой книжке, из-за которых работник пойдет в суд

Шаг 1. В первую очередь необходимо сообщить о случившемся работодателю и письменно попросить оформить дубликат.

Шаг 2. Подготовить все документы о предыдущем опыте работы. Заново оформить трудовую кадровый специалист может только если предоставлен весь пакет. Сбор документов - обязанность самого работника. Что может быть предоставлено:

  • Заверенная копия трудовой (если она была ранее сделана).
  • Контракты по предыдущим работам.
  • Копии распоряжений о найме и увольнении, награждении и т.д.
  • Справки из архивов, предприятий и др.

Инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу

Шаг 3. За более полной информацией надо обращаться к предыдущим работодателям – отправить письменный запрос. В ответ придет справка, в которой будут указаны даты работы в организации.

Обратите внимание

Иногда случается, что предприятие, на котором работал человек, уже ликвидировано. В таком случае необходимо направить запросы в Пенсионный фонд либо территориальное отделение госархива по месту деятельности. Второй вариант более удобен и чаще используется.

Помните, что это длительная процедура, занимающая не менее месяца. Если в ответ пришел отказ о предоставлении данных – работник имеет право требовать ответа через суд. Подобные иски обычно удовлетворяются, но времени это отнимет еще больше, чем ожидание ответов на запросы.

Шаг 4. Все собранные документы передаются кадровику для оформления.

После увольнения

Если трудовая потеряна в период безработицы, то действовать надо так.

Шаг 1. Принять решение, восстанавливать книжку или заводить новую. Иногда граждане считают это целесообразным – если записей было мало либо они дискредитируют работника в глазах нанимателя.

На будущую пенсию это не повлияет, так как начисление выплат зависит от страховых взносов. А они, в свою очередь, накапливаются на личных счетах в Пенсионном фонде. Но для подтверждения работы придется обращаться во все места работы. Это сложный процесс. К тому же нельзя быть уверенным, что к возрасту нетрудоспособности все организации, в которых человек работал, по-прежнему будут функционировать. Поэтому мы рекомендуем все же восстанавливать информацию полностью, не затягивая.

Обратите внимание

Бумажную трудовую книжку можно потерять, испортить, подделать. Если не сохраняется информация о работодателях, будущим пенсионерам приходится восстанавливать стаж по сложной процедуре. Эти и другие причины Правительство называет, когда объясняет будущий переход на электронные трудовые книжки. О том, когда «отменят» бумажные трудовые книжки и что делать, пока это не произошло, читайте в статье журнала “Справочник кадровика”.

Шаг 2. Если никаких подтверждающих документов у работника на руках нет, надо обратиться к предыдущему работодателю. Здесь может быть выбор из двух вариантов – обратиться по последнему месту работы либо, если новая вакансия уже найдена, то к будущему нанимателю. Это должен быть письменный запрос-заявление, содержащее просьбу оформить дубликат. Важно понимать, что документ создается на основе сведений, которые имеются. Следовательно, в новом документе будет указан только общий стаж, без наименований мест работы и дат.

Шаг 3. Ответственный кадровый специалист заполняет книжку и выдает ее на руки. На подготовку дубликата требуется время – 15 дней.

Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации

Документационное обеспечение работы с персоналом

  • Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
  • За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
  • Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов 
  • Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

Работодатель потерял трудовую книжку

Случается, что виновником утраты трудовой книжки становится сам работодатель. В таком случае все действия по восстановлению документа он инициирует самостоятельно, не возлагая на сотрудника. Это же касается и финансовых затрат.

Единичная утеря

Если утрачена одна книжка, то действовать надо так.

Сообщить сотруднику, что произошел инцидент, принести извинения. Попросить его перечислить все предыдущие места работы, максимально точно и подробно.

Направить письменные запросы в эти организации с просьбой сообщить сведения о сроках работы. Важно, что если в стаж должны включаться учеба либо служба в армии, запросы направляются и туда.

Заполнить трудовую заново согласно полученным документам. При этом самая последняя запись будет об актуальном месте работы, то есть оформление идет в хронологическом порядке.

Семь грубых ошибок в работе с трудовыми книжками, которые не пропустит инспектор

Массовая утрата

Иногда случается, что утрачена не одна, а сразу несколько книжек. Обычно это связано с форс-мажорными обстоятельствами (пожар, затопление и т.д.). Тем не менее, поскольку работодатель принимает на себя ответственность за хранение документа, он обязан взять на себя ее восстановление и все сопряженные с этим расходы. Алгоритм действий при массовой утрате трудовых книжек будет тем же, что и в предыдущем случае.

Главная новость Диспансеризация-2019: как организовать работу и не перестараться

Тема номера За какие выходки на корпоративе работника можно уволить

В каких случаях можно наказать сотрудников после корпоратива и когда лучше этого не делать


Ответственность работодателя за утерю трудовой книжки работника

Важно понимать, что за сам факт утраты трудовой книжки работодатель никак не наказывается. Только если он допускает нарушения при ее восстановлении либо инцидент произошел по вине или халатности конкретных сотрудников. Это будет считаться административным правонарушением трудового законодательства.

Внимание штраф

КоАП предусматривает такие штрафы за утерю трудовых работодателем:

Для физических лиц – от 1000 до 5000 р.

Для юрлиц – от 30 000 до 50 000 р.

При повторных нарушениях штраф увеличивается соответственно от 10 до 20 000 р и от 50 000 до 70 000 р. Также возможна дисквалификация уполномоченного должностного лица. Таким образом, ответственность работодателя за утерю трудовой книжки работника достаточно велика, и может быть возложена и на саму организацию, и на кадровика.

Условия хранения документов регулярно проверяются, и, если выявлено несоответствие нормам – наниматель будет оштрафован на 300-500 р. Задержка выдачи документов, если она связана с невозможностью работы, влечет обязанность работодателя компенсировать прогулы (234 ст. ТК). Если же наниматель потерял трудовую и заставил сотрудника самому заниматься восстановлением – все расходы должны быть компенсированы (поездки, ксерокопии, почтовые сборы и т.д.)

В редких случаях нарушение считается уголовным. Например, если трудовая книжка была намеренно испорчена, в ее восстановлении отказано, либо условия хранения заведомо не соблюдались, что привело к печальным последствиям. Подобные случаи предусмотрены в 325, 293 и 140 статьях УК РФ.

Оформить подписку

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Пройдите простую регистрацию за одну минуту и получите бесплатный доступ к прочтению статьи прямо сейчас

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Статья станет доступна после регистрации
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.