Документы при ликвидации организации

93
Для сотрудников кадровой службы ликвидация организации означает не только оформление увольнения всех ее сотрудников, но и большую работу со всеми кадровыми документами, которые накопились в компании за время ее существования. От того, насколько грамотно было организовано их ведение и последующая передача на дальнейшее хранение кадровых документов при ликвидации организации, зависит будущая пенсия всех сотрудников, включая руководство. Следовательно всем процессам, связанным с этой документацией, необходимо уделить самое пристальное внимание.

Что делать с кадровыми документами при ликвидации организации

Казалось бы, самый простой ответ на такой вопрос — уничтожить. Ведь компании уже не существует, следовательно необходимости в ее документах также нет. Но такой ответ может дать только исключительно некомпетентный человек.

Данные о трудовой деятельности, занимаемой должности и получаемой сотрудником заработной плате имеют важное значение и должны быть сохранены. Самый распространенный случай, когда они необходимы — восстановление утерянной или уничтоженной трудовой книжки. В отсутствии кадровых документов сделать это не представляется возможным.

Следовательно, основная цель работы кадровика с документами в этот период — обеспечить подготовку и передачу на хранение кадровых документов после ликвидации организации.

Для этого потребуется все бумаги собрать, систематизировать и отобрать именно те, что будут переданы для дальнейшего хранения. Те же документы, ценность которых невелика и не влияет на дальнейшую судьбу сотрудников, могут быть уничтожены.

Храниться после ликвидации компании ее документы будут либо у компании-правопреемника, либо в вышестоящей организации, либо, что чаще, в муниципальном или государственном архиве. Такой порядок установлен действующим законодательством:

  • Федеральным законом № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в РФ»;
  • положениями ст. 63 ГК РФ, посвященной ликвидации юрлиц;
  • соответствующими статьями законов об ООО и об АО.

Посмотрите видео по теме:

Кто отвечает за сохранность кадровых документов ликвидируемого предприятия

После вынесения решения о прекращении хозяйственной деятельности и ликвидации компании в ней создается ликвидационная комиссия и назначается ликвидационный управляющий.

Именно на нем и лежит ответственность за обеспечение сохранности кадровых документов и их передачу в соответствующие архивы на хранение. Для проведения подготовительной работы в комиссию включают сотрудника кадровой службы, делопроизводителя или архивариуса, который и будет заниматься систематизацией документов.

Передача всей документации в руки ликвидационной комиссии оформляется передаточным актом.

С архивной организацией обязательно заключается письменный договор. В нем, в частности, содержится условие о том, что все расходы по подготовке документов сдаваемых в архив при ликвидации организации несет она сама.

Следовательно, в документах ликвидационной комиссии должна быть заложена на этот процесс соответствующая сумма. Договор не требуется только в том случае, когда ликвидируется бюджетное учреждение, ГУП или МУП.

Какие документы должны быть переданы на хранение

На хранение в обязательном порядке передаются:

  • документы постоянного (вечного) хранения;
  • документы по личному составу, срок хранения которых составляет 75 лет;
  • документы длительного (до 10 лет) хранения с неистекшим сроком.

Определить, каковы сроки хранения бухгалтерских документов после ликвидации организации можно по таблице, приведенной в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Приказом Минкультуры № 558 от 25.08.2010 г. Приведем список тех кадровых документов, которые подпадают под указанные категории:

  • Приказы по личному составу о приеме, переводах, увольнении, отпусках;
  • Трудовые договоры, в том числе и срочные, дополнительные соглашения к ним, договоры ГПХ;
  • Личные карточки (форма Т-2) всех сотрудников, включая временных;;
  • Личные дела всех уволенных сотрудников (заявления, анкета, копии всех приказов, копии всех личных документов, характеристики и т. д.);
  • Зарплатные ведомости или лицевые счет сотрудников;
  • расшифровка кодификации выплат и удержаний в расчетных листках;
  • документы, не востребованные уволенными сотрудниками (дипломы, сертификаты, трудовые книжки);
  • штатные расписания;
  • акты о несчастных случаях (если они были);
  • журналы выдачи трудовых книжек;
  • табели и табель-наряды сотрудников вредных производств.

Какие документы можно уничтожить при ликвидации организации

Уничтожение документов при ликвидации организации производится после того, как они были изучены и систематизированы. Те бумаги, которые не подпадают под обязательную передачу на хранение в архив, могут быть после проведения сверки уничтожены. Но сначала придется составить и утвердить описи дел, подлежащих уничтожению.

Проще всего направить на уничтожение те документы, срок хранения которых уже истек. На них составляется акт в общем порядке. Что касается кадровой документации с не истекшим сроком хранения, то по общему правилу уничтожать ее недопустимо.

Но в счете особых обстоятельств, которыми будет ликвидация компании, можно сделать исключение. Но только для тех сведений, которые не представляют ценности для судебных, налоговых или правоохранительных органов.

Стоит помнить, что решение о ликвидации таких документов принимает не ликвидационная комиссия, а орган исполнительной власти муниципального образования или субъекта РФ.

После его издания все подлежащие уничтожению документы описываются и передаются на предприятия переработки вторсырья по специальной накладной, где указывается уже не состав дел, а вес сданной макулатуры. На этом путь бумажных кадровых документов, не подлежащих дальнейшему хранению завершается.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Сдача в архив кадровых документов ликвидируемой организации

Для организаций, находящихся в государственной или муниципальной собственности место хранения документов зарезервировано заранее. А вот коммерческие компании могут столкнуться и с отказом госархива в приеме документов на хранение в связи с нехваткой места.

Это не означает, что документ придется уничтожить. Существуют частнве компании, оказывающие архивные услуги, с которыми также может быть заключен договор. Сроки хранения документов при ликвидации организации в них те же, что и в бюджетных учреждениях.

В процессе передачи участвуют сотрудник архива и представитель ликвидируемой организации. Они проверяют наличие дел, указанных в описях. Таких документов составляется три в бумажном виде и плюс электронный. Помимо описи ликвидируемая компания передает также историческую справку по сдаваемым документам. Она составляется в одном экземпляре плюс электронная версия.

Документы принимаются в архив на сновании акта приема-передачи. В этом документе указывается:

  • количество дел;
  • их техническое состояние;
  • отсутствие каких-либо документов из описи.

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается сторонами договора: председателем ликвидационной комиссии и главой архивного учреждения. По одному экземпляру описи и акта хранится у каждого из участников.

Как найти где хранятся документы ликвидированного работодателя

При необходимости восстановить сведения о работе в организации, которая была ликвидирована, работники зачастую не знают, куда им следует обратиться. А между тем, алгоритм действий в подобной ситуации достаточно прост:

  • прежде всего стоит уточнить, возможно компания еще существует, о обратиться непосредственно в кадровую службу;
  • или получить в налоговой службе документ о ликвидации организации (выписку из ЕГРЮЛ) и тогда уже отправляться в местный архив;
  • знание точного наименования компании и ее нахождения облегчит поиск.

Организация ликвидирована документы в архив не сданы

Если при ликвидации компании ее руководство не озаботилось подготовкой и передачей в архив всех необходимых сведений, то тем самым она нарушила действующее законодательство. Это дает право привлечь участников ликвидационной комиссии, в чьей компетенции находится подготовка документов, к ответственности: административной по ст. 13.25 КоАП или уголовной по ст 325 УК РФ.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Актуально


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль