Портал о кадровом деле и делопроизводстве, управлении персоналом

Журнал учета рабочего времени: образец

13 июня 2019
7209
Средний балл: 0 из 5
Главный редактор портала pro-pesonal.ru

Что представляет собой журнал учета рабочего времени, в чем его отличие от табеля, нужен ли он на предприятии? Читайте о том, как оформить этот документ по правилам делопроизводства и как его вести. Скачайте готовый образец

Для чего нужен журнал учета рабочего времени

Когда численность трудящихся на предприятии велика и руководители подразделений не имеют возможности проконтролировать своевременное появление на рабочем месте каждого сотрудника, время их прихода и ухода фиксируется в книге учета рабочего времени. Такой журнал служит документом, на основании которого может заполняться табель, фиксирующий количество отработанных часов за сутки. 

Заголовок
Текст ссылкиИнформация о файле

Также он может использоваться для следующих целей:

  • Фиксирование опозданий и уходов с работы раньше времени.
  • Учет труда сотрудников с ненормированным рабочим днем.
  • Привлечение сотрудников к сверхурочным работам.

Документ можно вести одновременно для всех вышеперечисленных случаев, либо отражать информацию по каждому отдельно.

Как будем работать и отдыхать в 2020-м

Минтруд определил время труда и отдыха в 2020 году. Новогодние каникулы уменьшатся, а вот майские праздники удлинят. Количество рабочих дней и часов будет больше, также изменится количество дней, которые нужно сократить на один час. Эксперты журнала "Справочник кадровика" подготовили для вас рабочие календари на 2020 для пятидневки и шестидневки, скачайте в статье

Порядок ведения журнала учета рабочего времени

Законодательство обязывает работодателя вести учет времени, отработанного каждым работником, подразумевая под этим ведение табелей Т-13 и Т-12, которые отражают количество отработанных часов за сутки и за месяц. Тетрадь учета рабочего времени не упоминается в законодательстве как обязательный документ, соответственно унифицированной формы у него нет, а его ведение остается на усмотрение администрации предприятия. При самостоятельной разработке шаблона необходимо отталкиваться от того, какие цели преследуются работодателем. В нем могут быть следующие колонки:

  • дата;
  • ФИО и должность работника;
  • структурное подразделение;
  • время прихода на рабочее место;
  • подпись работника при приходе;
  • подпись ответственного лица;
  • время ухода;
  • количество отработанных часов;
  • пометка об отклонении от графика работы (опоздание, задержка по уважительным причинам, сверхурочная работа);
  • подпись работника при уходе;
  • подпись ответственного лица.

Данный список не является ни исчерпывающим, ни обязательным, все зависит от желания работодателя. Необходимо соблюсти следующие условия:

  1. Ведение документа закрепить в локально-нормативных документах организации, например в Правилах внутреннего трудового распорядка.
  2. Разработанный шаблон утвердить приказом.
  3. Оформить тетрадь по новому ГОСТу кадрового делопроизводства.

При соблюдении этих правил книга учета рабочего времени будет иметь силу законного документа при возникновении разногласий в суде.

Как не дать работнику выиграть спор, даже если компания нарушила закон

Оформление журнала учета рабочего времени

Книга оформляется следующим образом:

Помимо этого на титульном листе надо указать следующие сведения:

  • Полное наименование организации, если тетрадь ведется отдельно для каждого структурного подразделения, то добавляют его наименование.
  • Дата начала ведения.
  • Дата последней записи.
  • ФИО и должность ответственного за ведение документа.

Если нельзя выделить одного ответственного, например, записи ведет дежурный охранник, то можно указать только должность.

Когда необязательный журнал регистрации упростит вам работу и спасет от штрафа

Как учитывать рабочее время

Есть несколько способов ведения учета:

  • Вручную.
  • Заполнение отдельных бланков на компьютере, а по окончании отчетного периода, распечатывание и формирование документа.
  • Ведение учета с помощью специальных программ, контролирующих время прихода и ухода сотрудников.

Электронный журнал учета рабочего времени позволяет не вести бумажную версию, поскольку все данные хранятся в памяти программы и в любой момент можно сделать распечатку по отдельной дате, либо отдельному работнику.

Как вести хронометраж рабочего времени

Книгу можно заполнять двумя способами:

  1. Все строки полностью заполняет работник, ответственный за ведение, а сотрудник только расписывается в том, что запись достоверна;
  2. Строку заполняет каждый работник, а контролер только заверяет запись своей подписью.

В любом случае придерживайтесь следующих правил:

  • Все записи следует вести только ручкой.
  • Они должны быть разборчиво написаны.
  • Если возникает необходимость правки, то лучше не пользоваться корректором, а зачеркнуть неправильную надпись одной чертой, а сверху проставить правильную информацию.
  • Не должно оставаться пустых строк между записями, в крайнем случае, их нужно заполнить длинным прочерком.

Все эти нюансы могут сыграть свою роль при проведении проверки, либо при возникновении разногласий о достоверности записанных сведений.

Оформление заявления

Скачать образец >>>

Кто должен вести 

Ответственный за ведение книги учета рабочего времени назначается руководителем. Если на всех работников ведется один журнал, то, как правило, его заполняет вахтер или охранник на входе.

Также можно вести отдельный учет на каждом структурном подразделении, тогда заводится несколько книг, а ответственность за их заполнение возлагают на руководителей или назначают определенных сотрудников.

Если организация небольшая, то ведение может быть поручено кадровику или секретарю, а всем сотрудникам вменено в обязанность приходить к ним для отметки.

Плюсы и минусы

К плюсам можно отнести:

  • Точность сведений.
  • Возможность фиксирования всех опозданий.
  • Возможность отследить сверхурочные работы и количество переработок.
  • Мотивация работников не нарушать распорядок рабочего дня.

Но при этом существует и несколько минусов:

  • Необходимо выделять ответственного сотрудника.
  • Высокая стоимость специальных программ.
  • Для того чтобы иметь возможность отразить в табеле каждое опоздание, необходимо иметь в дополнение к данным книги, как минимум, объяснительную от сотрудника.
  • Не всегда есть возможность точно отразить причину задержки работника (отпросился, задержался по рабочим причинам, нахождение на больничном).

Оформить подписку
logo
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь на сайте и смотрите вебинар!

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.