Профстандарт делопроизводителя

720
С 1 июля 2016 года на территории РФ действуют новые профстандарты для делопроизводителей, секретарей и документоведов, действие которых подкреплено ФЗ №122 от 2.05.2015 г. Для чего необходим профстандарт, и как его изменения затронут работников частных и государственных учреждений? Каким стандартам должен соответствовать делопроизводитель? Узнать ответы на эти и другие вопросы можно в данной статье.

Функции и обязанности делопроизводителей

Специалисты, работающие в сфере секретариата и ДОУ, делятся на несколько категорий в зависимости от того, какие обязанности они выполняют. Делопроизводители должны соответствовать высокому уровню квалификации, поскольку они отвечают за документооборот в организации и контролируют поток документации. Им необходимо грамотно организовать работу с бумагами, отвечать за их хранение и выполнять другие функции.

Обязанности, которые устанавливает профстандарт секретаря делопроизводителя, также включают в себя прием входящих и исходящих деловых писем и звонков, контроль над тем, как соблюдаются сроки согласования и подписания документов различного типа. В настоящее время в каждой организации внедрены специальные системы автоматизированного оборота, заметно упрощающие работу с бумагами.

Важно! Руководство любой компании имеет право самостоятельно менять описание функционала делопроизводителя с учетом особенностей деятельности конкретного предприятия. При этом за основу всегда берется государственный профессиональный стандарт.

Главной задачей любого делопроизводителя является контроль над документооборотом предприятия или его отдельного подразделения. Поскольку делопроизводство подразумевает преимущественно работу с бумагами, стоит отметить, что в штате крупной компании обычно работает несколько таких сотрудников. Перечень их обязанностей указывается в стандарте и подразумевает:

  • полноценную организацию работы с документами;
  • надлежащее хранение документов и создание архива;
  • формирование дел с учетом требований номенклатуры организации.
Прочитайте полезные статьи по теме:

Обязанности секретаря с учетом норм регламента

На любом предприятия стандартный перечень обязанностей секретаря начального уровня ограничивается организационными и информационными вопросами. Сюда входит прием и совершение звонков от лица компании, а также их переключение на необходимых адресатов, прием посетителей, а также ряд других функций, помогающих координировать деятельность отдельной организации.

Обязанности, возлагаемые на секретаря, могут различаться в зависимости от сферы предприятия. В целом полномочия такого сотрудника должны включать работу под руководством с возможностью проявлять самостоятельность для решения задач, планирование деятельности групп сотрудников, а также ответственность за результаты. Профстандарт секретаря стандартной категории содержит следующие функции:

  1. Составление плана собственного рабочего времени.
  2. Организацию переговоров по телефону.
  3. Работу с посетителями.
  4. Подготовку и проведение различных мероприятий, включая совещания, конференции и многое другое.
  5. Контроль над исполнением текущих задач руководства.
  6. Работу с документацией.

Что такое профстандарт

Согласно статье 195.3, входящей в Трудовой кодекс, работодатели обязаны применять профессиональные стандарты, в которых четко указываются требования к квалификации сотрудников, их обязанности и другие важные положения

Профессиональный стандарт делопроизводителя представляет собой комплексный документ, в котором перечислены основные и дополнительные требования, на основании которых составляется функционал обязанностей сотрудника предприятия. Он предназначен для секретарей различной категории, включая помощников руководителей, референтов, делопроизводителей и работников, занимающихся ведением документооборота.

Понятие профстандарта является относительно новым и применяется в кадровой работе не так давно. Стандарты такого плана разрабатываются ведущими экспертами в определенной профессиональной отрасли, утверждение готовых документов происходит на государственном уровне. Сотрудник, занимающий определенную должность, должен иметь специальное образование и владеть необходимыми навыками, все это подробно описывается в стандарте.

Важно! В настоящее время профстандарты действуют вместе с положениями, указанными в квалификационных справочниках единого типа, но в дальнейшем смогут заменить их полностью.

Применение профстандартов делопроизводителя любой категории является обязательным для каждой организации, в том числе на предприятиях с различной формой собственности. Они необходимы не только учреждениям муниципального типа, но и частным фирмам, с течение времени стало понятно, что наличие таких стандартов одинаково полезно как для руководителя, так и для сотрудника, поскольку помогает понять:

  • какие обязанности должен выполнять специалист с учетом своей должности и профессии;
  • условия, касающиеся уровня образования, навыков и опыта, соблюдение которых обязательно для сотрудника, претендующего на определенную должность;
  • как работодатель должен оценивать работу конкретного сотрудника.

Посмотрите видео по теме:

Профстандарты для помощника руководителя

Согласно принятой иерархии, секретари руководителей относятся к более высокой категории, поскольку должны выполнять расширенный круг обязанностей по сравнению со стандартным делопроизводителем и владеть широким перечнем знаний и навыков. Каждый личный помощник должен выполнять множество важных задач, он является «правой рукой» начальника, по этой причине профстандарт секретарь руководителя включает большое количество требований.

Важно! Согласно ТК РФ, от секретаря руководителя не требуется строгое соответствие установленным стандартам, поскольку большая их часть несет рекомендательную функцию. Каждый руководитель самостоятельно решает, нужно ли применять их на практике.

Сотрудник данной категории должен отвечать за организационные вопросы и деятельность руководителя компании, работать с документацией и представлять начальнику все необходимые документы в установленный срок, а также важную информацию, касающуюся предприятия. От секретаря руководителя требуется оказывать информационно-аналитическую и организационно-административную поддержку по текущим вопросам.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Способы применения стандартов на практике

Решение о том, внедрять ли на практике профстандарт документовед или регламент для секретаря делопроизводителя, принимает глава компании, но для этого потребуется соблюсти определенный алгоритм действий. В первую очередь необходимо создать специальную рабочую группу, которой будет поручена процедура внедрения профстандартов, а также отслеживание соблюдения всех правил.

Важно заранее согласовать штатное расписание компании с регламентом и определить, какие сотрудники должны осуществлять свою деятельность в соответствии с установленными стандартами. В случае необходимости руководитель имеет право попросить сотрудника сдать экзамен, позволяющий определить, насколько работник соответствует занимаемой должности и владеет необходимыми навыками.

При обнаружении несоответствии сотруднику выдается направление на курсы повышения квалификации, также он может быть переведен на другую должность с учетом его профессиональных знаний и навыков. Секретарь должен владеть не только теоретическими знаниями, но и обладать хорошим практическим опытом, чтобы выполнять свою работу на должном уровне.

Является ли соблюдение регламента обязательным

Согласно информации, указанной в статье 57 ТК РФ, соблюдение профессиональных стандартов является обязательным только в той части, когда речь идет о названиях профессий или специальностей и требований, которые к ним предъявляются. В регламенте учитываются нормативные акты, контролирующие предоставление льгот или компенсаций сотрудникам, а также ограничения, касающихся определенных должностей.

В письме Минтруда РФ подчеркнуто, что обязанность применения профстандартов не является повсеместной и может носить преимущественно рекомендательный характер. Профессия секретаря не подразумевает предоставление льгот или ограничений, по этой причине главы бюджетных и частных предприятий не обязаны применять такие стандарты по отношению к своим сотрудникам этой категории.

Требования к секретарям, выполняющим простые функции, не являются слишком строгими. Им необходимо иметь оконченное среднее или средне-специальное образование и пройти специальные курсы подготовки. Когда речь заходит о должности помощника руководителя, претенденту на это место понадобится иметь диплом о высшем либо среднем профессиональном образовании.

Стаж претендента на должность секретаря также полностью зависит от функционала и обязанностей, которые будет выполнять сотрудник. Если секретарь выполняет простые функции в небольшом подразделении, от него не требуется иметь стаж работы по специальности. Для помощника руководителя в этом случае требования также будут гораздо более строгими. Несоответствие стандарту по данным важным пунктам может рассматриваться как нарушение.

Читайте в этом месяце

    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Актуально


      Рассылка




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль