Журнал учета рабочего времени сотрудников

2218
Что представляет собой журнал учета рабочего времени, нужен ли он на предприятии, является ли обязательным его ведение? Расскажем способы оформления данного документа по правилам делопроизводства, а также как вести журнал учета рабочего времени сотрудников в организации.

Основные вопросы о журнале учета рабочего времени

Когда численность работников предприятия довольно существенная и руководители подразделений не имеют возможности проконтролировать своевременное появление на рабочем месте каждого сотрудника, есть смыл фиксировать время прихода и ухода в специальном журнале.

Для чего нужен журнал учета рабочего времени

Журнал учета рабочего времени нужен для фиксации времени прихода и ухода работников, в этом его основное отличие от табеля, который фиксирует количество отработанных часов за сутки. Проще говоря, служит документом, на основании которого может заполняться табель.

Также он может использоваться для следующих целей:

  • Фиксирование опозданий и уходов с работы раньше времени;
  • Учет времени работы сотрудников с ненормированным рабочим днем;
  • Привлечение сотрудников к сверхурочным работам.

Журнал может вестись одновременно для всех вышеперечисленных случаев, либо отражать информацию по каждому отдельно.

Помимо того, что журнал используется для фиксирования рабочего времени. Он может быть использован при возникновении разногласий с работником. По поводу количества отработанного им времени. Но для этого необходимо чтобы он велся без нарушений требований делопроизводства. Особенно если данный документ будет фигурировать в качестве доказательств в судебных органах.

Посмотрите видео по теме:

Законодательная база о журнале учета рабочего времени

Законодательство обязывает работодателя вести учет рабочего времени, отработанного каждым работником, но в данном случае имеется в виду табель учета рабочего времени, который учитывает количество отработанных часов за сутки и за месяц.

Журнал учета рабочего времени сотрудников не упоминается в законодательстве как обязательный документ, соответственно его ведение остается на усмотрение администрации предприятия, которая самостоятельно определяет, необходим ли этот документ организации или нет.

Унифицированной формы журнала учета рабочего времени нет, поэтому ее необходимо разработать самостоятельно.

Ее содержание будет зависеть от того, какие цели преследует работодатель при ведении.

Самая простая может содержать следующие колонки:

  • Дата;
  • ФИО и должность работника;
  • Структурное подразделение;
  • Время прихода на рабочее место;
  • Подпись работника при приходе;
  • Подпись ответственного лица;
  • Время ухода;
  • Количество отработанных часов;
  • Пометка об отклонении от графика работы (опоздание, задержка по уважительным причинам, сверхурочная работа);
  • Подпись работника при уходе;
  • Подпись ответственного лица.

Данный список не является ни исчерпывающим, ни обязательным, все зависит от желания работодателя.

Но поскольку журнал будет являться официальным внутренним документом организации необходимо соблюсти следующие условия:

  1. Ведение журнала закрепить в локально-нормативных документах организации, например в Правилах внутреннего трудового распорядка;
  2. Разработанный бланк необходимо утвердить приказом;
  3. Журнал оформить по всем правилам.

При соблюдении этих правил он будет иметь силу законного документа при возникновении разногласий.

Оформление журнала учета рабочего времени

Журнал, в котором будет фиксироваться время прихода и ухода работников должен быть оформлен следующим образом:

  • Все листы должны быть пронумерованы сквозной нумерацией;
  • Его необходимо прошить, вывести нитки на последний форзац завязать и обрезать их так чтобы длина концов составляла не менее 5-7 см;
  • На последней странице ставится пломба в виде наклеенного на концы шнуровки прямоугольника бумаги, которая содержит сведения о количестве листов и заверяется подписью ответственного лица, либо руководителя и печатью.

Помимо этого журнал должен содержать следующие сведения:

  • Полное наименование организации, если журнал ведется отдельно для каждого структурного подразделения, то добавляют его наименование;
  • Дата начала ведения;
  • Дата последней записи;
  • Ответственный за ведение документа. Его ФИО и должность.

Если нельзя выделить одного ответственного, например, записи ведет дежурный охранник, то можно указать только должность.

Данное оформление всех журналов в делопроизводстве предусмотрено законодательством, особенное внимание необходимо уделить нумерации страниц и прошивке.

Ведение журнала учета рабочего времени

Как вести журнал учета рабочего времени работодатель определяет самостоятельно, но лучше прописать этот порядок в каком-либо локальном документе.

Журнал учета рабочего времени сотрудников

Скачать шаблон журнала учёта рабочего времени.DOC

СКАЧАТЬ ШАБЛОН

Зарегистрируйтесь, чтобы скачать
шаблон в MS Word

Заполнение журнала учета рабочего времени

Журнал можно заполнять двумя способами:

  1. Все строки полностью заполняет работник, ответственный за ведение, а сотрудник только расписывается в том, что запись достоверна;
  2. Строку заполняет каждый работник, а контролер, только заверяет запись своей подписью.

В любом случае заполнения нужно придерживаться следующих правил:

  • Все записи следует вести только ручкой, не должно быть никаких записей карандашом;
  • Все записи должны быть разборчиво написаны;
  • Если возникает необходимость правки, то лучше не пользоваться корректором, а зачеркнуть неправильную надпись одной чертой, а сверху проставить правильную информацию;
  • В журнале не должно оставаться пустых строк между записями, в крайнем случае, их нужно заполнить длинным прочерком.

Все эти нюансы могут сыграть свою роль при проведении проверки, либо при возникновении разногласий о достоверности сведений в журнале.

Кто должен вести журнал учета рабочего времени

Ответственный за ведение журнала назначается руководителем. Если на всех работников ведется один журнал, то, как правило, его заполняет вахтер или охранник на входе.

Также можно вести отдельный учет на каждом структурном подразделении, тогда заводится несколько журналов, а ответственность за их заполнение возлагают на руководителей или назначают определенных сотрудников.

Если организация небольшая, то ведение может быть поручено кадровику или секретарю, а всем сотрудникам вменено в обязанность приходить к ним для отметки.

Образец журнала учета рабочего времени

Единого образца журнала не существует, все зависит от того, какую информацию в нем хотят отразить. Но в ходе применения этого документа в различных организациях сложилось несколько образцов наиболее удобных и часто применяемых:

Данная форма подходит для учета рабочего времени всех сотрудников

Форма, используемая при ненормированном рабочем дне и привлечению к сверхурочным работам

Журнал учета рабочего времени сотрудников

Скачать шаблон журнала учёта рабочего времени.DOC

СКАЧАТЬ ШАБЛОН

Зарегистрируйтесь, чтобы скачать
шаблон в MS Word

Прочитайте полезные статьи по теме:

Способы ведения журнала

Есть несколько способов ведения учета прихода и ухода работников:

  • Ведение журнала вручную;
  • Заполнение отдельных бланков на компьютере, а по окончании отчетного периода, распечатывание и формирование журнала;
  • Ведение учета с помощью специальных программ, контролирующих время прихода и ухода сотрудников и передающих сведения в программы учета рабочего времени.

При последнем способе необходимость в формировании бумажного журнала отпадает, поскольку все данные хранятся в памяти программы и в любой момент можно сделать распечатку по отдельной дате, либо отдельному работнику.

Плюсы и минусы ведения учета рабочего времени в журнале

Ведение журнала для учета рабочего времени имеет свои плюсы и минусы. К плюсам можно отнести:

  • Точный учет рабочего времени;
  • Возможность фиксирования всех опозданий;
  • Возможность отследить сверхурочные работы и количество переработок;
  • Мотивация работников не нарушать распорядок рабочего дня;

Но при этом существует и несколько минусов:

  • Необходимо выделять сотрудника, ответственного за ведение;
  • Высокая стоимость специальных программ;
  • Для того чтобы иметь возможность отразить в табеле каждое опоздание, необходимо иметь в дополнение к данным журнала, как минимум, объяснительную от сотрудника.
  • Не всегда есть возможность точно отразить причину задержки работника (отпросился, задержался по рабочим причинам, нахождение работника на больничном).

При всех своих плюсах ведение учета рабочего времени подразумевает дополнительные временные и финансовые затраты.

Если предприятие небольшое, то ведение журнала может быть нецелесообразным, поскольку отследить всех сотрудников можно без ведения этого документа, а для учета отработанного времени будет достаточно табеля.

Ведение журнала учета рабочего времени на предприятии не является обязательным и поэтому данный вопрос решается каждым руководителем самостоятельно. Если он считает это необходимым, то нужно определить порядок ведения этого документа, разработать его бланк, оформить журнал и определить ответственного.

Содержание журнала может быть произвольным, он может использоваться каждый день, либо только в определенных случаях, например при сверхурочных работах или для работников с ненормированным рабочим днем.

Порядок ведения журнала должен быть закреплен в локально-нормативных документах организации. Также как и форма бланка.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Актуально





      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль