PRO-персонал

Журнал учета рабочего времени сотрудников

  • 6 ноября 2018
  • 5665

Что представляет собой журнал учета рабочего времени, в чем его отличие от табеля, нужен ли он на предприятии? Читайте о том, как оформить этот документ по правилам делопроизводства и как его вести. Скачайте готовый образец

Для чего нужен журнал учета рабочего времени

Когда численность трудящихся на предприятии велика и руководители подразделений не имеют возможности проконтролировать своевременное появление на рабочем месте каждого сотрудника, время их прихода и ухода фиксируется в журнале учета рабочего времени. Таким образом, журнал служит документом, на основании которого может заполняться табель рабочего времени, фиксирующий количество отработанных часов за сутки. 

Также он может использоваться для следующих целей:

  • Фиксирование опозданий и уходов с работы раньше времени;
  • Учет времени работы сотрудников с ненормированным рабочим днем;
  • Привлечение сотрудников к сверхурочным работам.

Журнал может вестись одновременно для всех вышеперечисленных случаев, либо отражать информацию по каждому отдельно.

Законодательная база о журнале учета рабочего времени

Законодательство обязывает работодателя вести учет рабочего времени, отработанного каждым работником, но в данном случае имеется в виду табель учета рабочего времени, который учитывает количество отработанных часов за сутки и за месяц.

Журнал учета рабочего времени сотрудников не упоминается в законодательстве как обязательный документ, соответственно унифицированной формы у него нет, а его ведение остается на усмотрение администрации предприятия, которая самостоятельно определяет, необходим ли этот документ организации или нет. 

При самостоятельной разработке формы журнала необходимо отталкиваться от того, какие цели преследует работодатель. Самый простой шаблон может содержать следующие колонки:

  • Дата;
  • ФИО и должность работника;
  • Структурное подразделение;
  • Время прихода на рабочее место;
  • Подпись работника при приходе;
  • Подпись ответственного лица;
  • Время ухода;
  • Количество отработанных часов;
  • Пометка об отклонении от графика работы (опоздание, задержка по уважительным причинам, сверхурочная работа);
  • Подпись работника при уходе;
  • Подпись ответственного лица.

Данный список не является ни исчерпывающим, ни обязательным, все зависит от желания работодателя. Но поскольку журнал будет являться официальным внутренним документом организации необходимо соблюсти следующие условия:

  1. Ведение журнала закрепить в локально-нормативных документах организации, например в Правилах внутреннего трудового распорядка;
  2. Разработанный шаблон ведения журнала утвердить приказом;
  3. Оформить книгу учета рабочего времени по новому ГОСТу кадрового делопроизводства.

При соблюдении этих правил книга учета будет иметь силу законного документа при возникновении разногласий в суде.

Как составить табели и график сменности по Производственному календарю - 2019

Производственный календарь показывает норму рабочего времени на год, полугодие, квартал и месяц. Как с его учетом составить графики сменности и табеля учета рабочего времени на 2019 год, читайте в новой статье журнала "Справочник кадровика". Также можно скачать готовые образцы табелей в сложных для учета месяцах, при пятидневке и шестидневке.

Оформление журнала учета рабочего времени

Журнал оформляется следующим образом:

Помимо этого должны быть указаны следующие сведения:

  • Полное наименование организации, если журнал ведется отдельно для каждого структурного подразделения, то добавляют его наименование;
  • Дата начала ведения;
  • Дата последней записи;
  • ФИО и должность ответственного за ведение документа.

Если нельзя выделить одного ответственного, например, записи ведет дежурный охранник, то можно указать только должность.

Учет рабочего времени. Как вести электронный табель

Ведение журнала учета рабочего времени

Как вести журнал учета рабочего времени работодатель определяет самостоятельно, после этого прописав этот порядок в локальном документе.

Есть несколько способов ведения учета прихода и ухода работников:

  • Ведение журнала вручную;
  • Заполнение отдельных бланков на компьютере, а по окончании отчетного периода, распечатывание и формирование журнала;
  • Ведение учета с помощью специальных программ, контролирующих время прихода и ухода сотрудников и передающих сведения в программы учета рабочего времени.

При последнем способе необходимость в формировании бумажного журнала отпадает, поскольку все данные хранятся в памяти программы и в любой момент можно сделать распечатку по отдельной дате, либо отдельному работнику.

Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации

Документационное обеспечение работы с персоналом

  • Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
  • За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
  • Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов 
  • Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

Заполнение журнала учета рабочего времени

Журнал можно заполнять двумя способами:

  1. Все строки полностью заполняет работник, ответственный за ведение, а сотрудник только расписывается в том, что запись достоверна;
  2. Строку заполняет каждый работник, а контролер, только заверяет запись своей подписью.

В любом случае заполнения придерживайтесь следующих правил:

  • Все записи следует вести только ручкой, не должно быть никаких записей карандашом;
  • Все записи должны быть разборчиво написаны;
  • Если возникает необходимость правки, то лучше не пользоваться корректором, а зачеркнуть неправильную надпись одной чертой, а сверху проставить правильную информацию;
  • В журнале не должно оставаться пустых строк между записями, в крайнем случае, их нужно заполнить длинным прочерком.

Все эти нюансы могут сыграть свою роль при проведении проверки, либо при возникновении разногласий о достоверности сведений в журнале.

Когда необязательный журнал регистрации упростит вам работу и спасет от штрафа

Кто должен вести журнал учета рабочего времени

Ответственный за ведение книги учета назначается руководителем. Если на всех работников ведется один журнал, то, как правило, его заполняет вахтер или охранник на входе.

Также можно вести отдельный учет на каждом структурном подразделении, тогда заводится несколько книг, а ответственность за их заполнение возлагают на руководителей или назначают определенных сотрудников.

Если организация небольшая, то ведение может быть поручено кадровику или секретарю, а всем сотрудникам вменено в обязанность приходить к ним для отметки.

Плюсы и минусы ведения учета рабочего времени в журнале

Ведение журнала для учета рабочего времени имеет свои плюсы и минусы. К плюсам можно отнести:

  • Точный учет рабочего времени;
  • Возможность фиксирования всех опозданий;
  • Возможность отследить сверхурочные работы и количество переработок;
  • Мотивация работников не нарушать распорядок рабочего дня;

Но при этом существует и несколько минусов:

  • Необходимо выделять сотрудника, ответственного за ведение;
  • Высокая стоимость специальных программ;
  • Для того чтобы иметь возможность отразить в табеле каждое опоздание, необходимо иметь в дополнение к данным журнала, как минимум, объяснительную от сотрудника.
  • Не всегда есть возможность точно отразить причину задержки работника (отпросился, задержался по рабочим причинам, нахождение работника на больничном).

При всех своих плюсах ведение учета рабочего времени подразумевает дополнительные временные и финансовые затраты.

Оформить подписку

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Пройдите простую регистрацию за одну минуту и получите бесплатный доступ к прочтению статьи прямо сейчас

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Статья станет доступна после регистрации
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.