Как восстановить трудовую книжку

9773
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна? Трудовая книжка — единственный официальный документ, который служит источником данных о трудовом стаже каждого работника (ст. 66 ТК РФ). В ней отражаются все места работы, данные о переводах и увлечениях, а также поощрениях. В процессе восстановления возникает множество вопросов: кто должен заниматься восстановлением, как подтвердить имеющийся стаж? В них мы сегодня и будем разбираться.

Значение трудовой книжки для работника

Начисление будущей пенсии не является единственным назначением трудовой книжки. При ее отсутствии трудности могут возникнуть и при устройстве на следующее место работы. Да, Трудовой кодекс не считает это препятствием для трудоустройства, обязывая работодателя в такой ситуации выдать новому сотруднику соответствующий документ.

Но у того могут возникать вопросы касательно подтверждения стажа и квалификации, отраженных в резюме. Доказать их без трудовой возможно, но довольно сложно и муторно.

Номер журнала в подарок!

СКАЧАТЬ НОМЕР

Проблемы могут проявиться и в областях, казалось бы, далеких от трудоустройства. Например, при оформлении визы. Многие посольства и консульства требуют приложить к анкете на ее получение копии трудовой книжки, заверенной работодателем.

Не имея на руках оригинала, сделать ее невозможно. Восстановлением трудовой книжки придется заняться и тем, кто рассчитывает на получение различных субсидий или кредитов. Весьма вероятно, что банк потребует предоставить копию бумажного документа, а для неработающих — оригинал.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Некоторые хитрости работников при восстановлении трудовой книжки

В трудовую книжку вносятся самые важные для работника этапы его трудовой биографии: трудоустройство, переводы, поощрения и увольнения. И может оказаться, что именно последняя запись оказывается для сотрудника нежелательной в дальнейшей карьере.

Проще говоря, там написано, что он был уволен, как говорили раньше, «по статье», то есть за совершение какого-то неблаговидного поступка. Желая в дальнейшем получить хорошую должность, работник документ «теряет». А за восстановлением записей в трудовой книжке обращается либо к более раннему работодателю, либо к самому новому.

Посмотрите видео по теме:

Какой-либо ответственности за утерю или порчу книжки не предусмотрено. Невключение какой-либо записи о стаже не влечет и последствий в виде уменьшения размера пенсии, поскольку данные уже есть в самом ПФР.

Однако у работодателя могут возникнуть вопросы по поводу пропуска в стаже и при желании до причины увольнения он докопается. И вот тут хитрость работника может сыграть против него, добавив в трудовую книжку увольнение по п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, что точно не упростит дальнейшее трудоустройство.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Как восстановить трудовую книжку

Кто виноват в утрате трудовой книжки работника

Для восстановления трудовой книжки сотруднику в возрасте придется приложить немало усилий, ведь его трудовой путь уже достаточно длинен. Тогда как с молодежью дело обстоит иначе. Если в трудовой была всего одна или 2 записи, то восстановить их не составит труда. А можно обойтись и вовсе без выписывания дубликата. Ведь все данные по их занятости уже есть в пенсионном фонде. Все зависит от желания работника.

Прежде чем приступать к процессу восстановления необходимо установить, что случилось с книжкой она:

  • утеряна,
  • испорчена,
  • пришла в негодность.

В случае утери трудовой первоочередным вопросом будет: по чьей вине это произошло. В зависимости от вины будет разный и порядок действий и объем работы.

Если трудовую потерял работник, то обязанность по предоставлению подтверждающих стаж документов возлагается на сотрудника.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Трудовая книжка утеряна по вине работодателя

Вина работника по утере возникает только, если он в данный момент не работает. Во всех остальных случаях вина все равно будет лежать на организации. Компания несет полную ответственность за сохранность документа, подтверждающего стаж гражданина.

При трудоустройстве работник службы персонала принимает на хранение трудовую книжку кандидата и делает соответствующую запись в Книге учета движения трудовых книжек. И с этого момента вся ответственность за них лежит на компании. Даже если Вы выдали трудовую на руки работнику, чего делать нельзя (за исключением предъявления в Пенсионный фонд), а он ее потерял вина будет на Вас.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Утрата бланков трудовых из-за безалаберности кадровиков бывает крайне редко. В основном это происходит из-за крупных стихийных бедствий, техногенных аварий или кражи имущества компании (включая и трудовые работников).

Поэтому объем работы по восстановлению будет огромен. И работники сами не обязаны будут бегать за справками. Весь процесс ляжет на плечи ответственного кадровика. Одному проделать такую работу в установленные сроки не реально. Поэтому создается специальная комиссия.

Конечно если у членов коллектива, чьи книжки были утрачены, можно попросить помощь. Возможно у кого-то есть дома заверенная копия или справки с предыдущих мест работы. Все это значительно ускорит процесс. Однако заставлять работников за вас бегать по инстанциям и собирать документы будет незаконно.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Пошаговая инструкция по восстановлению записей в трудовой книжке

Обязанность восстановления трудовой книжки при утере работником закон возлагает на последнего работодателя. Тому есть минимум три причины:

  • во-первых, для правильного заполнения документа необходимы специальные знания, которых у самого работника может и не быть;
  • во-вторых, все записи в трудовой обязательно заверяются подписью ответственного сотрудника и печатью организации;
  • в-третьих, именно работодатель может обеспечить надлежащее хранение документа, чтобы предотвратить его повторную утрату.

Стоит помнить, что восстановление любого официального документа — процесс достаточно длительный и трудоемкий.

В случае с трудовой книжкой он может дополнительно осложняется тем, что часть работодателей на момент получения дубликата перестанет существовать. Особенно это касается тех работников, кто имеет большой стаж и сменил множество мест работы. И все же, собрать все необходимые записи возможно. Для этого необходимо выполнить ряд действий в следующей последовательности.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Порядок действий при восстановлении трудовой книжки

Вся процедура выписки дубликата начинается с получения от бывшего работника информации об утере им документа, подтверждающего его стаж работы. Такая информация должна быть оформлена в виде заявления с просьбой выдать дубликат.

Стоит сразу выяснить у гражданина был ли в трудовой вкладыш, чтобы заранее подготовить необходимые бланки. Ведь согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, далее - Правила) принимать от сотрудников бланки трудовых и вкладышей в них запрещено.

Потраченные работодателем деньги на бланки необходимо получить от бывшего сотрудника. При этом, если виновником утери является наниматель, то бланк для сотрудника выписывается за счет компании.

Для ускорения процесса обязательно запросите у сотрудника все имеющиеся документы, связанные с бывшими работодателями (копии трудовой, справки, трудовые договора и т.д.). Также стоит предоставить ему всю необходимую информацию о том, какие именно документы ему необходимо собрать и куда обратиться, если компания ликвидирована (архив, пенсионный фонд и др.).

Если же восстановление необходимо в связи с повреждением прежней, то читаемые записи могут быть перенесены без дополнительных документов, остальные - требуют подтверждения.

После сбора всей необходимой документации можно приступать к заполнению. Порядок заполнения мы подробно опишем далее в статье.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Заявление работодателю о восстановлении трудовой

О том, что его трудовая книжка была повреждена, потеряна или утрачена другим способом, работник обязан письменно известить работодателя. Для этого он пишет заявление на восстановление трудовой книжки, образец которого представлен на нашем сайте. Обязательной его формы нет, но необходимо обязательно указать два момента:

  • факт отсутствия у работника документа;
  • необходимость его восстановления.

После получения заявления на восстановление трудовой книжки у кадровой службы есть 15 календарных дней на выполнение этой процедуры и выдачи документа сотруднику. Об этом сказано в Постановлении Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 г. «О трудовых книжках». Дубликат, заверенный подписями и печатью, выдается на руки работнику, но уже после увольнения.

Иногда работодатель, особенно ИП, отказывается принять заявление. Мотивирует свое нежелание восстановления трудовой книжки при утере работником неимением образца, отсутствием бланков или сотрудников, могущих выполнить записи в дубликате. В таком случае заявление направляется на официальный адрес заказным письмом с уведомлением.

Также следует поступать и в том случае, когда сотрудник, желающий восстановить трудовую книжку уже уволился, но нового места работы пока не нашел. Работодатель также может выслать заполненный дубликат книжки на указанный работником почтовый адрес и тем самым выполнить свою обязанность.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Сбор документов для восстановления трудовой

В интересах работника ускорить восстановление своих документов. Для этого он может предоставить кадровикам те сведения, которыми он сам располагает. Например, вторые экземпляры трудовых договоров, копии или выписки из кадровых приказов, его касающихся и т.д. Это не отменяет обязанности работодателя, но может существенно облегчить ему задачу.

Большим подспорьем будет наличие у работника копий его трудовой, выполненных до ее утери. Опытные кадровики вообще советуют выполнять их при каждой смене работы. Копии снимаются на любом пригодном для этого аппарате с каждой странички трудовой.

Затем они скрепляются обычным степлером и на каждой страничке проставляется штамп организации «Копия верна» и подпись сотрудника, ее выдавшего.

Работник должен самостоятельно обратиться на прежние места работы за необходимыми документами, а в случае ликвидации работодателей сделать запрос в городской архив. Если документ был утрачен по вине самого работника, то восстановление стажа становится его обязанностью.

Чем быстрее он соберет необходимые сведения, тем короче окажется срок ожидания готового дубликата.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Обращение в пенсионный фонд для восстановления трудовой

Централизованный электронный архив этого ведомства хранит информацию обо всех местах работы каждого зарегистрированного в ней гражданина. О постановке на персональный учет свидетельствует СНИЛС, или свидетельство пенсионного страхования. С момента его получения, в базе фиксируются сведения обо всех работодателях, которые платят за своего сотрудника взносы в ПФР.

Обратившись с запросом в Пенсионный фонд, можно эту информацию получить в электронном и бумажном виде. Но процедура выдачи таких сведений не имеет четкой законодательной регламентации. Это значит, что ждать получения выписки можно довольно долго. Но зато такая услуга совершенно бесплатна, госпошлины за нее пока не предполагается.

Восстановление трудовой книжки через пенсионный фонд будет наиболее простым и быстрым. Но только в том случае, если вся отраженная в ней трудовая деятельность, зафиксирована в базе ПФР. А для тех, кто начал свою трудовую биографию до введения системы СНИЛС, это не всегда возможно. Поэтому придется действовать по-старинке и получать информацию из других источников, в частности городских или районных архивов.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Если трудовая книжка утрачена по вине работодателя

В обязанности работодателя входит, помимо прочего, обеспечение сохранности кадровых документов, к числу которых относятся и трудовые книжки. Но иногда принятых мер оказывается недостаточно. Или происходит какой-то крупный природный или техногенный катаклизм, в результате которого документы оказываются уничтоженными или сильно поврежденными.

Поскольку вины самого работника в такой ситуации нет, то восстановление трудовой книжки при утере работодателем целиком и полностью становится обязанностью последнего. Сотруднику даже заявления писать не нужно, все процедурные вопросы также ложатся на работодателя.

При массовом восстановлении образуется целая комиссия, так как одному сотруднику, на которого возложена ответственность, справиться с таким объемом работ не реально.

Подтверждение стажа через государственный архив

Дело это конечно хлопотное, но никуда не денешься, если найти бывшего нанимателя не получается. Обращаться нужно в государственный архив по месту нахождения компании. Если она зарегистрирована в другом городе, ехать туда совсем не обязательно. Достаточно будет направить заказное письмо с верно оформленным запросом.

На запрос архив должен выдать справку с информацией о стаже и местах работы, с указанием периодов.

Однако, не стоит возлагать на архив больших надежд. Если работник трудился в мелкой компании, еще неизвестно как она закрывалась и сдавалась ли документация на хранение. Поэтому вполне возможно, что ответом на запрос будет: “Данных по запрашиваемому лицу не выявлены” или подобное.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Восстановление трудовой через суд

Это последний и наиболее трудоемкий способ к которому стоит прибегать только в том случае, если остальные пути не дали результата. Но этот способ является при этом наиболее действенным и надежным. Если предоставляемые справки могут отказаться некорректно заполненными или попросту не верными, то решение суда является однозначным и не принимать его во внимание нельзя.

Для доказательства факта трудоустройства служащие судебных инстанций самостоятельно направляют запросы и занимаются поиском бывших нанимателей. А суду, как известно, ответят куда быстрее, чем обычному гражданину или компании.

Кроме официальных ответов от нанимателей, суд также принимает во внимание свидетельские показания. То есть гражданин для подтверждения факта работы может привести как бывших коллег, так и людей, способных подтвердить его занятость. Лучше, если такой свидетель будет не один, а 2-3.

Как восстановить трудовую книжку

Как восстановить трудовую книжку, если предприятие ликвидировано

Если компания закрылась, то так просто получить от нее данные о трудоустройстве уже не получится. Это, пожалуй, самое сложное положение дел. Часто компании не стремятся соблюсти законодательство и не сдают положенную документацию в архив. Поэтому даже обращение в архивные службы может не помочь. Еще сложнее будет найти правопреемника организации, если таковой имеется.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Отчаиваться не стоит и заглянуть в архив города все же нужно. Причем обратите внимание, если юридический адрес организации находился в другом городе, то обращаться необходимо в соответствующий архив по месту ее регистрации.

Запрос в архив оформляется в свободной форме на имя директора. Форма такого заявления, как правило, имеется в самом учреждении. В заявлении в обязательном порядке указываются:

  • ФИО;
  • период трудоустройства;
  • кратко суть и цель запроса;
  • контакты заявителя (телефон и адрес).

Унифицированной формы архивной справки просто нет. Однако, необходимо проследить, чтобы на ней были печать учреждения и подпись главы. Только надлежаще оформленная справка может служить основанием для внесения данных в дубликат трудовой книжки.

Если же с архивом ничего “не выгорело” ищите свидетелей и обращайтесь в суд.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Как восстановить трудовую книжку

Как заполняется дубликат трудовой книжки

При заполнении дубликата соблюдаются те же правила, что и при внесении записей в первичный документ, но с некоторыми особенностями:

  • на титульном листе, где находятся личные сведения о работнике, проставляется штамп «Дубликат»;
  • если нет подтверждающих данных о предыдущем стаже, то в столбце «Сведения о работе» просто указывается его длительность, то есть количество лет и месяцев;
  • сведения о последнем месте работы вносятся полностью, начиная с приема, со всеми переводами и заверяются подписью и печатью работодателя в случае увольнения.

Выдача дубликата, если работник трудился только в одной организации

Порядок оформления дубликата трудовой книжки при утере строго регламентирована Правилами и Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. № 69, далее - Инструкция).

Если гражданин только начал свою трудовую деятельность и успел поработать только в одной компании, то это самый простой случай. Ведь в этой ситуации не потребуется никаких дополнительных справок и подтверждающих документов. Бывшему сотруднику просто достаточно обратиться в отдел кадров бывшего нанимателя и написать заявление на восстановление трудовой. Данные вносятся просто на основании имеющихся в отделе кадров документов.

Обязательно что требуется указать на новом бланке это то, что он является дубликатом. Такая надпись проставляется в правом верхнем углу или рукописно, или посредством штампа.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Титульный лист дубликата заполняется на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Данные об образовании вносятся на основании диплома или аттестата.

Дата выдачи - это фактическая дата заполнения дубликата, а на месте печати проставляется оттиск печати организации его оформившей.

Основная часть трудовой - “Сведения о работе” заполняется на основании кадровых приказов по организации. Вносятся данные не только о факте трудоустройства и увольнения, но также все постоянные переводы. Если какие-либо документы были утеряны, то вносятся только те сведения, которые можно подтвердить документально.

Если были внесены какие-либо сведения в раздел о награждениях их также необходимо указать в соответствующем разделе. Все внесенные записи должны точно соответствовать требованиям, установленными Инструкцией.

Заявление работника о выдаче дубликата трудовой книжки

Как восстановить трудовую книжку, если у сотрудника более одного места работы

Когда к Вам обращается бывший сотрудник, у которого уже был стаж до поступления в Вашу компанию, то ситуация обстоит несколько иным образом.

Титульный лист заполняется по аналогии с предыдущим примером.

В раздел “Сведения о работе” еще до внесения записей необходимо указать общий стаж работы подтвержденный соответствующими документами. Для этого вносится запись: “Общий стаж работы составляет __ лет __ месяцев __ дней”.

Далее в хронологическом порядке вносятся сведения о местах работы. После указания названия предприятия вносится информация о приемах, переводах и увольнениях. Стоит отметить, что заверять печатью такие записи не требуется, так как Вы не можете поставить печать своей организации на данные трудоустройства в сторонней компании.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Все сведения должны быть внесены только на основании подтверждающих документов. Внесение информации со слов бывшего работника не допускается. Если какой-либо факт не подтвержден документально, то вносить такую запись не нужно.

Далее заполняется сведения о награждениях (также на основании подтверждающей документации).

Все получаемые документы для подтверждения стажа от бывшего сотрудника должны быть надлежащим образом оформлены и заверены.

Далеко не всегда причиной утраты документов в целом и трудовой книжки в частности становится небрежность самого работника. Но даже и в этом случае он имеет право на восстановление всех сведений о своем трудовом стаже. Однако необходимо помнить, что как такового восстановления трудовой книжки не происходит. На последнем месте работы выдается и заверяется его дубликат.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Актуально





      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль